הטמעת ניהול רשומות

באפשרותך לנהל רשומות "במקום", כלומר באפשרותך להשאיר מסמך במיקום הנוכחי שלו באתר, או לאחסן רשומות בארכיון ספציפי, כגון אתר מרכז הרשומות.

לפני שאתה מיישם ניהול רשומות, מומלץ ליצור תחילה תוכנית ניהול רשומות עבור הארגון שלך. כדי לעזור לך לבחור את מערכת ניהול הרשומות המתאימה עבור הארגון שלך, ראה בחירה כיצד לאחסן ולנהל רשומות.

יצירה ותצורה של אתר 'מרכז הרשומות'

סעיף זה מספק מבט כולל על השלבים העיקריים שעליך לבצע כדי ליצור ולהגדיר אתר של מרכז הרשומות. לחץ על הקישורים כדי לראות הדרכה ספציפית בכל שלב.

1. צור את אתר מרכז הרשומות באמצעות תבנית האתר 'מרכז הרשומות'.
2. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך (הגדרה: תוכנית קבצים מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מאשר כרשומות עסקיות רשמיות. היא מציינת היכן מאוחסנות רשומות אלה ומספקת מידע המבדיל בין סוג רשומה אחד לאחר).
3. הוסף סוג תוכן משויך לספריות ולרשימות שלך.
4. צור והוסף עמודות אתר לסוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים שלך.
5. הוסף מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן באתר 'מרכז הרשומות'.
6. קבע את תצורת סדרן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים.

לראש הדף

יצירת אתר מרכז רשומות

מומלץ ליצור מרכז רשומות כאוסף אתרים ברמה העליונה, ולא כאתר משנה. כדי ליצור אוסף אתרים, עליך להיות חבר בקבוצת SharePoint של מנהלי חווה במחשב שבו פועל אתר האינטרנט של הניהול המרכזי של SharePoint.

ב- SharePoint Online, באפשרותך ליצור אתר מרכז רשומות מאתר SharePoint ברמה העליונה שלך. לחץ על + צור אתר ולאחר מכן התחל בשלב 4 להלן.

1. הפעל את הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או 2016.

   • עבור Windows Server 2008 R2:

     • לחץ על התחל, לחץ על מוצרי Microsoft SharePoint 2013 או מוצרי Microsoft SharePoint 2013 ולאחר מכן לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

   • עבור Windows Server 2012:

     • במסך התחל , לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.
       אם הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016 אינו מופיע במסך 'התחל ':
     • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימניעל מחשב, לחץ על כל היישומים ולאחר מכן לחץ על הניהול המרכזי של SharePoint 2013 או הניהול המרכזי של SharePoint 2016.

2. באתר האינטרנט של הניהול המרכזי, במקטע ניהול יישומים , לחץ על צור אוספי אתרים.

3. בדף יצירת אוסף אתרים , במקטע יישום אינטרנט, אם יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים לא נבחר, לחץ על החץ למטה. בתפריט יישום אינטרנט , לחץ על שנה יישום אינטרנט ולאחר מכן לחץ על יישום האינטרנט שבו ברצונך ליצור את אוסף האתרים.

4. במקטע כותרת ותיאור , הקלד את הכותרת והתיאור עבור אוסף האתרים.

5. במקטע כתובת אתר אינטרנט , בחר את הנתיב שבו יש להשתמש עבור כתובת ה- URL שלך (לדוגמה, נתיב הכללה של תווים כלליים, כגון /sites/, או ספריית הבסיס (/).
   אם אתה בוחר נתיב הכללה של תווים כלליים, עליך גם להקליד את שם האתר שבו יש להשתמש בכתובת ה- URL של האתר שלך.

6. במקטע בחירת תבנית , ברשימה בחר גירסת חוויה, בחר את גירסת החוויה של SharePoint של התבניות שבהן ברצונך להשתמש.
   בחר את גירסת החוויה אם ברצונך שאוסף האתרים יראה ויפעל כמו אוסף אתרים ב- SharePoint Server. אוסף אתרים המשתמש בגירסה קודמת של חוויה פועל בגירסה מאוחרת יותר של SharePoint, אך ממשק המשתמש וחוויה המשתמש של אוסף האתרים ישקפו את הגירסה הקודמת. אוסף אתרים שניתן לשדרג בכל עת לגירסת החוויה העדכנית ביותר.

