Support de votre adoption de Project Online avec un Bureau de gestion des projets (PMO)
Qu’est-ce qu’un PMO ?
Vous prévoyez donc d’adopter Project Online dans votre entreprise. Comment envisagez-vous de l’utiliser, ou une meilleure façon de le dire, quel est le problème métier que vous essayez de résoudre? Voici quelques exemples :
Mes cadres veulent une meilleure visibilité de l’état du projet.
J’ai besoin d’une meilleure façon de gérer mes ressources et de les affecter à des projets.
Je veux facilement suivre le temps que les gens consacrent à leurs tâches.
Je souhaite un moyen plus robuste de suivre les données du projet que d’utiliser des feuilles de calcul Excel.
Les organisations qui ont le plus réussi à utiliser Project Online pour résoudre des problèmes métier tels que ceux-ci sont celles qui créent un ensemble de normes, de processus et de meilleures pratiques pour la façon dont les projets sont gérés dans leur organisation. La personne ou le groupe qui crée et gère ces règles de gestion de projet est parfois appelé bureau de gestion de projet (PMO).
Que fait un PMO ?
Dans les grandes entreprises, un PMO peut se composer d’un service qui traite des problèmes de gestion de projet au sein de l’organisation, tels que la gouvernance de la gestion de projet, l’implémentation, la formation, la recherche des besoins de gestion de projet ou la détermination de la meilleure façon de créer des rapports utiles. Dans les petites ou moyennes entreprises, un PMO peut aller d’une seule personne à un petit groupe de personnes, mais peut également évoluer pour essayer de résoudre les mêmes problèmes que dans les grandes entreprises. Toutefois, les objectifs communs de tous les OPM sont les suivants :
Favoriser et promouvoir l’adoption du système de gestion de projet.
Simplification de la gestion de projet pour les utilisateurs de l’organisation en automatisant les processus dans l’outil.
Création de stratégies, de procédures et de bonnes pratiques concernant les fonctions de gestion de projet.
Être les experts en matière de gestion de projet en servant de « centre d’excellence » pour tout ce qui concerne la gestion de projet, et en fournissant une formation sur les meilleures pratiques et les outils de gestion de projet.
Être habilité par le parrainage exécutif à apporter et appliquer des changements par le biais de leurs recommandations.
Toujours confus ? Prenons un peu de recul et utilisons un exemple qui peut être lié à la façon dont un chef de famille peut prendre soin de sa propre famille :
| Besoin | Pmo | Famille |
|---|---|---|
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Le PMO aide à établir un moyen efficace de fournir de l’information aux parties prenantes du projet par le biais de rapports sur l’état du projet et l’intégrité. Cela peut impliquer la recherche des besoins de création de rapports, le déplacement des données requises vers le système et l’établissement de flux de travail pour s’assurer que les données requises pour les rapports périodiques sont transférées au système à temps. |
Les chefs de famille auront besoin d’informations sur la façon dont les choses vont: -Rapports trimestriels sur les études sur les enfants. -Relevés bancaires mensuels pour afficher l’état des finances. -Visites médicales annuelles pour déterminer l’état de santé du membre de la famille. |
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Le PMO crée des processus pour obtenir les données appropriées au système de gestion de projet afin de fournir l’état au niveau du projet aux responsables de projet. Il fournit également des conseils et des bonnes pratiques pour la gestion des ressources. |
Personnes de la famille devra savoir qui fait quoi. Il peut s’agir des éléments suivants : -Qui va chercher les enfants à l’école aujourd’hui, promener le chien le soir, cuisiner le dîner, etc. -Si quelqu’un ne peut pas effectuer sa tâche habituelle, vous devez savoir qui est disponible pour prendre sa place. Il permet d’afficher les horaires professionnels et scolaires de chacun, ainsi que la disponibilité, sur un calendrier familial central. De cette façon, il est facile de savoir qui peut être planifié pour quoi. |
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Le PMO permet de créer des sites de collaboration de projet et de les personnaliser en fonction des besoins des utilisateurs du site. |
Les membres de la famille auront besoin d’un forum dans lequel ils peuvent collaborer, par exemple : -Affichage d’événements importants sur un calendrier mural dans la cuisine -Se parler tous les jours à la table du dîner. |
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Le PMO est responsable de la mise en place d’un système pour gérer la gestion des risques. |
Les chefs de famille devront peut-être planifier la réduction des risques : -Déterminer les besoins en matière d’assurance pour la santé. Acheter une adhésion à un club de santé. - Augmenter le montant qu’ils épargnent pour la retraite. |
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Le PMO examine les processus et flux de travail actuels et trouve une méthode pour les automatiser via l’outil de gestion de projet en cours d’implémentation. L’une d’entre elles peut consister à déterminer les moteurs de sélection des projets à mettre en œuvre en fonction d’un budget défini (analyse de portefeuille). |
Les chefs de famille établiront des règles et des processus pour la famille, par exemple : -Définir le couvre-feu ou les heures de sommeil des enfants -Examinez les facteurs permettant de déterminer les achats à effectuer (par exemple, « Devons-nous acheter une voiture, réparer le toit ou partir en vacances cette année ? »). -Configurer des arroseurs de pelouse sur une minuterie automatique. -Choisissez un moment de la semaine pour les courses et les courses. |
Un PMO conduit une entreprise à une gestion de projet plus efficace en effectuant des opérations telles que :
Collecte d’informations pour aider à définir les exigences de gestion de projet pour l’organisation. Par exemple, l’analyse des besoins métier de votre organisation, la conception de processus pour répondre à ces besoins, puis le mappage de ces processus aux paramètres ou flux de travail dans Project Online.
