הכל אודות זרימות עבודה של אישור

הכל אודות זרימות עבודה של אישור

זרימות עבודה של SharePoint יכולות לעזור לך להפוך תהליכים עסקיים לאוטומטיים, ולהפוך אותם לעקביים וליעילים יותר. זרימת העבודה ' אישור ' מאפשרת לך לנתב מסמכים ופריטים אחרים המאוחסנים בSharePoint לאדם אחד או יותר עבור האישור שלהם.

הערה: זרימות עבודה של SharePoint 2010 פרשו מאז ה-1 באוגוסט 2020 עבור דיירים חדשים והוסרו מדיירים קיימים ב-1 בנובמבר 2020. אם אתה משתמש בזרימות עבודה של SharePoint 2010, מומלץ לבצע העברה ל-Power אוטומטיות או לפתרונות נתמכים אחרים. לקבלת מידע נוסף, ראה פרישה של זרימת עבודה של SharePoint 2010.

לקבלת מידע נוסף, ראה אודות זרימות העבודה הכלולות ב-SharePoint.

חשוב: כברירת מחדל, זרימת העבודה של אישור אינה מופעלת ואינה מופיעה בתיבת הרשימה בחר תבנית זרימת עבודה של טופס השיוך. כדי להפוך אותו לזמין לשימוש, מנהל אתר חייב להפעיל אותם ברמת אוסף האתרים. עבור אל הגדרות האתר _GT_ התכונות של אוסף אתרים > הפעלת התכונה ' זרימות עבודה '. כמו כן, SharePoint 2013 מספק תבניות זרימת עבודה אלה בהתבסס על מצב תאימות SharePoint 2010. כדי ליצור זרימת עבודה מבוססת SharePoint 2013 עם לוגיקה דומה, השתמש בSharePoint Designer 2013.

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של אישור    פשוט גלול מטה אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

השוואה של תהליך ידני עם זרימת עבודה אוטומטית

זרימות עבודה SharePoint:

  • יעיל ועקבי    זרימת עבודה של אישור מנתבת באופן אוטומטי את המסמך או הפריט, מקצה משימות סקירה ועוקב אחר ההתקדמות שלו ושולחת תזכורות והודעות בעת הצורך. ניתן לנטר את הפעילות בזרימת עבודה ולכוונן אותה מתוך דף מצב מרכזי, וההיסטוריה של אירועים בהפעלת זרימת העבודה תישמר במשך 60 ימים לאחר השלמתה.

  • פחות עבודה עבורך    זרימת עבודה של אישור מצילה אותך ואת העמיתים שלך בזמן ובצרות, ובו מייעלת ומתקנן את תהליך האישור.

להלן דיאגרמה של גירסה פשוטה מאוד של זרימת העבודה של ' אישור '.

דיאגרמה של זרימת עבודה פשוטה של אישור

המידע במאמר זה מוצג בעשרה מקטעים הניתנים להרחבה.

לחץ כאן לקבלת כמה עצות להשגת המרב ממאמר זה

אם כל מה שעליך לעשות הוא להשלים משימת זרימת עבודה של אישור    פשוט גלול מטה אל המקטע השלם והרחב אותו. ייתכן שלא תזדקק לאף אחד מהמקטעים האחרים בשלב זה.

אם ברצונך להוסיף, להפעיל, לנטר ולשמור זרימות עבודה    אם אינך מכיר כבר את הפעילויות האלה, ייתכן שיהיה לך שימושי לעשות זאת באמצעות מאמר זה, מקטע לפי מקטע, בפעם הראשונה שתעצב ותוסיף זרימת עבודה. לאחר שאתה מכיר את המידע ואת פריסת המאמר, תוכל לעבור ישירות למקטע הדרוש לך בביקורי החזרה.

אישור תוכן ואישור פרסום    ייתכן שברשותך רשימות או ספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים כדי לסקור את הדיוק של התוכן שלהם, או להתאים את הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם מוצגים לכל האנשים שיש להם גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא ' אישור תוכן ', ובאפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי לשלוט באישור תוכן ברשימה או בספריה. (קיימת גם זרימת עבודה של אישור פרסום דומה מאוד, שנוצרה במיוחד לשימוש באתרי SharePoint המפרסמים דפי אינטרנט באינטרנט.)

מילה לגבי הדפסת מאמר זה    זהו מאמר ארוך. אם ברצונך להדפיס מקטעים נבחרים בלבד, ודא שרק מקטעים אלה מורחבים בעת ההדפסה. (בנוסף, אם ברצונך לכלול את הגרפיקה המלאה בעותק המודפס, הדפס בכיוון לרוחב ולא בכיוון לאורך).

ומילה לגבי חיפוש    לפני שתחפש טקסט או מונח במאמר זה, ודא שכל המקטעים שבהם ברצונך לבצע חיפוש מורחבים.

זרימת עבודה של אישור היא תכונה של SharePoint המנתבת מסמך או פריט אחר המאוחסנים ברשימה או בספריה של SharePoint לאדם אחד או יותר עבור האישור או הדחייה שלהם. זרימת העבודה מתבצעת באופן אוטומטי, מייעל ומתקנן את התהליך כולו.

דיאגרמת זרימת עבודה של אישור פשוטה

זרימת העבודה של האישור הבסיסית הכלולה בפונקציות של מוצרי SharePoint כתבנית. באמצעות תבנית זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות של אישורים לאתרים שלך. כל זרימת עבודה שאתה מוסיף היא גירסה ייחודית של זרימת העבודה הבסיסית של אישור, כל אחת עם דרך מקצועית משלה לעבודה, בהתבסס על ההגדרות שאתה מציין בעת הוספתה.

מקטעים במקטע זה

  1. מה זרימת עבודה של אישור יכולה לבצע עבורי?

  2. מה לא ניתן לעשות בזרימת עבודה של אישור?

  3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

  4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

1. מה ניתן לעשות עבורי זרימת עבודה של אישור?

  • כאשר אתה מוסיף לראשונה זרימת עבודה של אישור לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, באפשרותך לציין את מספר המשתתפים שייכללו, ולציין אם הפעילויות שלהם הוקצו אחת אחרי השניה (באופן טורי) או כולן בו (במקביל). באפשרותך גם להחליט אם לחלק את משימות המשתתפים לשני שלבים נפרדים או יותר, וכן לציין תאריך יעד סופי ו/או את הזמן המותר עבור כל פעילות שברצונך להשלים. ובכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני בפריט, באפשרותך לשנות הגדרות אלה.

  • זרימת העבודה מקצה משימה לכל משתתף שצוין. כל משתתף יבחר בין כמה תגובות אפשריות: כדי לאשר או לדחות את הפריט, כדי לבקש שינוי בפריט, כדי להקצות מחדש את המשימה, או כדי לבטל או למחוק את המשימה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת, באפשרותך לנטר את ההתקדמות ולערוך התאמות (במידת הצורך) מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית אחת.

  • עבור 60 ימים לאחר השלמת זרימת העבודה, רשימת כל אירועי זרימת העבודה שהתרחשו במהלך הפעלה זו (או מופעזה) של זרימת העבודה עדיין זמינה בדף ' מצב זרימת עבודה ', עבור הפניה בלתי פורמלית.

באפשרותך גם להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי לנהל תהליך אישור תוכן עבור רשימה או ספריה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע הפקד במאמר זה.

2. מה לא ניתן לעשות בזרימת עבודה של אישור?

