Le workflow à trois états suit le status d’un élément de liste via trois états (phases). Il peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui exigent des organisations qu’elles suivent un volume élevé de problèmes ou d’éléments, tels que des problèmes de support client, des prospects commerciaux ou des tâches de projet. Par exemple, les trois états d’une tâche de projet peuvent être Non démarré, En cours et Terminé.
Remarque
Les flux de travail SharePoint 2010 ont été mis hors service depuis le 1er août 2020 pour les nouveaux clients et supprimés des clients existants le 1er novembre 2020. Si vous utilisez des flux de travail SharePoint 2010, nous vous recommandons d’effectuer une migration vers Power Automate ou d’autres solutions prises en charge. Pour plus d’informations, voir Retrait du flux de travail SharePoint 2010.
Contenu de cet article
Configuration d’une liste à utiliser avec un flux de travail à trois états
Démarrer manuellement un workflow à trois états sur un élément
Terminer une tâche de workflow dans un flux de travail à trois états
Comment fonctionne le flux de travail à trois états ?
Le workflow à trois états prend en charge les processus d’entreprise qui exigent des organisations qu’elles suivent le status d’un problème ou d’un élément à travers trois états et deux transitions entre les états. À chaque transition entre les états, le workflow affecte une tâche à une personne et envoie à cette personne une alerte par e-mail concernant la tâche. Une fois cette tâche terminée, le flux de travail met à jour le status de l’élément et passe à l’état suivant. Le workflow à trois états fonctionne avec le modèle de liste Suivi des problèmes . Toutefois, il peut être utilisé avec n’importe quelle liste configurée pour contenir une colonne de choix avec trois valeurs ou plus. Les valeurs de cette colonne de choix servent d’états suivis par le flux de travail.
Une liste peut comporter plusieurs colonnes de choix, et la colonne de choix peut comporter plus de trois valeurs. Toutefois, le workflow à trois états ne peut être configuré que pour utiliser une seule des colonnes de choix et seulement trois des valeurs de la colonne de choix sélectionnée. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à une liste ou une bibliothèque, vous sélectionnez une colonne de choix et trois des valeurs fournies par la colonne.
Le workflow à trois états peut être utilisé pour gérer les processus d’entreprise qui exigent des organisations le suivi d’un volume élevé de problèmes ou d’éléments, tels que des problèmes de support client, des prospects ou des tâches de projet. Par exemple, les employés d’une petite entreprise de planification d’événements peuvent utiliser une liste de suivi des problèmes et un flux de travail personnalisé à trois états pour gérer les nombreuses tâches liées aux événements qu’ils planifient. Le flux de travail suit les tâches de planification d’événements via trois états : Actif, Prêt pour révision et Terminé. Toutes les tâches de préparation d’événements liées à un événement spécifique sont compilées dans une liste de suivi des problèmes qui a été créée pour cet événement et marquée comme active. La coordinatrice d’événements affecte des tâches individuelles aux membres de son équipe, puis démarre le flux de travail sur ces éléments pour lancer le travail sur la tâche d’événement.
Lorsque le workflow démarre, il crée une tâche pour la personne désignée. Lorsqu’un membre de l’équipe reçoit une tâche, il effectue le travail requis pour l’accomplir. Il peut s’agir d’un travail qui se produit en dehors de la liste ou du site où se trouve la liste de suivi des problèmes. Par exemple, si un membre de l’équipe reçoit une tâche de flux de travail pour élaborer un plan de restauration, il contacte une entreprise de restauration, puis travaille avec elle pour élaborer un plan. Lorsque le plan de restauration est rédigé, le membre de l’équipe marque sa tâche de flux de travail comme terminée. À ce stade, le flux de travail met à jour le status de la tâche d’événement dans la liste de suivi des problèmes d’Active à Prêt pour révision, et crée une deuxième tâche pour le coordinateur d’événements afin d’examiner le plan de restauration. Une fois que la coordinatrice d’événement a examiné et approuvé le plan de restauration, elle marque sa tâche de flux de travail comme terminée et le flux de travail met à jour le status de la tâche de Prêt pour révision à Terminé.
Remarque
Un participant au flux de travail peut effectuer une tâche de flux de travail dans un flux de travail à trois états de deux manières. Un participant peut modifier la tâche de workflow pour la marquer comme terminée, ou un participant peut modifier le status de l’élément de workflow dans la liste (si le participant a l’autorisation de modifier cette liste). Si un participant met manuellement à jour le status de l’élément de workflow dans la liste, la tâche de workflow est terminée. Si le participant modifie la tâche de workflow pour la marquer comme terminée, le status de l’élément de workflow dans la liste est mis à jour sur Terminé.
