Permettre au contenu d’un site de faire l’objet d’une recherche

Lorsque les utilisateurs effectuent une recherche sur un site, les résultats peuvent provenir de nombreux emplacements tels que des colonnes, des bibliothèques et des pages. Un propriétaire de site peut modifier les paramètres de recherche pour décider si le contenu est autorisé à apparaître dans les résultats de la recherche. Les autorisations sur le contenu déterminent également si les utilisateurs sont autorisés à voir le contenu dans les résultats de recherche. Une bonne compréhension du fonctionnement des autorisations et des paramètres de recherche peut vous aider à vous assurer que les utilisateurs peuvent voir les documents et les sites appropriés dans les résultats de la recherche.

Planifier la mise à disposition de votre contenu dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez utiliser des paramètres pour contrôler si le contenu peut apparaître dans les résultats de recherche. Le contenu est stocké dans de nombreux emplacements, notamment des sites, des listes, des bibliothèques, des composants WebPart et des colonnes. Par défaut, la plupart du contenu d’un site, d’une liste, d’une bibliothèque, d’une page de composants WebPart ou d’une colonne sera analysé et ajouté à l’index de recherche. Ce qui se trouve dans l’index de recherche détermine le contenu qui peut apparaître dans les résultats de recherche à la fois dans les expériences de recherche classiques et modernes . Les autorisations définies sur les éléments, les listes, les bibliothèques, les sites, etc., affectent également si les utilisateurs peuvent voir le contenu dans les résultats de la recherche.

Les propriétaires de sites et les administrateurs de collection de sites peuvent choisir si le contenu peut apparaître dans les résultats de recherche. Par défaut, le contenu d’un site peut apparaître dans les résultats de recherche. Si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites spécifie que le contenu d’un site particulier ne peut pas apparaître dans les résultats de recherche, les autres paramètres des résultats de recherche tels que ceux des listes, bibliothèques, pages ASPX et colonnes définis sur ce site n’ont aucun effet.

De même, si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites empêche le contenu de la liste ou de la bibliothèque d’apparaître dans les résultats de recherche, l’exclusion de colonnes n’aurait aucun effet. Il est important de savoir quels paramètres sont hérités des niveaux supérieurs afin de planifier efficacement la recherche.

Comprendre les paramètres et les autorisations de recherche

L’une des responsabilités d’un propriétaire de site est de contrôler qui a accès au contenu. Vous pouvez accorder à certaines personnes l’autorisation de lire et de modifier du contenu, autoriser d’autres personnes à lire uniquement du contenu et empêcher d’autres personnes d’afficher entièrement du contenu. Pour prendre en charge cette flexibilité, vous utilisez des groupes d’autorisations, auxquels des niveaux d’autorisation spécifiques sont attribués. Pour autoriser les utilisateurs à accéder au site ou au contenu de ce site, un propriétaire du site affecte des utilisateurs à un ou plusieurs groupes de sécurité. En utilisant les paramètres d’autorisations conjointement avec les paramètres des résultats de recherche, le propriétaire du site peut déterminer si les utilisateurs peuvent voir le contenu dans les résultats de recherche.

Par exemple, supposons que Joe travaille sur une demande de proposition (RFP) dans Microsoft Office Word et collabore avec une équipe de 10 personnes. Son site d’équipe compte 50 utilisateurs, tous membres du site. Joe n’est pas prêt pour toute l’équipe à voir l’appel d’offres. Par conséquent, lorsqu’il le charge sur le site d’équipe, il définit les autorisations afin que seule l’équipe de 10 puisse l’afficher et la modifier. Tant qu’il n’accorde pas les autorisations de lecture aux 50 personnes, seules les 10 personnes qui ont l’autorisation d’afficher le document le verront répertorié dans les résultats de la recherche.

Les autorisations peuvent être appliquées à des listes, des sites, des vues et des composants WebPart. En outre, les autorisations peuvent dépendre d’autres autorisations. Tout cela peut affecter ce que l’utilisateur voit dans les résultats de la recherche. Par conséquent, avant d’ajouter du contenu à votre site, vous pouvez vous familiariser avec le modèle d’autorisations de SharePoint, le modèle d’autorisations de votre site ou organisation, ou pour planifier le modèle d’autorisations pour votre site.

Voir aussi : Groupes SharePoint par défaut dans SharePoint

Afficher le contenu d’un site dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir si le contenu de votre site peut apparaître dans les résultats de recherche. Par défaut, tout le contenu du site peut apparaître dans les résultats de recherche. La personne qui affiche les résultats de la recherche doit avoir l’autorisation d’afficher le contenu.

1. Sur le site, sélectionnez Paramètres puis Paramètres du site. Si vous ne voyez pas Paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.

2. Sous Rechercher, cliquez sur Rechercher et disponibilité hors connexion.

3. Dans la section Indexation du contenu du site, sous Autoriser ce site à apparaître dans les résultats de la recherche, sélectionnez Oui pour autoriser l’affichage du contenu du site dans les résultats de recherche.