משתתפים בזרימת עבודה של אישור אינם מורשים בדרך כלל לבצע שינויים בפריט שנסקרו. במקום זאת, המשתתפים יכולים לבקש שהשינויים יבוצעו בפריט במהלך מופע זרימת העבודה. אם ברצונך להוסיף זרימת עבודה שבה המשתתפים מוסיפים הערות ושינויים מסומנים בפריט עצמו, עיין במאמר הכל אודות זרימות עבודה של איסוף משוב, בסעיף למידע נוסף .

כמו כן, זרימות עבודה של אישור אינן מיועדות לאיסוף חתימות. אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה כדי לאסוף חתימות במסמך Microsoft Word, חוברת עבודה של Microsoft Excel או טופס Microsoft InfoPath, עיין במאמרהכל אודות זרימות עבודה של איסוף חתימות, בסעיף למידע נוסף .

לראש המקטע

3. מי יכול להשתמש בסוג זה של זרימת עבודה?

כדי להוסיף זרימת עבודה   כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימת עבודה. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' מבקרים ' אינם מופיעים.)

כדי להפעיל זרימת עבודה   כמו כן, כברירת מחדל, עליך להיות בעל הרשאת עריכת פריטים כדי להפעיל זרימת עבודה שכבר נוספה. (הקבוצה ' חברים ' והקבוצה ' בעלים ' מכילים את ההרשאה ' עריכת פריטים ' כברירת מחדל; הקבוצה ' מבקרים ' אינה מתבקשת.)

לחלופין, בעלים יכולים לבחור לקבוע תצורה של זרימות עבודה ספציפיות כדי שניתן יהיה להפעיל אותן רק על-ידי חברים בקבוצה ' בעלים '. (כדי לעשות זאת, בחר בתיבת הסימון דרוש הרשאות ניהול רשימות כדי להפעיל זרימת עבודה זו , בעמוד הראשון של טופס השיוך.)

לראש המקטע

4. כיצד ניתן לתכנן, להוסיף, להפעיל ולתחזק סוג זה של זרימת עבודה?

אלה הם השלבים הבסיסיים:

  • לפני שזרימת העבודה פועלת (תוכנית, הוספה, התחלה)   
    לפני שתוסיף זרימת עבודה, תתכנן היכן ברצונך להוסיף אותה (עבור רשימה או ספריה אחת, או עבור אוסף האתרים כולו) ואת הפרטים של אופן הפעולה שלהם. לאחר שהוספת וקבעת את התצורה של זרימת העבודה, כל אדם עם ההרשאות הנחוצות יכול להפעיל את זרימת העבודה בפריט ספציפי. ניתן גם להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי. ניתן להפעיל את ההפעלה האוטומטית בהתבסס על אחד משני האירועים המפעילים או את שניהם: כאשר פריט כלשהו נוסף לרשימה או שנוצר ברשימה או בספריה, או כאשר פריט כלשהו ברשימה או בספריה משתנה.

  • כאשר זרימת העבודה פועלת (השלמה, ניטור, התאמה)   
    כאשר זרימת העבודה פועלת, משתתפים בודדים משלימים את המשימות שהוקצו להם. תזכורות אוטומטיות נשלחות למשתתפים שאינם עומדים בתאריכי היעד של הפעילות. בינתיים, ניתן לנטר את ההתקדמות של זרימת העבודה מתוך דף מצב של זרימת עבודה מרכזית עבור מופע ספציפי זה של זרימת העבודה. ניתן לבצע התאמות לזרימת העבודה בזמן שהיא מופעלת מאותו עמוד; ובמידת הצורך, ניתן לבטל או להפסיק את זרימת העבודה משם.

  • לאחר שזרימת העבודה פועלת (סקירה, דוח, שינוי)   
    לאחר השלמת זרימת העבודה, ניתן לסקור את ההיסטוריה כולה של ההפעלה (או המופע) עבור עד 60 ימים בדף ' מצב זרימת עבודה '. מאותו עמוד, ניתן ליצור דוחות סטטיסטיים על הביצועים של גירסת זרימת עבודה זו. לבסוף, אם יש אי פעם משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה של פונקציות זרימת העבודה, באפשרותך לפתוח ולערוך את טופס השיוך שהשלמת כאשר הוספת את זרימת העבודה לראשונה.

תרשים הזרימה הבא ממחיש שלבים אלה מנקודת המבט של האדם המוסיף זרימת עבודה חדשה.

תהליך זרימת עבודה

במקטע זה, אנו מזהים את ההחלטות שעליך לקבל ואת המידע שעליך לאסוף לפני הוספת גירסה של זרימת העבודה של האישור.

אם אתה כבר מכיר את האופן שבו ניתן להוסיף סוג זה של זרימת עבודה ואתה זקוק לתזכורת לגבי השלבים הספציפיים, באפשרותך לעבור ישירות למקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

מקטעים במקטע זה

  1. תבניות וגירסאות

  2. היכרות עם טופס השיוך

  3. שתיים עשר שאלות לענות עליהן

1. תבניות וגירסאות

זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint פועלות כתבניות בסיס שבהן זרימות העבודה הספציפיות והיחידות שאתה מוסיף לרשימות, לספריות ולאוסף האתרים שלך מבוססות.

בכל פעם שאתה מוסיף זרימת עבודה של אישור, לדוגמה, אתה מוסיף למעשה גירסה של תבנית זרימת העבודה ' אישור כללי '. אתה מעניק לכל גירסה שם והגדרות משלה, שאתה מציין בטופס השיוך בעת הוספת גירסה מסוימת זו. בדרך זו, באפשרותך להוסיף זרימות עבודה מרובות, כל הגירסאות המבוססות על תבנית הבסיס של זרימת העבודה של אישור, אך כל אחת מהגירסאות המפורטות והמותאמות בהתאם לאופן שבו תשתמש בה. ניתן גם להתייחס לגירסאות בעלות השם כאל מופעיזרימת עבודה.

לראש המקטע

2. הצגת טופס השיוך

בכל פעם שאתה מוסיף גירסת זרימת עבודה חדשה המבוססת על אחת מתבניות זרימת העבודה הכלולות, עליך למלא טופס שיוך כדי לציין את האופן שבו ברצונך שהמופע החדש יפעל.

במקטע הבא, תוכל למצוא רשימה של שאלות שיכינו אותך כדי להשלים את טופס השיוך. תחילה, בכל זאת, קח רגע או שניים כדי להסתכל על הטופס והשדות שלו.

העמוד הראשון של טופס השיוך

טופס אתחול ראשון

העמוד השני של טופס השיוך

טופס להזנת מידע הקשור להפעלה הספציפית

השדות בתיבה האדומה בעמוד שני זה מופיעים גם בטופס האתחול, המוצג בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן ידני, וניתן לערוך אותה שם עבור הפעלה בודדת זו.

לראש המקטע

3. שתיים עשר השאלות לתשובה

ברגע שתקבל את התשובה לכל השאלות במקטע זה, תהיה מוכן להוסיף את זרימת העבודה שלך.

  1. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

  2. רשימה או ספריה אחת, או את אוסף האתרים כולו? וסוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

  3. מהו שם טוב?

  4. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

  5. כיצד (ומתי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

  6. האם סוגי תוכן שיורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

  7. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

  8. איזה מידע נוסף דרוש למשתתפים?

  9. מתי יש להגיש משימות?

  10. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?

  11. מי צריך לקבל הודעה?

  12. האם זרימת עבודה זו שולטת באישור תוכן?

01. האם זהו סוג זרימת העבודה הנכון?

