Résolution des problèmes d’équilibrage des comptes fournisseurs avec le compte approprié dans le registre général dans Microsoft Dynamics SL

Cet article explique comment rapprocher les soldes du module Comptes fournisseurs (AP) avec le compte approprié dans le module Registre général (G/L) sur une base mensuelle, ainsi que les rapports que vous pouvez utiliser pendant le processus.

S’applique à : Microsoft Dynamics SL
Numéro de la base de connaissances d’origine : 888149

Résumé

Tout d’abord, vous devez imprimer le rapport Du solde d’évaluation de la période fournisseur ou le rapport AP sensible à la période dans le module Comptes fournisseurs. Vous devez imprimer le rapport de solde d’évaluation dans le module Registre général, puis comparer les deux rapports. Si vous constatez des incohérences, vous devez imprimer le rapport Registre général des détails. Si l’incohérence est due à une transaction effectuée par le biais d’un autre module, vous devez localiser l’entrée d’origine de la transaction. Si l’incohérence est introuvable dans la période actuelle, vous devez analyser les périodes précédentes et les entrées non postées. Comme dernière étape pour essayer d’identifier la cause de l’incohérence, vous devrez peut-être effectuer une validation de transaction ou une case activée d’intégrité.

Introduction

Dans Microsoft Dynamics SL, vous devez rapprocher les soldes du module Comptes fournisseurs avec le compte approprié dans le module Registre général. Nous vous recommandons de rapprocher les soldes dans le cadre de chaque processus de clôture de fin de mois. Le rapprochement mensuel offre les avantages suivants :

• La documentation appropriée est disponible lorsqu’un audit est planifié.
• Les incohérences dans les informations des deux modules peuvent être identifiées et corrigées avant la clôture de la période pour le mois.

Imprimer des rapports dans le module AP et dans le module G/L

Toutes les informations entrées dans le module Comptes fournisseurs permettent de mettre à jour un compte de registre général. Le compte principal que vous devez rapprocher dans le module Comptes fournisseurs est le compte fournisseur. Les autres comptes que vous devez rapprocher incluent le compte de détention, les comptes d’achat, le compte de pré-paiement et les comptes de caisse.

Étape 1 : Imprimer un rapport dans le module Comptes fournisseurs

Pour vérifier que le montant des comptes fournisseurs et le montant du registre général sont identiques pour la période en cours ou pour les périodes passées, vous pouvez utiliser l’un des deux rapports suivants dans le module Comptes fournisseurs :

• Rapport sur le solde d’évaluation de la période du fournisseur

  Si vous imprimez le rapport Solde d’évaluation de la période fournisseur, utilisez le format Période précédente. Si vous disposez d’une base de données à plusieurs devises, utilisez le format Période précédente - MC.

• Rapport de l’ap âgé sensible à la période

  Si vous imprimez le rapport AP sensible à la période, utilisez le format Historique. Si vous disposez d’une base de données à plusieurs devises, utilisez le format MC historique. Nous vous recommandons de ne pas utiliser le rapport ap ancien ou le rapport de solde d’essai du fournisseur, car ces deux rapports incluent des lots de comptes fournisseurs qui sont publiés sur une période ultérieure.

  Il est également utile de comparer le solde qui apparaît dans le rapport ap âgé sensible à la balance qui apparaît dans le rapport Solde d’évaluation de la période fournisseur. De cette façon, vous pouvez exclure tout écart entre les deux rapports. Si les deux rapports ne sont pas d’accord, vous pouvez limiter le fournisseur à l’origine du désaccord entre les deux rapports. De plus, si les deux rapports présentent deux soldes différents, case activée pour voir si l’un ou l’autre des rapports est d’accord avec le GL.

Étape 2 : Imprimer un rapport dans le module G/L

Dans le module Registre général, vous devez imprimer le rapport de solde d’évaluation pour le compte que vous équilibrez. Vous pouvez utiliser le format total combiné ou le format Total de débit et de crédit .

Pour spécifier le compte dans le module Registre général pour lequel vous souhaitez imprimer un rapport d’équilibrage de piste, procédez comme suit :

1. Dans la boîte de dialogue Balance d’évaluation (01.610.00), choisissez l’onglet Sélectionner .
2. Dans le champ Champ , tapez account.acct.
3. Sélectionnez Égal dans la liste Opérateur , puis tapez le numéro de compte du compte fournisseur dans le champ Valeur .

Étape 3 : Comparer les rapports

Le total du compte dans le rapport de solde d’évaluation doit s’équilibrer avec le total du rapport que vous avez imprimé dans le module Comptes fournisseurs. Si les totaux de ces deux rapports s’équilibrent, aucune action supplémentaire n’est nécessaire.

Rapprocher les différences entre le rapport pour le module AP et le rapport solde d’évaluation du registre général

Si vous constatez une incohérence entre les totaux dans le rapport ap âgé sensible à la période, ou dans le rapport Solde d’évaluation de la période fournisseur et le rapport solde d’évaluation du registre général, suivez ces étapes pour localiser la source de l’incohérence.

