Création d’un Plan de déploiement EPM
Cet article fait partie de notre collection « From the Trenches ». Il décrit comment créer un plan de déploiement EPM (Enterprise Project Management). Il identifie les phases et les points principaux d’un plan de déploiement EPM et évalue les durées de chaque phase, en prenant pour référence une organisation de taille moyenne comptant plusieurs centaines d’utilisateurs du système EPM. En outre, il identifie les facteurs qui peuvent avoir une incidence sur les durées estimées pour chaque phase.
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Création d’un Plan de déploiement EPM
« Pouvez-vous nous aider à installer le système EPM et à le mettre en place en quelques jours ? » est l’une des demandes les plus courantes que les entreprises de déploiement EPM reçoivent. Et quelle que soit la taille de la organization, la réponse courte est malheureusement « Non ». Le défi n’est pas la technologie; il s’agit d’une série de questions de politique, de processus, de procédure et de pratique qui ont le potentiel de créer un changement organisationnel de grande envergure.
Examinons ce qu’un plan de déploiement EPM doit inclure et comment vous pouvez créer le vôtre. J’ai identifié les points principaux et même mis dans des temps estimés pour combien de temps chaque phase peut prendre dans un organization de taille moyenne avec plusieurs centaines d’utilisateurs du système EPM. Avant d’ignorer chaque estimation de temps comme trop courte ou trop longue, réfléchissez à ce que vous devez faire dans votre organization particulier pour accomplir cette section. Les durées ne sont pas des estimations de travail, mais des estimations de calendrier. Gardez donc à l’esprit le temps nécessaire pour obtenir certains types de personnes rassemblées pour le type de travail dont vous aurez besoin.
1. Établir l’équipe de déploiement du système EPM
Si nous n’avons pas d’équipe de projet, notre projet n’ira pas loin. Plusieurs personnes devront être assemblées pour amener ce projet de la phase d’idée jusqu’à la production. Avec un plan de vue d’ensemble déjà à l’esprit, vous devrez réfléchir aux personnes qui seront avec le projet aussi longtemps que quelques années.
Les étapes clés de cette première phase sont les suivantes :
Identifier les principales parties prenantes
Il y a souvent une partie prenante clé avant même le début du projet. C’est généralement quelqu’un au niveau de la direction qui ressent la douleur de ne pas avoir ce genre de système. C’est un bon début, mais ce ne sera pas suffisant pour mener à bien un tel projet. L’identification du propriétaire d’entreprise du système est essentielle à un déploiement EPM réussi et doit être effectuée presque immédiatement. Le propriétaire de l’entreprise sera la personne qui utilise les avantages du système terminé et voit la valeur de passer en revue ce qu’il faudra pour l’accomplir. Il peut également y avoir un ou plusieurs commanditaires exécutifs. Les commanditaires exécutifs peuvent être du personnel de niveau de gestion qui ont une certaine utilité pour les résultats finaux, mais ils peuvent également être des personnes qui travailleront sur le projet jusqu’à son achèvement, puis passent à autre chose avec peu d’investissement dans l’exploitation finale de l’environnement EPM. Vous pouvez vivre sans sponsor exécutif. Vous ne pouvez pas vivre sans un propriétaire d’entreprise.
Identifier les ressources d’expertise interne
Après avoir déterminé qui est le propriétaire de l’entreprise et éventuellement les commanditaires exécutifs, l’équipe de projet doit déterminer quelle expertise interne est nécessaire et disponible pour faire avancer le projet. Souvent, nous constaterons un manque d’expertise dans une technologie particulière telle que la version actuelle du logiciel EPM, mais ce n’est pas le seul type d’expertise dont nous avons besoin. Une connaissance interne des processus, des pratiques, des procédures, des rôles et des responsabilités de l’organization et de l’emplacement où les données peuvent être placées pour diriger le processus sera essentielle.
