Utiliser un lecteur d’écran pour insérer des données Excel dans des bases de données Access de bureau

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Cet article est destiné aux personnes souffrant de troubles de la vue qui utilisent un programme de lecteur d’écran avec les produits Office et fait partie du contenu Accessibilité Office. Pour plus d’informations, voir l’accueil du support Office.

Utilisez Access avec votre clavier et un lecteur d’écran pour importer une feuille de calcul Excel dans Access ou lier à partir d’une base de données de bureau Access vers une feuille Excel données. Nous l’avons testé avec le narrateur, JAWS et NVDA, mais il est possible qu’il fonctionne avec d’autres lecteurs d’écran, à condition qu’ils respectent les techniques et normes d’accessibilité courantes.

Remarques : 

Contenu de cet article

Préparer la feuille de calcul Excel en vue de l’importation ou de la liaison

Avant d’apporter des données Excel feuille de calcul à Access, prenez quelques instants pour examiner la feuille de calcul et décider comment vous souhaitez importer les données à partir de cette feuille.

  • Décidez si vous voulez lier ou importer la feuille de calcul entière ou seulement une partie de cette feuille. Si vous souhaitez n’apporter qu’une partie d’une feuille de calcul à Access, vous pouvez définir une plage nommée ne comprenant que les cellules à apporter. Pour obtenir des instructions, voir Utiliser un lecteur d’écran pour nommer une plagede cellules ou de données dans Excel.

  • Assurez-vous que la feuille Excel feuille de calcul est au format de fichier plat afin que l’Assistant puisse facilement gérer les données qu’elle insérez. Par exemple, corrigez les valeurs d’erreur possibles, supprimez les colonnes et lignes vides inutiles et vérifiez que chaque colonne contient le même type de données dans chaque ligne. Pour plus d’informations sur la préparation de l’importation ou de la liaison, reportez-vous aux sections Préparer la feuille de calcul, Préparer les données Excel et Résoudre les problèmes de valeurs manquantes ou incorrectes dans Importer ou lier des données dans un fichier de calcul Excel.

Préparer la base de données Access de destination pour l’importation

Avant d’importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, vérifiez que la base de données Access de destination est prête pour l’importation et décidez comment vous voulez stocker les données importées.

  • Assurez-vous que la base de Access de destination n’est pas en lecture seule et que vous êtes autorisé à y apporter des modifications.

  • Décidez si vous voulez stocker les données dans une table nouvelle ou existante :

    • Si vous choisissez de stocker les données dans une nouvelle table, Access une table et y ajoute les données importées. Si une table avec le nom spécifié existe déjà, vous Access le contenu de la table avec les données importées.

    • Si vous choisissez d’ajouter les données à une table existante, les lignes de la feuille Excel sont ajoutés à la table spécifiée.

  • Si vous décidez d’apposer les données Excel à une table Access existante, assurez-vous que les paramètres de structure et de champ dans les données sources dans Excel correspondent à ceux de la table destination dans Access. Pour ouvrir la table Access en mode Création à des fin d’inspection, appuyez sur Alt+H, W, D. Consultez la table par rapport à la liste de vérification de la section Préparer la base de données de destination, étape 2, à l’étape Importer ou lier aux données d’un workbook Excel.

Importer les données

Lorsque vous importez des données, Access crée une copie des données dans une table nouvelle ou existante sans modifier la feuille de Excel source.

Remarque : Vous aurez peut-être besoin d’un collègue à l’étape 9 pour sélectionner le champ à modifier.

  1. Fermez le Excel source s’il est ouvert.

  2. Ouvrez la base Access de données de destination où les données importées doivent être stockées.

    Conseil : Si vous voulez créer une base de données vide, appuyez sur Alt+F, N, L.

  3. Pour ouvrir la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel, selon la Access que vous utilisez :

    • Dans la version Microsoft 365 de l’abonnement Access 2019, appuyez sur Alt+X, N, 1, puis F et X.

    • Dans Access 2016 ouAccess 2013, appuyez sur Alt+X pour aller à l’onglet Données externes. Appuyez sur Tab jusqu’à atteindre le groupe Importer & Lien, appuyez sur la flèche droite jusqu’à entendre « Excel », puis appuyez sur Entrée.

