חשוב
התמיכה עבור Microsoft InfoPath 2013 הסתיימה ב- 14 ביולי 2026. אנו ממליצים להעביר טפסים וזרימות עבודה קיימים של InfoPath לפתרונות נתמכים של Microsoft 365. קבל מידע נוסף על הוצאה משימוש של InfoPath.
מאמר זה דן ביתרונות של שימוש בטפסים אלקטרוניים במקום בטפסים מבוססי-נייר לאיסוף נתונים. בנוסף, היא מכילה מספר שיטות עבודה מומלצות להמרת טפסים מבוססי נייר לתבניות טפסים של Microsoft Office InfoPath.
הערה
אם הטופס המבוסס על נייר עוצב ב- Microsoft Office Word או ב- Microsoft Office Excel, באפשרותך להשתמש באשף הייבוא של InfoPath כדי להמיר במהירות את המסמך או חוברת העבודה לתבנית טופס של InfoPath. אם הטופס נוצר בתוכנית אחרת, או אם אין לך גישה לקובץ המקור המקורי של הטופס, תצטרך ליצור מחדש את טופס הנייר מאפס ב- InfoPath.
במאמר זה
יתרונות השימוש בטפסים אלקטרוניים
קיימים יתרונות רבים לשימוש בטפסים אלקטרוניים במקום בטפסים מבוססי נייר. יתרונות אלה כוללים את הנקודות הבאות:
נתונים מדויקים ועקביים בטפסי נייר, אנשים לעתים קרובות כותבים מידע במקום הלא נכון או מפרשים לא נכון את ההוראות למילוי הטופס. שגיאות עשויות להתרחש גם כאשר עובד מזין מחדש את נתוני הטופס באופן ידני במסד נתונים או בתוכנית אחרת. איתור ותיקון שגיאות מסוג זה של הזנת נתונים עלולים להיות יקרים ולגזול זמן רב. InfoPath כולל מספר דרכים אוטומטיות המסייעות למשתמשים להימנע משגיאות בהזנת נתונים. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בנוסחאות כדי לחשב באופן אוטומטי ערכים מתמטיים עבור משתמשים. באפשרותך גם להשתמש בעיצוב מותנה כדי למשוך את תשומת לב המשתמש לנתונים, או להפוך את בודק האיות לזמין כך שמשתמשים יוכלו לבדוק שגיאות איות לפני שליחת הטפסים שלהם. ניתן גם למלא באופן אוטומטי שדות עבור משתמשים באמצעות נתונים קיימים ממסד נתונים או ממערכת אחסון נתונים אחרת. לדוגמה, באפשרותך לעצב טופס מכירות הממלא שדות פרטי עובד באופן אוטומטי לאחר שהמשתמשים מזינים את מספר הזיהוי שלהם בתיבה 'מזהה עובד'.
עדכונים קלים אם עליך לעדכן תבנית טופס קיימת, באפשרותך לשנות אותה, לפרסם אותה מחדש ולהפיץ אותה מחדש למשתמשים. העדכון מתרחש באופן אוטומטי בפעם הבאה שמשתמשים יפתחו טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך. אם המשתמשים עובדים במצב לא מקוון בעת פרסום תבנית טופס מעודכנת, העדכון יתרחש בפעם הבאה שהם יתחברו לרשת. בדרך כלל, המשתמשים אינם מבחינים שמתרחש עדכון, אם כי באפשרותך לעצב את תבנית הטופס כך שיתריע בפני המשתמשים.