קיימות כמה תבניות של זרימות עבודה הכוללות את המילה ' אישור ' בשמם. מאמר זה נוגע לתבנית זרימת העבודה שמופיעה בתפריט כאישור – SharePoint 2010. אם אינך בטוח שסוג זרימת עבודה זה הוא הבחירה הטובה ביותר עבורך, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה. לקבלת מידע נוסף על תבניות זרימת העבודה האחרות הזמינות, עיין במאמר, אודות זרימות העבודה הכלולות ב-SharePoint, בסעיף למידע נוסף .

לראש המקטע

02. רשימה או ספריה אחת, או את אוסף האתרים כולו? ו סוג תוכן אחד, או כל סוגי התוכן?

באפשרותך להגדיל את הגירסה החדשה של זרימת העבודה של האישור הזמינה ברשימה או בספריה אחת בלבד, או לאפשר לה להיות זמינה בכל אוסף האתרים כולו.

  • אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור רשימה או ספריה אחת, באפשרותך להגדיר אותה לפעול בכל סוגי התוכן או בסוג תוכן יחיד בלבד.

  • עם זאת, אם תוסיף את זרימת העבודה עבור אוסף האתרים כולו , עליך להגדיר אותה כך שתפעל בסוג תוכן של אתר יחיד בלבד.

3 דרכים להוספת מפת אוסף האתרים

מהו סוג תוכן?

כל מסמך או פריט אחר המאוחסנים ברשימה או בספריה של SharePoint שייכים לסוג תוכןאחד או אחר. סוג תוכן יכול להיות בסיסי וכללי כגיליון אלקטרוני שלמסמך או Excel, או כגון מפרט מיוחד של חוזה משפטי או עיצוב מוצר. סוגי תוכן מסוימים זמינים במוצרי SharePoint כברירת מחדל, אך באפשרותך להתאים אישית אלה ולהוסיף אחרים שאתה יוצר בעצמך. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירה או התאמה אישית של סוג תוכן אתרוהוספת סוג תוכן לרשימה או לספריה.

לראש המקטע

03. מהו שם טוב?

תן לגירסה של זרימת העבודה שם:

  • מציין בבירור למה הוא משמש.

  • מבדיל אותה בבירור מזרימות עבודה אחרות.

דוגמה

תאר לעצמך שאתה חבר בקבוצה של עורכים. הקבוצה שלך רוצה להשתמש בשתי זרימות עבודה שונות של אישור כדי לנהל הגשות מסמכים ממשתתפים חיצוניים:

  • תוכל להפעיל את זרימת העבודה הראשונה בכל מסמך שנשלח כדי להחליט אם לקבל אותו עבור תהליך העריכה.

  • לאחר שתקבל ותערוך מסמך שנשלח, תוכל להפעיל את זרימת העבודה השניה בטיוטה הערוכה כדי להחליט אם לקבל אותה כסופית.

אתה עשוי לתת שם לזרימת העבודה הראשונה לקבל אישור שליחהואישור טיוטה סופיאחד.

עצה: כרגיל, מומלץ לקבוע מוסכמות עקביות למתן שמות, ולוודא שכל המעורבים בזרימות העבודה שלך מכירים את המוסכמות האלה.

לראש המקטע

04. רשימות משימות ורשימות היסטוריה: קיימות או חדשות?

באפשרותך לקבל את זרימת העבודה שלך באמצעות רשימת המשימות המוגדרת כברירת מחדל של האתר ורשימת ההיסטוריה, השתמש ברשימות קיימות של משימות והיסטוריה קיימות או בקש רשימות חדשות בלבד עבור זרימת עבודה זו.

  • אם האתר שלך כולל זרימות עבודה רבות, או אם זרימות עבודה מסוימות כוללות משימות רבות, שקול לבקש רשימות חדשות עבור כל זרימת עבודה. (ניהול רשימות מיותרות לאורך זמן עשוי להאט את הביצועים. היא מהירה וקלה יותר עבור המערכת כדי לשמור על כמה רשימות קצרות יותר מאשר אחת ארוכה מאוד.)

  • אם המשימות וההיסטוריה של זרימת עבודה זו יכילו נתונים רגישים או חסויים שברצונך להפריד מרשימת המשימות הכללית, עליך לציין בוודאות שברצונך להפריד בין רשימות חדשות ונפרדות עבור זרימת עבודה זו. (לאחר הוספת זרימת העבודה, ודא שהרשאות מתאימות מוגדרות עבור הרשימות החדשות).

לראש המקטע

05. כיצד (ומתי) ניתן להפעיל זרימת עבודה זו?

ניתן להגדיר זרימת עבודה באופן ידני בלבד, או באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • כאשר אתה מפעיל באופן ידני זרימת עבודה של אישור במסמך או פריט ספציפי, טופס אחר, טופס האתחולמוצג. טופס האתחול מכיל את רוב ההגדרות מהעמוד השני של טופס השיוך . בדרך זו, אם האדם שמפעיל את זרימת העבודה מעוניין לשנות הגדרות אלה (עבור המופע הנוכחי בלבד), הוא יכול לעשות זאת לפני שתלחץ על התחל. עבור אל תפריט ההקשר של הרשימה > Item > זרימות עבודה > בחר את זרימת העבודה כדי להפעיל אותה באופן ידני.

  • עם התחלה אוטומטית, כמובן, אין הזדמנות להציג טופס אתחול, כך שהגדרות ברירת המחדל שצוינו בטופס השיוך ישמשו ללא שינויים.

האיור הבא מציג את ההבדל בין הפעלה ידנית לבין הפעלה אוטומטית.

השוואת טפסים להפעלה ידנית ולהפעלה אוטומטית

כל השינויים שתבצע בטופס האתחול יוחלו רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. כדי לשנות את ההגדרות הקבועות, המוגדרות כברירת מחדל של זרימת העבודה, עליך לערוך את טופס השיוך המקורי, כפי שמוסבר במקטע שינוי של מאמר זה.

הפעלה ידנית

אם תאפשר הפעלה ידנית, כל מי שיש לו את ההרשאות הדרושות יוכל להפעיל את זרימת העבודה בכל פריט זכאי בכל עת.

היתרונות של התחלה ידנית הם שאתה והעמיתים שלך יכולים להפעיל את זרימת העבודה רק מתי ואם תבחר, ושבכל פעם שתפעיל אותה תהיה לך הזדמנות לשנות הגדרות מסוימות באמצעות טופס האתחול.

דוגמה מהירה    אם ברצונך להפעיל את זרימת העבודה שלך רק על פריטים המיוצרים על-ידי סופר מחוץ לצוות שלך, ולאחר מכן הפעלת היישום באופן ידני תאפשר לו לפעול באופן אוטומטי על פריטים שחוברו על-ידך ועם חברי הצוות שלך. (פתרון חלופי: שמור רשימה או ספריה אחת עבור פריטים מעורכים בצוות שלך, ורשימה או ספריה נפרדת עבור פריטים מכל העורכים האחרים. באופן זה, באפשרותך להפעיל את זרימת העבודה באופן אוטומטי, אך רק ברשימת המחברים החיצוניים. פתרון אחר: הוספת תנאי IF והגדרה שנוצרה על-ידי האדם הספציפי. ראה מצבי זרימת עבודה לעיון מהיר לקבלת מידע נוסף.)

החיסרון העיקרי של התחלה ידנית הוא שמישהו צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה בכל פעם שהוא מתאים.

הפעלה אוטומטית

באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי על-ידי כל אחד מהאירועים הבאים:

  • מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט.

  • פריט חדש נוצר ברשימה או בספריה.

  • פריט שכבר מאוחסן ברשימה או בספריה משתנה.

