Planification des codes de frais

Cet article fait partie de notre collection « From the Trenches ». Il décrit les meilleures pratiques pour définir la structure de code de frais de votre organization pour le système de gestion de projet ou le système de feuille de temps.

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Planification des codes de frais

Je suis souvent invité à aider les organisations à définir leur structure de code de facturation, que ce soit pour leur système de gestion de projet ou leur système de feuille de temps. Bien qu’il soit vrai que chaque organization est différent et que les besoins différents entraînent différents types de frais, il existe des pratiques courantes que nous avons trouvées au fil des ans qui sont universelles.

Demander moins, pas plus

Personne n’aime la bureaucratie, donc plus une structure de code de frais est complexe, moins il est probable que les gens fassent des rapports précis. Imaginez, par exemple, que je fasse une liste de 10 000 codes de facturation dans une longue liste plate à choisir. Vous devrez peut-être faire défiler pendant une heure, en examinant chaque entrée possible dans une liste déroulante avant de trouver le bon choix exact pour cette mise à jour de feuille de temps ou de projet particulière. Ensuite, vous devrez faire défiler le reste de la liste pour vous assurer que vous n’avez pas trouvé quelque chose qui n’était pas juste un peu plus exact.

Ne soyons pas idiots. Personne ne le fera. Ils prendront la première entrée qui semble raisonnablement proche et le choisiront. À défaut, toutes les heures finissent par se retrouver en charge « 999 :Divers ».

Donc, simplifiez votre liste. Dans l’idéal, il ne devrait pas du tout nécessiter de défilement, mais doit être visible sur un seul écran ou peut-être avec un clic de plus. Cela signifie que vous ne choisissez que 20 à 30 options possibles au maximum. Dans ce cas, moins est plus.

Si la direction est déterminée à obtenir beaucoup plus de détails, rappelez-leur qu’il est préférable d’obtenir plus de précision et moins de détails que plus de détails et moins de précision.

Ne demandez pas ce que vous savez déjà

J’ai vu de nombreuses structures de code de frais où il existe un code de frais identique pour chaque service ou chaque projet. Pourtant, si les gens sont déjà invités à choisir le projet et que nous effectuons une entrée pour les réunions, par exemple, je sais que l’élément de ligne doit être « réunions sur ce projet », alors pourquoi polluer la liste de frais avec plusieurs éléments de réunion ? La même logique s’appliquent aux ministères. Si nous avons une liste d’employés qui appartiennent à chaque service, nous savons déjà dans quel service ils se trouvent. Pourquoi polluer la liste des frais avec « Réunion du service commercial », « Réunion du service technique » et « Réunion du service marketing ». Créez simplement un élément appelé « Réunion » et nous pouvons déduire du service de l’employé et du projet qu’il est sur le sujet de la réunion.

Être résolu pour une meilleure résolution

Choisir un niveau de résolution approprié pour votre projet et votre feuille de temps est un défi courant. Réfléchissez au niveau dans lequel vous souhaitez gérer les choses dans ces conditions : 1) Les données doivent avoir plus de valeur que le temps nécessaire pour les collecter. Par conséquent, si vous passez toute la journée à créer des rapports sur votre journée, comment allez-vous réellement faire quelque chose ? 2) Travaillez à un niveau sur lequel vous êtes prêt à prendre des décisions. 3) Plus il est complexe d’entrer, moins vous avez de chances d’obtenir des données précises. 4) Dans la mesure du possible, faites en sorte que tout le monde travaille au même niveau de résolution afin de ne pas gérer un groupe dans des tâches de 10 minutes et un autre dans des tâches de 3 jours. Pour beaucoup de gens, être en mesure de rapporter 3-5 lignes de détails pour un jour donné est beaucoup de détails.

Conditionner vos données

Certaines personnes font en sorte que l’utilisateur final réponde aux mêmes questions encore et encore. Par exemple, nous avons vu des systèmes avec une colonne « R&D », ce qui signifie que ces frais sont ou non admissibles à un crédit d’impôt R&D. Mais nous devrions être en mesure d’associer l’éligibilité à la tâche elle-même plutôt qu’à chaque ligne de la feuille de temps de chaque personne. En outre, que ferais-je si certains utilisateurs pensaient qu’il était éligible et d’autres utilisateurs pensaient que ce n’était pas le cas ? Ce scénario probable se joue également dans des exemples tels que « Design-eligible for R&D » et « Design-not-eligible for R&D ». Cela double le nombre de codes de facturation pour aucune valeur de retour. Il suffit qu’une personne dans R&D marque chaque valeur déroulante comme éligible ou non, et vous n’aurez pas à demander aux utilisateurs finaux d’essayer de le comprendre chaque semaine.