Déterminer les données qu’il est important d’examiner en continu et collaborer avec l’administrateur de projet pour partager ces données avec les parties prenantes. Par exemple, déterminer les données requises et le processus d’obtention des données dans le système afin de créer un rapport d’état de projet hebdomadaire afin de fournir aux parties prenantes un cumul de l’intégrité des projets en cours.
Création de règles pour les processus et les flux de travail. Par exemple, l’établissement d’un flux de travail où les idées de projet passent par un processus d’approbation pour devenir des projets dans Project Online.
Migration de données existantes de votre système de gestion de projet actuel vers un nouveau système. Par exemple, trouver le moyen le plus simple de migrer des données de ressources et de projet à partir de feuilles de calcul Microsoft Excel vers Project Online, ou de Project Professionnel sur l’ordinateur de chaque personne vers un environnement de Project Online centralisé.
Fournir un support de gestion de portefeuille de projets pour faciliter la définition des priorités et la prévision des projets. Comme la plupart des entreprises, il existe de nombreux projets que vous aimeriez faire, mais le budget et les ressources sont limités. Vous avez besoin d’un moyen de déterminer les projets sur lesquels vous devez passer. Les PMO peuvent piloter le processus de sélection des projets et des programmes pour s’assurer que les investissements futurs sont conformes aux objectifs stratégiques et à la vision de croissance de l’organisation.
Gestion des changements émotionnels auxquels les utilisateurs peuvent être confrontés en passant de leur système de gestion de projet actuel auquel ils sont attachés. Par exemple, influencer avec tact les responsables de projet pour qu’ils passent de leur ancien processus d’enregistrement de fichiers projet à leurs disques durs et les partagent en leur montrant les avantages de les publier sur Project Online. Pour ce faire, le PMO pourrait consacrer plus de temps à convaincre d’abord les gestionnaires de projet les plus expérimentés, et en espérant que leur influence sur les autres gestionnaires de projet aidera à piloter le changement.
Gérer les défis techniques du changement en offrant de grandes options de formation.
Pourquoi ai-je besoin d’un PMO ?
Dans l’exemple familial, les conséquences de ne pas répondre à certains des besoins peuvent être graves. Par exemple, le fait de ne pas examiner le bulletin de rapport d’un enfant à son arrivée pour la première fois peut entraîner l’hypothèse que tout va bien, alors qu’en réalité, plus de temps d’étude ou un tuteur pourrait être nécessaire. De la même façon, le déploiement de Project Online sans créer d’entité pour faciliter la normalisation et l’adoption peut également avoir des circonstances désastreuses. L’établissement d’un PMO permet d’augmenter les chances de réussite de votre déploiement Project Online. En fonction de vos objectifs, cela peut se traduire par une meilleure efficacité dans la gestion de projet (par exemple, un plus grand nombre de projets terminés à temps), ce qui est généralement associé à des coûts inférieurs à la gestion des projets (par exemple, un plus grand nombre de projets terminés au niveau ou en dessous du budget).
Quelles sont les premières étapes de la création d’un PMO ?