7. במקטע בחירת תבנית , בחר בכרטיסיה ארגון ולאחר מכן לחץ על מרכז הרשומות.

8. במקטע מנהל אוסף אתרים ראשי , הקלד את שם המשתמש (בתבנית DOMAIN\username) עבור המשתמש שישתהה מנהל אוסף האתרים.

9. במקטע מנהל משני של אוסף אתרים , הקלד את שם המשתמש עבור המנהל המשני של אוסף האתרים. הקצאת מנהל משני של אוסף אתרים היא שיטות עבודה מומלצות כדי להבטיח שמישהו יוכל לנהל את אוסף האתרים כאשר מנהל אוסף אתרים ראשי אינו קיים.

10. אם אתה משתמש במיכסות לניהול אחסון עבור אוספי אתרים, במקטע תבנית מיכסה, לחץ על תבנית ברשימה בחר תבנית מיכסה.

11. לחץ על אישור.

יצירת ספריות או רשימות לניהול רשומות

ספריות ורשימות הן רכיבים חשובים בניהול רשומות. הם משמשים כארונות קבצים עבור כל סוג רשומה שברצונך לאחסן או לנהל. שיוך סוגי תוכן (מוסבר מאוחר יותר) לספריות ולרשימות עוזר לסווג את הרשומות שלך לקטגוריות. מומלץ ליצור ספריית מסמכים אחת או רשימה אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הקבצים של הרשומות שלך.

הוספת סוג תוכן קיים לרשימה או לספריה

בעת הוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה, אתה מאפשר לרשימה או לספריה זו להכיל פריטים מסוג זה. כאשר רשומות נשלחות למרכז הרשומות, הן מנותב לרשימה או לספריה הרלוונטיות בהתבסס על סוג התוכן של המסמך.

לראש הדף

יצירה והוספת עמודות אתר לרשימות, לספריות או לסוגי תוכן

עמודות עוזרות לך לקבץ, לסווג ולעקוב אחר רשומות או פריטים אחרים. עמודת אתר מגדירה פריט של מטה-נתונים שניתן לשייך לסוג תוכן, לרשימה או לספריה. לדוגמה, ייתכן שתרצה להוסיף עמודות אתר להגדרת "מחבר" או "תאריך השלמה". הוסף עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות כדי לאחסן פריט של מטה-נתונים שנשלחים עם רשומה, או כדי להוסיף מטה-נתונים כדי לסייע בניהול הרשומה.

יצירת עמודת אתר

1. באתר מרכז הרשומות, לחץ על מכן לחץ על הגדרות אתר.
   באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
2. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות אתרי אינטרנט Designer, לחץ על עמודות אתר.
3. בדף עמודות אתר , לחץ על צור.
4. בדף עמודת אתר חדשה, במקטע שם וסוג, בתיבה שם עמודה , הקלד את השם הרצוי.
5. בחר את סוג המידע שברצונך לאחסן בעמודה - לדוגמה, מטבע, תאריך ושעה או טקסט.
6. במקטע קבוצה, בחר את הקבוצה הקיימת שבה ברצונך לאחסן את עמודת האתר החדשה או בחר קבוצה חדשה כדי ליצור קבוצה חדשה לאחסון העמודה. קבוצות מספקות דרך לארגן עמודות ולהקל עליך למצוא אותן.

במקטע הגדרות נוספות של עמודה , בחר את הגדרות העמודות הנו נוספות הרצויות. האפשרויות הזמינות בסעיף זה משתנות בהתאם לסוג העמודה שתבחר במקטע שם וסוג . לדוגמה, אם סוג המידע לאחסון בעמודה הוא אפשרות, באפשרותך להגדיר את האפשרויות לספירה במקטע הגדרות נוספות של עמודה .

1. לחץ על אישור.

הוספת עמודת אתר לסוג תוכן עבור רשומות

1. בדף הבית של אתר מרכז הרשומות, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
   באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
2. במקטע גלריות אתרי Designer, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
3. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על סוג תוכן האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.
4. לאחר שבחרת סוג תוכן אתר מאתר האב, או יצרת סוג תוכן אתר חדש, בדף סוג תוכן האתר שנבחר, במקטע עמודות, לחץ על הוסף מעמודות אתר קיימות.
5. בדף הוספת עמודות לסוג תוכן, במקטע בחירת עמודות, בחר את הקבוצה שברצונך לסנן לפיה מהרשימה בחר עמודות מתוך.
6. בחר את העמודה שברצונך להוסיף מהרשימה עמודות זמינות ולאחר מכן לחץ על הוסף.
7. במקטע עדכון רשימות וסוגי תוכן אתר , ציין אם סוגי התוכן של אתר הצאצא היורשים מסוג תוכן אתר זה יעודכנו עם השינויים שלך.
8. לאחר שתסיים להוסיף את העמודות הרצויות, לחץ על אישור.