Étape 1 : Imprimer le rapport du registre général des détails

Tout d’abord, imprimez le rapport Registre général des détails. Le rapport Détail du Registre général affiche toutes les entrées qui ont été publiées sur les comptes fournisseurs et sur les sous-comptes de la période. Le champ JrnlType répertorie le module d’origine de l’entrée. Si le type de journal est AP, l’entrée provient du module Comptes fournisseurs. Si le type de journal est GJ, l’entrée provient du module Registre général. Si le type de journal est AR, l’entrée provient de Comptes clients. S’il existe un type de journal différent de AP, une entrée a été effectuée dans le compte de comptes fournisseurs à l’aide d’un autre module. Les entrées effectuées dans le compte AP par le biais d’autres modules créent une différence entre les totaux dans le module Registre général et le module Comptes fournisseurs. S’il existe un type de journal différent de AP, vous devez localiser l’entrée d’origine.

Étape 2 : Localiser l’entrée d’origine

Pour localiser l’entrée d’origine, procédez comme suit :

1. Le numéro de lot de la transaction dans le champ BatNbr et l’entrée dans le champ JrnlType se trouve dans le rapport Registre général des détails.

2. Ouvrez la boîte de dialogue Modifier le rapport pour le module répertorié dans le champ JrnlType .

   Par exemple, si le type de journal répertorié dans le champ JrnlType est GJ, ouvrez la boîte de dialogue Modification du registre général (01.810.00).

3. Dans la boîte de dialogue Modifier le rapport , choisissez l’onglet Sélectionner .

4. Tapez batch_batnbr dans le champ Champ .

5. Sélectionnez Égal dans la liste Opérateur , puis tapez votre numéro de lot dans le champ Valeur .

6. Recherchez la transaction en question sur le rapport de lot. Déterminez les ajustements requis pour équilibrer les comptes du registre général et les comptes fournisseurs.

Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences à l’aide des rapports de période actuels, vous devez analyser les périodes précédentes et les entrées non postées.

Étape 3 : Analyser les périodes antérieures et les entrées non postées

Les entrées qui sont publiées sur des périodes antérieures ne s’impriment pas dans le rapport Du registre général des détails de la période actuelle. Si le total de la période en cours dans le module Comptes fournisseurs n’est pas d’accord avec le total de la période en cours dans le module Registre général, examinez les périodes précédentes pour déterminer quand la condition de non-solde a commencé. Imprimez un rapport de registre général détaillé pour la période précédente, puis recherchez les transactions qui ont été publiées sur cette période. Les transactions qui ont été publiées à une période différente sont marquées d’un astérisque. Le message suivant est imprimé en bas de la page :

Indique que la période entrée est différente de la période post

Vous pouvez également utiliser le rapport transactionnel du registre général pour essayer de rapprocher les incohérences entre le module Registre général et le module Comptes fournisseurs. Pour imprimer ce rapport, sélectionnez Transaction du registre général dans le menu Rapports . Utilisez le format Unposted . Toutes les transactions entrées via des modules filiales tels que le module Comptes fournisseurs ou par le biais du module Registre général sont répertoriées dans ce rapport. Vous pouvez consulter ce rapport pour vous assurer qu’aucune transaction non postée n’affecte les soldes dans le module Registre général.

Si vous ne pouvez pas résoudre les incohérences en analysant les entrées non postées et les périodes précédentes, vous devez effectuer les procédures de vérification des données décrites dans les sections suivantes.

Étape 4 : Effectuer la validation de transaction

Passez en revue le rapport Distribution de compte pour vérifier les points suivants :

• Assurez-vous que les comptes fournisseurs ont été correctement crédités pour les bons et les crédits d’ajustement.
• Assurez-vous que les comptes fournisseurs ont été correctement débités pour les débits et les chèques d’ajustement.

Le solde de ce rapport doit correspondre au solde des comptes fournisseurs dans le rapport De détail du registre général. Vous pourrez peut-être identifier les transactions en examinant le champ Type de transaction . Les types de transactions suivants se trouvent dans le module Comptes fournisseurs :

• VO = Voucher
• CK = Vérification du système
• HC = Vérification manuelle
• AC = Crédit d’ajustement
• AD = Débit d’ajustement

Le numéro de lot de chaque transaction est également répertorié dans ce rapport. Si vous trouvez une transaction douteuse, le numéro de lot se trouve dans le champ Lot , puis passez en revue le lot en exécutant le rapport Modifier les comptes fournisseurs par numéro de lot.

