יצירה ועדכון של עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

איזו פעולה ברצונך לבצע?

• לפני שתתחיל

• הבנת דוגמאות של שימוש בעמודות נתונים חיצוניים

• יצירת עמודת נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

• עדכון עמודת נתונים חיצוניים

• רענון עמודת נתונים חיצוניים

לפני שתתחיל

כדי לעבוד עם נתונים חיצוניים עליך לבצע תחילה כמה משימות הכרחיות מראש כדי לאפשר גישה מאובטחת לנתונים. המידע הבא יכול לסייע לך לתכנן את השלבים הבאים. בנוסף, אם אתה נתקל בבעיות בעת ניסיון לעבוד עם נתונים חיצוניים, מידע זה יכול לסייע לך לזהות את הבעיה. כדי לגשת לנתונים חיצוניים, אתה או מנהל מערכת צריכים לבצע את הפעולות הבאות:

הכן את מקור הנתונים החיצוני    מנהל מערכת ייתכן שיהיה עליך ליצור חשבון ולספק הרשאות למקור הנתונים כדי להבטיח שהאנשים הנכונים מקבלים גישה לנתונים כי הנתונים לא יגיעו בידיים לא נכונות. במסד נתונים חיצוני, מנהל המערכת ייתכן שתרצה ליצור טבלאות ספציפי, תצוגות, שאילתות, וכן הלאה כדי להגביל את תוצאות בדיוק מה שאתה צריך כדי לסייע בשיפור הביצועים.

קביעת תצורה של SharePoint services וחשבונות    מנהל מערכת צריך להפעיל שירותי קישוריות לנתונים עסקיים ושירות אחסון מאובטח.

קביעת תצורה של שירותי אחסון מאובטח    מנהל מערכת צריך לבצע את הפעולות הבאות: קביעת מצב הגישה המועדף עבור מקור הנתונים החיצוני, ליצור יישום יעד ולאחר להגדיר את האישורים עבור יישום היעד.

קביעת תצורה של שירותי קישוריות לנתונים עסקיים    מנהל מערכת עליך לוודא המשתמש היוצר החיצוני מכיל סוג הרשאה במאגר המטה-נתונים של קישוריות לנתונים עסקיים ושיש המשתמשים המתאימים גישה לסוג התוכן החיצוני הרשימה החיצונית המבוססת על התוכן.

יצירת סוג תוכן חיצוני    משתמש עליך להגדיר סוג תוכן חיצוני המכיל מידע אודות חיבורים, access, שיטות הפעולה, עמודות, מסננים ומטה אחרים המשמשת לאחזור הנתונים ממקור נתונים חיצוני.

לראש הדף

הבנת דוגמאות של שימוש בעמודות נתונים חיצוניים

הסעיפים הבאים מתארים שימושים מעשיים של הוספת עמודת נתונים חיצוניים לרשימה או לספריה.

חוזי לקוחות ופרטי קשר    יש לך ספריית מסמכים המכילה חוזי לקוחות. עם זאת, כל פרטי הלקוחות שלך מאוחסנים ביישום קו פעולה עסקי (כגון SAP או Microsoft CRM) הכולל מקור נתונים החיצוני למוצרי SharePoint. ברצונך לעקוב אחר חוזי הלקוחות בספריית המסמכים, אך לוודא שפרטי לקוחות קשורים יהיו עדכניים, ללא כפילויות מיותרות. באפשרותך לעשות זאת על-ידי הוספת עמודה אחת או יותר של נתונים חיצוניים לספריה כדי לשייך את שם הלקוח ומספר הטלפון המתאימים לכל חוזה המאוחסן בספריה. עמודת הנתונים החיצוניים מקילה על הזנה או עדכון של המידע הנכון ומאחזרת באופן אוטומטי את פרטי הלקוחות ממקור הנתונים החיצוני. בתרחיש זה, ניתן גם ליצור מסמך Word מובנה המקדם את ערכי עמודות הנתונים החיצוניים למסמך Word כדי שתוכל לערוך את הערכים בלוח פרטי המסמך או באמצעות פקדי התוכן של Word.

