Description de la manière dont les différentes transactions affectent le montant « coût des produits vendus » (COGS) dans comptabilité professionnelle et dans Accounting Express

S’applique à : Microsoft Office Accounting Professional 2007Microsoft Office Accounting Express 2007

INTRODUCTION


Cet article décrit la façon dont les différentes transactions affectent le montant « coût des produits vendus » (COGS) dans Microsoft Office Accounting professionnel et dans Microsoft Office Accounting Express.

Informations supplémentaires


Comptabilité professionnelle et comptabilité Express utilisez la méthode de coût First-in, First-Out (FIFO). Cette méthode de coût suppose que le coût le plus ancien d’un article d’inventaire est utilisé en premier lors de la vente de l’article. Pour plus d’informations sur la méthode de coût FIFO, voir la rubrique « à propos de l’évaluation du stock » dans l’aide de Microsoft Office Accounting.

Flux de transactions standard

Prenons l’exemple du scénario suivant :
  • Le 1er janvier 2006, vous recevez 3 unités d’objet A. Chaque article a un coût de $5,00.
  • Le 5 janvier 2006, vous recevez 2 unités supplémentaires de l’article A. Chaque article a un coût de $5,50.
  • Le 2 février 2006, vous vendez 2 unités de l’article A. Une transaction est validée sur le compte C.D.V. pour $10,00, car le système suppose que les éléments que vous avez vendus sont deux des éléments reçus le 1er janvier. Chacun de ces éléments a un coût de $5,00.
  • Le 5 février 2006, vous vendez 3 unités de l’article A. Une transaction est validée sur le compte C.D.V. pour $16,00, car le système suppose que les éléments que vous avez vendus incluaient l’un des articles que vous avez reçus le 1er janvier et deux des éléments que vous avez reçus le 5 janvier. L’un de ces éléments a un coût de $5,00 et deux de ces éléments ont un coût de $5,50 chacun.

Exceptions au flux de transactions standard

Les exemples suivants illustrent certaines transactions qui peuvent affecter les montants du compte CMV. Ces exemples illustrent les exceptions au flux de transactions standard. Dans chaque exemple, le processus de recalcul du compte CMV est décrit. Toute combinaison de ces transactions risque d’entraîner un calcul complexe et un ajustement important sur le compte CMV. Pour voir l’effet sur le compte CMV dans les exemples suivants, affichez le rapport « Détails des transactions par compte ». Utilisez un ensemble de filtres pour afficher les transactions annulées.

Exemple 1 : vous vendez des éléments sans les recevoir dans le stock

Si vous vendez des éléments sans réceptionner les articles dans le stock, le prix d’achat de l’enregistrement d’article est utilisé pour estimer le montant C.D.V.. Le montant C.D.V. de toutes les transactions précédentes est recalculé si les conditions suivantes sont remplies :
  • Le prix d’achat est modifié.
  • L’article est de nouveau vendu. Toutefois, vous ne recevez pas l’article dans le stock.
Prenons l’exemple du scénario suivant :
  • Vous pouvez créer un élément a. un prix d’achat de $10,00. L’objet a a une quantité de 0 et une valeur de $0,00.
  • Le 1er janvier 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $10,00.
  • Vous ouvrez l’élément A à partir de la liste d’éléments. Ensuite, vous modifiez le prix d’achat de $10,00 à $20,00.
  • Le 5 janvier 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $30,00.
Dans la mesure où le prix d’achat de l’enregistrement d’article a changé avant la réception de cet article dans le stock, le système recalcule toutes les transactions précédentes en utilisant le nouveau prix d’achat. Par conséquent, la transaction du 1er janvier 2006 utilise désormais un coût de $20,00 au lieu d’un coût de $10,00. Par ailleurs, la transaction du 5 janvier 2006 utilise également un coût de $20,00. Par conséquent, le solde de clôture du compte CMV doit maintenant être de $40,00. Comme $10,00 a déjà été validé pour la transaction du 1er janvier 2006, une autre transaction pour $30,00 sera publiée le 5 janvier 2006 de sorte que le solde de fin de $40,00 s’affiche correctement.

Exemple 2 : vous enregistrez un document de ventes avant d’enregistrer un document d’achat

Si vous enregistrez un document de ventes avant d’enregistrer un document d’achat, le prix d’achat de l’enregistrement d’article est utilisé lors de l’enregistrement du document de vente. Par conséquent, lors de l’achat de l’article, un ajustement est effectué sur le compte C.D.V. si des différences de coûts surviennent. Considérez le scénario suivant :
  • Vous pouvez créer un élément a. un prix d’achat de $5,00. L’objet a a une quantité de 0 et une valeur de $0,00.
  • Le 1er janvier 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $5,00.
  • Le 1er mars, 2006, vous recevez 1 unité d’article a qui coûte $4,50. Une transaction est validée sur le compte CMV pour un montant négatif de $50 le 1er janvier 2006. Cela amène désormais le compte CMV à refléter avec précision un solde de fin de $4,50.