אפשרויות זרימת עבודה על-ידי ניצול תכונות זרימת העבודה ב- InfoPath, תוכל לשפר את היעילות הכוללת של תהליכים עסקיים נפוצים שבהם הנתונים מנותבים מאדם אחד לאחר. זרימות עבודה יכולות להפחית את העלות ואת הזמן הדרושים כדי לתאם תהליכים עסקיים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמך, על-ידי ניהול המשימות המוטלות על אנשים, המעורבות בתהליכים אלה ומעקב אחריהן. לדוגמה, חשוב על תהליך דיווח הוצאות מודפס שבו עובד ממלא טופס מודפס של דוח הוצאות, מצרף לטופס פתק ניתוב מודפס ולאחר מכן שולח אותו בדואר בין-משרדי למנהל שלו. לאחר אישור הדוח, המנהלת מסמנת את התיבה לצד שמה בתגית הניתוב ולאחר מכן שולחת את הדוח למחלקת הנהלת החשבונות בדואר בין-משרדי. אם מנהל החשבונות מאשר את הדוח, מונפקים המחאות החזר. יכלו לחלוף שבועות בין מועד הגשת הדוח הראשוני למועד שבו העובד קיבל את צ'ק ההחזר שלו. אם תשתמש ב- InfoPath בשילוב עם Microsoft Office SharePoint Server 2007, תוכל להפוך זרימת עבודה מסוג זה לאוטומטית, ובכך לחסוך לך זמן והוצאות ניכרים.
אינטגרציה עם מערכות אחרות באפשרותך לשלב נתוני טפסים מ- InfoPath עם מוצרים או טכנולוגיות אחרים. לדוגמה, באפשרותך לאחסן נתוני טופס במסד נתונים של Microsoft SQL Server, או להחליט לבסס את עיצוב תבנית הטופס על שירות אינטרנט כך שתוכל לשלוח נתונים למסד נתונים שאינו נתמך ישירות על-ידי InfoPath. InfoPath פועל עם תוכניות ושרתים רבים אחרים במערכת Microsoft Office, כולל Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel ו- Microsoft Office Access. בין היתר, באפשרותך לעצב ולמלא טפסי InfoPath בהודעות דואר אלקטרוני של Outlook, לייצא נתוני InfoPath לחוברות עבודה של Excel, לשלוח נתוני InfoPath למסד נתונים של Access או לבצע שאילתה על נתונים מרשימת SharePoint. בנוסף, מפתחים יכולים להטביע פקדי InfoPath ביישומים העסקיים המותאמים אישית הנמצאים בשימוש בחברה שלך.
אבטחה נוספת טפסי נייר אינם בהכרח מאובטחים. הם יכולים להיות מנותבים בצורה שגויה או הולכים לאיבוד, מה שיוצר פוטנציאל לחשיפת מידע רגיש. מודל האבטחה של InfoPath קשור להגדרות אזור האבטחה והרמה ב- Windows Internet Explorer. תכונות אבטחה אלה נועדו לסייע בהגנה על הטפסים והמחשבים של המשתמשים מפני פעולות לא בטוחות, כגון גישה לנתונים או שליחתם למקור שאינו מהימן. InfoPath מציע אמצעי אבטחה נוספים, לרבות הגנה על העיצוב של תבנית טופס, שימוש בחתימות דיגיטליות, ניהול פעולות מסוימות בטופס כגון מיזוג ושליחה ומתן אמון בטפסים המותקנים במחשבי המשתמשים.
שיטות עבודה מומלצות להמרת טופסי נייר
הרשימה הבאה מתארת כמה שיקולים שיש לקחת בחשבון בעת המרת טופסי נייר לתבניות טופס של InfoPath.
-
שימוש בטבלאות פריסה לארגון מקטעים של הטופס בדומה לטופס נייר, עליך לארגן טופס אלקטרוני כך שהאנשים הממלאים אותו יוכלו לעבור בו באופן לוגי. ב- InfoPath, באפשרותך להשתמש בטבלאות פריסה כדי לארגן פקדים, להפריד בין מקטע אחד למשנהו ולהכיל סמלים ופריטי גרפיקה אחרים. בנוסף, השימוש בטבלאות פריסה מעניק לך יתרון נוסף של היכולת ליישר בקלות תיבות טקסט, תיבות סימון ורכיבים אחרים כדי שתבנית הטופס שלך תיראה מקצועית ומלוטשת. בדוגמה הבאה, טבלת פריסה משמשת לארגון תיבות טקסט בתוך מקטע בתבנית טופס.