לראש הדף

יצירת מדיניות ניהול מידע עבור רשומות

מדיניות ניהול מידע היא ערכת כללים עבור סוג תוכן. מדיניות ניהול מידע מאפשרת לארגונים לשלוט בפריטים ולעקוב אחריהם, כגון משך הזמן שבו התוכן נשמר או הפעולות שמשתמשים יכולים לבצע עם תוכן זה.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן

1. באתר, לחץ על הגדרות Office 365 מכן לחץ על הגדרות אתר.
   באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
2. בדף הגדרות האתר, במקטע גלריות אתרי אינטרנט Designer, לחץ על סוגי תוכן של אתר.
3. בדף סוגי תוכן אתר, לחץ על סוג התוכן שאליו ברצונך להוסיף מדיניות ניהול מידע.
4. בדף סוג תוכן, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.
5. בדף עריכת מדיניות, הקלד תיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב הצהרת מדיניות קצרה שמסבירה למשתמשים למה מיועדת המדיניות. הצהרת מדיניות יכולה להכיל עד 512 תווים.
6. לאחר מכן, עליך להוסיף תכונות מדיניות אחת או יותר למדיניות ניהול המידע. בעת הפיכת תכונות לזמינות, יוצגו הגדרות נוספות.

הוספת תכונות מדיניות למדיניות ניהול המידע

תכונות המדיניות שניתן להוסיף למדיניות מידע הן תוויות, ביקורת, תפוגה וברקודים.

הוספת תכונת מדיניות שמירה למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, בחר את תיבת הסימון הפוך שמירה לזמינה.
2. לחץ על הוסף שלב שמירה ובחר אחת מאפשרויות תקופת השמירה הבאות כדי לציין מתי פג תוקפם של מסמכים: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, בחר שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את הפעולה (נוצרה או השתנתה) ואת פרק הזמן (ימים, חודשים או שנים).
3. הקלד ערך בתיבה בין הרשימות כדי לציין את פרק הזמן.
4. בחר את הפעולה שאמורה להתרחש כאשר תוקף המסמך פג.
5. אם ברצונך שהפעולה שנבחרה תחזור, בחר בתיבת הסימון במקטע מופע חוזר ולאחר מכן בחר את תקופת המופע החוזר.
6. לחץ על אישור.

לראש הדף

הוספת תכונת מדיניות ביקורת למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ביקורת, בחר הפוך ביקורת לזמינה ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך להשאיר נתיב ביקורת.

2. לחץ על אישור.

   הערה

   כדי להציג את יומני הביקורת, בדף הגדרות אוסף אתרים, לחץ על דוחות יומן ביקורת ולאחר מכן בחר את הדוח שברצונך להציג.

הוספת תכונת מדיניות ברקוד למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע ברקודים , בחר הפוך ברקודים לזמינים.
2. בחר בתיבת הסימון **בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד...**אם ברצונך שאפליקציות הלקוח של Office ידרשו מהמשתמשים להוסיף ברקוד למסמכים שלהם.

הוספת תכונת מדיניות תוויות למדיניות ניהול מידע

1. בדף עריכת מדיניות, במקטע תוויות , בחר בתיבת הסימון הפוך תוויות לזמינות.
2. כדי לדרוש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה של מסמך, בחר בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה.
3. כדי למנוע שינוי של תוויות לאחר הוספתן, בחר מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן.
4. בתיבה תבנית תווית , הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע בתווית. באפשרותך להשתמש בכל שילוב של מאפייני טקסט או מסמך קבועים, למעט מאפיינים מחושבים או מוכללים, כגון מזהה ייחודי כללי (GUID) או נוצר על-ידי. כדי להתחיל שורה חדשה, השתמש \nהתווים .
5. בחר גופן, גודל גופן, סגנון גופן ויישור לשני הצדדים עבור טקסט התווית.
6. הקלד גובה תווית באינצ'ים בתיבה גובה ורוחב תווית באינצ'ים בתיבה רוחב.
7. לחץ על רענן כדי להציג את השינויים.
8. לחץ על אישור.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

