Clôturer l’exercice comptable dans Small Business Accounting 2006, Accounting Express et Accounting Professional

Étape 1 : effectuer manuellement certaines tâches de fin d’exercice

Avant de fermer l’exercice fiscal, effectuez manuellement les tâches suivantes :

• Effacer les dépenses pré-payées

• Rapprocher des comptes bancaires

• Rapprocher les comptes de carte de crédit

• Enregistrer des amortissements

• Ajuster l’inventaire

Étape 2 : ajuster les entrées de journal

Ajustons les entrées de journal suivantes :

• Corrigez les erreurs qui se sont produites lorsque vous avez enregistré une transaction.

• Attribuez un revenu à la période pendant laquelle le revenu a été gagné.

• Affectez des dépenses à la période pendant laquelle les dépenses ont été survenues.

Pour apporter des ajustements aux entrées de journal, cliquez sur Entrée nouveau journal dans le menu Société.

Étape 3 : examiner la base de données à la recherche d’erreurs

REMARQUES

• Assurez-vous que personne n’a ouvert la base de données de l’entreprise.

• Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.

Pour examiner la base de données à la recherche d’erreurs, suivez les étapes suivantes :

1. Démarrez Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional, puis ouvrez une base de données d’entreprise à l’exception de celle que vous voulez examiner.

2. Dans le menu Fichier, pointez sur
   Utilitaires,puis cliquez sur Utilitaires de données.

3. Cliquez sur l’onglet Outils avancés, puis sur Réparer.

4. Sélectionnez la base de données dont vous souhaitez examiner les erreurs, puis cliquez sur Réparer.

5. Si vous recevez un message qui indique que toutes les connexions à la base de données seront fermées, cliquez sur Oui.

6. Si aucune erreur n’est trouvée, cliquez sur OK. Si des erreurs sont trouvées, examinez-les, puis ajustez-les.

7. Cliquez deux fois sur Fermer.

Étape 4 : back up the company database before you close the fiscal year

Remarques

• Assurez-vous que personne n’a ouvert la base de données de l’entreprise, sauf sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.

• Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.

Pour mettre à jour la base de données de l’entreprise, suivez les étapes suivantes :

1. Démarrez Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional, puis ouvrez la base de données de l’entreprise que vous voulez récupérer.

2. Dans le menu Fichier, pointez sur
   Utilitaires,puis cliquez sur Utilitaires de données.

3. Sous l’onglet Outils de base, cliquez sur
   Sauvegarde.

4. Cliquez sur Parcourir.

5. Tapez un nom pour le fichier, puis cliquez sur
   Enregistrer.
   
   Notez que le type de fichier par défaut est Fichier de sauvegarde compressé (*.zip). L’emplacement du fichier par défaut se trouve sur le chemin d’accès suivant :

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Si vous souhaitez restreindre l’accès à la sauvegarde, tapez un mot de passe dans la zone Mot de passe, puis tapez-le à nouveau dans la zone Vérifier le mot de passe.

7. Cliquez sur OK.

8. Lorsque vous recevez le message que la sauvegarde a bien été effectuée, cliquez sur OK.

9. Cliquez sur Fermer.

Étape 5 : imprimer un rapport de solde d’essai avant la clôture de l’exercice

Entrez toutes les transactions de l’année avant d’imprimer le rapport de solde d’essai. Si vous entrez d’autres transactions ultérieurement, vous devez imprimer un nouveau solde d’essai. Ce rapport répertorie tous les comptes et soldes à une date spécifique.

1. Dans le menu Rapports, pointez sur
   Entreprise etFinances, puis cliquez sur Solde d’essai.

2. Dans la liste En tant que de la barre d’outils, cliquez sur
   Personnalisé.

3. Dans la zone Date, tapez la date de votre choix ou sélectionnez la date dans le calendrier.

4. Dans le menu Affichage, cliquez sur Actualiser le rapport.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur
   Imprimer.

Étape 6 : imprimer les états financiers de fin d’exercice requis

Les états financiers les plus courants sont les suivants :

• Feuille de solde

• Bénéfice et perte

• Relevé Flow trésorerie

Pour localiser ces rapports, pointez sur Entreprise et Finances dans le menu Rapports, puis cliquez sur le rapport de votre choix.

