Guide de l’administrateur sur les Groupes Microsoft 365 dans Outlook

Les groupes Microsoft 365 dans Outlook offrent une solution puissante pour la communication et la collaboration avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur d’une entreprise. Créez un groupe pour partager une boîte de réception, un calendrier, OneDrive, un site SharePoint, un bloc-notes OneNote, etc. Vous pouvez également inviter des invités externes à votre entreprise afin qu’ils puissent collaborer en utilisant les mêmes ressources.

Lorsque vous créez un groupe Microsoft 365, Outlook crée automatiquement une boîte aux lettres Outlook, un calendrier partagé et une bibliothèque de documents pour collaborer sur des fichiers. Vous pouvez également créer une équipe Microsoft et intégrer des tâches au planificateur dans Teams. Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés.

Les groupes Microsoft 365 fournissent aux membres :

  • Boîte de réception partagée : c’est là que se déroulent les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution. Cette boîte de réception partagée est entièrement consultable, ce qui crée une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux venus dans le groupe peuvent effectuer des recherches ou remonter dans l’historique pour se familiariser rapidement avec ce qui a été publié dans le groupe précédemment. Pour plus d’informations, voir Envoyer un e-mail à un groupe dans Outlook.
  • Bibliothèque de fichiers partagés : permet à vos utilisateurs de stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils doivent travailler. Pour plus d’informations, voir Partager des fichiers avec un groupe dans Outlook.
  • Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier les événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité aux événements publiés dans le calendrier afin que ces événements puissent également apparaître sur leurs calendriers personnels s’ils le souhaitent. Pour plus d’informations, voir Utiliser un calendrier de groupe dans Outlook pour planifier et modifier des événements.
  • Bloc-notes OneNote partagé : le groupe dispose automatiquement d’un bloc-notes OneNote partagé dans lequel les membres du groupe peuvent collecter des informations et collaborer dessus. De nombreux groupes utilisent le bloc-notes pour créer un wiki vivant avec des questions fréquemment posées et d’autres ressources.
  • Accès invité : vous pouviez ajouter des contacts externes aux groupes de distribution auparavant, mais ils ne pouvaient recevoir que des messages électroniques. Avec les groupes, vous pouvez offrir aux invités un accès à la messagerie, aux conversations, aux fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Pour plus d’informations, consultez Utiliser Groupes dans Outlook en tant qu’invité.
  • Le contenu est détectable : les groupes dans Outlook sont publics par défaut, ce qui signifie qu’ils sont faciles à découvrir et à rejoindre pour les autres membres de votre organisation, ainsi qu’à examiner le contenu du groupe et les documents partagés. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe en privé, ce qui masque le contenu aux non-membres et nécessite que le propriétaire du groupe approuve toute demande de participation.
  • Création en libre-service : le service informatique n’a pas à s’enliser dans les demandes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organisation qui peuvent créer des groupes, consultez Gérer les personnes autorisées à créer des groupes Microsoft 365.

Administration de vos groupes

Microsoft 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour gérer et administrer plus facilement vos groupes.

Conseil

Signet Groupes de Groupes Microsoft 365 : tâches courantes pour un accès facile aux informations de l’administrateur sur la création de groupe, la délégation, la gestion du courrier électronique, le flux de courrier, la restauration et les scripts utiles.

Gestion de l’annuaire

Garder votre annuaire sous contrôle est une préoccupation de tous les administrateurs. Voici quelques-uns des outils proposés par Microsoft 365 pour vous aider à simplifier cela :