Les actions du workflow à trois états dans l’exemple précédent utilisent le processus suivant :
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Configuration d’une liste à utiliser avec un flux de travail à trois états
Avant de pouvoir utiliser un flux de travail à trois états, vous devez configurer une liste contenant les éléments que vous prévoyez de suivre ou de gérer avec le flux de travail. Le modèle de liste Suivi des problèmes fonctionne avec le flux de travail à trois états. Toutefois, vous pouvez également créer une liste personnalisée à utiliser avec ces flux de travail. Si vous créez une liste personnalisée, assurez-vous qu’elle contient au moins une colonne de choix comprenant au moins trois valeurs de choix. Lorsque vous configurez votre flux de travail pour l’utiliser avec la liste, spécifiez la colonne Choix qui contient les valeurs d’état que le flux de travail suivra.
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Créer une liste de suivi des problèmes
Par défaut, vous pouvez utiliser un flux de travail à trois états avec n’importe quelle liste que vous créez à partir du modèle de liste Suivi des problèmes .
Dans le menu Paramètres du
, cliquez sur Ajouter une application.Dans la page Vos applications, cliquez sur Suivi des problèmes, puis tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire
Si vous voulez fournir une description de la liste, cliquez sur Options avancées.
- Dans la zone Description , entrez une description de l’objet de la liste. La description est facultative.
Cliquez sur Créer.
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Créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états
Si vous souhaitez créer une liste personnalisée à utiliser avec un flux de travail à trois états, vous devez ajouter au moins une colonne de choix contenant au moins trois valeurs d’état que le flux de travail suivra.
- Dans le menu Paramètres du, cliquez sur Ajouter une application.
- Dans la page Vos applications, cliquez sur Liste personnalisée, puis tapez un nom pour la liste. Le nom de liste est obligatoire.
- Si vous souhaitez fournir une description de la liste, cliquez sur Options avancées.
- Dans la zone Description , entrez une description de l’objet de la liste. La description est facultative.
- Cliquez sur Créer.
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Personnaliser une liste personnalisée pour une utilisation avec un flux de travail à trois états
- Cliquez sur la liste personnalisée que vous avez créée à l’étape précédente.
- Dans le ruban, cliquez sur l’onglet Liste, puis dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.
- Sous Colonnes, cliquez sur Créer une colonne.
- Dans la section Nom et type , sous Nom de colonne, tapez le nom de la colonne que vous souhaitez utiliser pour spécifier les valeurs d’état du flux de travail. Par exemple, vous pouvez entrer le nom en tant qu’État du flux de travail.
- Sous Le type d’informations dans cette colonne est, sélectionnez Choix (menu à choisir).
- Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires , sous Description, tapez une description facultative pour la colonne.
- Sous Exiger que cette colonne contienne des informations, cliquez sur Oui.
- Dans la zone de liste sous Taper chaque choix sur une ligne distincte, tapez au moins trois valeurs de choix souhaitées pour cette colonne. Ces valeurs deviendront les états du flux de travail. Par exemple, vous pouvez entrer Actif, Prêt pour révision et Terminé comme les trois choix.
- Sous Afficher les choix à l’aide de , sélectionnez Menu déroulant ou Boutons radio.
- Sous Autoriser les choix de « remplissage », cliquez sur Non.
- Indiquez si vous souhaitez une valeur par défaut spécifique pour cette colonne ou si vous souhaitez l’ajouter à l’affichage par défaut de la liste.
- Cliquez sur OK.
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Ajouter un flux de travail à trois états à une liste
Vous devez ajouter un workflow à trois états à une liste avant de pouvoir l’utiliser sur les éléments de cette liste. Lorsque vous ajoutez un flux de travail à trois états à une liste, vous spécifiez la colonne de la liste qui contient les valeurs d’état que vous souhaitez que le flux de travail suive. Vous spécifiez également des informations sur ce que vous souhaitez faire à chaque étape du flux de travail. Par exemple, vous pouvez spécifier l’objet et le texte des alertes par e-mail que les destinataires de tâche reçoivent.
Le workflow à trois états est activé par défaut sur la plupart des types de sites. Toutefois, un administrateur de collection de sites peut désactiver la fonctionnalité. Si le workflow à trois états n’est pas disponible, contactez l’administrateur de votre collection de sites.
