מבוא לספריות

הספריה 'מסמכים משותפים' נוצרת עבורך כאשר Microsoft Windows SharePoint Services יוצר אתר חדש. באפשרותך להתחיל להשתמש בספריה זו מיד, להתאים אותה אישית או ליצור ספריות אחרות .

להלן מספר דרכים לעבוד עם ספריות ולהפוך אותן לשימושיות יותר עבור הקבוצה שלך:

• יצירה וניהול של תצוגות     באפשרותך להשתמש בתצוגה כדי לראות את הפריטים בספריה שהם החשובים ביותר לך או מתאימים ביותר למטרה. התכנים של הספריה עצמה אינם משתנים, אך הקבצים מאורגנים או מסוננים כדי להפוך אותם קלים יותר למציאה ולעיון לפי המשמעות שלהם.

• דרישת אישור מסמך     באפשרותך לציין שנדרש אישור למסמך. מסמכים נותרים במצב המתנה עד שהם מקבלים אישור או נדחים על-ידי אדם המורשה לעשות כן. באפשרותך להחליט אילו קבוצות משתמשים יוכלו להציג במסמך לפני שהוא אושר.

• מעקב אחר גירסאות     אם אתה צריך לשמור גירסאות קודמות של קבצים, ספריות יכולות לסייע לך לעקוב אחר, לאחסן אותן ולשחזר את הקבצים. באפשרותך לעקוב אחר כל הגירסאות באותו אופן. לחלופין, באפשרותך לבחור מייעד כמה גירסאות ראשיות, כגון הוספת פרק חדש ידנית ולאחר בגירסאות מסוימות בתור משניות, כגון תיקון שגיאת איות. כדי לסייע בניהול שטח אחסון, באפשרותך לבחור באופן אופציונלי את המספר של כל סוג של הגירסה שברצונך לאחסן.

  לדוגמה, ייתכן שסוכנות נסיעות תשתמש בספריית מסמכים כדי לנהל את הקבצים שלה. בזמן שחברי הצוות מפתחים הצעת מכירות חדשה, הם מנהלים מעקב אחר גירסאות משניות בקובץ. אם הם טועים בגירסה אחת, באפשרותם לשחזר גירסה קודמת. כאשר יסיימו את ההצעה, יוכלו ליצור גירסה ראשית ולאחר מכן לפרסם אותה לקבלת אישור מהמחלקה המשפטית ומהמנהל שלהם. כאשר הקובץ יקבל אישור, עובדים אחרים בחברה יוכלו להציג את הקובץ.

• דרישת הוצאה של קבצים     בעת דרישת הוצאה של קובץ, אתה מבטיח שאדם אחד בלבד יוכל לערוך את הקובץ עד שהוא מוכנס. לדרוש הוצאת מסמכים מונעת מאנשים מרובים ביצוע השינויים בבת אחת, באפשרותך ליצור והתנגשויות עריכה ולהתאים לבלבול. דרישת הוצאה יכולה גם לסייע להזכיר לחברי הצוות להוסיף הערה בעת הכנסת קובץ, כך שניתן בקלות רבה יותר לעקוב אחריה מה השתנה בכל גירסה.

• הישאר מעודכן לגבי שינויים     ספריות ב- Windows SharePoint Services 3.0 תומכות בטכנולוגיית RSS, כך שחברים בקבוצת העבודה שלך יוכלו לקבל עדכונים באופן אוטומטי. טכנולוגיית RSS מאפשרת לאנשים לקבל ולהציג עדכונים או הזנות של חדשות ושל מידע במיקום מאוחד. כמו כן באפשרותך ליצור התראות דואר אלקטרוני, כך שתקבל הודעה כאשר הקבצים משתנים.

• עריכת קבצים במצב לא מקוון     אם אתה מעדיף לעבוד על הקבצים בדיסק הקשיח שלך, באפשרותך להוציא אותם ולעבוד במצב לא מקוון, אם ברשותך יישום תואם Windows SharePoint Services 3.0, כגון Microsoft Office System 2007.

• עבודה עם ספריה מתוך תוכנית דואר אלקטרוני     באמצעות תוכנית דואר אלקטרוני תואמת Windows SharePoint Services 3.0, כגון Microsoft Office Outlook 2007, באפשרותך לקחת את המידע החשוב שלך איתך. באפשרותך לקרוא, לערוך ולחפש את הקבצים שלך במצב לא מקוון מתוך תוכנית הדואר שלך.

