Les organisations, et les équipes au sein des organisations, ont souvent plusieurs threads de messagerie en cours à la fois. Il est facile de s’y perdre, d’égarer ou d’ignorer des informations et de ruiner la communication. Les boîtes aux lettres de site vous permettent de stocker les messages liés à une équipe ou un projet à un seul endroit, afin que tous les membres de l’équipe puissent afficher toutes les communications.
Important : La fonctionnalité de boîte aux lettres de SharePoint site est en cours de désins supprimé depuis mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une prochaine version. Les SharePoint n’ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existants ne peuvent plus créer de boîtes aux lettres de site. Les boîtes aux lettres de site qui ont été définies et déployées avant mars 2017 continueront de fonctionner.
Nous vous fournirons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîte aux lettres de site existants vers un groupeMicrosoft 365 en septembre 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité boîte aux lettres de site dans SharePoint, envisagez de Groupes Microsoft 365 plutôt que de prendre en charge vos scénarios de collaboration par courrier électronique. Pour plus d’informations, voir Utiliser Microsoft 365 groupes de sites plutôt que des boîtes aux lettres de site.
Remarque : La fonctionnalité de boîte aux lettres de site restera prise en charge, mais est SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 et SharePoint Server 2010 produits. Nous recommandons aux clients d’explorer les boîtes aux lettres partagées en remplacement des boîtes aux lettres de site.
Dans le menu de lancement rapide, cliquez sur Boîte aux lettres.
La boîte aux lettres de site ouvre une deuxième boîte de réception et structure de dossiers séparées en côté de votre compte de courrier personnel. Les messages envoyés depuis et vers le compte de boîte aux lettres de site sont partagés entre tous les utilisateurs ayant des autorisations Collaborateur sur SharePoint site.
Configuration de votre boîte aux lettres de site
Vous pouvez ajouter une boîte aux lettres de site en tant que destinataire d’un message, envoyer du courrier à partir de cette boîte aux lettres ou l’ajouter à vos Favoris. Pour ajouter une boîte aux lettres sur un site, voir Ajouter une application Boîte aux lettres de site pour conserver le contexte des messages électroniques sur un site. Votre site doit être activé pour la messagerie. Si ce n’est pas le cas, contactez votre administrateur.
Lorsque vous incluez la boîte aux lettres de site dans un fil de courrier important, une copie des informations de ce thread est stockée dans un emplacement accessible à tous les membres de l’équipe.
Ajoutez la boîte aux lettres de site dans la ligne À,Ccou Cci d’un courrier électronique.
Vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site aux groupes de contacts ou listes de distribution de l’équipe. De cette façon, les messages intéressants sont stockés dans la boîte aux lettres de site de l’équipe.
Lorsque vous écrivez et envoyez des messages électroniques à partir de la boîte aux lettres de site, il semble qu’il vous vient.
Toutes les personnes autorisées à collaborer sur un site peuvent accéder à la boîte aux lettres de site, de sorte que plusieurs personnes peuvent travailler ensemble pour rédiger un message électronique.
Pour composer un message, cliquez sur Nouveau message.
Un nouveau message s’ouvre dans la boîte aux lettres de site.
Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, vous pouvez trouver utile d’inclure les dossiers de la boîte aux lettres de site dans votre liste Favoris.
Dans Outlook, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un dossier de boîte aux lettres de site, tel que Boîte de réception, puis cliquer sur Afficher dans les Favoris. Si vous avez deux dossiers dans votre liste Favoris avec le même nom (par exemple, deux boîtes de réception), Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, « Boîte de réception – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com ») afin que vous pouvez identifier le dossier en lui-même.
Pour plus d’informations Outlook favoris, voir Conserver les dossiers de courriers électroniques fréquemment utilisés dans les Favoris.
Collaborer avec votre équipe à l’aide de la boîte aux lettres de site
Votre équipe peut utiliser une boîte aux lettres de site pour collaborer sur la rédaction d’un message électronique important ou rassembler les conversations par courrier qui s’y rapportent. Votre équipe peut également partager des documents importants en toute sécurité à l’aide d’une boîte aux lettres de site.
Une fois qu’uneboîte aux lettres de site est définie pour votre site, un nouveau compte de courrier est créé en utilisant le nom de votre site. Par exemple, un site d’équipe utilise l’URL : http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. L’adresse de courrier de cette boîte aux lettres de site est HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
De nombreuses équipes ont régulièrement des conversations par courrier électronique. Ces conversations sont souvent le résultat d’informations qui peuvent être utiles pour référencer d’autres personnes. Vous pouvez faire suivre le message le plus utile du thread à votre boîte aux lettres de site afin de le conserver. Toutes les personnes autorisées à contribuer à votre site peuvent ensuite ouvrir la boîte aux lettres de site et afficher ce message. Les membres de l’équipe peuvent par la suite ouvrir la boîte aux lettres de site, rechercher dans les messages capturés dans ce compte et consulter l’historique du problème en question.
Une autre idée de recueillir ces conversations par courrier au niveau de l’équipe est de cc l’adresse de courrier de boîte aux lettres de site lorsque vous envoyez un message électronique à l’équipe. Vous pouvez également ajouter l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres de site à un groupe de contacts ou à une liste de distribution, afin qu’elle soit automatiquement incluse chaque fois que vous envoyez un message à votre équipe.
Si vous stockez les documents de votre équipe sur votre site SharePoint, vous pouvez tirer parti de l’application Boîte aux lettres de site pour partager ces documents avec les personnes qui ont accès au site.
Important : Lorsque les utilisateurs visualisent une boîte aux lettres de site Outlook site, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.
Si vous utilisez un Exchange, vos documents apparaissent également dans un dossier dans Outlook, ce qui facilite encore plus le forwardment de documents vers d’autres personnes.
