שימוש ב-Access או Excel לניהול נתונים

נתונים שטוחים לעומת נתונים יחסיים    כדי להחליט איזו תוכנית היא הטובה ביותר לאחסון הנתונים שלך, שאל את עצמך את השאלה הבאה: האם הנתונים יחסיים או לא? נתונים העשויים להיות כלולים ביעילות בטבלה או בגליון עבודה יחיד נקראים נתונים שטוחים או לא ארגוניים . לדוגמה, אם ברצונך ליצור רשימה פשוטה של לקוחות, עם כתובת אחת ואדם איש קשר אחד בלבד עבור כל לקוח, Excel עשוי להיות הבחירה הטובה יותר. עם זאת, אם ברצונך לאחסן רשימת לקוחות מורכבת יותר המכילה כתובות חיוב ומשלוח עבור כל לקוח, או אנשי קשר מרובים עבור כל לקוח, Access הוא הפתרון המתאים יותר.

בטבלה מסד נתונים יחסי, אתה מארגן את המידע שלך בטבלאות מרובות. במסד נתונים יחסי מעוצב היטב, כל טבלה שטוחה ומ מכילה מידע אודות סוג אחד בלבד של נתונים. לדוגמה, אם אתה יוצר מסד נתונים של לקוחות, יש לאחסן את שמות הלקוחות בטבלה אחת, בעוד שיש לאחסן את כתובות החיוב והמשלוח של לקוחות אלה בטבלה נפרדת. מומלץ לאחסן כתובות בנפרד משמות, מכיוון שלכל לקוח יכולה להיות יותר מכתובת אחת, וברצונך שתוכל להזין כתובות מרובות עבור כל לקוח מבלי שתצטרך להזין מחדש את שם הלקוח עבור כל כתובת.

נתונים מקומיים לעומת נתונים חיצוניים    באפשרותך להשתמש ב- Access כדי להתחבר לנתונים ממגוון מקורות נתונים חיצוניים כדי שתוכל להציג, לבצע שאילתות ולערוך נתונים אלה מבלי לייבא אותם. לדוגמה, Access מספק פקודות להתחברות לנתונים קיימים במסד נתונים של Microsoft SQL Server, בקובץ dBASE או בתיקיה של Outlook, יחד עם מקורות נתונים רבים אחרים. באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי להתחבר למגוון רחב של מקורות נתונים, כולל מסדי נתונים של Access, SQL Server ו- Analysis Services, קבצי טקסט ו- XML ומקורות נתונים של ODBC ו- OLE DB. עם זאת, לא ניתן לערוך את הנתונים כדי לשנות את נתוני המקור באמצעות ממשק המשתמש של Excel.

הן Access והן Excel מספקים פקודות להתחברות לנתונים ברשימות Windows SharePoint Services אלה. עם זאת, Excel מספק רק חיבור לקריאה בלבד לרשימות SharePoint; בעוד ש- Access מאפשר לך לקרוא ולכתוב נתונים ברשימות SharePoint.

תקינות נתונים לעומת גמישות    מזהים ייחודיים עוזרים לשמור על תקינות הנתונים שלך, והם מבטיחים שלא יכילו בדיוק את אותם נתונים שתי שורות (או רשומות). מזהים ייחודיים גם מספקים את הדרך המהירה ביותר לאחזור נתונים בעת חיפוש או מיון של הנתונים שלך. ב- Access, באפשרותך להשתמש בסוג הנתונים 'מספור אוטומטי' כדי ליצור באופן אוטומטי מזהה ייחודי עבור כל רשומה. לאחר מכן תוכל להשתמש במזהים אלה כדי לקשר רשומות בטבלה אחת לרשומה אחת או יותר בטבלה אחרת.

המבנה ש- Access מחיל על הנתונים שלך עוזר להבטיח תקינות נתונים. Access יכול לדרוש שלרשומות חדשות בטבלה אחת יהיה ערך תואם קיים בטבלה אחרת, כך שלא תוכל ליצור רשומות "מיותמות". לדוגמה, לא תרצה לקבל הזמנה שלא כללה פרטי לקוח. Access יכול לדרוש של כל רשומה חדשה בטבלת ההזמנות שלך יהיה ערך לקוח תואם בטבלה 'לקוחות'. התאמה נדרשת זו של ערכים נקראת שלמות הקשרים.