    La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel s’ouvre.

  4. Dans la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel, pour spécifier le fichier Excel contenant les données à importer, vous devez :

    • Pour déplacer le focus sur le champ de texte Nom de fichier, appuyez sur F, puis collez ou tapez le chemin d’accès Excel fichier.

    • Pour rechercher le fichier, appuyez sur R. La boîte de dialogue Ouvrir un fichier s’ouvre. Accédez au fichier de votre choix et, une fois sur le fichier, appuyez sur Entrée pour le sélectionner.

  5. Pour spécifier la manière dont vous voulez stocker les données importées, faites l’une des façons suivantes :

    • Si vous voulez stocker les données dans une nouvelle table, appuyez sur I pour passer à la table Importer les données sources dans une nouvelle table de l’option de base de données actuelle, puis sélectionnez-la. Vous serez amené à attribuer un nom à cette table ultérieurement.

    • Si vous voulez apposer les données à une table existante, appuyez sur A pour y déplacer et sélectionnez la copie d’enregistrement à l’option de table. Pour sélectionner le tableau, appuyez une fois sur Tab. Le focus se déplace sur la liste des tables. Appuyez sur Alt+Flèche vers le bas pour développer la liste, appuyez sur La flèche vers le haut ou vers le bas jusqu’à entendre le tableau que vous souhaitez, puis appuyez sur Entrée pour le sélectionner. Cette option n’est pas disponible si la base de données ne contient pas de tables.

  6. Appuyez sur Tab jusqu’à atteindre le bouton OK, puis appuyez sur Entrée. L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

    Conseil : Si votre lecteur d’écran ne lit pas automatiquement les fenêtres de l’Assistant, appuyez sur les touches SR+W.

  7. Si le Excel source ne possède qu’une seule feuille de calcul et aucune plage, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si le feuille de calcul contient plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, sélectionnez la feuille de calcul ou la plage à importer :

    • Pour sélectionner une feuille de calcul, appuyez sur Alt+W, appuyez une fois sur La touche Tab, appuyez sur Flèche bas jusqu’à entendre la feuille de calcul que vous voulez, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

    • Pour sélectionner une plage nommée, appuyez sur Alt+R, appuyez une fois sur la touche Tab, appuyez sur la flèche vers le bas jusqu’à entendre la plage de votre choix, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

    La fenêtre suivante de l’Assistant s’ouvre.

  8. Si la première ligne de la feuille de calcul ou plage source contient les noms de champs, appuyez sur I pour passer à l’option Première ligne contient les en-tête de colonnes, puis sélectionnez-la. Appuyez sur Entrée pour déplacer le focus sur la fenêtre suivante de l’Assistant.

    Si vous souhaitez que des données soient ajoutés à une table existante, vous pouvez passer à l’étape 11.

  9. Dans la fenêtre de l’Assistant, vous pouvez spécifier des informations sur chaque champ que vous importez, si nécessaire. Le premier champ de la feuille de calcul ou de la plage est sélectionné. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

    • Pour modifier le nom du champ actuel, appuyez sur Alt+M, puis tapez le nouveau nom.

    • Pour modifier le type de données du champ, appuyez sur Alt+T. Le focus se déplace sur la liste Type de données. Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche vers le bas. Appuyez sur la flèche vers le bas jusqu’à entendre la valeur de votre souhaitez, puis appuyez une fois sur La touche Tab.

    • Pour modifier l’indexation ou non du champ, appuyez sur Alt+I. Vous entendez la valeur actuelle. Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche vers le bas. Appuyez sur la flèche vers le bas jusqu’à entendre la valeur de votre souhaitez, puis appuyez une fois sur La touche Tab.

    • Si vous ne voulez pas importer le champ actuel, appuyez sur Alt+S pour le déplacer vers et sélectionnez l’option Ne pas importer le champ.

    Pour sélectionner un autre champ, appuyez sur F6 jusqu’à entendre « Volet », puis demandez à un collègue de vous aider à sélectionner le champ de votre choix. Modifiez les champs comme décrit ci-dessus. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Entrée pour passer à la fenêtre suivante de l’Assistant.

  10. Ajoutez une clé primaire pour la nouvelle table. La clé primaire identifie les enregistrements dans votre table pour vous aider à récupérer les données plus rapidement. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour laisser Access ajouter la clé primaire, appuyez sur A.

