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Soutenue par l’IA, l’application Viva Sales dans Teams fournit des recommandations et des informations pour vous aider à rester connecté à vos clients, à minimiser la saisie de données et à personnaliser vos engagements pour conclure des affaires plus rapidement avec des taux de réussite plus élevés. Obtenez une meilleure compréhension des besoins de vos clients à partir de résumés d’appels transcrits avec l’Intelligence conversationnelle, et prenez la bonne action au bon moment avec des suivis générés automatiquement.

Pour savoir comment l’enregistrement des appels est utilisé, voir En savoir plus – Enregistrement d’appel ou de réunion.

Dans cet article

Langues prises en charge

L’Intelligence conversationnelle est prise en charge dans les langues suivantes : chinois simplifié (RPC), néerlandais, anglais, français, allemand, italien, japonais, portugais, portugais (Brésil), espagnol, hébreu, danois, suédois, finnois, norvégien et arabe.

Créer une réunion Teams

Votre parcours Viva Sales commence quand vous créez une réunion Teams dans Outlookhttps://support.microsoft.com/office/schedule-a-teams-meeting-from-outlook-883cc15c-580f-441a-92ea-0992c00a9b0f et invitez au moins un contact connecté. L’application Viva Sales est automatiquement ajoutée à la réunion créée avec Outlook pour Windows, Mac ou le Web. Un message s’affiche indiquant que des informations sur la conversation seront générées si vous enregistrez la réunion avec la transcription activée.

Remarque : Si vous créez une réunion directement à partir du calendrier Teams, vous devez ajouter l’application manuellement.

Gardez à l’esprit ces points importants concernant les informations sur les conversations :

  • Vous devez créer la réunion dans Outlook et activer le bouton Réunion Teams. Si vous créez la réunion dans Teams, l’application Viva Sales n’est pas ajoutée à la réunion et les informations sur la réunion ne sont pas générées.

  • Vous devez inviter au moins un contact connecté pour Outlook pour ajouter l’application Viva Sales à la réunion.

  • Vous devez enregistrer et transcrire la réunion pour que Viva Sales génère des informations.

  • Si vous créez une réunion récurrente, Outlook ajoute l’application Viva Sales à toutes les occurrences de la réunion.

  • L’application Viva Sales n’est ajoutée automatiquement à la réunion que lorsqu’Outlook a la version minimale requise.

Générer une synthèse de réunion

Quand Viva Sales est ajouté à une réunion Teams, il génère automatiquement un résumé de la réunion si la réunion est enregistrée avec transcription activée.

  1. Join the meeting with your customer. You can use the link in the Outlook calendar event or join from Teams.

  2. Start the recording and transcription.

Quand vous démarrez l’enregistrement de la réunion, la transcription en direct https://support.microsoft.com/office/view-live-transcription-in-a-teams-meeting-dc1a8f23-2e20-4684-885e-2152e06a4a8bdémarre également si l’administrateur Teams a autorisé la transcriptionhttps://docs.microsoft.com/microsoftteams/cloud-recording#turn-on-or-turn-off-recording-transcription. Si l’enregistrement démarre mais pas la transcription, demandez à l’administrateur d’activer la transcription de l’enregistrement de la transcription.

La transcription confère productivité et inclusion à votre réunion pour les participants. Par défaut, la transcription est disponible en anglais. Vous pouvez modifier la langue de la transcription pour qu’elle soit identique à la langue parlée lors de la réunion. Pour plus de détails, consultez la section Changer la langue de la transcriptiondans Afficher la transcription en direct dans une réunion Teamshttps://support.microsoft.com/office/view-live-transcription-in-a-teams-meeting-dc1a8f23-2e20-4684-885e-2152e06a4a8b.

Remarque : La langue parlée n’est pas détectée automatiquement. Si la langue de la transcription n’est pas la même que la langue parlée lors de la réunion, la transcription générée est inutilisable.

Quand vous terminez la réunion, Viva Sales utilise l’appel enregistré et la transcription pour générer et résumer des informations détaillées sur la réunion. Le résumé de la réunion donne un aperçu du déroulement de la conversation. Il comprend des éléments d’action et des mots clés pertinents, une ventilation des sentiments des clients pendant l’appel, etc.

Important : Vous devez transcrire la réunion pour générer des informations sur la réunion.

Utilisez le résumé de la réunion pour passer en revue les conversations passées avec les clients, comprendre les besoins et les sentiments historiques et mettre en évidence vos engagements.