Hiérarchique

De meilleurs systèmes de feuille de temps et de projet permettent un affichage hiérarchique des données. Si vous n’avez pas d’autre choix que d’avoir un grand nombre de choix possibles, la création d’une hiérarchie peut faciliter l’aval de nombreuses données. Pensez à 5-10 éléments au maximum parmi lesquels choisir à chaque niveau. Et ne soyez pas tenté de faire des dizaines de niveaux. La création d’une hiérarchie de niveau 3-4 doit être en mesure de couvrir la plupart des options. Après tout, 10 éléments par niveau dans un système à 4 niveaux représente 10 000 frais possibles. Votre projet est-il plus complexe que cela ?

Montrez-moi moins

Moins vous avez de questions et de choix que vous donnez à vos utilisateurs, mieux vous serez. S’il y a quelque chose que vous pouvez répondre en arrière-plan, essayez de ne pas le demander aux utilisateurs sur votre feuille de temps. L’objectif n’est pas de collecter le plus de données possible, mais de collecter une image aussi précise que possible, et vous en ferez mieux si vous isolez les utilisateurs finaux des données, des questions et des options qui n’ont aucune différence pour eux.

Que allez-vous faire avec ces données ?

Les cadres intermédiaires me disent souvent qu’ils ont besoin de « beaucoup plus de détails » que je ne le suggère et ma réponse est toujours la même : « Que ferez-vous avec elle ? » L’objectif de la collecte de données de feuilles de temps basées sur les tâches est de prendre de meilleures décisions commerciales, donc je vais souvent demander à ces gestionnaires intermédiaires quelle décision métier ils ne sont pas en mesure de prendre maintenant qu’ils pensent qu’ils feraient mieux s’ils avaient plus de détails. Lorsque vous commencez à examiner les informations de cette façon, vous constatez que vous en avez probablement moins besoin. Il peut être suffisant de connaître uniquement le nombre total d’heures passées dans les réunions ou en transit ou dans les tâches de surcharge plutôt que de déterminer ce qu’était chacune de ces tâches.

Explorer plus en profondeur... mais seulement lorsque vous devez

Lorsque vous commencez à effectuer une analyse de feuille de temps pour déterminer où vont toutes vos heures, vous êtes obligé de trouver des résultats disproportionnés. Là où vous trouvez un pourcentage inhabituellement élevé d’heures qui défient les attentes, explorez un peu plus loin. Mais pas trop profond. Ajoutez une couche de détails supplémentaire pour ces frais et donnez-lui quelques semaines pour voir les données que vous obtenez. La tentation sera d’étendre un code de frais unique comme « réunions » en 50 nouveaux codes de frais avec chaque type de réunion possible qui pourrait se produire. Essayez de résister à cette tentation et remplacez ce code de frais 1 par 5 ou 6. Si vous n’obtenez pas les détails ou si vous avez toujours des résultats disproportionnés, approfondissez un peu plus.

Gardez une maison propre

Les listes de frais ont tendance à augmenter en taille, mais jamais à diminuer. Il est recommandé de les examiner régulièrement et d’éliminer les ballonnements. Dans ce cas, vous êtes plus susceptible de continuer à obtenir des informations plus précises et à identifier les zones où vous perdez du temps.

Conclusion

La gestion du code de facturation, qu’il s’agisse de votre planification de projet ou de votre système de feuilles de temps, peut faire la différence entre un système efficace à partir duquel les données peuvent être comptées ou un système avec trop de définition et une précision insuffisante. Lorsque vous concevez votre structure de code de facturation, nous vous recommandons de commencer avec moins, et non plus. Il est beaucoup plus facile d’ajouter plus de détails ultérieurement si nécessaire que d’annuler plus de détails et de simplifier les choses pour les utilisateurs débordés.

À propos de l’auteur

Chris Vandersluis est le président et fondateur de HMS Software, basé à Montréal, au Canada, un partenaire certifié Microsoft. Il a un diplôme en économie de l’Université McGill et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est un membre de longue date du Project Management Institute (PMI) et a participé à la création des sections de Montréal, Toronto et Québec du Microsoft Project Users Group (MPUG). Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Fortune, Heavy Construction News, le magazine Informatique Canada et PMNetwork de PMI, et il est un chroniqueur régulier pour Project Times. Il enseigne la gestion avancée de projets à l’Université McGill et intervient souvent dans des fonctions d’association de gestion de projets dans Amérique du Nord et partout dans le monde. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps timecontrol orienté projet et est partenaire de solution Microsoft Project depuis 1995.

Chris Vandersluis peut être contacté par e-mail à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca

Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à L’EPM de Chris Vandersluis, consultez le site d’aide sur l’EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).