  • Stratégies de noms : les stratégies de noms vous permettent de définir quels noms sont acceptables et ne sont pas acceptables pour vos groupes. Cela empêche les utilisateurs de donner des noms vulgaires ou interdits à des groupes. En outre, vous pouvez appliquer des préfixes ou des suffixes standard aux noms de groupe.
  • Appartenance dynamique : l’appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance aux groupes par règle, ce qui ajoute (ou retire) des membres du groupe en fonction des métadonnées (telles que le service ou le rôle) dans votre Active Directory. Pour plus d’informations sur la création d’une adhésion dynamique, voir Utilisation d’attributs pour créer des règles avancées .
  • Appartenance masquée - Si vous avez une raison de vouloir que l’appartenance à votre groupe soit confidentielle, par exemple si les membres sont des étudiants, vous pouvez cacher l’appartenance aux parties extérieures.
  • Autorisations de création : il est possible que certaines personnes de votre organisation ne souhaitent pas voir créer de groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les autorisations de création dans votre répertoire. Voir Gérer la création de groupes Microsoft 365.
  • Journaux d’audit : vous pouvez en toute confiance autoriser les utilisateurs à créer des groupes et à gérer l’appartenance aux groupes, car les journaux d’audit des Groupes Microsoft 365 vous permettent de savoir qui a créé ou supprimé un groupe, ainsi que qui a apporté des modifications à son appartenance. Pour plus d’informations, consultez Rechercher dans le journal d’audit dans le Centre de conformité & sécurité Microsoft 365.

Gestion de la remise

La gestion de la remise fournit certaines méthodes pour gérer la manière dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. En outre, il existe des outils pour surveiller le flux de ces messages. Pour plus d’informations, voir Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

  • Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de : ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiés d’envoyer des e-mails comme s’ils provenaient ou étaient au nom du groupe.
  • Restrictions d’expéditeur : ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les e-mails provenant de parties extérieures, mais vous pouvez limiter cela à des parties extérieures spécifiques.
  • Support utilisateur externe : en invitant des invités dans votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par e-mail du groupe. Voir Ajout d’invités à des groupes dans Outlook pour savoir comment ajouter des invités.
  • Règles de transport : les règles de transport fonctionnent pour les groupes, tout comme pour votre serveur Exchange. Les règles peuvent rechercher les messages qui remplissent des conditions spécifiques et peuvent ensuite prendre des mesures sur ces messages.
  • Infos-courrier : les Infos-courrier sont des messages informatifs affichés aux utilisateurs pendant qu’ils rédigent un message. Ils peuvent contribuer à réduire les notifications d’échec de remise en avertissant un utilisateur si son message est susceptible d’être transmis à des parties extérieures ou de dépasser les quotas de messages.
  • Adresses proxy multiples : un groupe peut avoir des alias, tout comme la boîte aux lettres d’un utilisateur. Des adresses proxy supplémentaires peuvent être utiles pour accepter les messages envoyés à ces autres alias ou pour faciliter la communication d’un groupe dont le nom est long ou difficile à orthographier. Pour plus d’informations, voir Choisir le domaine à utiliser lors de la création de groupes Microsoft 365.
  • Taille maximale d’envoi/réception : ces quotas peuvent aider à réduire les problèmes de réception (ou d’envoi) de messages extrêmement volumineux par le groupe afin de mieux gérer les besoins en matière de stockage et de bande passante.

Stratégies de contenu

Microsoft 365 vous offre également des outils pour gérer le type de contenu partagé dans votre groupe. Pour plus d’informations, voir Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

  • Recommandations d’utilisation : vous serez en mesure de définir des recommandations d’utilisation pour les Groupes Microsoft 365, afin d’informer vos utilisateurs sur les meilleures pratiques qui contribuent à l’efficacité de leurs groupes et de les éduquer sur les stratégies de contenu interne.
  • Classification des données : vous serez en mesure de créer un système de classification des données personnalisable pour les Groupes Microsoft 365 qui permet la séparation des groupes par type de stratégie (par exemple, « non classifié », « confidentiel d’entreprise » ou « top secret »). Vos groupes peuvent ainsi afficher les stratégies d’un autre contenu dans votre organization. La stratégie extensible permet à votre organisation de configurer un point de terminaison qui est appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies de création ou de modification de groupe.

Conditions requises pour le compte

Tout abonnement Microsoft 365 avec Exchange Online et SharePoint Online prend en charge les groupes. Cela inclut les offres Business Essentials et Business Premium, ainsi que les offres Entreprise E1, E3 et E5.

Si vous avez une offre Exchange uniquement, vous avez accès aux fonctionnalités de boîte de réception partagée et de calendrier partagé dans Outlook. En revanche, vous n’avez pas accès à la bibliothèque de documents, au Planificateur ou aux autres fonctionnalités. Si vous souhaitez utiliser des fonctionnalités de conformité ou de sécurité avancées pour la boîte aux lettres partagée créée avec un groupe, vous devez affecter une licence Exchange Online (plan 1) avec Archivage Exchange Online ou Exchange Online (plan 2) à la boîte aux lettres.

