7 façons de soutenir l’adoption de votre solution PPM, après l’implémentation

Les outils de gestion de projets et de portefeuille (PPM) entraînent presque toujours un changement radical dans la façon dont les projets sont gérés, suivis et signalés dans l’ensemble des organization. Toutefois, il est perdu pour les organisations qu’il faut se concentrer autant sur l’adoption continue que sur l’implémentation des outils. Dans ce livre blanc, nous allons examiner certains des domaines clés sur lesquels vous pouvez vous concentrer pour soutenir l’adoption ( après l’implémentation ) jusqu’à ce que l’utilisation des nouveaux outils PPM soit intégrée à la culture organisationnelle.

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7 façons de soutenir l’adoption de votre solution PPM, après l’implémentation

Introduction

Avez-vous déjà été impliqué dans un projet où la nouvelle idée ou l’innovation semblait être la meilleure chose à venir, obtient un fort soutien partout, est exécuté, puis quelques mois après sa mise en œuvre, plus personne ne l’utilise plus? Si vous avez répondu oui, vous conviendrez également avec moi que dans ces projets, il n’y a pas eu de pénurie d’efforts de gestion du changement, d’efforts de formation, etc. Pourquoi les gens arrêtent-ils simplement d’utiliser certains outils, qui étaient considérés comme les meilleures idées au moment de la mise en œuvre ?

Il peut y avoir de nombreuses réponses à la question ci-dessus. Il se peut que l’outil soit obsolète en raison des conditions du marché, ou peut-être que la stratégie organisationnelle a changé. Toutefois, si vous regardez attentivement, le plus souvent, la véritable raison est qu’aucun effort n’a été fait pour soutenir l’adoption qui a été obtenue lors de la mise en œuvre du projet. Il ne suffit pas de gérer les changements pendant le cycle de vie du projet; les modifications doivent également être gérées au-delà de la clôture du projet. Cela s’applique à n’importe quel projet, mais plus encore dans le contexte de l’implémentation de la solution PPM, car les outils PPM entraînent presque toujours un changement radical dans la façon dont les projets sont gérés, suivis et signalés dans l’organization.

Dans ce livre blanc, nous allons examiner certains des domaines clés sur lesquels vous pouvez vous concentrer pour soutenir l’adoption après l’implémentation, et ne pas relâcher la limitation jusqu’à ce que l’utilisation du nouvel outil PPM soit intégrée à la culture organisationnelle.

7 façons de soutenir l’adoption

Supposons que votre organization va implémenter la solution PPM (ou effectuer une mise à niveau vers une version plus récente) dans un avenir proche. Supposons également qu’il existe un support complet en matière de formation et de gestion des changements disponible pendant le cycle de vie du projet. Dans ce contexte, voici les domaines clés qui nécessitent une attention réelle une fois l’implémentation terminée.

1) Établir des objectifs de 30-60-90 jours

Avant de déployer la solution PPM, la première chose à faire consiste à déterminer les objectifs de 30-60-90 jours pour votre implémentation. Vous avez lu ça correctement. Cette opération doit être effectuée AVANT le déploiement et non APRÈS. Commencez par des éléments simples à mesurer, comme le pourcentage de feuilles de temps envoyées à l’heure ou le nombre de projets créés, etc., et mesurez-les de manière cohérente et créez des rapports à leur sujet. Ces « objectifs » vous aideront comme suit :

• Tout d’abord, les objectifs et les métriques vous indiquent l’utilisation de l’outil. Si les métriques semblent incorrectes, vous pouvez immédiatement passer à l’action et fournir la prise en charge nécessaire pour augmenter l’utilisation de l’outil.

• Les objectifs vous donneront des éléments spécifiques à utiliser, au lieu d’être génériques sur la réussite ou l’échec du projet. Ils vous aideront à montrer la valeur de la solution PPM à la gestion.

  Et enfin, cela permettra de célébrer les petites victoires. Bien que la solution PPM ait pu être mise en œuvre pour apporter des changements profonds dans l’ensemble du organization, il est important de gagner rapidement et de les célébrer, de garder l’intérêt et la positivité autour de la solution.

Et au fait, ne vous arrêtez pas à 30-60-90 objectifs de jour. Veillez également à établir des objectifs à long terme et à les surveiller.

2) Montrez-leur la valeur !

Avant l’implémentation de la solution PPM, il est presque garanti qu’une analyse des avantages a été effectuée, qui listait un suivi et une maintenance de projet plus simples, une collaboration améliorée, une meilleure visibilité et un meilleur contrôle, etc.. Cependant, le gros éléphant dans la pièce dont personne ne parle est que, tout cela est possible, si tous les utilisateurs de la solution PPM effectuent le travail nécessaire pour générer et gérer les données. La conséquence est que l’utilisateur final n’a aucune idée de la valeur qu’il apporte au organization simplement en soumettant ses feuilles de temps à temps, ou comment un Resource Manager peut aider en surveillant ses allocations de ressources.