היתרון של התחלה אוטומטית הוא שאף אחד לא צריך לזכור להפעיל את זרימת העבודה. היא פועלת בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

דוגמה מהירה    אם אתה אחראי על הדיוק והתאימות של הפריטים ברשימה, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה של אישור לרשימה זו ולציין את עצמך כמשתמש היחיד. באפשרותך להגדיר את זרימת העבודה לפעול באופן אוטומטי בכל פעם שפריט ברשימה משתנה ובכל פעם שנוסף פריט חדש. באופן זה, תמיד תהיה מעודכן.

שני חסרונות של הפעלה אוטומטית:

  • לא ניתן להפסיק את ההפעלה של זרימת העבודה בכל פעם שמתרחש אירוע מפעיל.

  • לא ניתן לשנות הגדרות בתחילת המופע הבודד.

לקבלת מידע נוסף אודות הפעלת זרימת העבודה של אישור באופן אוטומטי בכל פעם שמישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט, עיין במקטע הפקד במאמר זה.

לראש המקטע

06. האם סוגי תוכן שיורשים מסוג זה גם מקבלים זרימת עבודה זו?

רק בעת הוספת זרימת עבודה לסוג תוכן עבור אוסף האתרים כולו, ניתנת לך האפשרות להוסיף גם את זרימת העבודה לכל סוגי התוכן האחרים באוסף האתרים היורשים מסוג התוכן שאליו אתה מוסיף את זרימת העבודה.

הערות

  • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

  • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

לראש המקטע

07. משתתפים: אילו אנשים, באיזה סדר?

יהיה עליך לספק את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני עבור כל אדם שאליו יוקצו משימות סקירה.

שלב אחד או שלבים מרובים?    באפשרותך לבחור לבצע שלב אחד בלבד של משימות סקירה, או כדי לקבל שלבים מרובים. אם יש לך יותר משלב אחד, השלבים יבוצעו אחד אחרי השני.

סקירות מקבילות או סקירות טוריות?    עבור המשתתפים בשלב אחד, באפשרותך לבחור להקצות את משימות הסקירה שלו בו (באופן מקבילי) או כדי להקצות את משימות הסקירה שלהם אחת אחרי השניה (באופן טורי) בסדר שאתה מציין. האפשרות הטורית יכולה להיות שימושית אם, לדוגמה, להגדיר את זרימת העבודה להסתיים לאחר הדחייה הראשונה – או אם ברצונך שהמשתתפים יוכלו להסתכל על הערות ממשתתפים קודמים כחלק מההקשר של הביקורות שלהם.

דוגמה

תרחיש פשוט זה ממחיש כמה מהיתרונות של שלבים מרובים וסקירות טוריות:

תאר לעצמך שפרנק מוסיף זרימת עבודה חדשה של אישור. הוא מעוניין שחבריו לעבודה של אנה ושון יבדקו כל פריט תחילה, לפני שהוא יסקור אותו. הוא גם מעוניין שזרימת העבודה תסתיים לפני הסקירה שלו, אם אנה או שון דוחים את הפריט. פרנק יכול להגדיר זאת באחת משתי דרכים:

  • באמצעות סקירה טורית   פרנק מגדיר סקירה טורית של שלב אחד שבה משתתפים אנה ושון הם שני המשתתפים הראשונים והוא השלישי; והוא בוחר את האפשרות סיום בדחייה הראשונה .
    בהסדר זה, אנה צריכה לאשר את הפריט לפני הקצאת הפעילות של שון, ולאחר מכן על ' שון ' לאשר את הפריט לפני הקצאת הפעילות של פרנק. אם Anna דוחה את הפריט, לא יוקצה משימה לשון או לפרנק. ואם Anna מאשרת אך שון דוחה, זרימת העבודה עדיין מסתיימת לפני שמשימת הסקירה של פרנק מוקצית אי פעם.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה הטורית בשלב אחד.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב טורי
    בחירת סיום בעת דחייה ראשונה

  • על-ידי שימוש בשני שלבים   אם פרנק מעוניין שאנה ושון ישלחו את הביקורות שלהם בו, כך ששון לא יצטרך להמתין עד שאנה תסיים לפני שתוכל להתחיל, הוא יוכל להגדיר שני שלבים בזרימת העבודה: השלב המקבילי הראשון לסקירות של אנה ושון, והשלב השני בלבד לסקירה שלו. שוב, הוא בוחר את האפשרות סיום בדחייה הראשונה . השלב השני לא יופעל עד לסיום השלב הראשון; אז שוב, אם אנה או שון דוחים את הפריט, משימת הסקירה של פרנק לעולם לא תוקצה.
    כך פרנק מגדיר את הסקירה המקבילית של שני השלבים.
    טופס עם סימון הגדרה לשלב מקבילי
    בחירת סיום בעת דחייה ראשונה

להלן דיאגרמות של שני הפתרונות.

זרימת עבודה טורית וזרימת עבודה בעלת שני שלבים זו לצד זו

משתתפים חיצוניים    קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כשרת proxy עבור המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של תהליך זה:

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

להקצות משימה אחת לכל קבוצה שלמה, או אחת לכל חבר בקבוצה?    אם אתה כולל כתובת קבוצה או רשימת תפוצה בין משתתפי זרימת העבודה שלך, באפשרותך לקבוע שזרימת העבודה תקצה משימה אחת לכל חבר בקבוצה, או להקצות משימה אחת בלבד לקבוצה כולה (אך עדיין לשלוח הודעה על משימה בודדת זו לכל חבר). כאשר רק משימה אחת מוקצית לקבוצה כולה, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו. (תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

לראש המקטע

08. איזה מידע נוסף דרושים למשתתפים?

קיים שדה טקסט בטופס השיוך שבו באפשרותך לספק הוראות, פרטים אודות דרישות, משאבים וכן הלאה.

שני דברים שאתה עשוי לכלול:

  • פרטי קשר, במקרה שלמשתתפים יש קשיים או שאלות.

  • אם זרימת העבודה תקצה משימה אחת בלבד לכל קבוצה או רשימת תפוצה, ציין כאן שחבר בודד מכל קבוצה כזו אמור לדרוש את המשימה לפני שתשלים אותה. בדרך זו, חברים אחרים בקבוצה אינם מבזבזים זמן על-ידי התחלת אותה פעילות. תמצא את הפרטים אודות דרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה

לראש המקטע

09. מתי כדאי להגיש משימות?

באפשרותך לציין מתי משימות זרימת העבודה אמורות להיות באחת משתי הדרכים הבאות:

לפי תאריך לוח שנה    באפשרותך לציין תאריך בודד בלוח השנה שלפיו מגיעים כל הפעילויות.

  • אם תגדיר את זרימת העבודה שלך לפעול באופן אוטומטי, בדרך כלל לא כדאי להשתמש באפשרות זו. הסיבה לכך היא שערך התאריך שאתה מציין אינו מכוונן את עצמו באופן אוטומטי ביחס לתאריך הנוכחי בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי.

לפי משך הפעילות    באפשרותך לציין מספר ימים, שבועות או חודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות, החל ממועד ההקצאה של פעילות זו.

  • תאריך יעד ללוח שנה עוקף משך פעילות שצוין. כלומר: אם היום הוא 10 ביוני, והוקצה לי משימה היום שכוללת משך שלושה ימים, אך כולל גם תאריך יעד ללוח שנה של 11 ביוני, המשימה אמורה להסתיים ב-11 ביוני (תאריך היעד של לוח השנה) ולא ב-13 ביוני (סוף משך שלושה ימים).

לראש המקטע

10. מתי זרימת עבודה זו מסתיימת?

כדי להימנע מבזבוז זמן המושקע בסקירות מיותרות, באפשרותך לבחור להקצות את זרימת העבודה באופן מיידי (לפני תאריך היעד שצוין או מחושב) כאשר אחד משני האירועים מתרחש:

  • כל משתתף דוחה את הפריט.