Seuls vous et les autres vendeurs que vous avez invités à la réunion pouvez voir le résumé de la réunion. Il n’est pas visible pour les clients qui ont participé à l’appel.

Afficher le résumé de la Réunion

Quand le résumé de la réunion est prêt, vous recevez un message du bot Viva Sales bot dans votre conversation instantanée personnelle. Le message comprend des détails sur la réunion tels que le titre, la date, l’heure et les participants, ainsi qu’un lien vers le résumé. Vous pouvez utiliser le lien dans le message pour afficher le résumé ou accéder à l’onglet Viva Sales de la réunion.

  • Allez au bot Viva Sales dans votre liste de conversation instantanée et sélectionnez Ouvrir le résumé.

    Fiche récapitulative de la réunion Viva Sales

  • Accédez à la conversation instantanée de réunion dans votre liste de conversation instantanée ou ouvrez l’événement sur votre calendrier dans Teams, puis sélectionnez l’onglet Viva Sales.

S’il existe plusieurs enregistrements d’une même réunion (se produit lorsque vous arrêtez et redémarrez l’enregistrement) ou des enregistrements d’une réunion récurrente, vous pouvez afficher le résumé de la réunion d’une réunion individuelle en sélectionnant la date dans la liste déroulante du résumé de la réunion.

Résumé de la réunion Viva Sales pour la réunion récurrente

Comprendre le résumé de la Réunion

La page de résumé de la réunion comprend les sections suivantes :

  • Aperçu, récapitulatif et mentions

  • Transcription d’appel et traduction

  • Chronologie et segmentation de la lecture des appels

Résumé

L’onglet Aperçu affiche les noms des personnes qui ont participé à la réunion.

Onglet Présentation du résumé de la réunion Viva Sales

Récapitulatif

L’onglet Récapitulatif affiche les faits saillants de l’appel et les éléments d’action que Viva Sales a identifiés pendant l’appel. Les mises en surbrillance des appels ne sont générées que quand il n’y a pas plus de deux participants à la réunion.

Onglet Récapitulatif du résumé de la réunion Viva Sales

Pour partager les points forts de l’appel et les éléments d’action de suivi, sélectionnez Copier dans le presse-papier, puis collez les données dans un e-mail, un chat Teams ou tout autre support de votre choix. Le résumé apparaît au format suivant :

  • Meeting title: Displays the title of the meeting

  • Participants: Lists the people who participated in the meeting

  • Meeting date and time: Displays the date and time of the meeting

  • Highlights: Displays sentences in a bulleted list that summarize each section of the conversation

  • Follow-ups: Displays action items in a bulleted list

Copiez et collez le contenu de l’onglet Récapitulatif dans le résumé de la réunion Viva Sales

Mentions

L’onglet Mentions affiche les mots clés, les parties prenantes, les produits et les concurrents qui ont été mentionnés pendant l’appel. Quand vous sélectionnez un mot dans les sections suivantes, la transcription indique à quel moment il a été mentionné.

  • People: Displays the names of people mentioned during the call; for example, Sarah calling from Contoso.

  • Products: Displays the names of the products mentioned during the call; for example, "I only know how to use a Fabrikam LED TV".

  • Best-practice keywords: Displays keywords that can be used as best practices during the call.

  • Other brands and organizations: Displays brand and organization names (other than your own) that the customer mentioned during the call.

  • Questions asked by sellers: Displays questions asked by sellers on the call. For example, What do you think about the demo?

  • Questions asked by others: Displays questions asked by the other participants during the call.

  • Times: Displays the time periods mentioned during the call.

Onglet Mentions du résumé de la réunion Viva Sales

Transcription d’appel et traduction

La section Transcription affiche un enregistrement écrit de l’appel que vous pouvez lire et traduire et la chronologie de l’appel.

Si la transcription est dans une langue autre que l’anglais et est l’une des langues prises en charge, sélectionnes Traduire pour lire la transcription en anglais.

Chronologie et segmentation de la lecture des appels

Utilisez la fonction de lecture d’appel pour écouter l’appel enregistré. Vous pouvez écouter l’intégralité de l’appel ou faire glisser la barre de progression pour passer à des points spécifiques de la chronologie. La transcription de l’appel défile automatiquement jusqu’au point sélectionné. Vous pouvez également mettre en pause, rembobiner et avancer dans l’appel et régler le volume de lecture.

