Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents, des présentations ou des classeurs

Ce que l’Inspecteur de document trouve et supprime dans les documents Word

L’Inspecteur de document affiche plusieurs inspecteurs différents qui vous aident à rechercher et à supprimer les données masquées et les informations personnelles dans les documents Word avant de les partager.

Pour rechercher et supprimer rapidement des données et des informations :

1. Dans l’Inspecteur de document, sélectionnez ou désactivez les options (comme décrit ci-dessous) pour supprimer ou enregistrer. 
2. Sélectionnez Inspecter.
3. Passez en revue les résultats de l’inspection, puis sélectionnez Supprimer tout sur tous les éléments à supprimer.
   Pour connaître les mises en garde et obtenir des informations sur la suppression d’informations, voir Utiliser l’Inspecteur de document.
4. Sélectionnez Réinspecter ou Fermer.

Types de données masquées et d’informations personnelles

Les documents Word peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles :

• Commentaires, marques de révision des modifications suivies, versions et annotations manuscrites Si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer votre document, celui-ci peut contenir des éléments tels que des marques de révision issues du suivi des modifications, des commentaires, des annotations manuscrites ou des versions. Ces informations peuvent permettre à d’autres personnes de voir les noms des personnes qui ont travaillé sur votre document, les commentaires des réviseurs et les modifications apportées à votre document, des éléments que vous ne souhaiterez peut-être pas partager en dehors de votre équipe.
• Propriétés du document et informations personnelles Les propriétés de document, ou métadonnées, incluent des détails sur votre document tels que l’auteur, l’objet et le titre. Les propriétés d’un document incluent également des informations automatiquement gérées par les programmes Microsoft 365, telles que le nom de la personne ayant enregistré un document le plus récemment et la date de création d’un document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle, tels que des en-têtes de courrier, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des noms de modèles.
• En-têtes, pieds de page et filigranes(phrasefix)Les documents Word peuvent contenir des informations dans des en-têtes et des pieds de page. Il se peut également que vous ayez ajouté un filigrane à un document Word.
• Texte masquéLes documents Word peuvent contenir du texte mis en forme en tant que texte masqué. Si vous ignorez si votre document contient du texte masqué, vous pouvez utiliser l’Inspecteur de document.
• Propriétés du serveur de documents Si votre document a été enregistré à un emplacement sur un serveur de gestion de documents, tel qu’un site d’espace de travail de document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, le document peut contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations liées à cet emplacement de serveur.
• Données XML personnalisées Les documents peuvent contenir des données XML personnalisées qui ne sont pas visibles dans le document lui-même. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles à l’aide de l’Inspecteur de document

1. Ouvrez le document Word dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

2. Sous l’onglet Fichier , sélectionnez Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de votre document d’origine.

3. Dans la copie de votre document d’origine, sous l’onglet Fichier , sélectionnez Informations.

4. Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes, puis Inspecter le document.

5. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter.

6. Sélectionnez Inspecter.

7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

8. Sélectionnez Supprimer tout en regard des résultats de l’inspection pour les types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer de votre document.

   Important

   • Si vous supprimez du contenu masqué de votre document, vous ne pourrez peut-être pas le restaurer en sélectionnant Annuler.
   • Si vous souhaitez supprimer des données masquées et des informations personnelles de documents que vous enregistrez au format OpenDocument Text (.odt), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez le document dans ce format.

L’inspecteur de document peut vous aider à trouver et à supprimer les données masquées et les informations personnelles stockées dans les documents Excel avant de les partager.

Ce que l’Inspecteur de document trouve et supprime dans les documents Excel

Ce tableau répertorie les types de données masquées et d’informations personnelles que l’Inspecteur de document peut trouver et supprimer de vos classeurs.