    • Pour choisir votre propre clé primaire, appuyez sur C. Pour définir la clé à utiliser, appuyez une fois sur la touche Tab. Le focus se déplace sur la liste de touches. Pour développer la liste, appuyez sur Alt+Flèche vers le bas. Appuyez sur la touche Flèche vers le haut ou Flèche vers le bas jusqu’à entendre la touche de votre nom.

    • Si vous ne voulez pas utiliser de clés primaires, appuyez sur O.

    Pour déplacer la dernière fenêtre de l’Assistant, appuyez sur Entrée.

  11. La dernière fenêtre de l’Assistant s’ouvre. Le focus se trouve dans la zone Importer dans la table et vous entendez le nom actuel de la table de destination. Si vous voulez modifier le nom du tableau, tapez un nouveau nom, puis appuyez sur Entrée pour finaliser l’importation.

    Remarque : Si vous entendez une alerte vous avertissant que la table existe déjà et que vous souhaitez que la table existante soit réécrite avec les données importées, appuyez sur Y. Si vous voulez renommer le tableau, appuyez sur N. Appuyez sur Alt+I pour ramener le focus sur la zone Importer dans la table, tapez un autre nom de table, puis appuyez sur Entrée.

  12. Si l’importation a été complètement ou partiellement réussie, Access 'état de l’importation s’affiche. Access vous invite également à enregistrer les étapes d’importation pour les répéter rapidement sans l’Assistant Importation. Pour sélectionner cette option, appuyez sur Alt+V. Pour nommer les étapes d’importation, appuyez sur Alt+A, puis tapez un nom pour l’opération d’importation. Pour enregistrer les étapes d’importation, appuyez sur Alt+S.

    Si l’importation échoue, vous entendez « Une erreur est survenue lors de l’importation du fichier », suivi du nom du fichier. Appuyez sur Entrée pour quitter le message d’alerte.

Créer un lien vers des données dans Excel

Utilisez l’Assistant Lier une feuille de calcul pour créer un lien à partir d’une base de données Access vers des données de Excel, afin de pouvoir utiliser les outils de requête et d’état dans Access sans avoir à conserver une copie des données Excel dans votre base de données.

Lorsque vous liez une feuille Excel ou une plage nommée, Access crée une table liée aux cellules sources. Toute modification apportée aux cellules sources dans Excel dans la table liée dans Access. En revanche, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table correspondante dans Access. Si vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des données, vous devez apporter les modifications dans le fichier Excel source.

Une base de données peut contenir plusieurs tables liées.

Démarrer l’Assistant Lier une feuille de calcul

Dans Access, deux méthodes s’offrent à vous pour sélectionner le Excel de calcul à lier et démarrer l’Assistant Lier une feuille de calcul. Vous pouvez ouvrir le Excel dans Access ou utiliser la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel.

Ouvrir le feuille de calcul Excel dans Access

  1. Ouvrez la Access de données dans laquelle vous voulez créer la liaison.

  2. Appuyez sur Alt+F, O pour ouvrir le menu.

  3. Pour le rechercher, appuyez sur O. La boîte de dialogue Ouvrir de Windows s’ouvre.

  4. Pour modifier le type de fichier, appuyez sur la touche Tab jusqu’à entendre « Type de fichiers, Microsoft Access », puis appuyez sur Alt+Flèche vers le bas. Appuyez sur la flèche vers le haut jusqu’à entendre « Tous les fichiers », puis appuyez sur Entrée.

  5. Accédez au fichier de votre choix, puis appuyez sur Entrée pour le sélectionner et démarrer l’Assistant Lier une feuille de calcul.

Utiliser la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel

  1. Ouvrez la Access de données dans laquelle vous voulez créer la liaison.

    Conseil : Si vous ne voulez pas lier une base de données existante, appuyez sur Alt+F, N, L pour créer une base de données vide.

  2. Pour ouvrir la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel, selon la Access que vous utilisez :

    • Dans la version Microsoft 365 de l’abonnement Access 2019, appuyez sur Alt+X, N, 1, puis F et X.