• Imprimez le rapport du Feuille de solde pour le dernier jour de l’année fiscale. Pour définir la date, sélectionnez les valeurs correctes dans les listes En tant que et
  Date dans la barre d’outils. Dans la liste Base du rapport, sélectionnez Paiements ou Comptabilité d’exercice, en fonction de la méthode comptable utilisée par la
  société.

• Pour le rapport sur les profits et pertes, sélectionnez une plage de dates correspondant au premier et au dernier jour de l’année fiscale. Pour ce faire, sélectionnez les valeurs correctes dans la liste Plage de dates, la liste De et La dans de la
  barre
  d’outils. Dans la liste Base de rapports, sélectionnez Paiements ou Comptabilité d’exercice, en fonction de la
  méthode comptable utilisée par la société.

• Pour le rapport de Flow paiement, sélectionnez une plage de dates correspondant au premier et au dernier jour de l’exercice. Pour ce faire, sélectionnez les valeurs correctes dans la liste Plage de dates, la liste De et La dans de la barre d’outils.

Étape 7 : configurer un nouvel exercice fiscal

Vous devez configurer un nouvel exercice fiscal pour être prêt à entrer des transactions pour l’année suivante.

1. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Gérer l’exercice fiscal.

2. Cliquez sur Nouvel exercice. Une date par défaut remplit la zone Début de l’exercice. Cette date est basée sur la dernière date de l’année fiscale précédente. Vous ne pouvez pas modifier cette date.

3. Dans la zone Fermer l’année fiscale, tapez le dernier jour de l’année fiscale suivante ou sélectionnez la date dans le calendrier.

4. Cliquez sur OK.

Étape 8 : fermer l’exercice fiscal

Vous pouvez avoir un nombre illimité d’années fiscales ouvertes. Lorsque vous fermez des années fiscales, vous devez les fermer dans l’ordre chronologique. Lorsque vous fermez un exercice fiscal, les activités suivantes se produisent :

• Le total des comptes de feuille de solde est effectué et le solde est avancé comme solde de début pour l’année suivante.

• Les entrées de journal sont créées de sorte que tous les comptes de revenus et de dépenses soient zéro. La différence est publiée sur le compte des revenus conservés.

• L’état de l’exercice est réglé sur Fermé.

Pour fermer l’exercice fiscal, suivez ces étapes :

1. Dans le menu Entreprise, cliquez sur Gérer l’exercice fiscal.

2. Dans la liste Liste des périodes, sélectionnez l’année que vous voulez fermer, puis cliquez sur Fermer l’exercice.

3. Si vous êtes invité à déplacer un revenu net vers le compte de revenus conservés, cliquez sur Oui.

Étape 9 : imprimer un rapport de solde d’essai après la fermeture de l’exercice

Pour imprimer le rapport de solde d’essai, suivez les étapes suivantes :

1. Dans le menu Rapports, pointez sur
   Entreprise etFinances, puis cliquez sur Solde d’essai.

2. Dans la zone Comme, cliquez sur
   Personnalisé.

3. Dans la zone Date, tapez le premier jour de l’année fiscale suivante ou sélectionnez la date dans le calendrier.

4. Dans le menu Affichage, cliquez sur Actualiser le rapport.

5. Dans le menu Fichier, cliquez sur
   Imprimer.

6. Comparez ce rapport au rapport Solde d’essai que vous avez créé dans la section « Imprimer un rapport de solde d’essai avant de fermer l’année fiscale ». Vérifiez les informations suivantes :
   

   • Le solde est transmis à l’année suivante.

   • Les soldes des comptes de revenus et de dépenses sont nuls, et la différence est publiée sur le compte Revenus conservés.

   • Le total des débits et le total des crédits sur le rapport du solde d’essai que vous avez imprimé après la fermeture de l’année fiscale correspond au total des débits et au total des crédits sur le rapport solde d’essai que vous avez imprimé avant la fermeture de l’année fiscale.

7. Si vous devez ajuster les entrées, cliquez sur Entrée du Nouveau journal dans le menu Entreprise.

Étape 10 : back up the company database after you close the fiscal year

Remarques

• Assurez-vous que personne n’a ouvert la base de données de l’entreprise.

