En tant que responsable de projet, l’un des aspects les plus importants de votre rôle consiste à surveiller les affectations pour chacune de vos ressources afin de pouvoir équilibrer efficacement leurs charges de travail. Certaines ressources peuvent être surutilisées et d’autres peuvent être sous-allouées. Vous pouvez vérifier l’efficacité de l’utilisation de vos ressources dans votre projet et déterminer si vous devez effectuer des ajustements, en affichant leurs charges de travail et leur disponibilité dans Microsoft Project.
Que voulez-vous faire ?
Passer en revue les charges de travail des ressources à l’aide de la vue Utilisation des ressources
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Sous l’onglet Tâche ou Ressource , cliquez sur Utilisation des ressources dans le menu déroulant Affichage .
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Passez en revue les noms des ressources et les tâches qui leur sont affectées dans la partie table de la vue Utilisation des ressources.
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Passez en revue la partie échelle de temps de la vue pour voir comment le travail est alloué sur la période sélectionnée.
Dans de nombreux affichages de ressources, y compris l’affichage Utilisation des ressources, les ressources surutilisées sont affichées en rouge. Une surlocalisation se produit chaque fois que les capacité maximum d’une ressource ont été dépassées pendant une période quelconque. Dans les feuilles de ressources, le champ indicateur des ressources surutilisées inclut également l’indicateur de nivellement des ressources, qui indique que la ressource doit être mise à niveau. Vérifiez l’indicateur et passez en revue les affectations de tâches pour évaluer si la surlocalisation est acceptable.
Par exemple, supposons que deux tâches ont une durée de quatre heures et qu’elles commencent et se terminent aux mêmes heures. Si vous attribuez les deux tâches à Bob, il est techniquement surutilisé, car pendant cette période de quatre heures des deux tâches, Bob travaille à 200 pour cent. Toutefois, si le nivellement est défini sur une base quotidienne, Bob n’a pas besoin d’être nivelé, car pendant toute la journée, il ne dépasse pas sa capacité totale de travail de huit heures.
Remarque : En plus des affectations de ressources pour les tâches du projet actuellement ouvert, l’affichage Utilisation des ressources affiche également des affectations de ressources récapitulatives. Les affectations de ressources récapitulatives indiquent la quantité totale de travail à laquelle une ressource est affectée dans tous les autres projets. Les affectations de ressources récapitulatives s’affichent uniquement si vous êtes connecté à Microsoft Project Server et si vous avez un projet d’entreprise ouvert. Si vous ne souhaitez pas que les lignes d’affectation récapitulative affectent les totaux affichés dans l’affichage Utilisation des ressources, vous pouvez sélectionner les lignes d’affectation de résumé, puis appuyer sur SUPPR.
Vous pouvez également afficher et modifier l’affichage Utilisation des ressources pour afficher toutes les affectations de ressources et leurs pourcentages d’allocation de travail dans une feuille de temps. Cette vue montre toutes les affectations par ressource, et montre comment ces ressources sont allouées aux tâches affectées au fil du temps.
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Sous l’onglet Tâche ou Ressource , cliquez sur Utilisation des ressources dans le menu déroulant Affichage .
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Sous l’onglet Format , cliquez sur Ajouter des détails.
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Dans la liste Champs disponibles , cliquez sur Allocation en pourcentage, puis sur Afficher.
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Passez en revue la partie échelle de temps de la vue. Dans l’alloc % . Ligne que vous venez d’ajouter, vous pouvez voir le pourcentage du total des horaires de travail disponibles de la ressource qui est alloué aux affectations au cours de la période sélectionnée. En outre, la partie échelle de temps de la vue affiche à la fois le travail surutilisé de la ressource et son pourcentage d’allocation en rouge, ce qui vous permet d’identifier exactement quand la ressource est surutilisée.
Conseil : Vous pouvez effectuer un zoom avant sur la période indiquée dans l’échelle de temps (par exemple, vous pouvez modifier l’affichage de jours en heures) en cliquant sur Zoom avant (+) situé dans le coin inférieur droit de la fenêtre. De même, vous pouvez effectuer un zoom arrière à partir de la période (par exemple, vous pouvez modifier l’affichage de jours en semaines) en cliquant sur Zoom arrière (-).
Passer en revue la disponibilité des ressources d’entreprise à l’aide de Project Online
Pour rechercher des ressources surutilisées ou sous-allouées au sein d’un projet ou dans plusieurs projets, vous pouvez accéder à Project Online et afficher un graphique et un tableau de disponibilité des ressources.
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Dans le centre de projets Project Online, cliquez sur Ressources dans le menu de gauche.