Le rapport Transactions de comptes fournisseurs que vous pouvez imprimer à partir de la boîte de dialogue Rapports de comptes fournisseurs est un rapport utile si des transactions douteuses apparaissent sur un ou plusieurs de ces rapports. Ce rapport répertorie chaque transaction entrée pour la période actuelle dans la boîte de dialogue Bon et entrée d’ajustement (03.010.00), la boîte de dialogue Saisie manuelle (03.030.00) et la boîte de dialogue Vérifications (03.620.00). Le rapport affiche le compte fournisseur et le compte de dépenses de compensation dans lequel chaque transaction a été publiée.

Il est également utile d’imprimer le rapport Transactions GL et de le comparer au rapport Transactions AP. Chaque entrée du rapport Transactions AP doit apparaître dans le rapport Transactions GL. À l’inverse, toutes les transactions du rapport Transactions GL qui affectent le compte d’accumulation AP doivent apparaître dans le rapport Transactions AP. Examinez les écarts éventuels.

Pour imprimer le rapport pour un type de transaction spécifique, procédez comme suit :

1. Choisissez l’onglet Sélectionner .
2. Tapez aptran.trantype dans le champ Champ .
3. Sélectionnez Égal dans la liste Opérateur , puis tapez le type de transaction dans le champ Valeur .

Si vous ne pouvez pas résoudre l’incohérence en examinant ces rapports, vous devez effectuer une case activée d’intégrité.

Étape 5 : Effectuer une case activée d’intégrité

Le case activée d’intégrité vérifie que les données du module Comptes fournisseurs sont complètes et correctes. Vous effectuez une case activée d’intégrité à partir de la boîte de dialogue Vérification de l’intégrité des comptes fournisseurs (03.990.00). Vous pouvez ouvrir cette boîte de dialogue dans la boîte de dialogue Écrans comptes fournisseurs .

Vous pouvez utiliser trois options pour vérifier les données dans le module Comptes fournisseurs. Vous ne pouvez pas modifier les données lorsque vous sélectionnez les options de vérification suivantes :

• Vérifier les soldes de documents
• Vérifier les lots d’API publiés/non publiés
• Vérifier les soldes des fournisseurs

Nous vous recommandons de toujours utiliser les options de vérification avant d’utiliser les quatre autres options qui corrigent ou reconstruisent les données.

Vous devez faire preuve de prudence lorsque vous utilisez les options appropriées et les options de reconstruction dans la boîte de dialogue Vérification de l’intégrité des comptes fournisseurs (03.990.00). Ces options modifient les données dans les enregistrements associés. N’exécutez pas les processus de reconstruction sans l’approbation d’un superviseur comptable ou de votre consultant Microsoft Dynamics SL. Sauvegardez toujours la base de données avant d’utiliser les options suivantes :

• Corriger les soldes de document
• Reconstruire les soldes des fournisseurs à partir de documents
• Reconstruire l’historique des fournisseurs à partir de documents
• Reconstruire l’historique 1099

Avant d’utiliser l’option Reconstruire le solde du fournisseur à partir de documents , nous vous recommandons de vous assurer que tous les documents de la base de données sont complets et corrects. Cette option calcule le solde de chaque fournisseur en fonction des documents comptes fournisseurs ouverts. L’option Reconstruire l’historique du fournisseur à partir de documents met à jour les enregistrements de l’historique des fournisseurs en résumant les documents comptes fournisseurs pour chaque fournisseur par période.

Si vous trouvez et corrigez des erreurs, vous devez réimprimer et consulter le rapport solde d’évaluation du registre général. En outre, réimprimez le rapport Solde d’évaluation de la période fournisseur ou le rapport AP sensible à la période dans le module Comptes fournisseurs. Vérifiez que les soldes sont acceptés.

L’option Reconstruire l’historique 1099 n’est pas abordée dans ce document, car elle n’affecte pas le rapprochement du module Comptes fournisseurs et du module Registre général.

Une fois que vous avez terminé le rapprochement mensuel et que vous avez vérifié que le module Comptes fournisseurs et le module Registre général sont équilibrés, vous pouvez effectuer la clôture de fin de mois.

Informations supplémentaires

Les différences entre les soldes des rapports de période AP et le solde du compte AP sont dues à des entrées affectant le module AP qui n’ont jamais été publiées sur les comptes GL, ou à des entrées effectuées directement sur le compte AP dans GL qui n’ont pas été générées via le module AP. Nous avons également remarqué que les pré-paiements AP entraînent parfois des situations de déséquilibre. Examinez attentivement les fournisseurs concernés par les pré-paiements pour voir si ces transactions pourraient être à l’origine de situations de non-équilibre. N’oubliez pas d’inclure le compte de pré-paiement AP dans votre rapprochement. Une assistance supplémentaire peut être fournie en contactant le support technique si aucune des suggestions ci-dessus ne trouve la cause du problème. Avant d’appeler le support technique, vous devez savoir à quelle période la situation de non-équilibre s’est produite et avoir effectué toutes les étapes ci-dessus pour localiser la ou les transactions problématiques.

Pour plus d’informations sur le support technique de Microsoft Dynamics SL, consultez Support microsoft Dynamics 365.