  • הפריט משתנה באופן כלשהו.

הערה: זרימת עבודה אינה יכולה להתחיל בפריט שהוצא כעת. עם זאת, לאחר שזרימת העבודה מופעלת, ניתן לבדוק את הפריט לסקירה כדי להגן עליו מפני שינויים. (אך עד שהפריט הזה מוכנס שוב, אף זרימת עבודה אחרת לא יכולה להתחיל לפעול עליו.)

לראש המקטע

11. מי צריך לקבל הודעה?

בשדה עותק , בעמוד השני של טופס השיוך, באפשרותך להזין שמות או כתובות עבור כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת עבודה זו מתחילה או מסתיימת.

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה לאדם זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

  • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

לראש המקטע

12. האם זרימת עבודה זו תשלוט באישור תוכן?

ייתכן שברשותך רשימות או ספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים כדי לסקור את הדיוק של התוכן שלהם, או להתאים את הצורה והסגנון שלהם, לפני שהם מוצגים לכל האנשים שיש להם גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא ' אישור תוכן'.

במוצרי SharePoint, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי להפוך את תהליך אישור התוכן לקל ויעיל אף יותר. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף ' אישור תוכן של שליטה ' במאמר זה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה של אישור חדשה לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, עבור אל מקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

ייתכן שברשותך רשימות וספריות שבהן ברצונך לסקור פריטים חדשים ו/או גירסאות חדשות של פריטים נוכחיים בהתאם לדיוק התוכן שלהם או להתאים את הצורה והסגנון שלהם לפני שהם מוצגים לכל מי שיש לו גישה לרשימה. סוג זה של תהליך סקירה נקרא ' אישור תוכן'.

במוצרי SharePoint, באפשרותך לשלוט באישור תוכן באופן ידני, ללא זרימת עבודה; אך זרימת עבודה של אישור SharePoint יכולה להפוך את התהליך לפשוט ויעיל יותר.

אם אינך מכיר עדיין את תכונות ניהול הגירסאות ואישור התוכן במוצרי SharePoint, מומלץ להתחיל בסקירה של המאמרים הבאים:

קיימות שתי דרכים שבהן זרימת עבודה של אישור יכולה לקבוע את תהליך אישור התוכן, כל דרך המשויכת לפקד בודד בטפסי השיוך שאתה ממלא כאשר אתה מוסיף את זרימת העבודה לראשונה. באפשרותך להשתמש בזרימת העבודה עבור אחת מהאפשרויות או שתיהן.

שליטה בפרסום של גירסאות ראשיות

באזור אפשרויות התחלה של העמוד הראשון של טופס השיוך, ישנה אפשרות להפעיל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט. כמה דברים שיש לשים לב אליהם:

  • אפשרות זו זמינה רק עבור זרימת עבודה של אישור שפועלת בכל סוגי התוכן ברשימה או בספריה אחת, ולא עבור זרימת עבודה שפועלת בפריטים של סוג תוכן יחיד בלבד.

  • כדי שאפשרות זו תהיה זמינה, אישור תוכן חייב להיות זמין עבור הרשימה או הספריה בדף ' הגדרות ניהול גירסאות ' והאפשרות ' צור גירסאות ראשיות ומשניות (טיוטות) ' חייבת להיות מסומנת באותו עמוד.

  • אם תבחר באפשרות זו, שתי האפשרויות הבאות לאחר מכן יהפכו ללא זמינות: הפעל זרימת עבודה זו בעת יצירת פריט חדשוהפעלת זרימת עבודה זו כאשר פריט משתנה.

  • אם תבחר באפשרות זו, זרימת העבודה תופעל באופן אוטומטי על פריט רק כאשר מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט זה.

  • ברשימה או בספריה אחת, יכולה להיות רק זרימת עבודה אחת של אישור המשמשת לאישור פרסום של גירסאות ראשיות. אם תנסה לייעד זרימת עבודה שניה באותה רשימה או ספריה עבור פונקציה זו, תתבקש לבחור באפשרות זו או אחרת.

הפקד אינו מבוסס על ניהול גירסאות

באזור הפוך אישור תוכן של העמוד השני של טופס השיוך, ישנה אפשרות לעדכן את מצב האישור לאחר השלמת זרימת העבודה (השתמש בזרימת עבודה זו כדי לשלוט באישור תוכן).

אפשרות זו זמינה בטופס אם נדרש אישור תוכן ברשימה או בספריה. בכל מקרה, הערך בשדה אישור עבור הפריט מתעדכן בהתבסס על התוצאה של זרימת העבודה.

באמצעות אפשרות זו, באפשרותך גם לבצע את הפעולות הבאות:

  • הפעל תמיד את זרימת העבודה באופן ידני, או

  • בחר אחת או יותר מאפשרויות ההפעלה האוטומטית בעמוד הראשון של טופס השיוך, או

  • אפשר הפעלה ידנית ואוטומטית

פקד תוכן עבור אתרי פרסום באינטרנט

פקד תוכן הוא תהליך מיוחד באתרים המפרסמים עמודים באינטרנט. בהתאם, קיימת זרימת עבודה מיוחדת של אישור פרסום לשימוש באתרי פרסום, וכן תבנית אתר (בעלת שם אתר פרסום עם זרימת עבודה) הכוללת גירסה של זרימת עבודה זו שכבר מותאמת אישית לשימוש בפרסום אינטרנט.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן להוסיף את זרימת העבודה של אישור חדשה לרשימה, לספריה או לאוסף האתרים שלך, עבור אל מקטע ההוספה המתאים (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שתצטרך לסקור גם את מקטע הלמידה וגם את מקטע התוכנית במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור אתר SharePoint שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך. ראה גם SharePoint 2013 שלב אחר שלב: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצאת.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל של SharePoint מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

לראש המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שעבורן ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, הכרטיסיה נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת הצג שיוכי זרימת עבודה מסוג זה, ציין אם ברצונך שזרימת העבודה תפעל במסמך, ברשימה או בתיקיה ולאחר מכן לחץ על הוסף זרימת עבודה.

  5. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    הוספת מידע בסיסי לזרימת עבודה עם הסבר על המקטעים

    הסבר מספר אחת

    סוג תוכן

    שמור את בחירת ברירת המחדל כולה, או בחר סוג תוכן ספציפי.

    הסבר מספר שתיים

    תבנית

    בחר את התבנית אישור – SharePoint 2010 .

    הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל המערכת של SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותו עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור אל הגדרות האתר _GT_ תכונות אוסף אתרים > הפעל את התכונה ' זרימות עבודה '.

    הסבר מספר שלוש

    Name

    הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשי רשימה או ספריה זו.

    לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    רשימת משימות

    בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר חמש

    רשימת היסטוריה

    בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדש) כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שש

    אפשרויות התחלה

    ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

    לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות הפעלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    לקבלת מידע אודות שימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין במקטע הפקד במאמר זה.

    • שים לב שהאפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט אינה מופיעה אם אתה מוסיף את זרימת העבודה עבור סוג תוכן יחיד בלבד.

    • כמו כן, שים לב שאם תבחר באפשרות הפעל זרימת עבודה זו כדי לאשר פרסום גירסה ראשית של פריט, שתי תיבות הסימון הבאות יהפכו ללא זמינות.

  6. כאשר כל ההגדרות בטופס זה הן באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  7. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    הערה: מוצרי SharePoint מציגים לך את האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך — מספרים אחד עד שבעה באיור הבא, ממאשרים באמצעות CC — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כדי שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה בלבד למופע אחד זה.