Faire appel à une expertise externe (si nécessaire)
Il est courant de déterminer qu’il existe un manque de connaissances ou de compétences au sein de l’équipe de projet pour passer de la gestion de projet non-entreprise à la gestion de projet d’entreprise. Si c’est le cas, il n’y a pas de substitut pour trouver quelqu’un avec un savoir-faire. Quelle que soit la mesure dans laquelle les ressources internes ne sont pas disponibles, elles doivent être engagées de l’extérieur. Ces personnes peuvent être engagées dans le cadre d’un contrat de conseil ou d’externalisation ou être embauchées pour une utilisation à long terme dans l’environnement qu’elles aideront à développer. La formation de l’intérieur pour ce type d’expertise est rarement réussie. Le défi le plus courant que nous voyons dans ce domaine est de découvrir que les ressources internes ont reçu la responsabilité, mais qu’elles n’ont pas les connaissances ou n’ont qu’une connaissance limitée. « J’ai utilisé un logiciel EPM une fois et maintenant on me demande de le déployer », c’est un cri que nous entendons trop souvent.
La taille de votre équipe dépend de l’étendue du projet. Il n’est pas rare de trouver des personnes avec le projet pendant plusieurs mois qui sont ensuite remplacées par d’autres au fur et à mesure que les phases du projet changent. L’autorité de l’équipe et le soutien de la direction sont également essentiels à établir à ce stade.
Oh, et dois-je dis-le ? Traitez ce projet comme un projet ! Aussi étonnant que cela puisse paraître, les déploiements EPM sont le projet le plus probable dans le organization à déployer sans aucun des éléments que vous mettez dans un autre plan de déploiement (quelque chose à propos des enfants d’un cordonnier qui passent pieds nus). Ainsi, faites un planning de projet, un budget, une charte, allouez des ressources suffisantes, etc.
Temps nécessaire pour accomplir cette opération : quatre semaines.
2. Identifier les objectifs métier
Ok, on a l’équipe ensemble. Il est temps de le faire fonctionner! Nous devons maintenant identifier l’étendue du projet, diviser cette étendue en phases si elle est volumineuse, puis créer un plan pour le travail.
Voici ce que nous devons accomplir dans cette phase :
Ateliers pour les cadres et les parties prenantes
Il n’y a aucun moyen de contourner cela. L’objectif de la création d’un environnement EPM est de mieux permettre à la direction et aux utilisateurs finaux de prendre des décisions commerciales. Par conséquent, le personnel de gestion compétent devra investir un certain temps au début du processus pour aider à identifier les décisions qui seront prises à l’aide du système. J’ai écrit sur la façon de mener de tels ateliers dans le passé (voir Être un acheteur de solutions : livre blanc), mais la façon dont ils sont faits est moins important que cela.
C’est l’occasion pour l’équipe de déploiement d’obtenir deux autres choses très, très importantes pendant qu’elles ont l’attention de la direction. Tout d’abord, l’engagement de la direction envers le processus, l’effort et les avantages ultimes. Deuxièmement (et beaucoup plus important), les attentes managées de la direction. L’attente la plus courante de la gestion est que cela peut être accompli en quelques jours ou quelques semaines. Lorsqu’ils comprennent l’impact de ce qui est impliqué, le support de gestion peut s’évaporer. Mieux vaut que cela se produise immédiatement que de commencer sur quelque chose qui ne peut pas être livré avec un temps ou des ressources insuffisants.
Les résultats de ces ateliers (oui, il peut en prendre plusieurs) seront les objectifs métier qui composeront l’étendue et détermineront finalement le calendrier.
Identifier l’impact du rôle de gestion
Une fois que les objectifs d’entreprise auront été convenus par la direction, il faudra y avoir une ou deux sessions pour déterminer l’impact sur les rôles et les responsabilités de la direction. Un exemple courant s’affiche souvent avec la planification de la capacité des ressources. Dans les entreprises de haute technologie, la planification de la capacité des ressources est presque toujours une demande de gestion du système EPM, mais qui devra obtenir l’autorité dans ce processus pour allouer des ressources, gérer les conflits et hiérarchiser le travail des personnes dans différents services? Vous ne serez pas en mesure de résoudre ces problèmes à ce stade, car vous n’avez pas de processus défini, mais il est important d’identifier qui dans la suite exécutive sera affectée ici afin que vous puissiez revenir en cercle pour les inclure dans le processus le moment venu.
Hiérarchiser les objectifs métier et créer un plan de déploiement principal
Il est presque certain que le plan devrait se décomposer en phases. Avec pratiquement tous les déploiements EPM, les désirs de gestion sur les avantages que le système EPM doit offrir sont vastes. La hiérarchisation des objectifs à atteindre en premier est un élément essentiel du succès à ce stade. Obtenez les deux premiers ou peut-être trois objectifs placés dans une phase et poussez tout le reste en aval. Chaque phase doit fournir un environnement EPM opérationnel et de production qui est précieux en soi.