Si vous souhaitez une véritable adoption par les utilisateurs à long terme, le premier objectif doit être de montrer à chaque utilisateur la valeur qu’il apporte à l’outil et au organization. Affichez-leur les rapports et le tableau de bord générés. Utilisation des données qu’ils envoient dans l’outil. Demandez aux cadres supérieurs d’utiliser réellement ces rapports et tableaux de bord et de communiquer avec leurs groupes, quant à la valeur qu’ils leur apportent. Tout comme une plante ne pousse que lorsque le soleil brille dessus, les utilisateurs finaux ressentent l’importance de l’outil, seulement quand ils savent que les dirigeants de l’organisation y sont concentrés.

3) Modifier vos méthodologies d’apprentissage

Pensez-y. Alors que vous conduisez dans votre voiture, à l’écoute de la radio, il y a soudain une chanson que vous aimiez vraiment en tant qu’enfant, mais que vous n’avez pas entendu depuis longtemps. Je peux parier sur cela, même si vous ne vous souvenez peut-être pas des paroles exactes de la chanson, vous pouvez à peu près fredonner le long de l’air de la chanson. Pourquoi pensez-vous, il en est ainsi? Pour deux raisons :

1. Vous avez entendu cette chanson plusieurs, plusieurs fois.

2. Alors que les paroles étaient « information », l’air avait un « sentiment » attaché à celui-ci. En tant qu’êtres humains, nous avons tendance à nous souvenir des sentiments mieux que l’information seule.

Alors, comment cela s’applique-t-il à notre discussion ici?

La formation traditionnelle pour les solutions PPM a tendance à se concentrer sur l’utilisation d’un grand nombre de données ou d’informations dans des conférences, des sessions de formation, des manuels, etc. Toutefois, il n’y a aucun sentiment ou émotion attaché à cette information, de sorte que les gens ne les conservent pas une fois ces séances terminées. En fait, vous devez supposer que les utilisateurs ne conserveront pas plus de 20 % de ce qu’ils apprennent pour la première fois. Alors, comment résoudre ce problème ? Tout comme on a géré la chanson qu’on aimait.

• Fournir plus de possibilités pour obtenir la formation. Tous les utilisateurs ne comprennent pas les choses de la même façon. Certaines personnes sont plus à l’écoute de la lecture, tandis que d’autres aiment watch vidéos. Assurez-vous donc que les gens disposent de plusieurs façons d’obtenir de l’information et de la formation.

• Autoriser les utilisateurs à attacher un sentiment à l’information. Cela peut inclure des éléments tels que le fait d’inviter les utilisateurs à participer à des sessions de déjeuner-apprentissage en petits groupes, de permettre aux utilisateurs de poser des questions dans un cadre de groupe, d’ouvrir des forums de discussion, etc. Je suis sûr que vous vous souvenez encore de ce qu’un intervenant a dit en réponse à l’une de vos questions. Il en va de même pour tous vos utilisateurs.

• Récompensez les bonnes idées, questions et participation. Le TechCenter du Projet et les Forums en sont d’excellents exemples, où toutes les réponses correctes sont récompensées par la communauté elle-même, propulsant ainsi un partage plus actif des connaissances et de l’expertise.

4) Réévaluer et reconfirmer

À un moment donné, lorsque je travaillais avec un client sur une implémentation ppm, nous avons décidé que tous les rapports de la solution PPM seraient faits à l’aide de cubes OLAP. Si vous n’êtes pas familiarisé avec les fonctionnalités des cubes OLAP, pour les besoins de cet article, sachez que les données sont actualisées uniquement selon une planification prédéfinie. Dans notre cas, nous avons convenu que ce serait quotidien. Toutefois, une fois la solution déployée, nous avons commencé à recevoir des plaintes indiquant que les rapports étaient incorrects et n’affichaient pas les données au fur et à mesure que les utilisateurs les entrent, etc. Au fur et à mesure que nous avons approfondi le problème, nous avons découvert que les dirigeants examinaient les données presque toutes les heures (en s’attendant à des données en temps réel) et que les utilisateurs mettaient à jour les données en fonction des besoins. Et comme les données OLAP étaient une actualisation nocturne, les rapports n’ont évidemment pas été mis à jour. Par conséquent, après avoir évalué les options, nous avons réécrit ces rapports pour extraire directement des données de la base de données, ce qui les rend en temps réel.

La morale de l’histoire ? Ce que l’équipe de projet a pensé, trouvé, supposé et conçu pendant la phase de conception du projet peut ne pas toujours fonctionner dans le monde réel. Donc, soyez ouvert à apporter des modifications. Si vous constatez que l’implémentation de votre solution initiale ne s’aligne pas sur ce que font réellement les utilisateurs dans leur travail quotidien, ne soyez pas rigide et forcez la conception sur les personnes. C’est une façon sûre de perdre l’intérêt de l’utilisateur.