• Effectuez cette étape sur l’ordinateur sur lequel se trouve la base de données.

Pour mettre à jour la base de données de l’entreprise, suivez les étapes suivantes :

1. Démarrez Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional, puis ouvrez la base de données de l’entreprise que vous voulez récupérer.

2. Dans le menu Fichier, pointez sur
   Utilitaires,puis cliquez sur Utilitaires de données.

3. Sous l’onglet Outils de base, cliquez sur
   Sauvegarde.

4. Cliquez sur Parcourir.

5. Tapez un nom pour le fichier, puis cliquez sur
   Enregistrer.
   
   Remarque Utilisez un autre nom de fichier que celui que vous avez utilisé lors de la création du fichier de sauvegarde avant de fermer l’exercice fiscal. Le type de fichier par défaut est Fichier de sauvegarde compressé (*.zip). L’emplacement du fichier par défaut se trouve sur le chemin d’accès suivant :

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Si vous souhaitez restreindre l’accès à la sauvegarde, tapez un mot de passe dans la zone Mot de passe, puis tapez-le à nouveau dans la zone Vérifier le mot de passe.

7. Cliquez sur OK.

8. Lorsque vous recevez le message que la sauvegarde a bien été effectuée, cliquez sur OK.

9. Cliquez sur Fermer.

Forum aux questions (FAQ)

Q1 :Puis-je enregistrer une transaction si j’ai fermé l’exercice fiscal ? Les transactions peuvent-elle être enregistrées dans une année fermée ?

A1 : vous ne pouvez pas enregistrer une transaction après avoir fermé l’année. Vous pouvez toutefois rouvrir l’année, puis enregistrer une transaction. Si vous relancez une année qui n’est pas l’année en cours, vous devez rouvrir cette année et toutes les années fermées intermédiaires dans l’ordre chronologique inverse en commençant par l’année la plus récente et en travaillant en arrière. Après avoir apporté des modifications, vous devez fermer toutes les années ouvertes dans l’ordre chronologique en commençant par la plus ancienne et en travaillant vers l’avant.

Pour rouvrir une année fermée, vous devez être affecté à l’un des rôles suivants ou vous y êtes connecté :

• Propriétaire de Small Business Accounting 2006, d’Accounting Express ou d’Accounting Professional

• Comptabilité dans Petite Entreprise Accounting 2006, dans Accounting Express ou dans Comptabilité Professional

• Administrateur sur l’ordinateur exécutant Small Business Accounting 2006, Accounting Express ou Accounting Professional

Q2 :Combien d’années fiscales puis-je garder ouvertes ?

A2 : il n’y a pas de limite au nombre d’exercices que vous pouvez garder ouverts.

T3 :Dois-je fermer un exercice avant le premier jour de l’année fiscale suivante ?

A3 : vous pouvez fermer un exercice fiscal à tout moment après le dernier jour de l’année. Toutefois, tant que vous n’avez pas fermé l’exercice fiscal, le solde d’ouverture des comptes du feuille de solde ne sera pas transmis à la nouvelle année. En outre, les comptes de dépenses ne sont pas dé zéroés, et la différence n’est pas appliquée au compte de revenus conservés.

T4 :Qu’advient-il d’un compte inactif à la fermeture d’un exercice fiscal ?

A4 : si vous avez un compte inactif à la fermeture de l’année fiscale, l’état du compte ne change pas. C’est vrai, que le compte inactif ait ou non un solde.

Q5:Comment afficher l’entrée de journal qui représente les comptes de revenus et de dépenses qui ont été dé ensuite publiés dans le compte Gains conservés ?

A5 : pour afficher l’entrée de journal, suivez ces étapes :

1. Dans le menu Entreprise, pointez sur
   Listes de sociétés,puis cliquez sur Graphique des comptes.

2. Dans le graphique de la liste des comptes, double-cliquez sur le compte De revenus conservés pour ouvrir le
   Registre des comptes.

3. Double-cliquez sur la ligne qui répond aux critères suivants :
   

   • La date est le dernier jour de l’année fiscale fermée

   • La description de la zone Mémo constitue la date de
     l’exercice de clôture.