Établir des jalons et des métriques
Nous sommes des chefs de projet, n’est-ce pas ?! Nous allons obtenir des jalons dans notre projet et nous engager dans des métriques mesurables. Avec n’importe quel déploiement de système d’entreprise, il est important de s’assurer qu’il reste sur la bonne voie.
Nous devrions disposer maintenant de suffisamment d’informations pour élaborer notre calendrier global avec les détails de la première phase.
Durée de ce travail : quatre semaines
Étape 1
Pour chaque phase, certaines tâches doivent être répétées. Les étapes 3 à 9 font toutes partie d’une phase.
3. Processus d’inventaire
Avant de nous rapprocher des outils, nous devons déterminer quels processus devront être automatisés au cours de cette phase.
Quels sont les processus qui existent et peuvent être adoptés ?
Nous commençons par examiner les processus, les pratiques et les procédures qui existent déjà dans le organization pour les objectifs métier identifiés dans cette phase et déterminer ceux qui peuvent être adoptés dans le nouvel environnement EPM. Il y a un avantage double à trouver des processus existants qui peuvent être adaptés avec peu ou pas de travail. Tout d’abord, ils sont déjà créés et connus des utilisateurs. Deuxièmement, les adopter fait un ami de la personne qui les a créés. Ils peuvent désormais être nommés en tant qu’experts en la matière dans ce processus, ce qui facilite le déploiement.
Quels processus doivent être conçus
Nous ne trouvons jamais tous les processus, pratiques et procédures dont nous avons besoin, mais nous devons identifier ce qui manque. Cela peut être plus difficile que de localiser les processus qui existent déjà. Vous cherchez ce qui n’est pas là et qui prend un œil expérimenté.
Ateliers sur les tableaux blancs de traitement
Pour les processus qui nécessitent une adaptation ou pour les processus qui doivent être créés à partir de zéro, vous devez obtenir des sessions d’atelier avec un tableau blanc en cours. Il est préférable de parcourir le processus et toutes ses implications avec les personnes qui le vivront une fois qu’il sera terminé. Tout documenter.
Résoudre les rôles de gestion impactés
Rappelez-vous quand nous avons identifié quels cadres ou gestionnaires pourraient être impliqués dans les changements qui se produiraient? Il est temps de les rappeler. Pour tous les processus nouvellement conçus qui affectent les rôles, l’autorité, la hiérarchie ou les responsabilités existantes, vous devez organiser des réunions pour les résoudre.
Le résultat final est l’ébauche d’un guide de processus.
Temps nécessaire pour accomplir l’exercice des processus : quatre semaines.
4. Adopter, adapter et concevoir des processus
Examiner, adapter et accepter les processus conçus
Tout le monde n’aura pas fait partie de tous les exercices de processus qui se sont produits dans le dernier ensemble de tâches. Il est donc essentiel de publier l’ébauche du nouveau guide de processus aux parties prenantes, aux gestionnaires et aux parties concernées. Il est assez courant que ce guide passe en revue plusieurs révisions et même que des ateliers supplémentaires soient planifiés pour résoudre les conflits dans les processus.
La sortie de ce document est un document de processus terminé et accepté. Ne vous laissez pas duper, l’aspect « accepté » peut prendre plusieurs tours et même nécessiter l’intervention de la direction du plus haut niveau avant qu’il ne soit terminé, mais sans processus accepté, il n’y a rien à automatiser. La bonne nouvelle est que, même si le processus de déploiement s’est arrêté ici, cela a déjà une grande valeur. Il est inévitable que ceux qui travaillent à travers ces processus en interne voient des choses sur leurs organization qu’ils n’avaient jamais envisagées. Ils seront donc plus efficaces en commençant presque immédiatement.
Temps nécessaire pour accomplir le guide de processus terminé : Huit semaines
5. Évaluer et sélectionner les outils EPM
Préparer des documents de « déclaration de problème » pour les fournisseurs
Si vous avez lu d’autres articles que j’ai faits, vous savez que je crois fermement à donner aux fournisseurs potentiels une description de vos problèmes EPM et les laisser vous dire comment ils pourraient les résoudre. Après tout, ils disent qu’ils sont dans le secteur des solutions? Super, faites-leur concevoir votre solution. C’est un peu plus difficile que de créer une feuille de calcul de toutes les fonctions souhaitées, mais c’est important.