Exemple 3 : vous n’avez pas invalidé de factures à partir d’une date antérieure lorsque des documents dont la date de transaction est postérieure à la date de la transaction des factures annulées

Lorsque vous invalidez une facture, les éléments de celle-ci sont renvoyés dans l’inventaire. Les articles sont retournés à l’inventaire à la date utilisée dans la facture annulée. Lorsque l’élément est retourné au stock, le coût des produits associés à cette vente est restauré. Le coût des produits sera la date la plus ancienne. Le coût des produits sera utilisé en premier pour les ventes ultérieures. Les écritures du compte C.D.V. pour les ventes ultérieures du même article sont recalculées si les conditions suivantes sont remplies :
  • Vous avez vendu de plus en plus d’éléments une fois que vous avez créé la facture.
  • Vous avez vendu de plus en plus d’articles avant d’avoir invalidé votre facture.
Par conséquent, le coût des articles sur la facture annulée est consommé lors de la prochaine vente enregistrée. Toutes les ventes ultérieures à la date de la facture annulée ont de nouvelles quantités dans le compte CMV. Lorsque vous invalidez une facture, le programme crée un ensemble de transactions pour décaler la vente d’origine afin que le recalcul puisse avoir lieu. Ces transactions sont les suivantes :
  • Transaction supprimant le coût initial d’une marchandise.
  • Une autre transaction ajoute le coût des éléments de la facture annulée au stock.
Les deux transactions ont la même date que la transaction invalidée. Par conséquent, le compte CMV et le stock présentent des soldes de clôture appropriés après le recalcul. Néanmoins, il existe un ajustement unique pour le calcul de toutes les ventes ultérieures. Considérez le scénario suivant :
  • Vous pouvez créer l’élément A. Cet élément a une quantité de 0 et une valeur de $0,00.
  • Le 1er janvier 2006, vous recevez 1 unité de l’article A. Cet article a un coût de $5,00.
  • Le 1er février 2006, vous recevez 1 unité de l’article A. Cet article a un coût de $4,50.
  • Le 1er mars 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $5,00.
  • Le 5 mars 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $4,50.
  • Vous invalidez la facture du 1er mars 2006.
Dans ce scénario, lorsque vous annulez la facture à partir du 1er mars, 2006, l’article est retourné au stock. Le coût initial des produits utilisés pour le 1er janvier 2006 est attribué à l’élément. En d’autres termes, la facture à compter du 5 mars 2006 aura en fait un montant C.D.V. de $5,00 au lieu d’un montant C.D.V. de $4,50. Un montant négatif de $4,50 est validé sur le compte CMV le 1er mars 2006. ce processus affectera toutes les factures enregistrées contenant l’élément A car un seul ajustement volumineux sera comptabilisé. Cet ajustement utilise la date de la facture annulée.

Exemple 4 : création d’une transaction d’ajustement du stock

Lorsque vous créez une transaction d’ajustement d’inventaire dans la fenêtre ajustement de la quantité ou la fenêtre « Ajuster la quantité et la valeur », vous devez entrer la nouvelle valeur au lieu de la valeur de l’ajustement que vous voulez apporter. La différence entre la nouvelle valeur que vous avez entrée et la valeur du compte CMV à la date spécifiée est utilisée pour déterminer le montant de l’ajustement du stock. Considérez le scénario suivant :
  • Vous pouvez créer un élément a pour une quantité en cours de 10 et une valeur de $2 000,00 à partir du 1er janvier 2006. Cela signifie que chaque article coûte $200,00.
  • Le 1er février 2006, vous vendez 5 unités de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $1 000.
  • Le 5 février 2006, vous vendez 5 unités de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $1 000.
  • Vous vous rendez compte que la valeur du 1er janvier 2006 devrait être $1 500 au lieu de $2 000. Pour créer ce ajustement, vous ouvrez la fenêtre « Ajuster la quantité et la valeur du stock ». Vous pouvez définir la date sur le 1er janvier 2006. Entrez une nouvelle quantité de 10, puis entrez une nouvelle valeur de $1 500.
Dans ce scénario, une transaction est validée sur le compte CMV pour un montant négatif de $500,00 le 1er janvier 2006. Si vous générez le rapport évaluation du stock pour l’article A, le rapport contient les informations suivantes :
  • Le 1er janvier 2006, la transaction d’origine affichée correspond à $2 000.
  • Le 1er janvier 2006, une transaction pour une quantité négative d' $500,00 s’affiche. Cette transaction pour une valeur négative reflète la différence entre la valeur d’origine de $2 000 et la nouvelle valeur de $1 500. Le coût de chaque élément est alors modifié de $200 en $150.
  • Le 1er février 2006, une transaction pour une quantité négative d' $750,00 s’affiche. Cette transaction pour un montant négatif correspond aux 5 articles vendus et au coût de $150,00 chacun.
  • Le 5 février 2006, une transaction pour une quantité négative d' $750,00 s’affiche. Cette transaction pour un montant négatif correspond aux 5 articles vendus et au coût de $150,00 chacun.