Gestion de la modification apportée aux Groupes Microsoft 365

Les utilisateurs sont parfois mal à l’aise avec le changement, il est donc important de communiquer avec les membres existants de vos listes de distribution pour leur faire savoir à quoi s’attendre. Voici quelques-unes des informations que vous devez inclure dans ce message, ainsi que quelques réponses qui pourraient vous être utiles :

Que sont les groupes dans Outlook ?

Les groupes Microsoft 365 dans Outlook constituent une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes qui souhaitent disposer d’un emplacement pour partager des discussions, des fichiers, des calendriers et des notes d’une manière unifiée et facile à trouver. La meilleure fonctionnalité est probablement que la boîte de réception du groupe conserve un historique des discussions, ce qui facilite la recherche dans les discussions précédentes.

Pour en savoir plus, consultez l’expérience Groupes dans Outlook.

Pourquoi ce changement ?

Les People ont souvent demandé la possibilité de rechercher dans les messages publiés sur notre liste de distribution afin de trouver des informations qui ont été discutées dans le passé. La mise à niveau de la liste de distribution vers un groupe signifie que les gens n’ont pas à poser ou à répondre aux mêmes questions encore et encore.

Le nouveau groupe inclura également un calendrier pour nos événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un bloc-notes OneNote où nous pouvons collaborer et rassembler des informations pour référence future.

Dois-je faire quelque chose pour rejoindre ce groupe si j’étais déjà membre de la liste de distribution ?

Non, si vous étiez déjà membre de la liste de distribution, vous serez automatiquement membre du nouveau groupe.

Comment faire accéder au nouveau groupe dans Outlook ? Qu’en est-il d’Outlook sur le web ?

Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook, accédez simplement à la catégorie Groupes en bas du volet de navigation à gauche. Si vous utilisez souvent ce groupe, envisagez de l’épingler comme favori en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en choisissant Afficher comme favori.

En outre, des clients mobiles gratuits pour les Groupes Microsoft 365 sont disponibles sur toutes les plateformes mobiles (iOS, Android, etc.) afin que vous puissiez facilement accéder au groupe en déplacement.

Puis-je toujours envoyer un e-mail ?

Oui, bien sûr. Le même alias de messagerie que vous avez utilisé pour la liste de distribution fonctionnera toujours parfaitement pour le groupe dans Outlook.

Autres options

N’oubliez pas de leur dire quand ce changement se produit et à qui ils doivent s’adresser s’ils ont d’autres questions.

Migration de vos listes de distribution (listes de contacts)

Microsoft ne fournit pas d’outil permettant de convertir une boîte aux lettres partagée en groupe Microsoft 365, ou vice versa. Toutefois, vous pouvez mettre à niveau les listes de distribution vers des groupes Microsoft 365. Il s’agit d’un excellent moyen de doter les listes de distribution de votre organisation de toutes les caractéristiques et fonctionnalités des groupes Microsoft 365. Pour plus d’informations, voir Groupes Microsoft 365 - Tâches courantes.

Quelles listes de distribution ne peuvent pas être mises à niveau vers des groupes Microsoft 365 ?

Vous ne pouvez mettre à niveau que des listes de distribution simples et non imbriquées gérées dans le cloud vers des groupes Microsoft 365. Voir Impossible de mettre à niveau des listes de distribution vers des groupes Microsoft 365.

Après avoir migré votre liste de contacts

Une fois que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution vers un groupe Microsoft 365, vous pouvez effectuer quelques tâches de suivi afin de vous assurer que tout se passe bien.