Solliciter les réponses des fournisseurs
Ne faites jamais qu’un seul. Vous savez peut-être déjà qui est votre fournisseur préféré, mais même si vous pensez que c’est le bon, obtenez quelque chose à comparer. Deux fournisseurs ne tenteront pas de résoudre votre problème de la même façon, donc soyez prêt à être surpris et gardez l’esprit ouvert.
Liste courte
Même si vous examinez un produit, mais plusieurs implémenteurs, vous devez savoir qui vous souhaitez rencontrer en personne.
Présentations des fournisseurs et des implémentants
Ahhh, journée de démonstration. Il y a beaucoup de choses de valeur à avoir en regardant une démonstration, mais se faire prendre dans l’éclair de celle-ci n’en est pas une. Les démonstrations de vente sont soigneusement orchestrées par tous les fournisseurs. Si vous êtes particulièrement excité par une vue, un rapport ou un tableau de bord, demandez spécifiquement : « Combien de temps faut-il pour développer cette vue exacte ? »
Sélection et acquisition d’outils
Ok, il est temps de faire le gros achat. Je sais, tu pensais que c’était le point de départ, au début de cet article. Ne vous inquiétez pas. On est enfin là. Faites votre sélection du système EPM et obtenez ce bon de commande sur son chemin!
Le résultat final de cette phase est un nouveau produit EPM brillant assis sur votre bureau.
Délai d’exécution de cette phase : huit semaines.
6. Conception et configuration de l’automatisation
Appliquer le document de conception de processus à l’outil EPM sélectionné
Maintenant que nous savons quel est l’outil, nous pouvons commencer à créer des documents de conception système qui commencent par notre document de processus et se terminent par des spécifications fonctionnelles. Nous souhaitons probablement installer un instance de développement de notre nouveau système EPM afin de pouvoir tester ou vérifier certains critères de conception. Pour la première fois, un expert système dans la configuration du système réel est requis à bord.
Concevoir et implémenter des normes
De nombreuses normes devront être établies. Chacune de ces normes a des implications dans l’architecture et la conception du système. Le calendrier, par exemple, est souvent négligé. Aurons-nous un calendrier ou plusieurs ? Aurons-nous des calendriers de ressources ? Qui aura le pouvoir de les modifier ? Connaissons-nous les effets sur les données de planification et de progression de la modification d’un calendrier de ressources ? Et ainsi de suite... Voici quelques-uns des éléments de notre système EPM que nous aurons besoin de normes pour :
Calendriers
Conventions de nommage
Hiérarchie des ressources
Normes de charge des ressources pour le travail de projet et de non-projet
Tarifs et normes d’estimation des coûts
Rôles et responsabilités
Structures d’approbation
Hiérarchies de projets et de tâches
WBS et autres structures de codage
Gestion de documents
Modèles de communication
Modèles de projets
Nous aurons également besoin d’une autre conception et même d’un codage possible pour les éléments qui sont sortis de nos objectifs métier de la phase 1. Voici quelques-uns des éléments à prendre en compte :
Concevoir et implémenter un codage personnalisé
Concevoir et implémenter des tableaux de bord
Concevoir et créer des liens vers des systèmes externes
Concevoir et créer un workflow
Concevoir et implémenter des rapports
Concevoir et créer une formation aux outils EPM
Examiner la conception avec toutes les parties concernées
Le résultat est un outil EPM qui est prêt à être retiré pour un trajet. Il doit avoir toute la configuration requise pour passer à un environnement de travail.
Le temps nécessaire pour cette phase peut varier considérablement en fonction de la quantité de travail personnalisé nécessaire, mais nous dirons douze semaines étant donné que nous nous sommes limités à la première phase.
7. Outil EPM pilote
Maintenant que notre système est prêt à fonctionner, nous devons identifier le groupe pilote et le faire travailler dessus.
Phase 1 : installer/configurer/migrer des données
Nous devons installer le système nouvellement configuré dans un instance pilote (et non dans le instance de développement. Nous continuerons à l’utiliser pour les prochaines phases et comme système de support et de formation). Nous devons également mettre à jour la configuration pour qu’elle corresponde à notre instance de développement et migrer les projets pilotes de tout ce qu’ils sont maintenant vers notre nouveau système.