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Sélectionnez la ou les ressources dont vous souhaitez afficher les informations de disponibilité en sélectionnant la zone case activée en regard de leur nom, puis dans l’onglet Ressources, cliquez sur Planification de la capacité dans la section Naviguer.
Pour sélectionner des ressources adjacentes dans la liste, maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur la première puis la dernière ressource. Pour sélectionner des ressources non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chaque ressource.
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Dans la section Affichages de l’onglet Disponibilité , sélectionnez un affichage des ressources.
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Pour afficher le travail d’affectation regroupé d’abord par ressources, puis par les projets dans lesquels la ressource apparaît, sélectionnez Travailler par ressource.
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Pour afficher le travail d’affectation regroupé par les projets dans lesquels la ressource apparaît, sélectionnez Utilisation des ressources par projet.
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Pour afficher la durée pendant laquelle la ressource peut travailler pendant une période spécifiée, sélectionnez Disponibilité restante.
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Pour afficher la quantité de travail à laquelle la ressource est affectée, sélectionnez Utilisation des ressources.
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Si vous avez sélectionné plusieurs ressources dans la page précédente, vous pouvez cliquer dans la légende du graphique pour sélectionner les ressources que vous souhaitez afficher dans le graphique.
Le tableau Détails sous le graphique montre une échelle de temps qui indique la quantité de travail à laquelle la ressource est affectée pendant la période spécifiée.
Conseil : Pour afficher une autre plage de dates dans le graphique, cliquez sur Définir des plages de dates sous l’onglet Disponibilité , puis sélectionnez de nouvelles dates dans les zones Définir la plage de dates.
Utiliser un graphique pour afficher des charges de travail individuelles
La vue Resource Graph affiche une barre graphique vue de la charge de travail et de la disponibilité d’une ressource individuelle. Cette vue vous permet de découvrir rapidement si la ressource sélectionnée est surutilisée ou sous-allouée pendant une période spécifique. Vous pouvez également voir le pourcentage de unités allouées pour les affectations, ainsi que la disponibilité capacité maximum de la ressource.
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Sous l’onglet Ressource, sélectionnez l’affichage Resource Graph dans la section Affichage.
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Passez en revue le nom de la première ressource dans la vue Resource Graph en faisant défiler vers la gauche ou la droite dans la fenêtre de gauche.
Si le nom de la ressource est indiqué en rouge, la ressource est surutilisée. Les ressources répertoriées en noir sont allouées exactement ou sous leur pleine capacité.
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Passez en revue le graphique à barres pour voir le niveau de surallocation ou de sous-allocation.
Les barres bleues (par défaut) indiquent la quantité de travail allouée qui est à ou en dessous de l’unité maximale de la ressource et horaires de travail disponibilité pour cette période. Les barres rouges (par défaut) indiquent que la ressource est surutilisée, car la ressource a dépassé sa disponibilité maximale en unités et en temps de travail pour une période donnée.
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Passez en revue les pourcentages d’allocation les plus élevés qui se produisent dans la période indiquée, c’est-à-dire les unités de pointe pour la ressource au cours de la période.
Les unités de pointe sont répertoriées en bas du graphique.
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Pour afficher le graphique à barres de la ressource suivante, appuyez sur PAGE BAS ou utilisez la barre de défilement ou les touches de direction.
Afficher la liste des ressources qui sont surutilisées
Vous pouvez voir la liste des ressources qui sont surutilisées uniquement en affichant l’affichage Feuille des ressources ou l’affichage Utilisation des ressources, puis en filtrant les ressources surutilisées.
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Dans la section Affichage , cliquez sur Feuille de ressources ou Utilisation des ressources dans la liste déroulante.
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Sous l’onglet Affichage , cliquez sur le menu déroulant Filtre dans la section Données , puis cliquez sur Ressources surutilisées.
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Pour afficher à nouveau la liste complète des ressources, cliquez sur le menu déroulant Filtre , puis cliquez sur Aucun filtre.
Remarque : Même sans filtrer les ressources surutilisées, vous pouvez facilement voir quelles ressources sont surutilisées, car leurs noms sont affichés en rouge dans n’importe quel affichage des ressources. En outre, dans les affichages Feuille des ressources et Utilisation des ressources, le champ d’indicateur suggère que les ressources surutilisées soient nivelé.
Les affichages de tâches peuvent également être utilisés pour afficher les surallocations, bien qu’ils n’affichent pas les surallocations en rouge comme le font les vues de ressources. Si vous travaillez dans une vue de tâches, vous pouvez parcourir chaque tâche qui a des surallocations de ressources, bien qu’une vue de tâche ne vous indique pas quelles ressources (ou combien) sont surutilisées.