  • Faites un suivi auprès de vos utilisateurs : contactez-les immédiatement après la fin de la mise à niveau, puis à nouveau quelques jours plus tard. En montrant que vous êtes à l’écoute et que vous répondez à toutes les questions qu’ils pourraient avoir, vous contribuerez grandement à les rendre heureux et à l’aise avec le changement.
  • Surveiller les rapports d’engagement : le portail d’administration Microsoft 365 contient de bons rapports qui peuvent vous montrer le nombre d’utilisateurs qui utilisent le groupe, à quelle fréquence et quelles fonctionnalités ils utilisent. Ces rapports peuvent vous aider à concevoir votre suivi et votre formation des utilisateurs, ainsi qu’à mettre en évidence les domaines dans lesquels vos utilisateurs tirent le meilleur parti du nouveau groupe. Pour plus d’informations, consultez l’article Rapports d’activité dans le Centre d’administration Microsoft 365.
  • Partagez votre expérience : informez les autres équipes de votre entreprise que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution et des étapes que vous avez suivies pour qu’il réussisse ! Le partage de ces informations peut aider les autres équipes à suivre votre exemple et à réussir leur propre mise à niveau.

Apprendre de la communauté technique des Groupes Microsoft 365

Vous avez des questions sur les Groupes Microsoft 365 ? Visitez la communauté technique des Groupes Microsoft 365.

Créer des groupes à partir de différentes applications

Conseil

Par défaut, tous les utilisateurs peuvent créer des groupes Microsoft 365. En savoir plus sur Gérer qui peut créer des groupes Microsoft 365.

Vous pouvez créer des groupes Microsoft 365 à partir d’un large éventail d’outils, notamment Outlook, Outlook sur le web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams et bien plus encore. L’outil à partir duquel vous choisissez de commencer dépend du type de groupe avec lequel vous travaillez. Par exemple, chez Microsoft, nous avons pour habitude de commencer à partir d’Outlook lorsque nous créons un groupe organisé autour de la messagerie et du calendrier. Si le groupe est destiné à la communication à l’échelle de l’entreprise, nous avons tendance à commencer par Viva Engage. Pour la collaboration basée sur la conversation, nous démarrons notre groupe à partir de Microsoft Teams.

Les groupes publics et privés ne sont ni visibles ni accessibles aux personnes extérieures à votre organisation, à moins que ces personnes n’aient été spécifiquement invitées. Voir Ajout d’invités à des groupes dans Outlook pour plus d’informations.

Meilleures pratiques pour les Groupes Microsoft 365

Gérer les propriétaires, les membres et les invités

Les propriétaires du groupe sont les modérateurs du groupe. Ils peuvent ajouter ou supprimer des membres et disposent d’autorisations uniques, comme la possibilité de supprimer des conversations de la boîte de réception partagée ou de modifier différents paramètres relatifs au groupe. Les propriétaires de groupe peuvent renommer le groupe, mettre à jour la description ou l’image, etc. Si vous avez l’habitude d’utiliser les rôles SharePoint, un propriétaire de groupe est un administrateur de collection de sites.

Conseil

Nous vous conseillons, si vous le pouvez, d’avoir au moins deux propriétaires pour un groupe. Ainsi, si l’un des utilisateurs n’est pas disponible, l’autre utilisateur peut apporter des modifications au groupe.

Les membres du groupe sont les utilisateurs réguliers de votre organisation qui utilisent le groupe pour collaborer. Ils peuvent accéder à tous les éléments du groupe, mais ne peuvent pas modifier les paramètres du groupe. Dans l’environnement SharePoint, ils sont membres du site. Pour plus d’informations sur l’ajout ou la suppression de membres d’un groupe, voir Ajouter, modifier et supprimer des membres de groupes dans Outlook.

Les invités sont comme des membres du groupe, mais ils sont extérieurs à votre organisation. Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités à rejoindre votre groupe, et vous pouvez contrôler ce paramètre. Pour plus d’informations, consultez Ajout d’invités à des groupes dans Outlook.

Utiliser Microsoft Teams pour un espace de travail permanent basé sur la conversation

Microsoft Teams est un excellent moyen de rester en contact avec votre groupe. Microsoft Teams fait le lien entre les membres de votre équipe en offrant un espace de travail permanent basé sur la conversation où avoir des conversations informelles et en temps réel sur des sujets définis ou au sein de sous-groupes spécifiques au sein du groupe. Bien que l’intégration de Teams ne se fasse pas automatiquement, vous pouvez facilement créer un groupe Teams basé sur votre groupe Microsoft 365.