• העתקת מסמכים בקלות למיקום אחר     באפשרותך לשלוח בקלות קובץ למיקום אחר באתר Windows SharePoint Services 3.0. כאשר תעדכן את המסמך המקורי, באפשרותך לבחור לקבל הודעה לעדכן את הקובץ במיקומים האחרים.

• הגדרת סוגי תוכן     אם הקבוצה שלך עובדת עם מספר סוגים של קבצים, כגון גליונות עבודה, מצגות ומסמכים, באפשרותך להרחיב את הפונקציונליות של הספריה שלך על-ידי הגדרת סוגי תוכן מרובים והפיכתם. סוגי תוכן מוסיפים גמישות והעקביות בין ספריות מרובות. כל סוג תוכן יכול לציין תהליכי תבנית ו- זרימת עבודה.

  לדוגמה, במחלקת מכירות יכולות להיות תבניות עבור דוחות מכירה, מסמכים רגילים, תקציבים ומצגות. כל תבנית מכילה את סמל החברה ואת יעדי החברה. בעת יצירה של קובץ חדש מתוך ספריית המסמכים, המשתמשים יוכלו לבחור באיזו תבנית ברצונם להשתמש.

• ציון הרשאה ייחודית     באפשרותך לציין הרשאה ייחודית עבור ספריה או אפילו עבור קובץ בתוך ספריה.

• יצירת זרימות עבודה     ספריית מסמכים או סוג תוכן יכולים לעשות שימוש בזרימות עבודה שהארגון שלך הגדיר עבור תהליכים עסקיים, כגון ניהול אישור מסמכים או סקירה.

סוג הספריה שבה תשתמש תלוי סוגי קבצים שאתה משתף:

• ספריית מסמכים     עבור סוגי קבצים רבים, כולל מסמכים וגליונות אלקטרוניים, השתמש בספריית מסמכים. באפשרותך לאחסן סוגים אחרים של קבצים בספריית מסמכים, למרות כמה סוגי קבצים חסומים משיקולי אבטחה. בעת עבודה עם תוכניות התואמים ל- Windows SharePoint Services, באפשרותך ליצור אותם קבצים מספריית. לדוגמה, ייתכן לצוות השיווק בספריה משלו לתכנון חומרים, לעיתונות ופרסומים.

• ספריית תמונות     כדי לשתף אוסף של תמונות דיגיטליות או גרפיקה, השתמש בספריית תמונות. על אף שניתן לאחסן תמונות בסוגים אחרים של ספריות SharePoint, ספריות תמונות יש מספר יתרונות. לדוגמה, מתוך ספריית תמונות להציג תמונות בהצגת שקופיות, להוריד תמונות למחשב שלך ולאחר עריכת תמונות באמצעות תוכנות גרפיקה התואמים ל- Windows SharePoint Services. שקול ליצור ספריית תמונות אם הצוות שלך משתמש מחדש הרבה בגרפיקה, כגון סמלים ותמונות של הארגון, או אם ברצונך לאחסן תמונות של אירועי צוות או השקת מוצרים.

• ספריית דפי Wiki     כדי ליצור אוסף של דפי wiki מחוברים, השתמש של ספריית דפי wiki. דף wiki מאפשר למספר אנשים לאסוף מידע שגרתי בתבנית שקל ליצור ולשנות. באפשרותך להוסיף לספריה דפי wiki המכילים תמונות, טבלאות, היפר-קישורים וקישורים פנימיים. לדוגמה, אם הצוות שלך יוצר אתר wiki עבור פרוייקט, האתר יכול לאחסן עצות וטריקים סידרה של הדפים להתחבר זה לזה.

• ספריית טפסים     אם עליך לנהל קבוצה של טפסים עסקיים מבוססי XML, השתמש בספריית טפסים. לדוגמה, ייתכן שהארגון שלך ברצונך להשתמש ספריית טפסים עבור דוחות הוצאות. הגדרת ספריית טפסים דורשת עורך XML או תוכנית עיצוב XML התואמת ל- Windows SharePoint Services, כגון Microsoft Office InfoPath.

לראש הדף