Pour empêcher l’affichage du contenu dans les résultats de recherche, sélectionnez Non.

Afficher le contenu de listes ou de bibliothèques dans les résultats de la recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez décider si les éléments des listes et bibliothèques de votre site sont inclus dans les résultats de recherche. Par défaut, chaque liste et bibliothèque est définie pour inclure tous les éléments dans les résultats de recherche.

1. Sur le site, recherchez et cliquez sur la liste ou la bibliothèque que vous souhaitez personnaliser.

2. Sélectionnez Paramètres puis Paramètres du site. Si vous ne voyez pas Paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.

3. Sous Administration de site, cliquez sur Bibliothèques de sites et listes.

4. Cliquez sur un élément de la liste, par exemple , Personnaliser « Documents partagés ».

5. Dans la page Paramètres de liste, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres avancés.

6. Dans la section Recherche , sous Autoriser les éléments de cette bibliothèque de documents à apparaître dans les résultats de recherche, sélectionnez Oui pour inclure tous les éléments de la liste ou de la bibliothèque dans les résultats de recherche.

Pour empêcher les éléments de la liste ou de la bibliothèque d’apparaître dans les résultats de recherche, sélectionnez Non.

Afficher le contenu des pages ASPX dans les résultats de recherche

Vous pouvez contrôler si le contenu des pages ASPX est inclus dans les résultats de recherche. Lorsque vous créez un site, de nombreuses pages de contenu sont créées automatiquement. Par exemple, default.aspx, allitems.aspx pour votre galerie de composants WebPart et plusieurs autres sont des pages créées automatiquement. Vous pouvez également créer des pages ASPX personnalisées.

Par défaut, lorsqu’un composant WebPart affiché sur une page ASPX utilise les informations d’une liste ou d’une bibliothèque qui contient des autorisations restreintes, également appelées autorisations affinées, aucun contenu des pages ASPX du site n’est inclus dans les résultats de recherche. Cela empêche les utilisateurs non autorisés d’afficher du contenu.

Par exemple, supposons que cinq documents soient affichés dans un composant WebPart Documents partagés sur un site d’équipe de 50 membres. L’un des documents dispose d’autorisations restreintes ; seules quelques personnes sont autorisées à le voir. Le contenu est automatiquement masqué de ce site dans les résultats de recherche afin que le contenu de ce document n’apparaisse pas lorsque les utilisateurs effectuent une recherche. Cela empêche le contenu de la page ASPX d’être exposé involontairement à des personnes qui ne sont pas censées la voir.

Vous avez la possibilité d’ignorer ce paramètre pour afficher tout le contenu dans les résultats de recherche, quelles que soient les autorisations. Dans ce cas, tout le contenu peut apparaître dans les résultats de la recherche, mais les utilisateurs non autorisés ne pourront pas accéder aux documents réels. Une autre option consiste à ne pas inclure de contenu ASPX dans les résultats de recherche, quelles que soient les autorisations.

1. Sur le site, sélectionnez Paramètres puis Paramètres du site. Si vous ne voyez pas Paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.

2. Sous Rechercher, cliquez sur Rechercher et disponibilité hors connexion.

3. Dans la section Indexation du contenu de la page ASPX , sélectionnez l’une des options suivantes :

Exclure le contenu des colonnes des résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez contrôler si le contenu de colonnes spécifiques dans des listes ou des bibliothèques apparaît dans les résultats de la recherche. Par défaut, tout le contenu est inclus dans les résultats de la recherche. Ce paramètre est utile lorsque vous souhaitez empêcher l’affichage de données sensibles dans les résultats de recherche.

1. Sur le site qui contient la liste ou la bibliothèque, sélectionnez Icône Paramètres, puis Paramètres du site. Si vous ne voyez pas Paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis Afficher tous les paramètres du site.

2. Sous Rechercher, cliquez sur Colonnes pouvant faire l’objet d’une recherche.

3. Dans la section Colonnes exclues de l’indexation de recherche, sous Exclus, cochez la case en regard du Nom de colonne de la colonne que vous souhaitez exclure dans les résultats de la recherche.

Analyser et réindexer un site

Lorsque des personnes recherchent du contenu sur vos sites SharePoint, ce qui se trouve dans votre index de recherche détermine ce qu’ils trouveront. L’index de recherche contient des informations de tous les documents et pages de votre site. Dans SharePoint, le contenu est analysé automatiquement en fonction d’une planification d’analyse définie. Le robot récupère le contenu qui a été modifié depuis la dernière analyse et met à jour l’index.

Dans les cas où le schéma de recherche a changé lorsqu’une propriété managée a été ajoutée/supprimée/modifiée, vous souhaiterez demander spécifiquement une réindexation complète d’un site. Pour plus d’informations, consultez Demander manuellement l’analyse et la réindexation d’un site .