Prolonger la demi-vie (t 1/2) : gérer votre solution PPM après implémentation

Cet article fait partie de notre collection « From the Trenches ». Il décrit comment configurer une infrastructure afin de configurer un modèle de gouvernance pour votre solution Project Portfolio Management (PPM). Il comprend également un exemple de plan de gouvernance qui peut être utilisé comme point de départ pour configurer votre propre stratégie de gouvernance.

Pour télécharger la version Word de cet article, consultez Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation: white paper.

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Battre la demi-vie (t 1/2) : Gouvernance de votre solution PPM, post-implémentation

Introduction

En physique radioactive, la demi-vie (t1/2) est le temps nécessaire pour qu’une quantité tombe à la moitié de sa valeur mesurée au début de la période. (Référence : https://en.wikipedia.org/wiki/Half-life).

Alors, comment cela s’applique-t-il à votre nouvelle solution de gestion de portefeuille de projets (PPM) récemment implémentée ? La raison pour laquelle elle s’applique est que votre solution PPM, implémentée avec succès, est fournie avec une date d’expiration. Si vous ne prenez pas le temps de planifier, de concevoir et d’exécuter un processus de gouvernance autour de la gestion de la solution PPM, vous pouvez être assuré que la solution sera remplie de données obsolètes, de modifications de conception incorrectes, de processus qui ne sont pas synchronisés avec les processus organisationnels réels, et la liste continue. Tout comme une voiture qui ne reçoit jamais d’entretien, votre solution cessera de générer le retour sur investissement attendu. Vos utilisateurs deviendront passifs et cesseront d’utiliser la solution ou préconiseront vocifèrement une autre solution.

L’objectif de ce document est de discuter d’une infrastructure pour configurer un modèle de gouvernance pour votre solution PPM. Un exemple de plan de gouvernance est également fourni, qui peut être utilisé comme point de départ pour configurer votre propre stratégie de gouvernance.

Le quoi et le pourquoi

Bien que le mot gouvernance puisse signifier des choses différentes pour différentes personnes, au fond, un plan de gouvernance est un ensemble de stratégies et de procédures auto-imposées, pour s’assurer que l’application est saine dans tous les domaines et produit le meilleur retour de valeur pour l’investissement effectué sur l’outil.

Pourquoi est-il nécessaire d’avoir ces restrictions, demandez-vous ? Cela s’apparente à l’entretien de la maison dans laquelle vous habitez. Imaginez, chaque fois que vous avez besoin de réparer ou d’ajouter quelque chose à votre maison, un entrepreneur différent se présente et fait le travail différemment de l’entrepreneur précédent. Bientôt, vous pouvez être sûr de finir avec des fenêtres incompatibles, des potards de porte multi-design, et ainsi de suite. C’est pourquoi il est logique pour les constructeurs d’avoir tous ces codes et lignes directrices à suivre lors de la construction d’un élément, les normes des composants qu’ils doivent maintenir, et ainsi de suite.

De même, une fois votre solution PPM active, plusieurs modifications, améliorations et suppressions de fonctionnalités seront apportées. À moins que vous ne définissiez une norme sur la façon dont ces modifications sont effectuées, vous pouvez être assuré d’une solution qui se trouve dans le chaos complet en cours de route.

Domaines de gouvernance

Lorsque vous commencez à envisager de configurer un plan de gouvernance pour votre solution PPM, vous devez prendre en compte les domaines que vous souhaitez réellement gouverner. Il existe de nombreuses théories et modèles permettant d’établir un plan de gouvernance pour les solutions d’entreprise, et vous êtes libre de choisir celui qui convient le mieux à vos organization. Dans cet article, nous allons aborder l’un de ces modèles qui correspondra à la plupart des implémentations ppm.

Le moyen le plus simple de déterminer les domaines de gouvernance nécessaires consiste à prendre en compte les domaines dans lesquels des changements sont susceptibles de se produire, puis à configurer un plan de gouvernance pour gérer ces modifications.

En général, il existe quatre domaines clés dans lesquels des modifications peuvent se produire pour votre solution PPM.

Gouvernance des informations

Lorsque votre solution PPM est implémentée, il est raisonnable de supposer que vous commencez par de bonnes données « master » dans la solution. Par exemple, il s’agit notamment des détails des ressources d’entreprise, des calendriers d’entreprise, des champs personnalisés associés, etc., essentiellement toutes les données « master » qui vous permettront d’utiliser efficacement votre solution PPM. Toutefois, à mesure que vous utilisez la solution, les gens changent de département, certains quittent le organization, les calendriers doivent être mis à jour avec de nouveaux jours fériés, des périodes de création de rapports de temps doivent être créées, les périodes fiscales peuvent avoir besoin d’être modifiées, et la liste continue. De toute évidence, si ces données ne sont pas conservées à jour, tous vos rapports seront inexacts, de même que votre configuration de sécurité.