Formation
La formation est la mauvaise idée des déploiements de projets. Il est souvent oublié dans un plan de déploiement. Assurez-vous que nos pilotes reçoivent la formation dont ils ont besoin pour utiliser le système correctement.
Exécuter des projets actifs
À présent, ces projets pilotes doivent être gérés en fonction des processus, des pratiques, des procédures et de l’automatisation que vous avez passé tant de temps à définir. Le projet pilote doit avoir lui-même un calendrier qui est souvent orienté sur la durée de ces projets.
Leçons apprises et document
Une fois le projet pilote terminé, il est temps de réassembler et de voir comment ce qui a été créé a résolu les défis qui ont été définis pour lui. S’il y a des ajustements, des corrections ou des modifications de base à apporter, le moment est venu.
Durée d’un projet pilote complet et d’un examen : Douze semaines.
8. Déployer la phase 1 en production
Mise en service
C'est l'heure. Déployez l’utilisation du nouveau système sur les utilisateurs appropriés et migrez les données appropriées. N’oubliez pas la formation, le support et le suivi à mesure que le système est mis en service.
Le délai de déploiement dépend fortement du nombre total d’utilisateurs : quatre semaines.
9. Examiner et adapter le plan de déploiement principal
Examiner et ajuster master plan en vue de la prochaine phase Le plan master n’a probablement pas été examiné depuis des mois. Il est temps de le dépoussiérer et de voir ce qui était initialement prévu pour la phase 2. Il est inévitable que les yeux qui regardent la phase suivante voient les choses différemment. Après tout, ils ont maintenant toute l’expérience de la première phase.
Durée d’exécution de cette phase : deux semaines.
10. Phase 2 : recommencez les étapes 3 à 9
Nous n’avons terminé que la phase 1 et à mesure que vous examinez les phases futures, vous devrez retravailler les étapes 3 à 9 (à l’exception de l’étape 5). N’oubliez pas que chaque phase doit aboutir à une production EPM opérationnelle qui laisse le organization plus efficace qu’auparavant.
Avez-vous compté les durées de chacune des étapes de la première phase ? Il additionne jusqu’à 58 semaines. Voici une planification des étapes récapitulatives définies ci-dessus :
Maintenant, chaque organization est différent. De nombreux facteurs affectent la durée totale d’un projet. La plus importante d’entre elles est la mesure dans laquelle les processus de gestion de projet d’entreprise existants sont matures. Voici la taille du organization et sa complexité. Il est évidemment plus simple de déployer un système EPM dans un organization qui est tous situé dans un seul bâtiment que pour un organization qui est réparti dans de nombreuses divisions, bureaux, villes et même pays/régions.
Dans chaque déploiement, la planification est différente et pas toujours plus courte. Il y a pratiquement toujours une pression pour établir un calendrier qui peut être accompli en jours, voire en semaines, mais il est essentiel que plus que l’installation du logiciel EPM soit pris en compte afin de fournir un déploiement réussi.
À propos de l’auteur
Chris Vandersluis est le président et fondateur de HMS Software, basé à Montréal, au Canada, un partenaire certifié Microsoft. Il a un diplôme en économie de l’Université McGill et plus de 30 ans d’expérience dans l’automatisation des systèmes de contrôle de projet. Il est un membre de longue date du Project Management Institute (PMI) et a participé à la création des sections de Montréal, Toronto et Québec du Microsoft Project Users Group (MPUG). Les publications pour lesquelles Chris a écrit incluent Fortune, Heavy Construction News, le magazine Informatique Canada et PMNetwork de PMI, et il est un chroniqueur régulier pour Project Times. Il enseigne la gestion avancée de projets à l’Université McGill et intervient souvent dans des fonctions d’association de gestion de projets dans Amérique du Nord et partout dans le monde. HMS Software est l’éditeur du système de gestion du temps timecontrol orienté projet et est partenaire de solution Microsoft Project depuis 1995.
Chris Vandersluis peut être contacté par e-mail à l’adresse : chris.vandersluis@hms.ca
Si vous souhaitez lire d’autres articles relatifs à L’EPM de Chris Vandersluis, consultez le site d’aide sur l’EPM de HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).