    הוספת ערכי ברירת מחדל של זרימת עבודה עם הסבר על השדות

    הסבר מספר אחת

    הקצה ל

    הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

    • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בסדר סדרתי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוספת שלב חדש

    הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שזה עתה קבעת.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

    • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    קשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

    • פרטי קשר.

    • במידת הצורך, הערה לגבי משימות בודדות המוקצות לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות. (תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

    • אם זרימת עבודה זו מופעלת באופן אוטומטי, מומלץ להשאיר את תאריך היעד עבור כל השדה ' פעילויות ' ריקה ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לשלוט בתאריך היעד. באפשרותך תמיד לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק

    הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

    הסבר מספר שמונה

    סיום זרימת העבודה

    בחר אף אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר תשע

    הפיכת אישור תוכן לזמין

    בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן.

    לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין במקטע הפקד במאמר זה.

  8. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

אם אינך מכיר עדיין את הוספת זרימות העבודה, ייתכן שתצטרך לסקור גם את מקטע הלמידה וגם את מקטע התוכנית במאמר זה לפני שתמשיך בשלבים במקטע זה.

מקטעים במקטע זה

  1. לפני שתתחיל

  2. הוספת זרימת העבודה

1. לפני שתתחיל

יש להתקין שני נושאים לפני שתוכל להוסיף זרימת עבודה:

דואר אלקטרוני    כדי שזרימת העבודה תשלח הודעות דואר אלקטרוני ותזכורות, עליך להפוך את הדואר האלקטרוני לזמין עבור האתר שלך. אם אינך בטוח שזהו כבר בוצע, בדוק עם מנהל SharePoint שלך. ראה גם SharePoint 2013 שלב אחר שלב: הגדרה עבור הגדרת דואר אלקטרוני יוצאת.

רשאות    הגדרות ברירת המחדל של SharePoint מחייבות את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כדי להוסיף זרימות עבודה עבור רשימות, ספריות או אוספי אתרים. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות, ראה מקטע הלמידה במאמר זה.)

לראש המקטע

2. הוספת זרימת העבודה

בצע שלבים אלה:

  1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים (לא על דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שעבורו ברצונך להוסיף זרימת עבודה.

    הערה: יש להוסיף זרימת עבודה שנוספה לאוסף האתרים כולו עבור פריטים מסוג תוכן יחיד בלבד.

    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

    1. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
      הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

    2. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הוסף זרימת עבודה .
      הוספת קישור זרימת עבודה

    3. השלם את העמוד הראשון של טופס השיוך.
      (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    דף הגדרת זרימת עבודה

    הסבר מספר אחת

    תבנית

    בחר את התבנית אישור – SharePoint 2010 .

    הערה: אם התבנית אישור – SharePoint 2010 אינה מופיעה ברשימה, פנה למנהל המערכת של SharePoint כדי לברר כיצד להפעיל אותו עבור אוסף האתרים או סביבת העבודה שלך. אם אתה מנהל מערכת, עבור אל הגדרות האתר _GT_ תכונות אוסף אתרים _GT_ הפעל את התכונה ' זרימות עבודה '.

    הסבר מספר שתיים

    Name

    הקלד שם עבור זרימת עבודה זו. השם יזהה זרימת עבודה זו למשתמשים באוסף אתרים זה.

    לקבלת הצעות אודות מתן שם לזרימת העבודה שלך, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    רשימת משימות

    בחר רשימת משימות לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת פעילויות קיימת או ללחוץ על רשימת משימות חדשה כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת משימות חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    רשימת היסטוריה

    בחר רשימת היסטוריה לשימוש עם זרימת עבודה זו. באפשרותך לבחור רשימת היסטוריה קיימת או ללחוץ על היסטוריית זרימת עבודה (חדש) כדי ליצור רשימה חדשה.

    לקבלת מידע אודות הסיבות ליצירת רשימת היסטוריה חדשה (בניגוד לבחירת אחת קיימת), עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר חמש

    אפשרויות התחלה

    ציין את הדרך או הדרכים שבהן ניתן להפעיל זרימת עבודה זו.

    לקבלת מידע אודות בחירת אפשרויות הפעלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שש

    האם להוסיף זרימת עבודה זו לסוגי תוכן של צאצא?

    ציין אם יש להוסיף זרימת עבודה זו ל-(משויכת ל) כל סוגי תוכן האתר והרשימה האחרים היורשים מסוג תוכן זה .

    • השלמת הפעולה שמבצעת את כל ההוספה הנוספת עשויה להימשך זמן רב.

    • אם הירושה הועברה עבור אתרים או אתרי משנה שבהם ברצונך להוסיף זרימת עבודה זו לירושה של סוגי תוכן, ודא שאתה חבר בקבוצה ' בעלים ' בכל אחד מהאתרים או אתרי משנה אלה לפני הפעלת פעולה זו.

  5. כאשר כל ההגדרות בדף זה מוגדרות באופן הרצוי לך, לחץ על הבא.

  6. השלם את העמוד השני של טופס השיוך.
    (הוראות מתבצעות בהתאם לאיור).

    הערה: מוצרים SharePoint מציגים לך את האפשרויות הראשונות בעמוד השני של טופס השיוך — מספרים אחד עד שבעה באיור הבא, ממאשרים באמצעות CC — בכל פעם שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, כך שתוכל לבצע שינויים באפשרויות אלה רק עבור מופע אחד זה.

    הוספת ערכי ברירת מחדל של זרימת עבודה עם הסבר על השדות

    הסבר מספר אחת

    הקצה ל

    הזן שמות או כתובות עבור האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו ברצונך להקצות את הפעילויות.

    • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ציין אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (במקביל).

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בסדר סדרתי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוספת שלב חדש

    הוסף את כל השלבים הרצויים מעבר לשלב הראשון שהגדרת זה עתה.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, ולכל חבר יהיה את המשימה שלו להשלים.)

    • כדי להקצות משימה אחת בלבד לקבוצהשלמהשאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תמצא את ההוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    קשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

    • פרטי קשר.

    • במידת הצורך, הערה לגבי משימות בודדות המוקצות לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות. (תוכל למצוא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

    • אם זרימת עבודה זו מופעלת באופן אוטומטי, מומלץ להשאיר את תאריך היעד עבור כל השדה ' פעילויות ' ריקה ולהשתמש בשני שדות המשך כדי לשלוט בתאריך היעד. באפשרותך תמיד לספק תאריך יעד מדויק בטופס האתחול אם וכאשר אתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק

    הזן את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של כל מי שאמור לקבל הודעה בכל פעם שזרימת העבודה מתחילה או מסתיימת.

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן ידני, האדם שמפעיל אותו מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

    • כאשר זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, האדם שהוסיף אותה במקור מקבל את הודעות ההתחלה והסיום ללא צורך לציין אותו בשדה זה.

    הסבר מספר שמונה

    סיום זרימת העבודה

    בחר אף אחת מהאפשרויות הבאות או את שתיהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות אפשרויות אלה, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר תשע

    הפיכת אישור תוכן לזמין

    בחר בתיבת סימון זו אם ברצונך להשתמש בזרימת עבודה זו כדי לנהל אישור תוכן.

    לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בזרימת העבודה כדי לשלוט באישור תוכן, כולל הפרסום של גירסאות ראשיות, עיין במקטע הפקד במאמר זה.

  7. כאשר כל ההגדרות בדף זה מתבצעות באופן הרצוי לך, לחץ על שמור כדי ליצור את זרימת העבודה.