Les premières étapes de création d’un PMO se sont probablement déjà produites si vous avez fait un effort pour trouver cet article. Si vous souhaitez passer à Project Online, vous avez probablement déjà une idée de la façon dont cela pourrait améliorer l’efficacité ou résoudre un problème dans votre entreprise. Lors de la création d’un chemin d’accès à la formalisation de votre PMO, vous devez prendre en compte les éléments suivants :
Définir ce que vous souhaitez que votre PMO fasse
L’objectif principal de votre PMO sera-t-il de résoudre un problème commercial spécifique ? Par exemple, vous pouvez implémenter un système de feuilles de temps pour mieux contrôler l’analyse des coûts. Ou vous pouvez avoir vos données de projet réparties sur deux ou même trois applications différentes, et vous souhaitez consolider les données dans un système unique, ce qui vous permettrait de mieux comprendre l’exécution des projets. Ou il peut s’agir de fournir des conseils de gestion de projet continus et de répondre aux besoins de formation des gestionnaires de projet. Une fois que vous comprenez pourquoi votre PMO est nécessaire, il sera beaucoup plus facile de définir les exigences pour l’établir et le maintenir.
Obtenir le parrainage exécutif
Assurez-vous qu’une personne de haut niveau vous soutient. Il est important que votre PMO dispose d’un parrainage exécutif, car le manque de soutien exécutif est l’une des principales raisons pour lesquelles les PMO échouent. Si vous avez déjà un cadre qui connaît les avantages et l’importance de ce que vous essayez de faire, super! Si ce n’est pas le cas, l’une des meilleures façons de les mettre de votre côté est de leur montrer les avantages de passer à un système de gestion de projet comme Project Online. Pour ce faire, vous pouvez leur montrer le problème métier qui sera résolu. Vous l’avez peut-être déjà fait dans une certaine mesure lorsque vous avez évalué Project Online, mais vous pouvez vraiment trouver des alliés dans les rangs exécutifs si vous êtes en mesure de leur montrer comment cela fonctionne avec vos propres données dans un environnement pilote. La capture des avantages est essentielle pour obtenir le parrainage de la direction.
Un fort parrainage exécutif peut être utile pour résoudre les résistances que les utilisateurs peuvent avoir à passer de ce qu’ils connaissent à un nouveau système de gestion de projet, comme Project Online. L’évangélisation et la promotion des avantages auprès d’autres parties prenantes influentes, telles que les gestionnaires de projets supérieurs, peuvent également aider à rompre les attachements émotionnels que d’autres utilisateurs pourraient avoir au système dont vous vous déplacez.
Créer votre équipe
Que vous essayiez d’établir un PMO dans une grande ou petite entreprise, les responsabilités suivantes doivent être traitées par les rôles de votre PMO :
| Role | Description |
|---|---|
| Piloter le plan d’adoption du Project Online |
Si vous êtes en train d’implémenter Project Online, le plan global a besoin d’une personne pour le piloter. Comme tout projet, le plan d’adoption a besoin d’un propriétaire pour s’assurer que les tâches requises sont affectées et terminées. |
| Besoins en matière de gestion de projet de recherche |
Cette personne évaluera les exigences de gestion de projet de votre organisation. Cette personne devra discuter avec les utilisateurs dans l’ensemble de l’entreprise et dans les différents services pour savoir comment ils gèrent actuellement les projets, quels seront leurs besoins et comment ceux-ci pourraient être améliorés grâce à l’implémentation de Project Online. Ces exigences devront être exprimées à l’administrateur de projet afin qu’elles puissent être correctement implémentées dans Project Online. Cette personne doit avoir de bonnes compétences en gestion de projet, mais doit également être une personne qui est un bon communicateur. Il est tout à fait possible que les membres de l’entreprise soient émotionnellement attachés au processus dont vous essayez de les déplacer, de sorte que cette personne devra être en mesure de faire face à cela en montrant comment le nouveau système leur facilitera la vie. |
| Formation, documentation et support |
Cette personne devra évaluer le niveau de compétence des utilisateurs et sera chargée de fournir les ressources de formation nécessaires pour utiliser le produit avec succès. Cela peut inclure la création d’une formation basée sur les rôles pour les administrateurs de projet, les responsables de projet, les responsables d’équipe et les membres de l’équipe. Bien que la plupart de vos efforts puissent être de mettre en place des formations pour les responsables de projet ou les administrateurs, les responsables d’équipe et les membres de l’équipe peuvent trouver des cartes de référence rapides, des feuilles de triche, des listes de contrôle ou de courts tutoriels pour être les plus efficaces. Vous devrez également trouver un moyen de fournir un support interne à vos utilisateurs, et une méthode pour faire remonter les problèmes plus complexes via les itinéraires appropriés. |
| Liaison avec le service informatique |
La collaboration avec votre service informatique est essentielle pour les impliquer dans l’inscription, la configuration et la configuration de Project Online. Si vous n’êtes que dans le processus d’évaluation de Project Online, cela peut généralement être effectué par une personne de votre service informatique sans trop de problèmes en examinant la documentation Prise en main de Project Online. Le PMO devra collaborer avec votre service informatique pour traiter ces deux aspects : -Office 365 administration : le PMO doit travailler avec l’administrateur Office 365 pour attribuer des utilisateurs et des licences. -Project Online administration : le PMO doit également travailler avec un administrateur Project Online sur des éléments tels que des champs personnalisés, des ressources et la configuration de feuille de temps. Ils peuvent également avoir besoin de travailler avec le PMO pour implémenter des processus dans Project Online via des flux de travail. |
Certains PMO dans les grandes entreprises ont également des gestionnaires de projet qui peuvent être affectés pour aider à fournir une orientation à des projets spécifiques nécessitant de l’aide. Cela peut aller de conseiller le propriétaire du projet à prendre réellement la propriété, compte tenu de l’étendue du projet.