באפשרותך גם לכפות אילוצים וכללים משלך כדי להמשיך להבטיח שהנתונים מוזנים כראוי. Excel מאפשר לך להזין נתונים בצורה חופשית יותר, אך מאחר ש- Excel אינו תומך בנתונים יחסיים, הוא אינו יכול לתמוך בשלמות הקשרים. עם זאת, באפשרותך להשתמש בפקודה אימות נתונים כדי לשלוט בהזנת נתונים ב- Excel.

ביצוע שאילתות    אם לעתים קרובות עליך להציג את הנתונים שלך במגוון דרכים, בהתאם לתנאים או לאירועים משתנים, Access עשוי להיות הבחירה הטובה ביותר לאחסון הנתונים שלך ולעבודה איתם. Access מאפשר לך להשתמש שפת שאילתות מובנית שאילתות (SQL) כדי לאחזר במהירות רק את השורות והעמודות של הנתונים הרצויים, בין אם הנתונים כלולים בטבלה אחת או בטבלאות רבות. באפשרותך גם להשתמש בביטויים בשאילתות כדי ליצור שדות מחושבים. השימוש בביטוי ב- Access דומה לתהליך השימוש בנוסחאות ב- Excel לחישוב ערכים. באפשרותך גם להשתמש בשאילתות Access כדי לסכם נתונים ולהציג ערכים מצטברים, כגון סכומים, ממוצעים וספירות.

מידול    ב- Excel, באפשרותך להשתמש בכלים ניתוח "מה-אם" כדי לחזות את התוצאה של מודל גליון עבודה. ניתוח 'מה-אם' מאפשר לך להפעיל תרחישים שונים בנתונים שלך, כגון תרחישי המקרה הטוב ביותר ותרחישי המקרה הגרוע ביותר, ולהשוות את הנתונים המתבצעים של כמה תרחישים בדוח סיכום. אין תכונה דומה זמינה ב- Access.

סידור בטבלת ציר וטבלת תרשים    בשתי התוכניות, באפשרותך ליצור דוחות PivotTable ותרשימי PivotTable. עם זאת, Excel מספק תכונות מתקדמות יותר של דיווח ותרשימים של PivotTable מאשר Access. אם בכוונתך ליצור דוחות PivotTable נרחבים או לספק תרשימים בעלי מראה מקצועי באופן קבוע, עליך להשתמש בדיווח PivotTable או בתרשימים של PivotTable ב- Excel במקום באותן תכונות ב- Access.

ניתן להשתמש הן ב- Access והן ב- Excel בסביבות שיתופיות, כגון Windows SharePoint Services ושיתוף קבצים ברשת, אך יש הבדלים באופן שבו משתמשים מרובים יכולים לגשת לנתונים.

גישת משתמשים מרובים לנתונים    תחת פעולה רגילה, Access מאפשר למשתמשים מרובים לפתוח מסד נתונים יחיד בו-זמנית; פעולה זו פועלת היטב מאחר ש- Access נועל רק את הנתונים העריכה; כתוצאה מכך, משתמשים אחרים יכולים לערוך רשומות שונות ללא התנגשויות. ב- Excel, באפשרותך לשתף חוברת עבודה עם משתמשים אחרים, אך שיתוף פעולה מרובה משתמשים פועל בצורה הטובה ביותר כאשר משתמשים עובדים על הנתונים בחוברת עבודה זו בזמנים שונים במקום בו-זמנית. לתוקף, משתמשים במסד נתונים של Access משתפים פעולה על קבוצת נתונים, ומשתמשים של חוברת עבודה של Excel משתפים פעולה במסמך.

שימוש Windows SharePoint Services לשיתוף פעולה    שתי התוכניות משתלבות Microsoft Windows SharePoint Services משולבות, כגון רשימות SharePoint וספריות מסמכים.

Access מספק מגוון דרכים לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint. לדוגמה, באפשרותך להעלות מסד נתונים מלא לספריית מסמכים של Windows SharePoint Services, להפוך טפסים ודוחות לזמינים כתצוגות Windows SharePoint Services ולקשר מסד נתונים לנתונים המאוחסנים ברשימות SharePoint.

