מדריך פרטיות לתובנות אישיות

תובנות אישיות Microsoft Viva Insights לך למצוא הזדמנויות לבנות הרגלים טובים יותר ותחזור לשלוט בזמן שלך. מאמר זה מתאר כיצד Viva Insights משתמשת בנתונים אישיים לתובנות אישיות, היכן הוא מאחסן נתונים אלה ואת הדרכים שבהן הוא תוכנן לשמור על בטיחות הנתונים. הוא גם מתאר כיצד Viva Insights מצייתת לתקנות GDPR. 

עקרונות עיקריים

• כמשתמש Viva Insights, רק אתה יכול לראות את הנתונים שלך.
• הנתונים שלך מאוחסנים ומחושבים בתיבת הדואר Exchange Online שלך.
• תוכל להצטרף ולבטל את ההצטרפות בכל עת.
• תובנות אישיות ב- Viva Insights לא מציגות מידע המאפשר זיהוי אישי של עמיתים לעבודה מעבר למה שאתה כבר יכול לראות ב- Outlook וב- Teams.

נקודות מפתח של פרטיות נתונים

• תובנות אישיות ב- Viva Insights אינן מיועדות לאפשר הערכה, מעקב, קבלת החלטות אוטומטית, יצירת פרופילים או ניטור. Viva Insights מספק לך תובנות אישיות באמצעות האפליקציה Viva Insights ב- Microsoft Teams ובאינטרנט, התוספת Insights Outlook, הודעות דואר אלקטרוני עם תקציר Viva, הודעות תדרוך והצעות מוטבעות ב- Outlook. לתובנות אישיות ב- Viva Insights אין מנגנון או אפשרות המאפשרים לכל אחד מלבדך לגשת למידע המותאם אישית המוצג דרך משטחים אלה, אלא אם כן אתה משתף אותם בכוונה ובנפרד. לא ניתן להשתמש בנתוני תובנות אישיות שסופקו על-ידי Viva Insights לקבלת החלטות אוטומטית או ליצירת פרופילים.
• תובנות אישיות ב- Viva Insights אינן מעניקות לעובדים גישה למידע חדש המאפשר זיהוי אישי על עמיתים אחרים לעבודה. Viva Insights ממירה נתונים לתובנות אישיות על-ידי ביצוע חישובים על המידע שאתה יוצר על-ידי ביצוע יום העבודה שלך. רוב הנתונים שאתה רואה בתובנות אישיות של Viva Insights הם פשוט צבירה של מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך לא תוכל לבצע חישובים במהירות ללא תמיכה מסוימת.
• תובנות אישיות בנתוני Viva Insights מעובדות ומאוחסנות בתיבת הדואר של Exchange Online העובד. Viva Insights מעבדת נתונים ממקורות אלה לקבלת תובנות אישיות: Exchange Online נתוני דואר אלקטרוני ולוח שנה, אותות צ'אט Skype for Business מ- Teams. Viva Insights מאחסנת ומעבדת נתונים אלה בתוך תיבת הדואר של Exchange Online העובדים.
• תובנות אישיות ב- Viva Insights תומכות בתאימות כללית של התקנה להגנה על נתונים (GDPR). Microsoft עיצבה תובנות אישיות בתובנות Viva כדי לתמוך בצרכים של הארגון שלך בהתאם לדרישות GDPR.

היכן ניתן לראות תובנות אישיות

תובנות אישיות ב- Viva Insights:

• Viva Insights ב- Teams ובאינטרנט
• Viva Insights ב- Outlook
• הודעות דואר אלקטרוני של תדרוך ב- Outlook
• תקציר הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook
• הצעות מוטבעות ב- Outlook

פרטיות באפליקציה Viva Insights ב- Teams ובאינטרנט

כאשר הנתונים מעובדים באפליקציית Microsoft Viva Insights, Microsoft מגנה על פרטיות העובדים ומצייתת באופן מלא לתקנות המקומיות, כגון התקנה הכללית להגנה על נתונים (GDPR). Viva Insights מגן על הפרטיות בדרכים הבאות:

• אישי ופרטי – התוכן בתובנות שלך הוא אישי, פרטי, זמין עבורך בלבד. אף אחד אחר בארגון שלך אינו יכול לגשת אליו.
• הנתונים של כולם נשמרים כפרטיים – Viva Insights אינה כוללת מידע חדש המאפשר זיהוי אישי אודות כל אדם אחר בארגון שלך. התובנות והפעולות מבוססות על מידע שיצרת ועל-ידי הארגון שלך על-ידי ביצוע יום העבודה הרגיל שלך. התובנות שלך מבוססות על מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך אינך יכול לצבור במהירות ללא עזרה.
• אבטחת תיבות דואר – Viva Insights משתמשת Exchange Online הדואר האלקטרוני ולוח השנה ותהליכים ומאחסנת את כל התובנות או הפעולות בתוך תיבת הדואר של Exchange Online שלך, כך ש- Exchange יכול להכלל ולאכוף את אבטחת הנתונים.
• תואם ל- GDPR – Microsoft מצייתת ל- GDPR כאשר היא מספקת תובנות ופעולות באפליקציה.

כיצד זה פועל

התובנות והפעולות האישיות באפליקציית Microsoft Viva Insights מבוססות על נתוני תיבת Exchange Online שלך, כגון דואר אלקטרוני בנתוני לוח שנה. התובנות נגזרות מנתונים שכבר זמינים עבורך בתיבת הדואר Exchange Online שלך. לדוגמה, אם ברצונך לקבוע לאילו התחייבויות התחייבת, תוכל לסקור באופן ידני כל דואר אלקטרוני בתיבת הדואר שלך. האפליקציה Viva Insights פשוט חוסך לך את התהליך הבעייתי הזה.

סוגי נתונים

Viva Insights מספק תובנות אישיות עם סוגי הנתונים הבאים. 

• נתוני תיבת דואר - פעילות דואר אלקטרוני, לוח שנה, צ'אט ושיחה שאתה יוצר באמצעות Microsoft 365, כגון זמן שאתה מקדיש לפגישות או להודעות דואר אלקטרוני שאתה שולח לאדם או לקבוצה ספציפיים.
• נתונים מצטברים - נתונים שלא היו זמינים לך באופן אחר, אך מוצגים בטופס צבור המיועד להגן על פרטיות אישית.

נתוני תיבת דואר

נתוני תיבת הדואר מייצגים מידע שכבר יש לך גישה אליו פשוט על-ידי ביצוע משימות, כגון שליחת הודעות דואר אלקטרוני, סידור פגישות או שיחה בצ'אט עם עמיתים לעבודה. Viva Insights מעבד ומציג את המידע בדרכים שהופיכתו לניתן לביצוע. 

לדוגמה, Viva Insights מספק תצוגות המאפשרות לך להבין במהירות כמה זמן אתה מבלה בפגישות ובהודעות דואר אלקטרוני מדי יום, עם מי אתה משתף פעולה בתדירות הגבוהה ביותר, עם מי אתה מאבד קשר ולמי ביצעת התחייבויות ובקשות. 

באפשרותך לבצע פעולה לגבי מידע זה. ייתכן שתחליט שאתה מקדיש זמן רב מדי לפגישות, לדוגמה, ולאמץ מטרה אישית של ניהול פגישות יעילות יותר. 

תובנות אישיות נגזרות מנתונים שכבר זמינים לך במקומות הבאים:

• תיבת הדואר Exchange Online שלך
• הפעילות שלך במסמכי OneDrive ו- SharePoint
• היסטוריית הצ'אט והשיחות שלך מ- Teams ומ- Skype for Business

Viva Insights פשוט מחיל כמה חישובים וכללים בסיסיים כדי להפוך נתונים אלה ליותר ניתנים להפעלה. נתוני תיבת הדואר מאוחסנים ישירות בתיבת הדואר Exchange Online הדואר. 