נתוני מוצר בסיסיים עם תמונות    יצרת ספריית תמונות המכילה תמונות של המוצרים שהארגון שלך מוכר. אתה מוסיף עמודת נתונים חיצוניים לספריה שניגשת לשם המוצר, לקוד המוצר ולמחיר הנוכחי ממסד נתונים חיצוני. עם זאת, אתה מבטיח שכאשר סוג התוכן החיצוני נוצר, הנתונים החיצוניים הם לקריאה בלבד. הכללים והתהליכים של החברה שלך דורשים שכל שינוי בפרטי המוצר יתבצע באמצעות מערכת מסד הנתונים. אולם כעת אנשים נוספים בארגון שלך יכולים להציג בקלות את כל פרטי המוצר המשותפים יחד בתצוגת ספריה אחת.

לראש הדף

יצירת עמודה של נתונים חיצוניים ברשימה או בספריה

1. נווט אל אתר SharePoint הרצוי ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.

   הערה:  לא ניתן להוסיף עמודת נתונים חיצוניים לרשימה חיצונית.

2. לחץ על רשימה או על ספריה > הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

3. במקטע עמודות, לחץ על צור עמודה.

4. הזן את שם העמודה, כגון לקוח, ולאחר מכן תחת סוגי עמודות, לחץ על נתונים חיצוניים.

5. תחת סוג תוכן חיצוני, לחץ על בורר סוגי התוכן החיצוניים ולאחר מכן בחר את הפריט המתאים מהרשימה של סוגי תוכן חיצוניים, לדוגמה, CustomerCRM.

6. החלט כיצד ברצונך לטפל בפעולות שהוגדרו עבור סוג התוכן החיצוני על-ידי ביצוע אחת או יותר מהפעולות הבאות:

   • כדי להציג תפריט של פעולה אחת או יותר, לחץ על הצג את תפריט הפעולות.

   • כדי לגרום לעמודת הנתונים החיצוניים לבצע את פעולת ברירת המחדל כאשר היא נבחרת, לחץ על קישור עמודה זו לפעולת ברירת המחדל של סוג התוכן החיצוני.

7. תחת הוסף עמודה כדי להציג כל אחד משדות נוספים אלה, לחץ על בחר את כל השדות או בחר שם שדה ספציפי אחד או יותר, כגון 'שם לקוח' ו'מספר טלפון'.

לראש הדף

עדכון עמודת נתונים חיצוניים

1. נווט אל אתר SharePoint הרצוי ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.

2. הוסף או ערוך פריט ברשימה, או את המאפיינים של ספריית המסמכים.

3. בתיבת הטקסט של עמודת הנתונים החיצוניים, לדוגמה שם לקוח, לחץ על בורר סוגי התוכן החיצוניים.

   על המחבר של סוג התוכן החיצוני להגדיר כיצד בורר הפריטים של הנתונים החיצוניים יעבוד על-ידי בחירת שדה זהות מתאים ויצירת מסנן אחד או יותר כדי שניתן יהיה לאתר במהירות את הערך הנכון. אם זהו אינו המקרה, צור קשר עם המחבר של סוג התוכן החיצוני או עם מנהל המערכת לקבלת סיוע.

4. בתיבת הדו-שיח, בחר את הערך המתאים, לדוגמה משה כהן‏ ולאחר מכן לחץ על אישור.

הנתונים מתעדכנים ברשימה החיצונית ובמקור הנתונים החיצוני.

לראש הדף

רענון עמודת נתונים חיצוניים

מטעמי ביצועים, הנתונים בעמודת נתונים חיצוניים מאוחסנים במטמון בשרת או בשירות וייתכן שלא יציגו את הערכים העדכניים ביותר ממערכת הנתונים החיצונית. כדי להבטיח שהנתונים החיצוניים המוצגים עדכניים, באפשרותך לרענן את עמודת הנתונים החיצוניים. עם זאת, היזהר בעת ביצוע פעולת רענון מכיוון שהיא עשויה להימשך זמן רב בהתאם לאופן שבו הנתונים החיצוניים מוגדרים.

1. נווט אל אתר SharePoint הרצוי ולאחר מכן נווט אל הרשימה או הספריה.

2. בכותרת העמודה של עמודת הנתונים החיצוניים, לחץ על רענן.

3. בדף 'רענון', החלט אם ברצונך לרענן את התיקיה הנוכחית בלבד, או את התיקיה הנוכחית ואת כל תיקיות המשנה שלה.

4. לחץ על אישור.

לראש הדף