Les sept péchés capitaux de la planification de projet

Cet article fait partie de notre collection « From the Trenches ».

Cet article décrit les erreurs courantes qui sont commises dans les planifications de projet et fournit des conseils pratiques. Il fournit des conseils pratiques et des recommandations pertinents pour n’importe quelle version de Microsoft Project.

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Les sept péchés capitaux de la planification de projet

La planification n’est jamais un simple composant d’un projet; pourtant, au cours des 20 dernières années, j’ai rencontré à plusieurs reprises les mêmes problèmes de base dans toutes les organisations pour lesquelles j’ai travaillé ou consulté en ce qui concerne leurs horaires. Ici, j’expose les sept péchés capitaux des calendriers de projet et je vous donne quelques antidotes. J’espère que vous utiliserez ces conseils pour jeter les bases appropriées pour une gestion de projet réussie lors de l’utilisation de planifications.

Péché n°1 : Le calendrier est trop complexe !

Lorsque vous avez une planification qui a plus de lignes allant du nord au sud que de gauche à droite, vous rencontrez un problème. S’il faut des semaines ou des jours aux parties prenantes pour comprendre votre planification, le modèle est trop complexe. S’il est trop difficile d’expliquer aux cadres ou même à votre équipe, comment pouvez-vous vous attendre à ce que quiconque en tire parti ?

Comment savoir si votre projet est trop complexe ? Demandez-vous à quel point il est facile de trouver le chemin critique dans votre planification.

Sin #2 : Votre planification comporte trop de tâches

Cela, plus que tout, contribuera à la raison pour laquelle les planifications tombent au bord du chemin. Les responsables de projet ont l’impression qu’un calendrier doit être une liste de contrôle de tout ce qui doit être fait. Les éléments de tâche et les rappels à soi n’appartiennent pas à une structure de répartition du travail. Cette approche va complètement à l’échec de l’objectif d’une planification représentant un modèle de votre projet.

Pour illustrer ce point, permettez-moi de vous donner un exemple. Supposons que vous soyez le fournisseur de bois d’œuvre ou l’encadreur qui érigera une maison en cours de construction. Vous devez savoir quand livrer votre colis de bois d’œuvre, ou quand se présenter avec votre équipe pour commencer le travail. Cela se produit généralement lorsque la fondation est terminée.

Vous pouvez créer une planification comme suit :

Ou une comme celle-ci :

Si vous étiez le générateur et le planificateur, quelle approche préféreriez-vous avoir pour mettre à jour et tenir à jour vos données réelles ?

Imaginez maintenant que vous avez 30 maisons en construction en même temps. Qu’est-ce que vous préférez ?

Cela ne veut pas dire que toutes les autres tâches répertoriées ne sont pas importantes ou que d’autres tâches n’ont pas besoin d’être effectuées. La vraie question ici est de savoir comment le suivre et le maintenir. Vous pouvez également simplement répertorier les tâches détaillées sous la forme d’une note pour la tâche d’une seule ligne illustrée ci-dessus.

Voici ma règle, que je tire du livre d’Eric Uyttewaal, Forecast Scheduling with Microsoft Project 2010: The minimum duration is one percent of the project duration; le maximum est de 10 % de la durée.

Sin #3 : Votre logique réseau est incomplète ou n’est pas dynamique

La logique réseau incomplète est la première raison pour laquelle les planifications ne parviennent pas à prévoir correctement ou évoluent dynamiquement. Trop peu de dépendances comptent pour cela. L’utilisation d’un trop grand nombre de contraintes altère également considérablement la nature dynamique d’un réseau correctement disposé. Si vous voyez principalement des contraintes dans la colonne d’indicateur, cela indique que vous ne savez peut-être pas vraiment ce que vous faites. Les responsables de projet font souvent un point d’intérêt de masquer cette colonne afin de masquer le fait qu’ils ont de nombreuses contraintes dans leur planification.

Voici un test facile pour vous. Recherchez le chemin critique dans votre planification (si vous ne le pouvez pas, vous rencontrez déjà un problème majeur), puis effectuez l’une des tâches incomplètes les plus longues au début de votre planification et doublez la durée. La date de fin de votre projet change-t-elle ? Si ce n’est pas le cas, vous n’avez pas d’horaire de travail. Vous ne pourrez pas tirer parti des locataires de base d’avoir une planification dynamique que vous pouvez utiliser pour prévoir les tâches et les délais et pour vous en tant que responsable de projet pour mieux contrôler les résultats.

Sin #4 : Votre planification n’est pas planifiée

Ne pas établir de base d’une planification rend difficile, voire impossible, la mesure de l’écart. La mise en évidence de base permet de capturer votre planification avant de commencer à travailler et vous permet d’apprendre des variations lorsque la réalité s’installe. Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas le contrôler.

Sin #5 : Votre planification n’est pas mise à jour

La grande majorité des horaires que j’ai vus sont obsolètes. Les gestionnaires de projet abandonnent souvent le calendrier une fois le projet en cours et se retrouvent à combattre les incendies pendant leur exécution. La probabilité que cela se produise augmente considérablement si le calendrier est trop détaillé et nécessite trop de travail pour le maintenir à jour. Résultat : si vous ne mettez pas à jour votre planification, vous avez perdu votre capacité à prévoir les dates futures.

Sin #6 : Votre planification n’a pas d’affectations de ressources, ou elles sont sur-allouées

Souvent, les planifications sont créées sans affectation de ressources. Cela peut donner une belle image, mais cela peut également donner la fausse impression que la chronologie est réalisable. Si des ressources sont ajoutées, puis mises à niveau, une chronologie entièrement différente peut apparaître.

Lorsque des ressources sont affectées, le plus souvent lorsqu’elles sont « sous le capot » (à l’aide de la vue Utilisation des ressources), elles sont largement sur-allouées. Si vous commencez avec des unités fixes prêtes à l’emploi, vous commencerez sur le mauvais pied. Prenez le temps d’évaluer si vous avez fait des affectations réalistes en termes de temps et de travail alloués dans la capacité d’une personne.

Faites également preuve d’une extrême prudence lors de l’utilisation de la fonctionnalité de nivellement automatique des ressources. Il est préférable d’utiliser en mode manuel. Et l’utilisation d’une solution d’entreprise qui vous donne une visibilité sur d’autres charges de travail de projet devrait augmenter votre confiance que les tâches peuvent être effectuées.

Péché #7 : Vous ne savez pas quels sont les types de tâches

Si vous ne comprenez pas le fonctionnement du moteur de planification de projet et le fonctionnement des types de tâches dans l’équation

Durée * Unités = Travail

vous serez à jamais tirer vos cheveux et être frustré avec l’outil.

Si vous ne recevez pas le message, alors je vous recommande de vous procurer une bonne ressource et de l’étudier. La planification des prévisions avec Microsoft Project 2010 est un bon point de départ.

À propos de l’auteur

Avec plus de 25 ans d’expérience en gestion de projet, Kevin Watson, PMP, MCT, MCTS, est une ceinture noire dans Microsoft Project et Microsoft Project Server. Kevin apporte une combinaison unique de gestion de projet et de serveur de projet sur le terrain, où il est consultant senior chez Microsoft. Contactez-le à l’adresse kevinw@microsoft.com.