SharePoint offre une expérience évolutive et riche en fonctionnalités pour la gestion du contenu. Si vous avez un grand volume de fichiers à gérer, envisagez d’utiliser un modèle de site Centre de documents. Ce modèle est optimisé pour la gestion de documents à grande échelle. Cela peut vous faire gagner du temps et vous aider à être plus efficace. Les versions, les ID de document, les ensembles de documents, la navigation dans les métadonnées et les types de contenu sont inclus avec le modèle.
Un site du Centre de documents fonctionne pour les deux scénarios suivants :
- Environnement de création Dans un environnement de création du Centre de documentation, les utilisateurs créent et modifient des milliers de documents ou de ressources multimédias qui sont stockés dans un référentiel central.
- Archive de contenu Dans une archive de contenu, telle qu’une base de connaissances, les utilisateurs stockent ou consultent des documents.
Cet article vous présente les fonctionnalités d’un modèle de site du Centre de documents.
Pour créer un centre de documents, voir Utilisation de modèles pour créer différents types de sites SharePoint
Que contient un site Centre de documents ?
Le modèle de site Centre de documents contient des fonctionnalités qui facilitent et rendent plus efficace la création et la gestion de grands ensembles de documents. Dans la plupart des cas, le propriétaire du site peut ajouter chacune de ces fonctionnalités séparément. Le modèle de site Centre de documents active automatiquement les fonctionnalités de gestion de documents recommandées. Les sections suivantes décrivent brièvement ces fonctionnalités.
Vous pouvez utiliser ce type de site comme un environnement de création ou une archive de contenu. Dans un environnement de création, les utilisateurs archivent et extraient fréquemment les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers. Le contrôle de version est activé et les versions antérieures de chaque document sont conservées. En outre, les flux de travail peuvent contrôler le cycle de vie des documents.
En revanche, très peu de création se produit dans une archive de contenu. Les utilisateurs affichent ou téléchargent uniquement les documents. Le modèle de site Centre de documents prend en charge la création d’un type d’archive de contenu appelé archives de la base de connaissances. En règle générale, les bases de connaissances contiennent des versions uniques de documents, et un site peut s’étendre à des millions de fichiers. Dans un scénario classique, tel qu’un centre de support technique pour une grande organisation, des milliers de personnes peuvent accéder au contenu, principalement pour le lire. Seuls certains téléchargeaient du nouveau contenu sur le site.
Les éléments suivants décrivent certaines fonctionnalités SharePoint que vous pouvez inclure dans un site Centre de documents. En plus de ces fonctionnalités, certaines organisations personnalisent l’apparence et la navigation d’un Centre de documents. Certains ajoutent des composants WebPart personnalisés.
Navigation par métadonnées
Les métadonnées gérées sont un système qui attribue certains termes aux documents dans SharePoint. Vous pouvez ensuite utiliser ces termes pour classer les documents. Vous pouvez également utiliser les métadonnées pour créer un outil de navigation puissant pour les utilisateurs, qui peut les aider à trouver rapidement ce qu’ils recherchent.
Par exemple, supposons que votre entreprise possède une base de connaissances contenant des articles qui aident les utilisateurs à résoudre les problèmes liés à des produits. Vous pouvez créer des termes de métadonnées qui permettent aux utilisateurs de filtrer les informations par produit, par type de problème ou par d’autres propriétés.
ID de documents
Dans un site Centre de documents, chaque élément de contenu obtient un ID unique qui n’est pas lié à l’emplacement du document, comme un lien URL. Cela signifie que si vous déplacez ou renommez le document, l’ID reste le même. Vous pouvez utiliser l’ID pour créer un lien permanent pour le document et réduire les liens rompus.
Versions
Les versions sont automatiquement activées dans un site du Centre de documents. Cela signifie que vous disposez automatiquement d’un historique de toutes les différentes versions d’un fichier. Dans un processus de révision de document, par exemple, cela signifie que vous disposez d’un enregistrement de toutes les mises à jour entrées pendant le cycle de révision. Vous pouvez suivre les mises à jour, contacter les répondeurs, etc. En outre, si un problème survient avec la version actuelle d’un article, vous pouvez revenir rapidement à la dernière version valide connue.
Types de contenu
Un type de contenu est un type spécifique de contenu, assorti d’un groupe de paramètres pour le contenu. Lorsqu’une personne crée un document d’un type de contenu défini, il reçoit automatiquement tous les paramètres appropriés pour ce type de contenu. Un Centre de documents peut avoir une collection de différents types de contenu – différents types de documents, vidéos, modèles, etc.
Organisateur de contenu
L’organisateur de contenu n’est pas inclus automatiquement dans un site du Centre de documents, mais de nombreux utilisateurs l’ajoutent. L’Organisateur de contenu est une fonctionnalité SharePoint qui vous permet de gérer l’organisation globale et la structure des éléments. En utilisant des métadonnées ou des types de contenu, l’organisateur de contenu peut acheminer automatiquement des documents et d’autres éléments vers des emplacements spécifiques. Par exemple, dans une base de connaissances, l’organisateur de contenu peut acheminer automatiquement toutes les nouvelles soumissions vers une bibliothèque spéciale qui collecte les articles d’un produit spécifique.