Dans n’importe quel affichage de tâche, tel que diagramme de Gantt ou diagramme de réseau, sous l’onglet Ressource , cliquez sur Surallocation suivante dans la section Niveau .
Grouper les ressources qui sont surutilisées
Dans la vue Feuille des ressources ou Utilisation des ressources, vous pouvez groupe ressources qui sont surutilisées. Vous pouvez également regrouper les ressources en fonction de leurs unités de pointe, qui indiquent leur pourcentage maximal d’allocations sur les affectations pendant le projet. L’examen des ressources surutilisées en fonction de l’étendue de leurs surallocations peut vous aider à vous concentrer d’abord sur les ressources les plus largement surutilisées.
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Dans la section Affichage , cliquez sur Feuille de ressources ou Utilisation des ressources.
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Sous l’onglet Affichage , cliquez sur le menu déroulant Regrouper par , puis sur Nouveau grouper par.
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Dans la zone Nom du champ , sélectionnez Surutilisé.
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Dans la zone Ordre , sélectionnez Croissant ou Décroissant.
Si vous cliquez sur Croissant, le groupe de ressources qui ne sont pas surutilisées apparaît en premier et le groupe de ressources surutilisées apparaît en second.
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Pour créer un regroupement imbriqué de unités de pointe, cliquez sur la zone Puis par , puis sur Pic.
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Indiquez un nom pour le regroupement, puis cliquez sur Appliquer.
La vue est regroupée en fonction de vos spécifications. Toute ressource dont l’affectation dépasse 100 % des unités de pointe à tout moment au cours du projet est regroupée sous Surutilisée : Oui. Si vous spécifiez un regroupement imbriqué d’unités de pointe, vous pouvez avoir des regroupements supplémentaires sous des titres tels que Pic : 200 %, Pic : 300 %, etc.
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Pour afficher les ressources répertoriées dans leur ordre d’origine dans la zone Regrouper par, cliquez sur [Aucun groupe].
Rechercher les ressources qui disposent de temps disponible
Si vous avez des ressources qui sont surutilisées, vous souhaiterez peut-être identifier les ressources du projet qui disposent du temps disponible, afin de pouvoir répartir la charge de travail plus uniformément. Cette capacité est également utile s’il existe d’autres tâches non affectées et que vous souhaitez savoir qui est disponible pour effectuer d’autres tâches.
La disponibilité des ressources est calculée à l’aide de la formule suivante :
Disponibilité des ressources = Capacité de la ressource - (Affectation de ressources récapitulative + Exceptions de calendrier)
L’affectation de ressource récapitulative est la somme de tout le travail effectué par la ressource, et les exceptions de calendrier sont des exceptions sur le calendrier de base de la ressource.
Pour rechercher des ressources qui peuvent travailler des heures supplémentaires sur un travail, vous pouvez afficher et modifier l’affichage Utilisation des ressources pour voir la durée (heures, jours ou semaines) qu’une ressource dispose pour des affectations supplémentaires. Vous pouvez également utiliser cette vue pour redistribuer le travail des ressources surutilisées aux ressources sous-allouées.
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Dans la section Affichage , cliquez sur Utilisation des ressources.
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Sous l’onglet Format, dans la section Détails, case activée la zone Disponibilité restante.
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Dans la version rem. Avail. (disponibilité restante), passez en revue la quantité de travail qui représente la disponibilité restante, ou sous-allocation, pour chaque période.
Vous pouvez également afficher et modifier l’affichage Resource Graph pour afficher un graphique à barres de la charge de travail d’une ressource individuelle, ce qui peut vous aider à découvrir qui peut travailler des heures supplémentaires sur une tâche. Vous pouvez consulter les informations relatives à une ressource sous-allouée à la fois dans la vue Resource Graph. Vous pouvez voir la quantité de travail disponible par période.
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Dans la section Affichage, cliquez sur Resource Graph.
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Sous l’onglet Format , cliquez sur le menu déroulant Graphique , puis sélectionnez Disponibilité du travail.
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Pour la ressource sélectionnée, passez en revue la quantité de travail disponible affichée dans le graphique à barres. Faites défiler les échelle de temps pour voir les sous-allocations sur différentes périodes de temps.
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Passez en revue le temps disponible pour la ressource sélectionnée en bas du graphique.
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Pour passer à la ressource suivante disposant du temps disponible, appuyez sur PAGE BAS ou utilisez la barre de défilement ou les touches de direction dans le volet gauche.