    • Dans Access 2016 ou Access 2013, appuyez sur Alt+X pour aller à l’onglet Données externes. Appuyez sur Tab jusqu’à atteindre le groupe Importer & Lien, appuyez sur la flèche droite jusqu’à entendre « Excel », puis appuyez sur Entrée.

    La boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel s’ouvre.

  3. Dans la boîte de dialogue Données externes - Feuille de calcul Excel, pour spécifier le Excel que vous souhaitez lier :

    • Pour déplacer le focus sur le champ de texte Nom de fichier, appuyez sur F, puis collez ou tapez le chemin d’accès Excel fichier.

    • Pour rechercher le fichier, appuyez sur R. La boîte de dialogue Ouvrir un fichier s’ouvre. Accédez au fichier de votre choix et, une fois sur le fichier, appuyez sur Entrée pour le sélectionner.

  4. Appuyez sur Alt+L pour accéder à la source de données et la sélectionner en créant une option de table liée,puis appuyez sur Entrée. L’Assistant Lier une feuille de calcul démarre.

Utiliser l’Assistant Lier une feuille de calcul pour créer un lien vers des données Excel

Les fenêtres de l’Assistant Lier une feuille de calcul vous guident tout au long du processus de liaison. Il vous suffit de sélectionner les options dont vous avez besoin et de Excel données liées à votre base de données en un rien de temps.

Conseil : Si votre lecteur d’écran ne lit pas automatiquement les fenêtres de l’Assistant, appuyez sur les touches SR+W.

  1. Si le Excel source ne possède qu’une seule feuille de calcul et aucune plage, vous pouvez passer à l’étape suivante. Si le feuille de calcul contient plusieurs feuilles de calcul ou plage nommées, sélectionnez la feuille de calcul ou la plage comme suit :

    • Pour sélectionner une feuille de calcul, appuyez sur Alt+W, appuyez une fois sur La touche Tab, appuyez sur Flèche bas jusqu’à entendre la feuille de calcul que vous voulez, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

    • Pour sélectionner une plage, appuyez sur Alt+R, appuyez une fois sur la touche Tab, appuyez sur la flèche vers le bas jusqu’à entendre la plage de votre choix, puis appuyez sur Entrée pour la sélectionner.

    La fenêtre suivante de l’Assistant s’ouvre.

  2. Si la première ligne de la feuille de calcul ou plage source contient les noms de champs, appuyez sur I pour passer à l’option Première ligne contient les en-tête de colonnes, puis sélectionnez-la. Appuyez sur Entrée pour déplacer le focus sur la fenêtre suivante de l’Assistant.

  3. La dernière fenêtre de l’Assistant s’ouvre. Le focus se trouve dans la zone Nom de la table liée et vous entendez le nom actuel de la table liée. Si vous voulez modifier le nom du tableau, tapez un nouveau nom de tableau, puis appuyez sur Entrée pour finaliser l’importation.

    Remarque : Si vous entendez une alerte vous avertissant que la table existe déjà et que vous souhaitez que la table existante soit réécrite avec les données importées, appuyez sur Y. Si vous voulez renommer la table de destination, appuyez sur N. Appuyez sur Alt+I pour ramener le focus sur la zone Importer dans la table, tapez un autre nom de table, puis appuyez sur Entrée.

  4. Si la liaison a réussi, vous entendez « La liaison de la table au fichier est terminée », suivi du Excel nom du fichier. Appuyez sur Entrée pour quitter la notification. Accédez à la table liée et examinez son contenu. Pour des informations de dépannage, voir Résoudre les #Num! et autres valeurs incorrectes dans une table liée dans Importer ou lier des données d’un feuille de calcul Excel.

    Si la liaison a échoué, vérifiez de nouveau le fichier source de Excel dans la liste de vérification de la section Préparer la base de données de destination, étape 2, dans Importer ou lier les données d’un classeur Excel.

Voir aussi

Utiliser un lecteur d’écran pour créer des tables dans des bases de données de bureau Access

Utilisez un lecteur d’écran pour créer une requête dans des bases de données de bureau Access

Utiliser un lecteur d’écran pour créer un formulaire dans des bases de données Access de bureau

Utiliser un lecteur d’écran pour exporter un tableau Access dans un fichier texte

Raccourcis clavier d’Access

Utiliser un lecteur d’écran pour explorer et parcourir Access

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