Exemple 5 : modifier les éléments d’un document enregistré

Lorsque vous modifiez les éléments d’un document enregistré, l’effet sur le montant CMV ressemble à l’exemple 3. Lorsque vous modifiez les éléments d’un document enregistré, le coût des éléments supprimés est restauré en utilisant la date du document modifié. Le montant C.D.V. est recalculé pour les documents créés après la date du document modifié. Prenons l’exemple du scénario suivant :
  • Le 1er janvier 2006, vous achetez 1 unité de l’article A. Cet article a un coût de $5,00.
  • Le 5 janvier 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $5,00.
  • Le 1er février 2006, vous achetez 1 unité de l’article A. Cet article a un coût de $6,00.
  • Le 5 février 2006, vous vendez 1 unité de l’article A. Une transaction est validée sur le compte CMV pour $6,00.
  • Vous pouvez modifier la facture à partir du 5 février 2006. Vous remplacez l’élément A par l’élément B.
Dans ce scénario, une transaction est validée sur le compte C.D.V. pour $6,00 le 5 janvier 2006. Cette date correspond à la date de la facture modifiée. Par conséquent, la facture créée le 5 février 2006 a utilisé le coût $5,00 au lieu de $6,00.

Exemple 6 : l’unité de mesure que vous avez utilisée pour acheter un article est différente de celle que vous avez utilisée pour le vendre.

Parfois, lorsque vous achetez un article auprès d’un fournisseur, vous séparez l’élément en unités plus petites pour le vendre en tant qu’éléments individuels. Pour que le montant CMV soit précis, nous vous recommandons d’utiliser la même unité de mesure que lorsque vous achetez les éléments et que vous les vendez. Considérez le scénario suivant :
  • Vous pouvez créer l’élément A. Cet article a un prix d’achat de $10,00, une quantité de 0 et une valeur d' $0,00.
  • Le 1er janvier 2006, vous achetez 5 unités de l’article A. Chacun d’eux a un coût de $10,00. Vous ajoutez un mémo sur la facture indiquant qu’il y a 5 bushels. Chaque boisseau contient 20 Ears de maïs.
  • Le 5 janvier 2006, vous vendez 10 unités de l’article A. Ajoutez une note dans le champ libellé de la facture qui correspond à la vente de 10 Ears de maïs.
Dans ce scénario, une transaction est validée sur le compte CMV pour $100,00. Cette transaction reflète les 10 articles vendus et ayant un coût de $10,00 chacun. Toutefois, ce montant doit vraiment être de $5,00. Par conséquent, le montant du compte CMV est trop exprimé par $95.00. de plus, si vous générez le rapport évaluation du stock, le rapport affiche une quantité de stock de-5 et une valeur négative de $50,00 pour l’article A. Néanmoins, il reste toujours 90 de maïs à vendre. Si vous continuez à vendre les éléments par incréments de 10 Ears de maïs, les problèmes suivants se produisent :
  • Une fois tous les oreilles du maïs vendus, le rapport évaluation du stock affiche une quantité d’inventaire de-95.
  • L’inventaire aura une valeur négative de $950,00.

Exemple 7 : vous modifiez le compte C.D.V. associé à un article

Lorsqu’un compte CMV associé à un élément est modifié, les transactions précédentes ne sont pas affectées. Le nouveau compte CMV est utilisé pour tous les nouveaux documents contenant cet article.

Exemple 8 : une facture fournisseur est modifiée alors qu’il existe déjà une facture pour un ou plusieurs éléments inclus dans la facture

Lorsque la facture fournisseur est modifiée, elle devient invalidée et une nouvelle facture est créée. Après enregistrement de la modification, la facture n’est plus associée aux articles figurant sur la facture. Le montant CMV de toutes les transactions précédentes est alors recalculé.