Excel מספק דרך אחת בלבד לשיתוף פעולה עם משתמשים מרובים באתר SharePoint Services. באפשרותך להעלות חוברת עבודה ל- Windows SharePoint Services מסמכים, שבהן משתמשים בודדים יכולים להוציא את חוברת העבודה כדי לבצע שינויים, ומונעת ממשתמשים אחרים לשנות את חוברת העבודה בו-זמנית. המשתמשים יכולים לערוך חוברת עבודה מבלי להוציא אותה מספריית המסמכים, במקרה זה עליהם לתאם עם משתמשים אחרים כדי להימנע מהתנגשויות נתונים.

שימוש בתיקיות רשת לשיתוף פעולה    אם אתה מאחסן מסד נתונים של Access בתיקיה של רשת משותפת, משתמשים מרובים יכולים לפתוח את מסד הנתונים ולעבוד עם הנתונים שלו בו-זמנית. רשומות בודדות נעולות כאשר משתמש עורך אותן. אם אתה מאחסן חוברת עבודה של Excel בתיקיה של רשת משותפת, רק משתמש אחד יכול לערוך את חוברת העבודה בכל פעם. למטרות הצגה, משתמשים מרובים יכולים לפתוח את חוברת העבודה בזמן שמשתמש אחר עורך אותה, אך משתמשים אלה אינם יכולים לבצע שינויים כלשהם בנתונים עד שהמשתמש שעורכים את חוברת העבודה יסגור אותה.

שתי התוכניות מספקות תכונות דומות — סיסמאות והצפנה — שעשויות לעזור לך למנוע אובדן נתונים ולהגן על הנתונים שלך מפני גישה לא מורשית. עם זאת, קיימים כמה הבדלים בין Access ל- Excel באופן הפעולה של הגנה על נתונים ברמת המשתמש.

מניעת אובדן נתונים    ב- Access, העבודה שלך נשמרת באופן רציף כך, במקרה של כשל בלתי צפוי, לא סביר שתאבד הרבה עבודה (אם יש). עם זאת, מאחר ש- Access שומר את העבודה שלך ברציפות, תוכל גם לבצע שינויים שתחליט מאוחר יותר שאינך מעוניין לבצע. כדי להבטיח שתוכל לשחזר את מסד הנתונים באופן הרצוי, עליך ליצור עותק גיבוי של קובץ מסד הנתונים בלוח זמנים שמתאים לצרכיך. באפשרותך לשחזר מסד נתונים שלם מתוך גיבוי, או לשחזר רק את הטבלה או אובייקט מסד הנתונים הדרוש לך. אם אתה משתמש בכלי שירות לגיבוי מערכת קבצים, באפשרותך גם להשתמש בעותק של מסד נתונים מתוך גיבוי מערכת קבצים כדי לשחזר את הנתונים שלך. ב- Excel, באפשרותך לשמור מידע שחזור אוטומטי במרווחי זמן קבועים בעת עדכון הנתונים שלך.

הגנה על נתונים ברמת המשתמש    ב- Excel, באפשרותך להסיר נתונים קריטיים או פרטיים מהתצוגה על-ידי הסתרת עמודות ושורות של נתונים, ולאחר מכן להגן על גליון העבודה כולו כדי לשלוט בגישה של המשתמש לנתונים המוסתרים. בנוסף להגנה על גליון עבודה ועל הרכיבים שלו, באפשרותך גם לנעול ולבטל נעילה של תאים בגליון עבודה כדי למנוע ממשתמשים אחרים לשנות נתונים חשובים שלא במתמכוון.

אבטחה ברמת הקובץ    ברמת הקובץ, באפשרותך להשתמש ב- הצפנה שתי התוכניות כדי למנוע ממשתמשים בלתי מורשים לראות את הנתונים. באפשרותך גם לדרוש הזנת סיסמה כדי לפתוח קובץ מסד נתונים או חוברת עבודה. בנוסף, באפשרותך לסייע לאבטח קובץ או חוברת עבודה של מסד נתונים על-ידי שימוש חתימה דיגיטלית.

גישה מוגבלת לנתונים    ב- Excel, באפשרותך לציין הרשאות המבוססות על משתמשים כדי לגשת לנתונים או להגדיר זכויות לקריאה בלבד שמונעות ממשתמשים אחרים לבצע שינויים בנתונים שיש להם גישה אליהם. Access אינו מספק תכונות אבטחה ברמת המשתמש, אך Access תומך במודל אבטחת המשתמש של כל שרת מסד נתונים שהוא מתחבר אליו. לדוגמה, אם אתה מקשר לרשימת SharePoint, Access מציין את הרשאות המשתמש עבור רשימת SharePoint. אם ברצונך למנוע ממשתמשים לא מורשים להיכנס לנתונים שלך ב- Access, באפשרותך להצפין את מסד הנתונים על-ידי הגדרת סיסמה. על המשתמשים להזין את הסיסמה כדי לקרוא נתונים ממסד הנתונים, גם אם הם ניגשים אליה באמצעות תוכנית אחרת, כגון Excel.