La chronologie affiche les sentiments détectés dans la conversation : positifs, neutres ou négatifs. Vous pouvez faire glisser la barre de progression vers un point spécifique de la chronologie. La transcription de l’appel défile automatiquement jusqu’au point sélectionné.

Quand vous sélectionnez un mot sur l’onglet Mentions , une icône de diamant sur la chronologie de lecture indique le moment où le mot a été mentionné. Si vous survolez un mot sur l’onglet Mentions, les icônes de losanges gris sur la chronologie indiquent tous les moments où le mot a été mentionné.

Pour accéder rapidement à un commentaire dans la transcription, sélectionnez son icône sur la chronologie.

La chronologie indique également les segments de conversation, tels que l’introduction, la solution, le devis et la clôture de l’appel. Sélectionnez un segment pour afficher les informations qui le concernent. La transcription défile jusqu’au début du segment et le segment est mis en surbrillance sur la chronologie. Si le segment sélectionné contient des éléments d’action ou des mots clés, ils s’affichent dans leurs onglets respectifs.

Remarque : La fonction de lecture n’est disponible que pour l’organisateur de la réunion et l’enregistreur d’appel.

Chronologie de lecture dans le résumé de la réunion Viva Sales

Partager un enregistrement CRM dans une conversation Teams

Viva Sales fait encore plus qu’offrir des informations riches après une réunion Teams avec les clients. Vous pouvez également l’utiliser pour partager l’enregistrement d’un client (contact, opportunités et compte) dans une conversation instantanée ou un canal Teams sous forme de carte adaptative.

Avec l’application Viva Sales, vous pouvez :

  • Rechercher un enregistrement à partager

  • Coller un lien vers un enregistrement qui se déroulera dans une carte adaptative enrichie

Rechercher un enregistrement CRM à partager

  1. Accédez à la conversation dans laquelle vous souhaitez partager le contact. Sélectionnez l’icône Viva Sales sous la zone de message.

    Icône Viva Sales sous la zone de message

    If the Viva Sales icon isn’t there, select Messaging extensions (...), search for the Viva Sales app, and then select it.

  2. Dans la fenêtre Viva Sales, recherchez et sélectionnez l’enregistrement.
     

    Remarques : 

    • Par défaut, les enregistrements récemment consultés sont affichés, sans effectuer de recherche. Vous pouvez soit rechercher l’enregistrement, soit utiliser l’onglet Type d’enregistrement disponible au-dessus du champ de recherche pour rechercher un type d’enregistrement particulier.

    • L’onglet Tout vous permet de rechercher tous les enregistrements de type table (contact, opportunités et compte). D’autres onglets sont spécifiques à un type de table et vous permettent de rechercher ce type d’enregistrement.


    Fenêtre Viva Sales

    The record card is added to the message box.

    Fiche contact Viva Sales

  3. Envoyez le message à la conversation instantanée.

Afficher et mettre à jour les détails d’un enregistrement CRM

Après avoir reçu une carte d’enregistrement dans une conversation Teams, vous pouvez afficher et mettre à jour ses détails.

  1. Dans la carte de l’enregistrement,sélectionnez l’une des options suivantes :

    • View details (only available if the connected CRM is Dynamics 365): The record opens in a new window inside Teams.

    • Open in Dynamics 365 or Open in Salesforce: The record opens in the CRM in your web browser.

  2. Mettez à jour les informations si nécessaire et enregistrez vos modifications.

  3. Pour voir les informations mises à jour dans la carte, passez la souris sur la carte, sélectionnez Autres options (), puis sélectionnez Actualiser.

    Actualiser la fiche contact Viva Sales

Partager des commentaires

Si vous avez des commentaires sur Viva Sales, vous pouvez les partager depuis le complément. Vos commentaires sont précieux et nous les utilisons pour améliorer le produit.

  1. Ouvrez la fenêtre Viva Sales en accédant à une conversation et en sélectionnant son icône dans la zone de message.

    Icône Viva Sales sous la zone de message

    If the Viva Sales icon isn’t there, select Messaging extensions (...), search for the Viva Sales app, and then select it.

  2. Sélectionnez Partager des commentaires dans le coin supérieur droit.

    Partager des commentaires depuis l’application Teams

  3. Saisissez vos réponses dans le formulaire de commentaires, puis sélectionnez Partager des commentaires.

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