Pour rechercher et supprimer rapidement des données et des informations :

1. Dans l’Inspecteur de document, sélectionnez ou désactivez les options (comme décrit ci-dessous) pour supprimer ou enregistrer.
2. Sélectionnez Inspecter.
3. Passez en revue les résultats de l’inspection, puis sélectionnez Supprimer tout sur tous les éléments à supprimer.
   Pour connaître les mises en garde et obtenir des informations sur la suppression d’informations, voir Utiliser l’Inspecteur de document.
4. Sélectionnez Réinspecter ou Fermer.

Toutes les informations ne peuvent pas être supprimées. Pour plus d’informations, voir Informations que l’Inspecteur de document trouve mais ne peut pas supprimer.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

L’inspecteur de document vous aide à rechercher et à supprimer des données masquées et des informations personnelles dans les classeurs Excel.

1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

2. Sous l’onglet Fichier , sélectionnez Enregistrer sous, puis tapez un autre nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de votre classeur d’origine.

3. Dans la copie de votre classeur d’origine, sous l’onglet Fichier , sélectionnez Informations.

4. Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes, puis Inspecter le document.

5. Dans la zone Inspecteur de document, cochez les cases des types de contenu masqué à inspecter, en case activée. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, voir Ce que l’Inspecteur de document trouve et supprime dans les documents Excel.

6. Sélectionnez Inspecter.

7. Vérifiez les résultats de l’inspection dans la zone Inspecteur de document .

8. Sélectionnez Supprimer tout en regard des résultats de l’inspection pour les types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer de votre document.

   Important

   • Si vous supprimez le contenu masqué de votre classeur, vous ne pourrez peut-être pas le restaurer en sélectionnant Annuler.
   • Si vous supprimez des lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées qui contiennent des données, vous risquez de modifier les résultats des calculs ou formules du classeur. Si vous ne savez pas quelles informations les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées contiennent, fermez l’Inspecteur de document, affichez les lignes, colonnes ou feuilles de calcul masquées, puis examinez leur contenu.
   • Les inspecteurs des commentaires et annotations, des propriétés de document et des informations personnelles, ainsi que des en-têtes et pieds de page ne peuvent pas être utilisés dans un classeur qui a été enregistré en tant que classeur partagé (Réviser>le classeur partagé). Ceci s’explique par le fait que les classeurs partagés utilisent des informations personnelles pour permettre à différentes personnes de collaborer sur le même classeur. Pour supprimer ces informations d’un classeur partagé, vous pouvez copier le classeur et ensuite arrêter son partage. Pour annuler le partage d’un classeur, sous l’onglet Révision , sélectionnez Partager le classeur et décochez Autoriser la modification de plus d’un utilisateur.
   • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de feuilles de calcul que vous enregistrez au format Classeur OpenDocument (.ods), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la feuille de calcul dans ce format.

Types de données masquées et d’informations personnelles dans Excel

Voici quelques-uns des éléments qui peuvent être la source de données masquées et d’informations personnelles dans vos classeurs Excel :