- טבלת פריסה זו כוללת שתי שורות.
- קיימות שלוש עמודות בשורה השניה. העמודה המרכזית משמשת למטרות ריווח בלבד.
-
שקול פתרונות עבור מידע אופציונלי טפסי נייר מכילים לעתים קרובות מקטעים השמורים לקטגוריות ספציפיות של משתמשים. לדוגמה, בבית חולים, טופס מידע למטופל יכול להכיל סעיף "לשימוש מנהלי בלבד" המיועד למילוי על ידי אחיות או צוות רפואי אחר ולא על ידי המטופל. ב- InfoPath, קיימות מספר דרכים להכיל סוג זה של מידע אופציונלי. אחת הדרכים הטובות ביותר היא להשתמש במקטע אופציונלי, שהוא פקד המכיל פקדים אחרים אך אינו מופיע בטופס אלא אם המשתמש בוחר להוסיף אותו. לדוגמה, בתבנית טופס של דוח מצב, באפשרותך לכלול מקטע הערות אופציונלי. משתמשים המעוניינים להוסיף הערות משלימות יכולים להוסיף ולמלא מקטע אופציונלי זה. כל השאר יכולים להשאיר את הקטע מוסתר.
באפשרותך גם להשתמש בעיצוב מותנה כדי להסתיר שדות מסוימים, אלא אם כן מתקיים תנאי ספציפי בטופס — לדוגמה, בתבנית טופס של יישום, באפשרותך להסתיר קבוצת שדות מסוימת עד שהמשתמש בוחר בתיבת סימון בגודל 18 ומעלה . -
השתמש בטבלאות חוזרות במקום בטבלאות רגילות באפשרותך להשתמש בטבלאות חוזרות כדי לחסוך מקום ולהציע למשתמשים מידה נוספת של גמישות כאשר הם ממלאים את הטופס. בעת שימוש בטבלאות חוזרות, תבנית הטופס שלך אינה צריכה להציג שורות ריקות מרובות כאשר המשתמש פותח אותה לראשונה. במקום זאת, משתמשים בדרך כלל רואים שורה אחת בלבד ומוסיפים עוד כאשר הם זקוקים להן.
- קביעת צרכי נתונים לפני שתמיר את טופס הנייר שלך, עליך להחליט מה יקרה בסופו של דבר לנתונים שמשתמשים יזינו בטופס האלקטרוני. על-ידי חשיבה מראש על צרכי הנתונים שלך, לפני שתמיר את טופס הנייר, תוכל לקבוע אם יש ברשותך את התשתית הנחוצה ליצירת תבנית הטופס. לדוגמה, אם המשתמשים זקוקים ליכולת לשלוח במהירות נתוני טופס הלוך ושוב, ואינך צריך לעשות שימוש חוזר בנתונים, ייתכן שתרצה לפרסם את תבנית הטופס כהודעת דואר אלקטרוני. לאחר מכן, באפשרותך לאחסן טפסי משתמשים בתיקיית טפסי InfoPath בתיבת הדואר הנכנס שלך. אם אנשים אחרים צריכים לגשת לנתוני הטופס ולשתף אותם, ייתכן שתרצה לאחסן אוספים של טופסי InfoPath קשורים בספריות בשרת שבו פועל Microsoft Windows SharePoint Services. אם משתמשים צריכים לגשת לנתוני הטופס ביישומים עסקיים או במערכות אחרות, כגון דיווח הוצאות או יישומי חשבונאות, מומלץ לאחסן את הנתונים במסדי נתונים ארגוניים. דבר זה מושג לעתים קרובות על-ידי חיבור תבנית הטופס לשירות אינטרנט, המשמש כמתווך בין תבנית הטופס לבין מסד הנתונים או המערכת העסקית.
