מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

לעתים קרובות קשה להעביר מידע אודות הפרוייקט, בין אם מדובר בקבלת פרטי מצב מהצוות שלך או העברת מצב פרוייקט למנהלים.

למד מתי וכיצד לתקשר ולדווח על מידע אודות הפרוייקט. אחרת, שיתוף פעולה יעיל נפגע וההצלחה של הפרוייקט שלך עלולה להיות בסיכון.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

Project

• כוללים כלי מצגות מוכללים עבור כל רמת בעלי העניין.

• הבין בקלות תצוגות של ציר זמן ולוח תכנון של צוות.

• ייצוא נתונים ל- Excel ול- Visio לתקשורת של נתונים מורכבים.

• ייתכן שהחברה שלך לא תשתמש ב- Project.

• הפרוייקטים שהחברה שלך עובדת בהם עשויים להיות קטנים מדי כדי לנצל את תוכנות התזמון החזקות.

Project Online

• האפשרות הטובה ביותר לתקשורת מתקדמת ולדיווח על פרוייקטים ברחבי הארגון.

• יכול להשוות את המצב של פרוייקטים מרובים או עבור תיק פרוייקטים.

• ייתכן וחברות קטנות יותר זקוקות לעזרה של יועצים להתקנה ולשימוש Project Online.

Excel

• Project יכול לייצא נתונים ל- Excel לניתוח מתקדם, כגון ANOVA וניתוח ערך מזוכה.

• אידיאלי לתכנון מוקדם של פרוייקטים או לתוצרים ברמה גבוהה שניתן להוסיף מאוחר יותר ל- Project.

• Excel אינו כולל תכונות תזמון אוטומטיות עבור פרוייקטים מורכבים יותר.

Word

• אידיאלי במהלך שלב האתחול כאשר עליך לשתף מסמכי תכנון כגון תקציבים ותוצרים.

• לא אידיאלי למצגות חזותיות עבור בעלי עניין ניהוליים. השתמש בפונקציונליות הדוח של Excel, Visio, PowerPoint או Project במקום זאת.

SharePoint

• מציע תכונות סינכרון ללא Project Server. שינוי ברשימת משימות אחת ישתקף ברשימת המשימות האחרת.

• יקר לפרוס בכל רחבי החברה. אם אין לך משאבי חברה להתקנת SharePoint, באפשרותך להשתמש ב- Microsoft 365 עם SharePoint Online.

PowerPoint

• אידיאלי למצגות השפעה לבעלי עניין ניהוליים.

• אנליסטים ומהנדסים עשויים לקבל תרשימים מפורטים יותר לניתוח תקציב מורכב.

Visio

• אידיאלי במהלך השלבים הראשוניים של פרוייקט שבו עליך להעביר תהליכי עסקים וייצור באמצעות תרשימי זרימה או דיאגרמות אחרות.

• ייתכן שיציג יותר מדי מידע עבור קהל ניהולי. השתמש בתכונות הדיווח של Project במקום זאת.

Microsoft Teams

• אידיאלי עבור צוותים במיקומים שונים. באפשרותך לשתף מידע אודות פרוייקט באמצעות העברת הודעות מיידיות, קול, וידאו או במהלך פגישות מקוונות.

• ייתכן שתידרש פריסה של מחלקת IT.

בדוק עדכוני מצב Project Online

אם הצוות שלך משתמש Project Online, הורד עדכוני מצב פעילות מהשרת לפני שתנהל תקשורת עם הצוות לגבי התקדמות הפרוייקט.

עקוב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים שלך, מפשוט למומחה

קיימות דרכים פשוטות למעקב אחר ההתקדמות, ויש דרכים מורכבות יותר. מצא את הדרך הטובה ביותר עבור הפרוייקט והצוות שלך.

העברת מידע אודות ערך מזוכה

לכידת מידע על ערך מזוכה היא צעד מתקדם יותר, אך רב-עוצמה, לקראת גילוי הביצועים הטובים וההרעים של הפרוייקט. העובדות ברמה העליונה שאתה רוכש מעובדות אלה הן מה שהבעלים שלך רוצים לראות.

יצירת דוח פרוייקט

באמצעות Project, באפשרותך ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים שובי לב של כל נתוני פרוייקט שתרצה, מבלי להשתמש בתוכנות אחרות. בעת העבודה על הפרוייקט, הדוחות משתנים כדי לשקף את המידע העדכני ביותר - לא נדרשים עדכונים ידניים!

סינכרון עם רשימת משימות של SharePoint

חברי צוות יכולים להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב- SharePoint, ואתה תראה את השינויים ב- Project. ולהיפך.

שימוש ב- Microsoft 365

העברת מידע אודות פרוייקט באמצעות Microsoft 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.

פרסום שינויים בפעילויות בשרת

בעת ביצוע שינויים בפעילויות, פרסם שינויים אלה Project Online כך שלכולם יש את המידע הנכון כדי להמשיך את עבודתם.

נהל תקשורת עם Microsoft Teams

אם אנשים אינם יכולים להגיע לפגישה, השתמש ב- Teams כדי לשתף מידע אודות הפרוייקט. שתף שקופיות PowerPoint, גליונות Excel או מחברת OneNote כדי לשתף תוכניות פרוייקט. אנשים להשתתף בפגישות מקוונות במשרד שלו, בבית או באמצעות המכשיר הנייד שלו.