Une fois qu’un groupe remplit son objectif initial, vous pouvez supprimer le groupe pour libérer des ressources système et supprimer le groupe des listes et des affichages. Pour plus d’informations, voir Modifier ou supprimer un groupe dans Outlook . Si vous ne voulez pas devoir vous rappeler de supprimer les groupes obsolètes, votre administrateur peut définir des stratégies d’expiration qui provoqueront l’expiration et la suppression des anciens groupes immédiatement après une période spécifiée. Voir aussi : Stratégie d’expiration des groupes Microsoft 365.

Approvisionnement, attribution de noms et protection des informations

Il existe trois modèles principaux d’approvisionnement de Groupes Microsoft 365 : Ouvert, Dirigé par le service informatique ou Contrôlé. Chacun possède ses propres avantages.

Modèle Avantages
Ouvert (par défaut) Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes selon les besoins, sans devoir attendre ou se soucier de l’IT
Déterminé par l’IT Les utilisateurs demandent un groupe auprès de l’IT. L’IT peut vous aider à sélectionner les meilleurs outils de collaboration répondant à leurs besoins
Contrôlé Création d’un groupe limité à des membres, équipes ou services spécifiques (Voir : Contrôler qui peut créer des groupes Microsoft 365)

Si vous voulez contrôler la façon dont vos Groupes Microsoft 365 sont nommés, vous pouvez utiliser une stratégie de nommage pour forcer les noms de groupe à adhérer à certaines normes, y compris des préfixes ou des suffixes, ainsi que pour bloquer les noms répréhensibles. Voir Stratégie d’attribution de noms de Groupes Microsoft 365 pour plus d’informations.

Chaque groupe a au moins un propriétaire qui peut ajouter ou supprimer des membres, et effectuer des tâches de gestion de base du groupe et de son contenu. Si le ou les propriétaires d’un groupe quittent l’organisation pour une raison quelconque, l’administrateur peut attribuer un nouveau propriétaire au groupe.

En outre, si vous disposez des autorisations d’administrateur d’Exchange Online, vous pouvez administrer vos groupes à partir du Centre d’administration Microsoft 365 (voir Gérer les appartenances aux groupes dans le Centre d’administration Microsoft 365) ou à partir de PowerShell (voir Gérer Groupes Microsoft 365 avec PowerShell).

Il peut arriver que vous souhaitiez supprimer un groupe depuis votre client. Pour plus d’informations sur la suppression d’un groupe, voir : Supprimer un groupe dans Outlook. Si un groupe est supprimé accidentellement, les administrateurs peuvent restaurer ce groupe supprimé depuis 30 jours au maximum. Pour plus dʼinformations, voir Restaurer un groupe Microsoft 365 supprimé.

Si vous préférez disposer d’une méthode plus automatisée pour gérer le cycle de vie de vos groupes Microsoft 365, vous pouvez utiliser des stratégies d’expiration pour faire expirer les groupes selon un intervalle de temps spécifique. Les propriétaires du groupe recevront un e-mail 30, 15 et 1 jour avant l’expiration du groupe qui leur permet de facilement renouveler le groupe si celui-ci est toujours nécessaire. Voir : Stratégie d’expiration des groupes Microsoft 365.

Limites de groupe Microsoft 365

Découvrez les limites de groupe dans Vue d’ensemble des Groupes Microsoft 365 pour les administrateurs.

Si vous envisagez d’utiliser la fonctionnalité « Écriture différée du groupe » depuis l’outil Azure Active Directory Connect, la longueur maximale est de 448 caractères par rapport à l’attribut « Description ».

Pour plus d’informations sur le stockage SharePoint Online, voir Limites de SharePoint Online.

La gestion de vos Groupes Microsoft 365 est plus efficace lorsque vous disposez d’informations exploitables sur l’utilisation des groupes. Le Centre d’administration Microsoft 365 inclut un outil de création de rapports qui peut vous permettre de consulter des informations telles que l’utilisation du stockage, le nombre de groupes actifs dont vous disposez et même l’utilisation des groupes par vos utilisateurs. Pour plus d’informations, consultez Rapports Microsoft 365 dans le Centre d’administration.

Les Groupes Microsoft 365 vous offrent plusieurs outils pour la conformité, la protection des informations et eDiscovery.

Voir aussi