La gouvernance des informations prend la responsabilité de maintenir ces données à jour et complètes afin que le reste de votre solution puisse tirer parti de ces données de base.

Gouvernance de la conception

Le deuxième domaine qui doit faire partie de votre plan de gouvernance est la maintenance de la « conception » de votre déploiement PPM. À mesure que vous continuez à utiliser la solution, il y aura des demandes pour ajuster la conception de la solution. Ceux-ci peuvent provenir d’un groupe particulier souhaitant modifier la façon dont il utilise l’outil ou de tirer parti de nouvelles fonctionnalités. Un exemple classique consiste à changer la façon dont les rapports de temps sont effectués. Vous avez peut-être choisi d’utiliser une méthode % de travail complet, alors qu’avec un nouveau service ajouté, vous devrez peut-être basculer vers la méthode « heures travaillées par période » pour l’intégration à d’autres solutions financières. La question est donc de savoir qui évaluera l’impact de cette modification sur votre solution et comment les modifications seront déployées.

La gouvernance de la conception est le plan de gestion des modifications qui ont un impact sur votre conception globale de la solution PPM.

Gouvernance des processus

Il est facile de considérer ce domaine de gouvernance comme faisant partie de la gouvernance de la conception, car la plupart du temps, le processus et la conception vont de pair. Toutefois, d’un point de vue holistique, ce domaine couvre plus que la conception. Il traite de la gouvernance des processus à l’intérieur et à l’extérieur de la solution PPM qui favorisent son efficacité.

Par exemple, prenons un scénario où votre PMO est censé soumettre un rapport à la haute direction tous les mercredis matin. Vous avez peut-être configuré un processus pour vous assurer que les feuilles de temps sont envoyées tous les vendredis à une certaine heure, et que tous les responsables de projet mettent à jour et publient leurs plans de projet avant le lundi matin, avant la création de rapports. Supposons que la haute direction demande que les rapports soient envoyés lundi matin au lieu de tous les mercredis. Cela déclenche un changement dans le processus quant à la façon dont la solution PPM est utilisée, plutôt qu’une modification de la conception de la solution PPM elle-même.

Ces types de modifications devront être régis par un ensemble standard de règles, définies dans le cadre de la gouvernance des processus.

Gouvernance de l’infrastructure

Il s’agit d’un autre domaine qui semble être facile à silor, mais peut chevaucher les trois autres domaines mentionnés ci-dessus. En termes simples, l’infrastructure qui prend en charge votre solution PPM doit être conservée avec l’installation. Voici quelques exemples des éléments clés qui doivent relever de ce type de modèle de gouvernance :

• Installation de Service Packs ou de mises à jour cumulatives.

• Installation de nouveaux modules complémentaires ou d’applications.

• Mise à niveau de l’infrastructure (ajout de serveurs d’applications, de serveurs Web, etc.) pour résoudre les problèmes de performances.

• Modifications apportées à l’infrastructure en raison de modifications apportées à d’autres applications dans les organisations (par exemple, la virtualisation de tous les serveurs).

D’un côté de l’équation, la décision d’installer ou non quelque chose est purement fondée sur le mérite (par exemple, si elle aura un impact négatif sur une solution de production actuelle). L’autre côté de l’équation d’une infrastructure consiste à examiner les modifications de « processus » ou de « conception » qui seront provoquées par l’installation. Dans certains cas, le changement d’infrastructure peut être le résultat de modifications dans d’autres domaines. Comme mentionné précédemment, bien que nous tentions de classer chaque changement dans l’un de ces domaines, il est possible que certaines modifications chevauchent complètement les quatre domaines.

Questions clés

Quel que soit le domaine de gouvernance que vous essayez de mettre en place, trois questions clés doivent être résolues qui constitueront le cœur de votre plan de gouvernance.

• Comment l’équipe PPM sait-elle qu’une modification doit se produire (par exemple, quel est le déclencheur de ces modifications ?). Parfois, ces modifications ne sont pas « déclenchées » en soi, mais font partie des soins et de l’alimentation réguliers de votre implémentation PPM (par exemple, l’ajout de nouvelles vues pour le Centre de projets)

• Qui approuve ces changements, non seulement du point de vue du retour sur investissement (ROI) de l’entreprise, mais aussi du point de vue de la gouvernance ?

• Qui apporte réellement ces modifications ? Pour la plupart de ces modifications, plusieurs équipes sont impliquées. Dans certaines organisations, certaines des fonctionnalités de modification sont transférées à un sous-ensemble d’utilisateurs finaux, en fonction des besoins de l’entreprise. Dans ce genre de scénarios, il devient encore plus important de définir qui va réellement apporter les modifications.