מה השלב הבא?

אם אתה מוכן, עבור למקטע התחלה במאמר זה והפעל את המופע הראשון כדי לבדוק את זרימת העבודה החדשה.

ניתן להגדיר זרימת עבודה כך שתופעל באופן ידני בלבד, באופן אוטומטי בלבד, או בכל מקרה:

  • באופן ידני בכל עת, על-ידי כל מי שיש לו את ההרשאות הנחוצות.

  • באופן אוטומטי בכל פעם שמתרחשת מאורע של הפעלה שצוין. כלומר, כאשר פריט נוסף לרשימה או לספריה, ו/או כאשר פריט ברשימה משתנה באופן כלשהו, ו/או כאשר מישהו מנסה לפרסם גירסה ראשית של פריט).
    (האירוע או האירועים המפעילים מצוינים בעמוד הראשון של טופס השיוך, במהלך השיוך המקורי וקביעת התצורה של זרימת העבודה. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

הערה: זרימת עבודה אינה יכולה להתחיל בפריט שהוצא כעת. עם זאת, לאחר שזרימת העבודה מופעלת, ניתן לבדוק את הפריט לסקירה כדי להגן עליו מפני שינויים. (אך עד שהפריט הזה מוכנס שוב, אף זרימת עבודה אחרת לא יכולה להתחיל לפעול עליו.)

מקטעים במקטע זה

  1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

  2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

  3. הפעלה ידנית מתוך הרשימה או הספריה

  4. הפעלה ידנית מתוך תוכנית Microsoft Office

1. הפעלת זרימת העבודה באופן אוטומטי

אם זרימת העבודה מוגדרת לפעול באופן אוטומטי, ולאחר מכן, בכל פעם שיתרחש אירוע מפעיל, זרימת העבודה תפעל על הפריט שהפעיל אותה.

כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא מקצה את המשימה או המשימות הראשונות ושולחת הודעת משימה לכל הקצאה. בינתיים, היא גם שולחת הודעות התחלה (הנבדלות מהודעות הפעילות) לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור ולכל מי שמופיע בשדה עותק של העמוד השני של טופס השיוך.

הערה: בעת הוספת זרימת עבודה חדשה שתופעל באופן אוטומטי, תאריך היעד של השדה ' כל הפעילויות ' בעמוד השני של טופס השיוך אמור להיות ריק בדרך כלל, מכיוון שכל ערך תאריך מפורש שצוין שם האפשרות 'לא כוונן את עצמובאופן אוטומטי ביחס לתאריך שבו זרימת העבודה מתחילה בכל פעם. לקבלת מידע נוסף, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

לראש המקטע

2. הפעלת זרימת העבודה באופן ידני

הערה בנושא הרשאות    בדרך כלל, עליך להיות בעל הרשאת ' עריכת פריטים ' כדי להפעיל זרימת עבודה. (כברירת מחדל, הקבוצה ' חברים ' וקבוצת הבעלים הם בעלי הרשאה זו, אך הקבוצה ' מבקרים ' אינה מקבלת. עם זאת, בעלים יכול גם לבחור, בבסיס זרימת עבודה-לפי-זרימת עבודה, כדי לדרוש את ההרשאה ' ניהול רשימות ' עבור אנשים שמפעילים את זרימת העבודה. על-ידי בחירה באפשרות זו, בעלים יכולים למעשה לציין שרק הם ובעלים אחרים יכולים להתחיל זרימת עבודה מסוימת. לקבלת פרטים נוספים, עיין בסעיף ' למד ' במאמר זה.

שני מקומות שבהם יש להתחיל

באפשרותך להפעיל זרימת עבודה באופן ידני מאחד משני מקומות:

  • מתוך הרשימה או הספריה שבה הפריט מאוחסן

  • מתוך הפריט עצמו, נפתח בתוכנית Microsoft Office שבה היא נוצרה. (שים לב שזוהי חייבת להיות התוכנית המותקנת, ולא גירסה של יישום אינטרנט).

שני המקטעים הנותרים במקטע זה מספקים הוראות עבור שתי השיטות.

לראש המקטע

3. התחל באופן ידני מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט שבו ברצונך להפעיל את זרימת העבודה מאוחסן.

  2. לחץ על שלוש הנקודות לצד שם הפריט ולאחר מכן, בתיבת הדו, לחץ על שלוש הנקודות כדי לפתוח את תפריט פריט ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת הפעלת זרימת עבודה חדשה, לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל.
    קישור להפעלת זרימת עבודה

  4. בדף ' שינוי זרימת עבודה ', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

    טופס אתחול

    הסבר מספר אחת

    הקצה ל

    בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

    • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם   
      הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

    • אם כל המשימות יוקצו בו   
      סדר השמות או הכתובות לא משנה.

    • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
      לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה

    הסבר מספר שתיים

    Order

    ודא שהמפרט אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (באופן מקבילי) הם האופן שבו אתה מעוניין בהן.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בסדר סדרתי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שלוש

    הוספת שלב חדש

    הוסף או כל שלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

    • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

    לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר ארבע

    הרחבת קבוצות

    • כדי להקצות משימה אחת לכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל את הודעת המשימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו להשלים.)

    • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תמצא את ההוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר חמש

    קשה

    כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

    • פרטי קשר לשאלות ולבעיות

    • אם ישים, הערה אודות משימות בודדות שהוקצו לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות (תמצא הוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

    הסבר מספר שש

    תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

    ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

    לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

    הסבר מספר שבע

    עותק

    צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

    • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

    • מאחר שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה והסיום אם אתה מופיע בשדה זה או לא.

  5. כאשר יש לך את כל ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

לראש המקטע

  1. פתח את הפריט בתוכנית Office המותקנת במחשב שלך.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על הכרטיסיה קובץ , לחץ על שמור & Sendולאחר מכן לחץ על זרימת העבודה שברצונך להפעיל על הפריט.

  3. אם אתה רואה את ההודעה הבאה, המציינת שזרימת העבודה צריכה להיות מסומנת, לחץ על לחצן הכנס .

  4. לחץ על לחצן ' הפעל זרימת עבודה גדולה '.

  5. בדף ' שינוי זרימת עבודה ', בטופס האתחול, בצע את השינויים שברצונך להחיל על מופע ספציפי זה של זרימת העבודה.

    הערה: שינויים שבוצעו כאן, בטופס האתחול, משמשים רק במהלך המופע הנוכחי של זרימת העבודה. אם ברצונך לבצע שינויים שיחולו בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת, או אם ברצונך לשנות הגדרות זרימת עבודה שאינן מופיעות בטופס זה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

    טופס אתחול

הסבר מספר אחת

הקצה ל

בצע שינויים ברשימת האנשים שאליהם ברצונך שזרימת העבודה תקצה משימות.

  • אם המשימות יוקצו אחת בכל פעם (בטור)   
    הזן את השמות או הכתובות בסדר שבו יש להקצות את המשימות.

  • אם כל המשימות יוקצו בו (במקביל)   
    סדר השמות או הכתובות לא משנה.

  • אם אתה מקצה משימה לאדם מחוץ לארגון SharePoint   
    לקבלת מידע נוסף אודות הכללת משתתפים חיצוניים, עיין במקטע השלם במאמר זה.

הסבר מספר שתיים

Order

ודא שהמפרט אם יש להקצות את המשימות אחת בכל פעם (באופן טורי) או כולן בו (באופן מקבילי) הם האופן שבו אתה מעוניין בהן.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בסדר סדרתי ובסדר מקבילי, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שלוש

הוספת שלב חדש

הוסף או כל שלבים הרצויים מעבר לאחד או לאלה המוגדרים כעת.