• Commentaires et annotations manuscrites Votre classeur peut contenir des éléments tels que des commentaires ou des annotations manuscrites si vous avez collaboré avec d’autres personnes pour créer votre classeur. Ces informations peuvent permettre à d’autres personnes de voir les noms des personnes qui ont travaillé sur votre classeur, les commentaires des réviseurs et les modifications qui ont été apportées à votre classeur.
• Propriétés du document et informations personnelles Les métadonnées ou propriétés de document dans Excel, tout comme dans les autres applications Microsoft 365, incluent des détails tels que l’auteur, l’objet et le titre. Microsoft 365 gère automatiquement le nom de la personne qui a enregistré le dernier classeur, la date de création d’un document et l’emplacement du document. Il peut exister d’autres types d’informations d’identification personnelle (PII), tels que les en-têtes de courrier, les informations d’envoi pour révision, les bordereaux d’acheminement, les propriétés d’imprimante (par exemple, le chemin d’impression de l’imprimante et le code secret d’impression sécurisé) et les informations de chemin d’accès aux fichiers pour la publication de pages Web.
• En-têtes et pieds de page Les classeurs peuvent contenir des informations dans des en-têtes et des pieds de page.
• Lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées Les classeurs peuvent comporter des lignes, des colonnes et des feuilles de calcul entières masquées. Si vous distribuez une copie d’un tel classeur, d’autres personnes pourraient afficher ces lignes, colonnes ou feuilles de calcul et voir les données qu’elles contiennent.
• Propriétés du serveur de documents Les classeurs enregistrés à un emplacement sur un serveur de gestion de documents, tel qu’un site d’espace de travail de document ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, peuvent contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations liées à l’emplacement du serveur.
• Données XML personnalisées Les classeurs peuvent avoir des données XML personnalisées qui ne sont pas visibles dans le document lui-même. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.
• Contenu invisible Les classeurs peuvent avoir des objets qui ne sont pas visibles, car ils sont mis en forme comme invisibles.
• Liens externes Les classeurs peuvent contenir des liens vers des données d’autres classeurs (liens externes). Les noms des feuilles de calcul contenant ces données sont ensuite enregistrées avec les classeurs, mais peuvent être invisibles.
• Fichiers ou objets incorporés Les classeurs peuvent avoir des fichiers incorporés (par exemple, un document Microsoft 365 ou texte) ou incorporés (tels qu’un graphique ou une équation) qui peuvent avoir des données qui ne sont pas visibles.
• Macros du code VBA Les classeurs peuvent contenir des macros, modules VBA, contrôles COM ou ActiveX, formulaires utilisateur ou fonctions définies par l’utilisateur avec des données masquées.
• Éléments incluant des données mises en cache Les classeurs peuvent contenir des données mises en cache pour des tableaux croisés dynamiques, graphiques croisés dynamiques, segments, chronologies et formules Cube qui ne sont pas visibles.
• Enquêtes Excel Les classeurs peuvent avoir des questions d’enquête Excel masquées qui ont été entrées dans Excel sur le Web et enregistrées avec le classeur, mais ne sont pas visibles là.
• Scénarios du Gestionnaire de scénarios Les classeurs peuvent avoir des scénarios qui ont été définis à l’aide du Gestionnaire de scénarios. Ces scénarios peuvent contenir des données mises en cache ou masquées.
• Filtres Les classeurs peuvent contenir des filtres automatiques ou des filtres de tableau actifs qui peuvent entraîner l’enregistrement des données mises en cache ou masquées avec le classeur.
• Noms cachés Les classeurs peuvent contenir des noms masqués qui peuvent être la source de données masquées.

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

L’Inspecteur de document détecte les éléments suivants qui peuvent contenir des données qui ne sont pas visibles dans votre classeur. Il ne peut pas supprimer ces éléments pour vous, car cela peut entraîner un dysfonctionnement du classeur. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Vous pouvez rechercher et supprimer des informations masquées dans vos présentations PowerPoint à l’aide de l’Inspecteur de document.

Informations recherchées et supprimées par l’Inspecteur de document

Ce tableau répertorie les types de données masquées et d’informations personnelles que l’Inspecteur de document peut rechercher et supprimer de vos présentations PowerPoint.

Pour rechercher et supprimer rapidement des données et des informations :

1. Dans l’Inspecteur de document, sélectionnez ou désactivez les options (comme décrit ci-dessous) pour supprimer ou enregistrer.
2. Sélectionnez Inspecter.
3. Passez en revue les résultats de l’inspection, puis sélectionnez Supprimer tout sur tous les éléments à supprimer.
   Pour connaître les mises en garde et obtenir des informations sur la suppression d’informations, voir Utiliser l’Inspecteur de document.
4. Sélectionnez Réinspecter ou Fermer.

Certaines données et informations masquées ne peuvent pas être supprimées avec l’Inspecteur de document. Pour plus d’informations, voir Informations que l’Inspecteur de document trouve, mais ne peut pas supprimer.

Si votre organisation a personnalisé l’Inspecteur de document en ajoutant des modules, il se peut que vous puissiez rechercher d’autres types d’informations dans vos présentations.