- קביעת מספר התצוגות הדרושות לך ב- InfoPath, באפשרותך ליצור תצוגות שונות של אותה תבנית טופס. תצוגה היא דרך חלופית להצגת נתונים בתבנית טופס. לדוגמה, אם אתה מעצב תבנית טופס של בקשה להיתר, באפשרותך להשתמש בתצוגה אחת עבור מילוי קבלן החשמל, בתצוגה אחרת עבור הסוכן המקבל ובתצוגה שלישית עבור החוקר שאישר או דחה את הבקשה. על-ידי שימוש בתצוגות, אתה מבטל את הצורך לעצב ולתחזק טפסים מרובים עבור אותו תהליך עסקי.
- קביעת סוג הפקדים הדרוש לך אם יצרת טופס נייר בתוכנית כגון Word, שאינה מיועדת לעיצוב טפסים, סביר להניח שהשתמשת בתיבות טקסט, בתיבות סימון, בלחצנים ואולי בכמה פקדים נוספים. InfoPath מציע יותר מ- 30 פקדים שונים שבאפשרותך להוסיף לתבנית הטופס שלך. בנוסף לפקדים רגילים, כגון תיבות טקסט ותיבות רשימה, InfoPath כולל מספר פקדים חדשים, כגון טבלאות חוזרות, קבוצות בחירה ומקטעים אופציונליים. סוגי פקדים אלה מאפשרים לך לעצב תבנית טופס גמישה המתאימה למשתמשים שלך. לדוגמה, בתבנית טופס של דוח הוצאות, באפשרותך להשתמש בטבלה חוזרת כדי לאפשר למשתמשים להזין רק את מספר פריטי ההוצאות הדרושים להם.
-
שקול להשתמש בחלקי תבנית עבור ערכות נפוצות של פקדים אם יש לך מספר גדול של טופסי נייר להמרה, באפשרותך לחפש מקטעים וקבוצות שדות נפוצים שניתן להפוך לחלקי תבנית של InfoPath. חלק תבנית הוא חלק מתבנית טופס שניתן לשמור לשימוש חוזר בתבניות טופס מרובות. חלק תבנית טיפוסי מורכב מפקדים וממקור נתונים, ויכול לכלול גם תכונות כגון חיבורי נתונים, אימות נתונים וכללים. על-ידי יצירת חלקי תבנית ושימוש בהם, תוכל להבטיח שתבניות הטופס בארגון שלך יהיו עקביות בטון, במבנה ובאופן הפעולה. לדוגמה, מחלקת משאבי אנוש יכולה להשתמש בחלק תבנית יחיד של פרטי קשר בכל תבניות הטופס שלה.
- הפיכת חתימות דיגיטליות לזמינות ב- InfoPath, באפשרותך לקבוע את תצורת תבנית הטופס כך שמשתמשים יוכלו לחתום על חלקים מסוימים בטופס או בטופס כולו. חתימה על טופס עוזרת לאמת את המשתמש כאדם שמילא את הטופס וגם עוזרת להבטיח שתוכן הטופס לא השתנה.
- שימוש בתכונות שיעזרו למשתמשים למלא טפסים ב- InfoPath, באפשרותך להקצות ערכי ברירת מחדל לפקדים כדי לסייע למשתמשים למלא טפסים מהר יותר. לדוגמה, בדוח הוצאות, באפשרותך להקצות את התאריך של היום כערך ברירת המחדל עבור פקד בורר תאריכים. באפשרותך להקצות נוסחאות לשדות 'סכום ביניים' ו'סך הכל' כך שההוצאות יחושבו באופן אוטומטי כאשר המשתמש מזין פריטי הוצאות. באפשרותך גם להפוך בדיקת איות לזמינה כך שמשתמשים יוכלו לבדוק בעיות איות בטקסט שהם מזינים בדומה לכל מסמך אחר של Microsoft Office. אם ברצונך לספק פקודות ספציפיות לטופס או תוכן עזרה ספציפיים, באפשרותך ליצור חלונית משימות מותאמת אישית המוצגת לצד הטופס.