5) Établir la gouvernance

L’établissement d’un modèle de gouvernance pour maintenir votre solution PPM, y compris les modifications, etc., est, à mon avis, crucial. Ce sujet a été abordé en détail dans le livre blanc Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation. Bien que la stratégie de gouvernance contribue à maintenir votre solution PPM elle-même, elle montre également aux utilisateurs qu’il n’est pas nécessaire d’aimer chaque aspect de l’implémentation. Il leur montre que demander une modification est ok. Cela lui-même apportera une ouverture à la table, ce qui aide les utilisateurs à devenir les pilotes. Parler activement de ce qui peut être amélioré au sujet de la solution est beaucoup mieux pour l’adoption que de simplement supposer que tout le monde est aligné sur ce qui a été implémenté.

6) Fournir un soutien fanatique

Ces jours-ci, il semble que vous pouvez obtenir un outil gratuit pour tout type de travail que vous voulez faire sur votre PC. Ne vous méprenez pas, j’adore les trucs gratuits. Cependant, la seule chose que je n’aime pas à propos des outils gratuits est le manque de soutien. Si je rencontre des problèmes, je suis seul pour rechercher et rechercher une solution, essayer plusieurs solutions, et espérer que l’une d’elles fonctionne. Ne placez pas les utilisateurs de votre solution PPM dans cette situation.

À mon avis, nous devrions tous être fanatiques de la prise en charge de nos utilisateurs, quelle que soit l’application ou le processus que nous prenons en charge. Répondez toujours aussi rapidement que possible, même si ce n’est pas toujours avec une solution. Une fois que l’utilisateur sait que quelqu’un est attentif à son problème, dans la plupart des cas, cela suffit à le mettre à l’aise. Et assurez-vous de suivre une solution, ou au moins de les diriger vers la bonne direction. Toujours, n’oubliez pas que l’outil PPM que vous prenez en charge est l’un des nombreux outils que l’utilisateur utilise chaque jour pour accomplir son travail, et que plus rapidement vous pouvez leur faciliter la vie en résolvant leur problème, plus les utilisateurs sont heureux.

Fais-moi confiance; sans soutien solide après la mise en œuvre, je peux vous garantir que la mise en œuvre du PPM tombera très rapidement. En outre, soyez intelligent sur le processus de prise en charge et de résolution. Lorsque vous fournissez des solutions aux utilisateurs, créez un base de connaissances, afin que, pour les problèmes futurs, vous puissiez simplement rediriger les utilisateurs vers une solution d’aide autonome.

7) Le comportement qui est récompensé sera répété!

Si vous avez des enfants, vous le comprendrez tout de suite: Vous récompensez un enfant avec un visage heureux quand ils font quelque chose, et ils continueront à le faire, jusqu’à ce que cela commence à vous mettre sur les nerfs. Tout comportement que vous récompensez sera répété jusqu’à ce que vous fassiez quelque chose pour le changer. Pour chaque utilisateur réticent que vous essayez d’inciter, il y a au moins 3 autres utilisateurs précoces qui essaient d’apprendre, de comprendre et d’utiliser l’outil.

N’oubliez pas ces supporters méconnus. Ce sont eux qui adoptent réellement le changement, utilisent l’outil et, finalement, dirigent les autres en les aidant. Fournissez-leur autant de soutien que vous le pouvez. Reconnaître et récompenser les choses qu’ils font afin qu’ils continuent à les faire, et d’autres peuvent en apprendre. En faire des super utilisateurs et leur permettre de rédiger des articles d’aide. L’essentiel est d’encourager les comportements souhaitables afin qu’ils finissent par remplacer les comportements indésirables.

Conclusion

Les techniques répertoriées ci-dessus ne sont pas les seules qui peuvent aider à l’adoption par l’utilisateur final, et la liste peut certainement être ajoutée. Le point clé qui doit être compris est qu’il ne suffit pas de se concentrer sur l’adoption des utilisateurs et la gestion des changements pendant l’implémentation, ou quelques mois après l’implémentation. Il s’agit d’un processus standard et continu qui ne se termine jamais et qui nécessite une attention et une attention constantes.

À propos de l’auteur

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) est consultante et formatrice senior en gestion de projets d’entreprise (EPM) spécialisée dans les plateformes Microsoft Project, Microsoft Project Server et Microsoft SharePoint. Son main objectif est de créer et d’activer des solutions d’entreprise pour aider les organisations à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Il possède également une vaste expérience dans la direction de projets de bout en bout dans un large éventail de domaines et de secteurs verticaux, notamment l’informatique, l’ERP (SAP), la fabrication, le développement d’applications, l’automobile et les services créatifs. Il est présentateur régulier lors de divers événements Project Server, EPM et SharePoint dans le pays/régions, et il contributeur régulièrement à sharePoint et à la communauté EPM.

Prasanna est un blogueur régulier (https://www.prasannaadavi.com) et exécute également un podcast bi-hebdomadaire (https://www.msprojectpodcast.com), principalement axé sur les solutions Microsoft Project et Project Server. Prasanna est consultante senior chez EPMA (https://www.epmainc.com).