Rechercher et supprimer des données masquées et des informations personnelles

1. Ouvrez la présentation PowerPoint dans laquelle vous souhaitez rechercher des données masquées et des informations personnelles.

2. Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer sous, puis tapez un nom dans la zone Nom de fichier pour enregistrer une copie de votre présentation d’origine.

3. Dans la copie de votre présentation d’origine, sous l’onglet Fichier , sélectionnez Informations.

4. Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes, puis choisissez Inspecter le document.

5. Dans la boîte de dialogue Inspecteur de document, activez les cases à cocher afin de choisir les types de contenu masqué à inspecter. Pour plus d’informations sur les inspecteurs individuels, voir Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant des documents, des présentations ou des classeurs.

6. Sélectionnez Inspecter.

7. Examinez les résultats de l’inspection dans la boîte de dialogue Inspecteur de document.

8. Sélectionnez Supprimer tout en regard des résultats de l’inspection pour les types de contenu masqué que vous souhaitez supprimer de votre document.

   • Si vous supprimez du contenu masqué de votre présentation, vous ne pourrez peut-être pas la restaurer en sélectionnant Annuler.
   • Si vous voulez supprimer des données masquées et des informations personnelles de présentations que vous enregistrez au format Présentation OpenDocument (.odp), vous devez exécuter l’Inspecteur de document chaque fois que vous enregistrez la présentation dans ce format.

Après avoir utilisé l’Inspecteur de document pour supprimer des informations personnelles, si vous continuez à modifier la présentation, PowerPoint continuera à supprimer automatiquement les informations personnelles lors de l’enregistrement de ce fichier. Toutefois, si une édition plus collaborative est encore nécessaire pour cette présentation (par exemple, vous devez conserver les noms des co-auteurs associés aux commentaires qu’ils ont laissés), vous pouvez empêcher PowerPoint de supprimer automatiquement les informations personnelles, en cliquant sur le bouton « Modifier le paramètre » dans la notification « Suppression des informations personnelles activée ».

Types de données masquées et d’informations personnelles

Une présentation PowerPoint peut enregistrer plusieurs types de données masquées et d’informations personnelles. Ces informations ne sont peut-être pas immédiatement visibles, mais elles peuvent tout de même être récupérées à partir de votre présentation.

Les informations masquées peuvent inclure les données que PowerPoint ajoute pour vous permettre de collaborer à la création de la présentation avec d’autres personnes. Il peut également s’agir d’informations que vous définissez délibérément comme masquées.

Les présentations PowerPoint peuvent contenir les types suivants de données masquées et d’informations personnelles :

• Commentaires et annotations manuscrites Si vous collaborez avec d’autres personnes pour créer votre présentation, celle-ci peut contenir des éléments tels que des commentaires ou des annotations manuscrites. Ces informations peuvent permettre à d’autres personnes de voir les modifications qui ont été apportées et les noms des personnes qui ont travaillé sur votre présentation, ainsi que les commentaires des réviseurs.
• Données de suivi des révisionsLorsque vous collaborez sur un document partagé stocké dans le cloud, PowerPoint 2016 pour Microsoft 365 stocke des données sur la personne qui a modifié le document et la date à laquelle les modifications ont été apportées.
• Propriétés du document et informations personnelles Les propriétés du document, également appelées métadonnées, incluent des détails sur votre présentation tels que l’auteur, l’objet et le titre. Les propriétés d’un document incluent également des informations automatiquement gérées par les programmes Microsoft 365, telles que le nom de la personne ayant enregistré un document le plus récemment et la date de création d’un document. Si vous avez utilisé des fonctions spécifiques, le document peut également contenir d’autres types d’informations d’identification personnelle, tels que des en-têtes de messages électroniques, des informations à envoyer pour révision, des bordereaux de routage et des informations de chemin d’accès à des fichiers pour la publication de pages web.
• Contenu invisible sur la diapositive Votre présentation peut contenir des objets qui ne sont pas visibles, car ils sont mis en forme comme invisibles.
• Contenu hors diapositiveLes présentations PowerPoint peuvent contenir des objets qui ne sont pas immédiatement visibles, car ils ont été glissés de la diapositive vers la zone de sortie de diapositive. Ce contenu hors diapositive peut inclure des zones de texte, des images clipart, des graphiques et des tableaux.
• Notes de présentation La section Notes d’une présentation PowerPoint peut contenir du texte que vous ne souhaitez peut-être pas partager publiquement, en particulier si les notes ont été écrites uniquement pour l’usage de la personne qui donne la présentation.
• Propriétés du serveur de documents Si votre présentation a été enregistrée à un emplacement sur un serveur de gestion de documents, tel qu’un site Document Workspace ou une bibliothèque basée sur Windows SharePoint Services, la présentation peut contenir des propriétés de document supplémentaires ou des informations liées à cet emplacement de serveur.
• Données XML personnalisées Les présentations peuvent contenir des données XML personnalisées qui ne sont pas visibles dans le document lui-même. L’Inspecteur de document peut trouver ces données XML et les supprimer.