Équipe de gouvernance

Un composant clé de toute stratégie de gouvernance est l’équipe qui travaille réellement le plan de gouvernance. Bien qu’il existe plusieurs façons de trancher et de dés quant à ce à quoi cette équipe de gouvernance doit ressembler, la seule recommandation sur laquelle toutes les écoles de pensée seront d’accord est de rester simple.

Voici un moyen de configurer la structure d’équipe :

Propriétaires de zone de gouvernance Il s’agit des propriétaires de chacun des domaines de gouvernance mentionnés précédemment dans cet article. En général, toute demande de modification qui aura un impact sur la zone désignée pour ces propriétaires de gouvernance devient la responsabilité de ces propriétaires. Leur rôle sera d’évaluer, de fournir des recommandations, de configurer la gouvernance autour des nouvelles fonctionnalités, etc.

Comité central de gouvernance (CGC) Il s’agit de l’équipe de décideurs qui peuvent approuver ou rejeter les recommandations formulées par les propriétaires de gouvernance. Le fait d’avoir un comité central de gouvernance permet non seulement de réduire la bureaucratie, mais également de mettre toutes les idées sur une plate-forme commune et de les évaluer en les prenant en compte les unes des autres.

Comme mentionné ci-dessus, selon la taille de l’implémentation et les processus actuels qui existent dans un organization pour d’autres applications, la définition et la structure de ces rôles peuvent être plus petites ou plus grandes. Le point important est d’avoir au moins une structure minimale en place.

Autres composants clés

Voici quelques-uns des autres composants clés d’une stratégie de gouvernance réussie :

• Une solution de demande de travail, qui permet aux utilisateurs de demander des modifications, des fonctionnalités et des fonctionnalités. Il peut s’agir d’une liste SharePoint ou d’une solution de demande de travail actuellement utilisée en interne.

• Processus de gestion des modifications, qui comprend des révisions de l’informatique, de la gouvernance, de la CGC et d’autres fonctions métier impliquées.

• Processus d’implémentation réelle des modifications. Il peut s’agir d’une simple progression des changements de développement à test vers solutions de production ou d’une Release Management complète selon vos normes de organization.

Le processus

Prenons tous les composants abordés ci-dessus dans le cadre de la création d’une stratégie de gouvernance et créons un processus autour de celle-ci. Voici à quoi cela peut ressembler (peut varier en fonction des exigences de l’organisation).

Conclusion

Bien qu’il soit difficile de prédire et de planifier chaque changement qui peut se produire dans votre solution PPM, il est important d’avoir une stratégie à un rythme flexible et évolutif pour n’importe quel scénario.

En guise de réflexions de partage, veuillez prendre en compte les approches de bon sens de base suivantes pour créer votre stratégie de gouvernance.

• Un plan de gouvernance n’a pas besoin d’être un tome avec beaucoup de termes obscurs et de langage que personne ne peut utiliser dans la vie quotidienne. Il peut être aussi simple qu’une feuille Excel, avec des réponses rapides aux questions clés (traitées dans Questions clés).

• N’oubliez pas qu’un plan de gouvernance n’est pas une documentation de votre configuration. Il s’agit d’un « plan » pour la protection, la maintenance et la modification (si nécessaire) de votre configuration.

• Un plan de gouvernance doit être facile à mettre en œuvre et s’intégrer bien aux processus existants du organization. Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue.

• Comprenez que la gouvernance de votre solution PPM est un processus en constante évolution. Il est important de ne pas être suspendu avec la paralysie de l’analyse. Commencez petit, apportez de la valeur, puis effectuez un scale-up.

À propos de l’auteur

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) est consultante et formatrice senior en gestion de projets d’entreprise (EPM) spécialisée dans les plateformes Microsoft Project, Microsoft Project Server et Microsoft SharePoint. Son main objectif est de créer et d’activer des solutions d’entreprise pour aider les organisations à obtenir le meilleur retour sur investissement.

Il possède également une vaste expérience dans la direction de projets de bout en bout dans un large éventail de domaines et de secteurs verticaux, notamment l’informatique, l’ERP (SAP), la fabrication, le développement d’applications, l’automobile et les services créatifs. Il est présentateur régulier lors de divers événements Project Server, EPM et SharePoint dans le pays/la région, et un contributeur régulier à sharePoint et à la communauté EPM.

Prasanna est un blogueur régulier (https://www.prasannaadavi.com) et exécute également un podcast bi-hebdomadaire (https://www.msprojectpodcast.com), principalement axé sur les solutions Microsoft Project et Project Server. Prasanna est consultante senior chez EPMA (https://www.epmainc.com).