Créer une déclaration de mission pour votre PMO
Tous les PMO doivent avoir une déclaration de mission. Si vous avez déjà évalué le besoin de votre PMO, cela sera beaucoup plus facile à créer. Examinez l’énoncé de mission existant de votre entreprise et essayez d’en créer un qui s’aligne également sur celle-ci. Il n’est pas nécessaire d’être trop complexe, mais juste assez pour fournir une compréhension de base de la raison pour laquelle le PMO existe et quel est son rôle dans votre entreprise.
Créer un plan pour générer votre PMO
Après avoir précisé les tâches dont vous avez besoin pour générer votre PMO, vous pouvez créer un plan de projet de haut niveau pour celui-ci. Considérez la création de votre PMO comme un grand projet, avec des tâches, des durées et des affectations associées. Votre plan de projet sera plus défini à mesure que vous parcourez certaines des tâches initiales, telles que l’évaluation de votre environnement. Le plan de projet permet de donner à votre PMO une planification de génération pour suivre ce que vous avez fait, ce sur quoi vous travaillez et ce que vous n’avez pas encore fait lors de la création de votre PMO. Par exemple, voici à quoi peuvent ressembler plusieurs tâches de génération PMO dans un plan de projet Project Online :
En savoir plus sur les SPM
Si vous n’avez pas encore de PMO, vous risquez d’être un peu intimidé à l’idée d’en commencer un. Bien que les besoins et les exigences de votre entreprise soient les moteurs de votre PMO, vous devez apprendre à créer le framework pour établir et faire évoluer votre PMO. En fonction de vos objectifs, vous souhaiterez peut-être effectuer des recherches sur les différents processus PMO et méthodologies sectorielles, ou voir avec quel modèle PMO vous pouvez vous aligner étroitement. Il existe de nombreux livres, formations et ressources en ligne disponibles sur la création et la gestion des PMO qui peuvent vous aider dans vos efforts.
Si vous essayez de configurer un PMO et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter un partenaire microsoft certifié ou des services de conseil Microsoft. Nous avons également des consultants internes chez Microsoft avec une excellente expérience dans la mise en place de PMO pour les petites, moyennes et grandes entreprises.
Et maintenant?
Alors, êtes-vous prêt à démarrer votre PMO ? J’espère que vous avez réalisé après avoir lu cet article que le démarrage d’un PMO est un investissement qui en vaut la peine. Cela nécessitera beaucoup de collaboration avec les membres de votre entreprise, et avoir un « champion » exécutif est essentiel. Il faudra également investir dans des recherches plus approfondies sur la mise en place d’un PMO grâce aux nombreuses ressources disponibles. Et si vous avez besoin d’aide, vous pouvez vous tourner vers les partenaires certifiés Microsoft ainsi que les services de conseil Microsoft.
Si vous êtes dans une petite entreprise, l’étendue de tout cela peut sembler écrasante. Vous n’avez peut-être pas les ressources nécessaires pour embaucher des personnes pour chaque rôle PMO indiqué dans le tableau « Créer votre équipe », et vous n’avez pas besoin de le faire. Sachez simplement qu’il s’agit de responsabilités qui devront probablement être traitées à un moment donné, et dans une mesure qui répond à vos besoins. Notez également que l’effort nécessaire peut être mis à l’échelle en fonction de la taille et des objectifs de votre entreprise. Un PMO d’une petite entreprise peut avoir seulement besoin de rencontrer quelques gestionnaires de projet supérieurs de leur entreprise pour évaluer leurs besoins, par rapport à plusieurs services ayant des exigences variées dans une grande entreprise.
L’établissement d’un PMO peut contribuer à la réussite de votre Project Online et l’utilisation de Project Online peut contribuer à la réussite de votre PMO. Bonne chance dans votre implémentation !