בעת שימוש במרכז הרשומות, אתה עובד במאגר נעול ובאפשרותך להשתמש בפעולת 'שלח אל' כדי להוסיף רשומות למאגר זה. עם זאת, ניתן להפוך כל אתר לזמין עבור ניהול רשומות במקום כמערכת ניהול רשומות. במערכת מסוג זה, בניגוד למרכז הרשומות, באפשרותך לאחסן רשומות יחד עם מסמכים פעילים בשטח שיתופי. להלן כמה יתרונות נוספים לשימוש במערכת ניהול רשומות במקום:

• רשומות יכולות להתקיים ולנוהלות על-פני אתרים מרובים.
• כאשר ניהול גירסאות זמין, גירסאות נוספות חדשות של רשומות עשויות להיווצר באופן אוטומטי.
• ניתן לבצע חיפוש גילוי אלקטרוני מול רשומות ומסמכים פעילים בו-זמנית.
• שליטה רחבה יותר על הרשומה בארגון שלך ומי יכול ליצור רשומה.

קיימים שלושה שלבים עיקריים להגדרה של ניהול רשומות במקום:

1. הפעל ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים.

2. קבע תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים.

3. קבע את התצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה.

   הערה

   עליך להיות משתתף ברשימה או מנהל מערכת כדי להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות.

לראש הדף

הפעלת ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים

השלב הראשון בקביעת תצורה של מערכת ניהול רשומות במקום הוא הפעלת התכונה ברמת אוסף האתרים. הפעלת התכונה מפעילה את הפקודה Declare/Undeclared Record ברצועת הכלים.

1. ברוב הרמה העליונה של האתר, לחץ מכן לחץ על הגדרות אתר.
   באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.
3. לצד ניהול רשומות במקום, לחץ על הפעל.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת אוסף האתרים

1. ברוב הרמה העליונה של האתר, לחץ מכן לחץ על הגדרות אתר.
   באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.
2. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.
3. בדף הגדרות הצהרת רשומות, אם ברצונך לקבוע מגבלה על הפעולות שניתן לבצע בפריטים שהוצהרה כרשומות, בחר אחת מהאפשרויות במקטע הגבלות רשומה .
4. במקטע זמינות הצהרה על רשומות , בחר אם ההצהרה הידני על רשומות צריכה להיות זמינה ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם תבחר באפשרות לא זמין בכל המיקומים כברירתמחדל, ניתן להצהיר על רשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.
5. במקטע תפקידי הצהרה , בחר את התפקידים שניתן להצהיר באופן ידני על רשומות ולא הצהרות.
6. בחר אישור.

קביעת תצורה של הגדרות הצהרת רשומות ברמת הרשימה או הספריה

באפשרותך לקבל שליטה גדולה יותר על המקום שבו ניתן להצהיר על פריטים כרשומות על-ידי קביעת התצורה של הצהרות רשומות עבור רשימה או ספריה. בעת קביעת תצורה של רשימה או ספריה עבור הצהרה על רשומות, ניתן להצהיר באופן אוטומטי על פריטים כרשומות בעת הוספתם לרשימה או לספריה.

1. מתוך הרשימה או הספריה שבה ברצונך לקבוע את התצורה של הגדרות הצהרת רשומות, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריהאו הגדרות רשימה.
   ב- SharePoint Online, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימהאו על הגדרות ספריה.
2. תחת הדף 'הגדרות ספריית מסמכים/רשימה', תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.
3. במקטע זמינות הצהרה על רשומות ידנית , בחר:
4. אם ברצונך שהרשימה או הספריה ישתמשו בהגדרות הצהרת ברירת המחדל של רשומות המשמשות את אוסף האתרים,
5. אם המשתמשים צריכים תמיד להיות מורשים להצהיר באופן ידני על פריטים כרשומות עבור הרשימה או הספריה, או
6. אם משתמשים לעולם לא יוכלו להצהיר באופן ידני על רשומות בתוך הרשימה או הספריה.
7. במקטע הצהרה אוטומטית , בחר את תיבת הסימון אם ברצונך שכל הפריטים שנוספים לרשימה או לספריה יוצהרה באופן אוטומטי כרשומות.
8. לחץ על אישור.

לראש הדף