Les données Microsoft Excel ne conservent pas leur mise en forme dans les opérations de fusion et publipostage dans Word

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Symptômes

Si vous effectuez une opération de fusion et publipostage dans Microsoft Word et que vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel comme source de données pour la liste des destinataires, certaines des données numériques peuvent ne pas conserver leur mise en forme lorsqu'elles sont fusionnées.

Ce problème concerne les pourcentages, les valeurs monétaires et les codes postaux mis en forme, comme illustré dans le tableau suivant :
Format Dans les données Excel Dans le ChampFusion Word
----------------------------------------------------------------
Pourcentage 50% .5
Monnaie $12.50 12.5
Code postal 07865 7895

Cause

Ce problème se produit car les données de la liste de destinataires dans Word apparaissent au format natif dans lequel Excel les stocke, sans la mise en forme appliquée aux cellules de feuilles de calcul qui contiennent les données.

Résolution

Pour résoudre ce problème, appliquez l'une des méthodes suivantes :

Méthode 1

Utilisez l'Échange dynamique de données (DDE, Dynamic Data Exchange) pour établir une connexion à la feuille de calcul Excel qui contient les données à utiliser. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Démarrez Word, puis ouvrez un nouveau document vierge.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Général.

  3. Activez la case à cocher Confirmation des conversions lors de l'ouverture, puis cliquez sur OK.

  4. Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Fusion et publipostage.

  5. Dans le volet Office Fusion et publipostage , sélectionnez le type de document sur lequel vous souhaitez travailler, puis cliquez sur Suivant.

  6. Sous Sélection du document de base, sélectionnez le document de base à utiliser, puis cliquez sur Suivant.

  7. Sous Sélection des destinataires, cliquez sur Utilisation d'une liste existante, puis sur Parcourir.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, recherchez le dossier qui contient le classeur Excel à utiliser comme source de données, sélectionnez le classeur, puis cliquez sur Ouvrir.

  9. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source des données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis sur OK.

  10. Dans la boîte de dialogue Microsoft Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul qui contient les données à utiliser, puis cliquez sur OK.

    REMARQUE : Vos données apparaissent maintenant dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage avec la même mise en forme que dans la feuille de calcul Excel.

Méthode 2

Mettez en forme comme texte le champ Excel qui contient le Code postal. Pour cela, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, sélectionnez la colonne qui contient le champ de Code postal.

  2. Dans le menu Format, cliquez sur Cellules.

  3. Cliquez sur l'onglet Nombre.

  4. Sous Catégorie, cliquez sur Texte, puis sur OK.

  5. Enregistrez la source de données. Ensuite, continuez l'opération de fusion et publipostage dans Word.

Références

Pour plus d'informations, cliquez sur le numéro ci-dessous pour afficher l'article correspondant dans la Base de connaissances Microsoft.

304387 Fusion incorrecte des champs de types Date, Numéro de téléphone et Monétaire lorsque vous utilisez une source de données Access ou Excel dans Word 2002 ou Word 2003

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