לקבלת מידע נוסף אודות אופן ההגנה על הנתונים שלך, ראה הגדרה או שינוי של אבטחה ברמת המשתמש של Access 2003 ב- Access 2007 ואילך, הגנה ואבטחה ב- Excel.

• ניהול אנשי קשר    באפשרותך לנהל את אנשי הקשר ואת כתובות הדיוור ולאחר מכן ליצור דוחות ב- Access או למזג את הנתונים באמצעות Microsoft Office Word כדי להדפיס מכתבים אחידים, מעטפות או תוויות מען.

• מעקב אחר מלאי ונכסים    באפשרותך ליצור רשימת מלאי של פריטים בבית או בעסק שלך, ולאחסן תמונות או מסמכים קשורים אחרים יחד עם הנתונים.

• מעקב אחר הזמנות    באפשרותך להזין מידע אודות מוצרים, לקוחות והזמנות ולאחר מכן ליצור דוחות המציגים מכירות לפי עובד, אזור, פרק זמן או ערך אחר.

• מעקב אחר פעילויות    באפשרותך לעקוב אחר משימות עבור קבוצת אנשים, ולהזין משימות חדשות בו-זמנית שאחרים מעדכנים את המשימות הקיימות שלהם באותו מסד נתונים.

• ארגון ספריות משאיל    באפשרותך להשתמש ב- Access כדי לאחסן נתונים אודות הספרים ו- CDs שלך, ולעקוב אחר מי שהלווית להם.

• תכנון אירועים    באפשרותך להזין מידע אודות תאריכים, מיקומים ומשתתפים באירועים, ולאחר מכן להדפיס לוחות זמנים או סיכומי אירועים.

• מעקב אחר תזונה    עקוב אחר מתכונים ורשום פעילויות דיאטה והתעמלות.

• חשבונאות    באפשרותך להשתמש בתכונות החישוב החזקות של Excel בהצהרת חשבונאות פיננסית רבות - לדוגמה, דוח תזרים מזומנים, דוח הכנסות או הצהרת רווח והפסד.

• תקצוב    בין אם הצרכים שלך קשורים אישית או עסקית, באפשרותך ליצור כל סוג של תקציב ב- Excel - לדוגמה, תוכנית תקציב שיווקי, תקציב לאירועים או תקציב פרישה.

• חיובים ומכירות    Excel שימושי גם לניהול נתוני חיוב ומכירות, ובאפשרותך ליצור בקלות את הטפסים הדרושים לך - לדוגמה, חשבוניות מכירה, תעודות משלוח או הזמנות רכש.

• דיווח    באפשרותך ליצור סוגים שונים של דוחות ב- Excel המשקפים את ניתוח הנתונים שלך או מסכמים את הנתונים שלך - לדוגמה, דוחות המודדים את ביצועי הפרוייקט, מציגים נתוני תחזית, מסכמים נתונים או מציגים נתוני שונות.

• תכנון    Excel הוא כלי נהדר ליצירת תוכניות מקצועיות או לוחות תכנון שימושיים - לדוגמה, תוכנית כיתה שבועית, תוכנית מחקר שיווקי, תוכנית מס לסוף השנה או לוחות תכנון שיעזרו לך לתכנן ארוחות שבועיות, מסיבות או חופשות.

• מעקב    באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי לעקוב אחר נתונים בגליון זמן או ברשימה - לדוגמה, גליון זמנים למעקב אחר עבודה או רשימת מלאי שעוקבים אחר ציוד.

• שימוש בלוחות שנה    בשל אופי הרשת שלו, Excel משאיל את עצמו היטב ליצירת כל סוג של לוח שנה - לדוגמה, לוח שנה אקדמי כדי לעקוב אחר פעילויות במהלך שנת הלימודים, או לוח שנה של שנת כספים למעקב אחר אירועים עסקיים ואבני דרך.

לקבלת תבניות Excel שימושיות בכל אחת מקטגוריות אלה, ראה תבניות עבור Excel ב - Microsoft Office Online.