ניהול תוכן ארגוני ב- SharePoint

במאמר זה

• ניהול מסמכים

• ניהול מדיה דיגיטלית

• ניהול רשומות

• ניהול תוכן אינטרנט

ניהול מסמכים

ניהול תוכן ארגוני במוצרים ובטכנולוגיות של SharePoint משפר את היעילות ומספק את התכונות הבאות כדי לסייע לך לנהל אוסף של מסמכים:

• ניהול תוכן מגוון באופן מרוכז    אחסון תוכן במאגר מרכזי שמסייע לאנשים לאתר, לשתף ולהשתמש במידע.

• לעבוד בקלות עם מאפייני מסמך    לוח פרטי המסמך מאפשר לך לעיין ולערוך מאפייני מסמך (מטה-נתונים) ישירות במסמך.

• ניהול מטה-נתונים באופן כללי    יצירת קבוצות וערכות של מונחים המקלות עליך לארגן ולאתר תוכן

• הפיכת כל מסמך לייחודי    מזהי מסמכים מספקים מזהה ייחודי עבור כל נכס באוסף התוכן...

• חיסכון בזמן ושימוש חוזר בהגדרות    סוגי תוכן מאפשרים לך להקצות הגדרות משותפות עבור סוג מסוים של תוכן, כגון מדריך למשתמש או מפרט.

• שליטה בגישה למידע   . הגדרה ייחודית של הרשאות מעניקות לך שפע של כלים כדי לשלוט בגישה למידע בכל רמה, מתוך מסמך יחיד עד האתר עצמו

• ייעול עיבוד מסמכים שיתופיים    זרימות עבודה מוכללות של מסמכים מאפשרות לך להתחיל תהליכים מונחי מסמכים, לעקוב אחריהם ולשתף פעולה בהם ישירות מתוכניות Office בשולחן העבודה.

ניהול מדיה דיגיטלית

המוצרים והטכנולוגיות של SharePoint כוללים פונקציונליות משולבת להפעלה וניהול של תוכן מדיה דיגיטלית, כגון קבצי וידאו ושמע. הנה כמה מהנקודות החשובות לגבי יכולות אלה:

• הפעלת תוכן מדיה ישירות    נגני וידאו ושמע מוכללים במוצרי SharePoint. ניתן להפעיל שמע ווידאו ישירות מאתר פורטל, צוות או מאתר פרסום, מאתר שנוצר על-ידי קהילה וכן מאתרי לימוד והכשרה מנוהלים.

• שימוש בספריות מדיה ממוטבות    ספריות נכסי מדיה ב- SharePoint Server ממוטבות עבור תוכן מדיה. הן כוללות את כל תכונות הניהול השימושיות שקיימות בספריות מסמכים, כגון מטה-נתונים, סוגי תוכן ומזהים ייחודיים. בנוסף, ספריות נכסי מדיה מציעות תצוגות ממוזערות של תמונות ושל וידאו, עם יכולת מוכללת להציג סרט וידאו בתצוגה מקדימה.

ניהול רשומות 

יכולות ניהול הרשומות המשולבות במוצרי SharePoint מאפשרות לארגונים לאחסן ולהגן על רשומות עסקיות במצבן הסופי. ארגונים יכולים להחיל מדיניות ניהול מידע על רשומות עסקיות. דבר זה מסייע בהפחתת הסיכון לתביעה משפטית בכך שהארגון מאמת כי המידע תואם לתקנות או למדיניות העסקית של החברה.

• שיפור ציות משפטי ורגולטורי   יישם מדיניות לגבי שמירת מידע, הגנה עליו ועריכת ביקורת לגביו ברשומות עסקיות כדי להבטיח שרשומות אלה נשמרות באופן תקין.  נתיבי ביקורת מספקים הוכחה עבור מבקרים פנימיים וחיצוניים לכך שהרשומות נשמרו כהלכה.

• עזרה באבטחת העסק ורשומות חשובות    מאגר מאובטח מסייע להבטיח שרשומות מאוחסנות במצב נעול, סופי.

ודא גילוי קל בתביעה משפטית    ודא כי תוכל לאחזר מידע הנדרשת עבור גילוי משפטי באופן חסכוני. מקם חסימה מיוחד על רשומות ספציפיות כדי למנוע הריסה.

ניהול תוכן אינטרנט

תכונות ניהול תוכן אינטרנט במוצר מאפשרות לך:

• יצירה ופרסום של תוכן במהירות ובקלות    השתמש בכלים מוכרים כדי ליצור ולפרסם תוכן אינטרנט בצורה נוחה.

• הקפדה על מראה ותחושה עקביים בכל אתרי האינטרנט שלך    צור דפי בסיס ופריסות דפים שאושרו המאפשרים תיוג וניווט של האתר, אשר יצוינו פעם אחת וישמשו שימוש חוזר את עורכי התוכן.

• עלויות פריסה וניהול נמוכות יותר עבור אתרי האינטרנט שלך    יישם תשתית יחידה מרובת רמות לפרסום תוכן באינטרא-נט, אקסטרא-נט, ואתרי אינטרנט.

לראש הדף