Informations recherchées mais non supprimées par l’Inspecteur de document

L’Inspecteur de document détecte les éléments suivants susceptibles de contenir des données non visibles dans votre présentation. L’Inspecteur de document ne peut pas supprimer ces éléments pour vous, car cela peut empêcher la présentation de fonctionner correctement. Vous pouvez examiner chaque élément détecté et déterminer si vous voulez le supprimer manuellement ou le remplacer par un élément sans données masquées, par exemple une image statique.

Inspecteur de document et données personnelles

Les données de suivi des révisions, introduites dans la build 8403 de PowerPoint 2016 pour les participants au programme Microsoft 365 Insider illustrent une limitation de l’Inspecteur de document. Par exemple, Kelly et Linda collaborent sur la présentation A dans Microsoft 365. Les données de suivi des révisions (c’est-à-dire les noms d’utilisateur et les heures auxquelles ils ont apporté des modifications) sont ajoutées à la présentation. Si Mohammed ouvre ensuite la présentation A dans une version antérieure de PowerPoint et exécute l’Inspecteur de document sur le fichier pour supprimer les données personnelles, l’inspecteur de document dans cette version de PowerPoint ne sera pas en mesure de détecter et de supprimer les données de suivi de révision ajoutées à la présentation par la nouvelle version Microsoft 365 de PowerPoint utilisée par Kelly et Linda. Mohammed ne peut pas supprimer les données de suivi des révisions sans effectuer une mise à niveau vers la version actuelle de PowerPoint, puis exécuter l’Inspecteur de document

Dans Visio, vous pouvez supprimer des informations masquées et personnelles avant de partager une copie d’un document Visio avec d’autres personnes.

Les informations personnelles et masquées peuvent être supprimées des zones de fonctionnalités suivantes dans Visio :

• Commentaires insérés sur les pages de votre document
• Propriétés du fichier (auteur, responsable et société)
• Noms, initiales et marques de révision
• Chemins d’accès du fichier de gabarit
• Chemin d’accès et nom du fichier modèle

Vous pouvez rechercher et supprimer des informations masquées dans vos présentations Visio en procédant comme suit.

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Informations.

2. Sélectionnez Vérifier la présence de problèmes, puis choisissez Supprimer les informations personnelles.

3. Sous l’onglet Informations personnelles , sélectionnez Supprimer ces éléments du document.

   Conseil

   Cochez la case M’avertir si j’essaie de réinsérer ces informations case activée si vous souhaitez voir un avertissement chaque fois que vous essayez de réinsérer des informations personnelles.

4. Pour supprimer les données potentiellement sensibles des sources de données externes, sélectionnez Supprimer les données des sources externes stockées dans le document.

   Remarque

   La sélection de cette case activée ne supprime pas les données liées à une forme. Elle supprime la source de données du diagramme, mais si des données de la source de données se trouvent dans le diagramme, vous devez les supprimer manuellement.