לדוגמה, אם ברצונך לקבוע אילו עמיתים שלחו לך את הדואר האלקטרוני הרב ביותר במהלך השבוע האחרון, טכנית תוכל לעשות זאת ללא Viva Insights על-ידי ספירת הודעות דואר אלקטרוני מעמיתים לעבודה באופן ידני בתיבת הדואר הנכנס שלך. באופן דומה, באפשרותך לקבוע את זמן התגובה הממוצע של עמיתיך להודעות הדואר האלקטרוני ששלחת להם באמצעות מידע חותמת הזמן הזמין בתיבת הדואר שלך. Viva Insights חוסך לך את הצרה שתצטרך לבצע את החישובים הבעייתיים האלה. 

נתונים מצטברים

במקרים מסוימים, תובנות אישיות בתובנות Viva מספקות לך מידע שאינו מזוהה על אנשים אחרים שלא היו זמינים להם באופן אחר, כגון עבור תעריפי קריאה בדואר אלקטרוני. 

תעריפי קריאה בדואר אלקטרוני

Viva Insights עוקב אחר אחוז הנמענים שפתחת הודעת דואר אלקטרוני (בתוספת Outlook) עבור דואר אלקטרוני ששלחת לחמישה אנשים או יותר. 

כדי לשמור על פרטיות, Viva Insights אינה עוקבים אחר תעריפי קריאה עבור הודעות הנשלחות לפחות מחמישה אנשים. Viva Insights גם אינה מציגה את תעריפי הקריאה של "0 אחוזים" או "100 אחוזים", כי זה יאפשר לאנשים לבצע מסקנות מוחלטות לגבי פעולות של עמיתים בודדים לעבודה. במקום זאת, שיעור הקריאה במקרים אלה מוצג כטווח הכולל ערך סף המתבסס על מספר הנמענים של הודעת הדואר האלקטרוני. 

מדד זה מחושב בהתבסס על דגל "קריאה" Exchange Online. עבור אנשים מסוימים, הודעות מסומנות בדגל כ"נקרא" בעת פתיחת הודעה בחלונית התצוגה המקדימה של Outlook. עבור אחרים, ייתכן שיהיה עליך ללחוץ פעמיים כדי לפתוח את ההודעה כדי לסמן אותה כ"נקראה".

באפשרותך לשלוט בהגדרה זו בהגדרות Outlook שלך. כדי להציג אותות אלה בתיבת הדואר של השולח, הדגל "קריאה" מועתק בתוך סביבת Microsoft 365 ולאחר מכן מועבר לתיבת הדואר של השולח. 

תאימות GDPR

כמו במקרה של חבילת Microsoft 365 המלאה, Viva Insights מסייעת לתמוך בתאימות לדרישות GDPR. לדוגמה, Viva Insights תומך בפעולות הבאות:

• לאבטח את הנתונים האישיים של המשתמשים ולהגן עליהן – תובנות דורשות רשיון Exchange Online, וכל הנתונים מאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online העובדים. המדדים המחושבים, כגון משימות, מצורפים לתיבת הדואר. לכן, האפליקציה Viva Insights עומדת במחויבות זו Exchange Online עומדת גם היא בהתחייבות:

  • Microsoft לא תשליך נתוני לקוחות Exchange Online למטרות פרסום.
  • Microsoft לא תחשוף מרצונך Exchange Online הלקוח לרשויות אכיפת החוק.
  • Microsoft תעמוד בכל הדרישות הקשורות להצפנה של נתוני Exchange Online ותטמיע בקרות כדי לצמצם סיכוני אבטחה ולסייע להבטיח המשכיות עסקית, כמתואר ב- ISO 27001 וב- ISO 27018.

• הודע למשתמשים במקרה שזוהתה הפרה – Microsoft תודיע לאנשי הקשר של פרטיות הלקוחות תוך 72 שעות עד ש- Microsoft תהיה מודעת להפרה על-ידי נהלי הפעלה סטנדרטיים לתגובה לתקריות של Microsoft 365.

• לכבד בקשות משתמש (DSR) לייצוא, למחיקה או להגבלת עיבוד של נתונים אישיים – Microsoft תומכת בבקשות משתמשים, כגון בקשות לייצוא או למחיקה של נתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה תאימות GDPR.