Important
Vous devez disposer de l’autorisation Gérer les listes pour ajouter un flux de travail à une liste.
Ouvrez la liste à laquelle vous souhaitez ajouter un workflow à trois états.
Cliquez sur l’onglet>Liste Paramètres de la liste ou cliquez sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez. Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.
Sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de flux de travail.
Sur la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur Ajouter un flux de travail.
Sur la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail , sous Sélectionner un modèle de flux de travail, cliquez sur Trois états.
Dans la section Nom , saisissez un nom unique pour le workflow.
Dans la section Liste des tâches , spécifiez une liste des tâches à utiliser avec le flux de travail.
Remarque
- Vous pouvez utiliser la liste des tâches par défaut ou en créer une nouvelle. Si vous utilisez la liste des tâches par défaut, les participants au flux de travail pourront trouver et afficher facilement leurs tâches de flux de travail à l’aide de la vue Mes tâches de la liste des tâches.
- Créez une liste de tâches si les tâches de ce flux de travail révèlent des données sensibles ou confidentielles que vous souhaitez conserver séparément de la liste des tâches générales.
- Créez une liste de tâches si votre organisation comporte de nombreux flux de travail ou si ces derniers impliquent de nombreuses tâches. Dans ce cas, vous pouvez créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.
Dans la section Liste d’historique , sélectionnez une liste d’historique à utiliser avec ce flux de travail. La liste de l’historique affiche tous les événements qui se produisent au cours de chaque instance du flux de travail.
Remarque
Vous pouvez utiliser la liste Historique par défaut ou en créer une nouvelle. Si votre organisation comporte de nombreux flux de travail, vous pouvez créer une liste d’historique distincte pour chaque flux de travail.
Dans la section Options de démarrage , effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez autoriser le démarrage manuel du flux de travail, activez la case à cocher Autoriser le démarrage manuel de ce flux de travail par un utilisateur authentifié disposant d’autorisations de participation case activée. Cochez la case Exiger des autorisations de gestion des listes pour démarrer la case activée du flux de travail si vous souhaitez exiger des autorisations supplémentaires pour démarrer le flux de travail.
- Si vous souhaitez que le workflow démarre automatiquement lors de la création de nouveaux éléments, activez la case à cocher Démarrer ce workflow lors de la création d’un nouvel élément case activée.
Cliquez sur Suivant.
Dans la section États du flux de travail , sous Sélectionner un champ « Choix », sélectionnez la colonne Choix dans la liste qui contient les valeurs que vous souhaitez utiliser pour les états de votre flux de travail, puis sélectionnez les valeurs de colonne souhaitées pour l’état initial, l’état intermédiaire et l’état final du flux de travail.
Dans les deux sections Spécifiez ce que vous voulez qu’il se passe lorsqu’un flux de travail est lancé (options pour la première tâche du flux de travail) et Spécifiez ce que vous voulez faire lorsqu’un flux de travail passe à son état intermédiaire (options pour la deuxième tâche du flux de travail), spécifiez les informations suivantes :
Détails de la tâche
| champ | Description |
|---|---|
| Titre de la tâche : | Vous pouvez éventuellement modifier le titre du message qui apparaîtra dans la tâche lorsque le flux de travail sera lancé ou atteindra l’état intermédiaire. Si vous activez la case à cocher Inclure la case activée pour les champs de liste, le champ sélectionné est ajouté à la fin du message. |
| Description de la tâche : | Tapez les informations que vous souhaitez inclure dans la description de la tâche. Si vous activez la case à cocher Inclure la case activée pour les champs de liste, le champ sélectionné est ajouté à la fin du message. Si vous cochez la case Insérer un lien vers l’élément de liste dans la case activée, un lien vers l’élément de liste est inclus dans la description. |
| Date d’échéance de la tâche : | Si vous souhaitez spécifier une date d’échéance pour la tâche, activez la case à cocher Inclure la case activée des champs de liste, puis sélectionnez la colonne de date dans la liste qui contient les informations de date que vous souhaitez utiliser pour la date d’échéance. |
| Tâche affectée à : | Pour affecter la tâche à une personne spécifiée dans la liste, cliquez sur Inclure le champ de liste, puis sélectionnez la colonne dans la liste qui contient les informations utilisateur que vous souhaitez utiliser. Lorsque ce flux de travail est démarré, la première tâche est affectée à la personne dont le nom apparaît dans cette colonne pour l’élément de flux de travail. Pour affecter cette tâche dans toutes les instances de ce workflow à une personne que vous spécifiez, cliquez sur Personnalisé, puis tapez ou sélectionnez le nom de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche. |
Cochez la case Envoyer un case activée par e-mail si vous souhaitez que les participants au workflow reçoivent des alertes par e-mail sur leurs tâches de workflow.
Remarque
Si vous souhaitez vous assurer que les participants au flux de travail reçoivent des alertes par e-mail et des rappels concernant leurs tâches de flux de travail après le démarrage des flux de travail, contactez l’administrateur de votre collection de sites pour vérifier que le courrier électronique est activé pour votre site.
Détails de l’e-mail
| Champ | Description |
|---|---|
| Pour : | Tapez le nom de la personne à qui vous souhaitez envoyer une alerte par e-mail concernant la tâche de workflow. Activez la case à cocher Inclure la tâche affectée à case activée si vous souhaitez envoyer l’alerte par e-mail au propriétaire de la tâche. |
| Objet | Tapez la ligne d’objet que vous souhaitez utiliser pour l’alerte par e-mail. Activez la case à cocher Utiliser la case activée du titre de la tâche si vous souhaitez ajouter le titre de la tâche à la ligne d’objet de l’e-mail. |
| Corps | Tapez les informations à faire apparaître dans le corps du message de l’alerte d’e-mail. Cochez la case Insérer un lien vers l’élément de liste case activée si vous souhaitez inclure dans le message un lien vers l’élément de liste. |
- Cliquez sur OK.
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Démarrer manuellement un workflow à trois états sur un élément
Un workflow à trois états doit d’abord être ajouté à une liste pour pouvoir être utilisé sur les éléments de cette liste. Pour plus d’informations, consultez les sections précédentes.
Un workflow à trois états peut être configuré pour démarrer automatiquement lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés à une liste, ou il peut être configuré pour permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations spécifiques de démarrer le workflow manuellement. Certains flux de travail peuvent autoriser les deux options.
Pour démarrer manuellement un flux de travail à trois états sur un élément de liste, procédez comme suit. Vous devez disposer de l’autorisation Modifier les éléments pour la liste. Certains workflows peuvent nécessiter que vous disposiez de l’autorisation Gérer les listes.
Remarque
Si vous voulez vous assurer que les participants au flux de travail reçoivent des alertes par e-mail et des rappels concernant leurs tâches de flux de travail après le démarrage d’un flux de travail, contactez votre administrateur de collection de sites pour vérifier que le courrier électronique est activé pour votre site.
Ouvrez la liste qui contient l’élément sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail à trois états.
Cliquez sur les points de suspension en regard de l’élément sur lequel vous souhaitez démarrer un flux de travail, puis dans le menu qui apparaît, cliquez sur Flux de travail.
Remarque
La commande Flux de travail n’est disponible que lorsque l’élément se trouve dans une liste ou une bibliothèque à laquelle au moins un flux de travail est associé.
Dans le menu Paramètres du
, cliquez sur Afficher tout le contenu du site.Sous Démarrer un nouveau flux de travail, cliquez sur le nom du flux de travail à trois états que vous souhaitez démarrer.
Le workflow démarre immédiatement.
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Terminer une tâche de workflow dans un flux de travail à trois états
Pour effectuer une tâche de workflow dans un workflow à trois états, vous devez disposer au moins de l’autorisation Modifier les éléments pour les listes de tâches où les tâches de workflow sont enregistrées.
Ouvrez la liste Tâches du site, puis sélectionnez Mes tâches dans le menu Affichage pour localiser votre tâche de flux de travail.
Remarque
Si le workflow n’utilise pas la liste des tâches du site par défaut, votre tâche de workflow peut ne pas apparaître dans la liste des tâches . Pour localiser votre tâche de workflow, accédez à la liste ou à la bibliothèque où l’élément de workflow est enregistré. Pointez sur le nom de l’élément que vous souhaitez terminer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Flux de travail. Sur la page État du workflow, sous Workflows en cours d’exécution, cliquez sur le nom du workflow auquel vous participez. Sous Tâches, cliquez sur la tâche de workflow, puis passez à l’étape 3.
Ouvrez la liste qui contient l’élément pour lequel vous souhaitez marquer comme terminé.
Pointez sur le nom de la tâche à terminer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Modifier l’élément.
Dans la boîte de dialogue Tâches , tapez ou sélectionnez les informations requises pour achever la tâche, puis cliquez sur Enregistrer.
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