  • כדי למחוק שלב שלם, לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש CTRL + delete.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשלבים מרובים, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר ארבע

הרחבת קבוצות

  • כדי להקצות משימה אחתלכל חבר בכל קבוצה שאתה מזין בשדה הקצה ל , בחר בתיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל את הודעת המשימה, וכל חבר יקבל את המשימה שלו להשלים.)

  • כדי להקצות משימה אחת בלבד לכל קבוצה שלמה שאתה מזין בשדה הקצה ל , נקה תיבת סימון זו. (כל חבר בקבוצה יקבל הודעת משימה, אך כל חבר אחד יכול לתבוע ולהשלים את המשימה הבודדת בשם הקבוצה כולה. תמצא את ההוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר חמש

קשה

כל טקסט שתכלול כאן ייכלל בכל הודעת משימה שזרימת העבודה שולחת. אל תשכח לכלול הוראות או משאבים נוספים שמשתתפים עשויים להזדקק להם, כולל:

  • פרטי קשר לשאלות ולבעיות.

  • אם ישים, הערה אודות משימות בודדות המוקצות לקבוצות או לרשימות תפוצה שלמות. (תמצא את ההוראות לדרישת משימה קבוצתית במקטע השלם במאמר זה.)

הסבר מספר שש

תאריכי יעד ומשכי זמן של פעילויות

ציין תאריך יעד סופי עבור זרימת העבודה כולה ו/או ציין את מספר הימים, השבועות או החודשים המותרים עבור השלמת כל פעילות ממועד ההקצאה.

לקבלת מידע נוסף אודות מתי להשתמש בתאריכי יעד ומתי להשתמש במשכי זמן של משימות, עיין במקטע תכנון במאמר זה.

הסבר מספר שבע

עותק

צור כל הוספה או הסרה רצויה. זכור כי:

  • הזנת שם כאן אינה גורמת להקצאה של משימת זרימת עבודה.

  • מאחר שאתה מפעיל את זרימת העבודה באופן ידני, תקבל את הודעות ההתחלה והסיום אם אתה מופיע בשדה זה או לא.

  1. כאשר יש לך את ההגדרות בטופס האתחול באופן הרצוי לך, לחץ על התחל כדי להפעיל את זרימת העבודה.

זרימת העבודה מקצה את המשימה או המשימות הראשונות, ובינתיים שולחת הודעות הפעלה עבורך ועבור כל מי שמופיע בשדה עותק של טופס האתחול.

מה השלב הבא?

  • אם זו הפעם הראשונה שזרימת עבודה זו הופעלה, ייתכן שהמשתתפים האחרים יצטרכו מידע וסיוע כדי להשלים את המשימות שהוקצו להם. (הם עשויים למצוא את המקטע השלם במאמר זה שימושי.)

  • כמו כן, מומלץ לבדוק אם המשתתפים מקבלים את הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ובמיוחד שההודעות אינן מטופלות באמצעות מסנני דואר זבל.

  • וכמובן, ייתכן שתצטרך להשלים משימות זרימת עבודה אחת או יותר. עבור אל המקטע השלם במאמר זה לקבלת פרטים אודות אופן ההשלמה שלהם.

  • בינתיים, לקבלת מידע אודות האופן שבו תוכל לעקוב אחר ההתקדמות של המופע הנוכחי של זרימת העבודה, עבור אל מקטע הצג במאמר זה.

אם זו הפעם הראשונה שהקצית לך משימה בזרימת עבודה של אישור, ייתכן שתצטרך לסקור מקטע זה במאמר מלא לפני שתשלים את המשימה. באופן זה, תהיה מודע לכל האפשרויות שעשויות להיות פתוחות עבורך.

הערה: אם ידוע לך שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה, אך הודעת ההודעה לא הופיעה בתיבת הדואר הנכנס של הדואר האלקטרוני שלך, ודא שההודעה לא misrouted על-ידי מסנן דואר הזבל שלך. אם כן, התאם את הגדרות המסנן בהתאם.

תחילה, ודא שקיבלת את המאמר הנכון

סוגים שונים של זרימות עבודה דורשים פעולות שונות של פעילויות.

לפני שתתחיל, ודא שהמשימה שהוקצתה לך היא אכן משימת זרימת עבודה של אישור, ולא משימה עבור סוג אחר של זרימת עבודה.

חפש את הטקסט נא אשר בכל אחד מהמיקומים הבאים:

  • בשורת הנושא של הודעת המשימה
    הודעת משימה עם הסבר על הטקסט 'נא אשר'

  • בסרגל ההודעות בפריט שברצונך לסקור
    פריט לסקירה עם הסבר על הטקסט 'נא סקור'

  • בכותרת המשימה בדף ' מצב זרימת עבודה '
    משימה ברשימת דפי המצב של זרימת העבודה עם הסבר על 'נא סקור'

אם אינך רואה את האפשרות אשר נא אשר טקסט במיקומים אלה, פנה לאדם שהתחיל או הוסיף במקור את זרימת העבודה כדי לברר באיזו תבנית זרימת עבודה היא מבוססת — או אם היא זרימת עבודה מותאמת אישית. תמצא קישורים למאמרים לגבי אופן השימוש בסוגים אחרים של זרימות עבודה הכלולות במוצרי SharePoint בסעיף למידע נוסף במאמר זה.

עם זאת, אם המשימה שלך היא משימת אישור, המשך לקרוא!

מקטעים במקטע זה

  1. מבט כולל על התהליך

  2. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח על המשימה

  3. מעבר לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

  4. סקירת הפריט

  5. השלמה ושליחה של טופס המשימה

  6. הודעות שלא נענו

  7. דרישה והשלמה של פעילות קבוצתית (אופציונלי)

  8. בקשת שינוי בפריט (אופציונלי)

  9. הקצאה מחדש של משימת האישור לאדם אחר (אופציונלי)

  10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

1. מבט כולל על התהליך

כאשר מוקצית לך משימה בזרימת עבודה, בדרך כלל אתה מגלה אודות הפעילות באחת משלוש הדרכים הבאות:

  • אתה מקבל הודעה על משימת דואר אלקטרוני.

  • אתה פותח מסמך של Microsoft Office ורואה סרגל הודעות המיידע אותך על כך שהקצית לך משימה קשורה.

  • אתה בודק את אתר SharePoint ומגלה שמשימה אחת או יותר מוקצית לך כעת.

כאשר אתה מגלה שהוקצתה לך משימת זרימת עבודה של אישור, בדרך כלל אתה מבצע שתי פעולות:

  • סקירת הפריט    גלה אם באפשרותך לאשר את הפריט במצבו הנוכחי או לא.

  • השלמת המשימה    השתמש בטופס המשימה כדי לשלוח את תוצאות הסקירה.

לכן, לעתים קרובות, שלושת הפריטים הבאים מעורבים בהשלמת המשימה:

  • הודעת הדיווח (שאתה מקבל כדואר אלקטרוני)

  • הפריט שנשלח לאישור שלך (שאתה פותח ומסקור)

  • טופס המשימה (שאתה פותח, משלים ושולח)

כך נראים שלושת הפריטים האלה.

הודעת דיווח המשימה, הפריט לסקירה וטופס המשימה

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

לראש המקטע

2. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח על המשימה

בצע שלבים אלה:

  1. בהודעת הודעת המשימה, בהוראות המשימה כדי להשלים את המשימה , לחץ על הקישור לפריט.

  2. בפריט הפתוח, לחץ על לחצן פתח משימה זו בסרגל ההודעות.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך הודעת הדיווח בדואר אלקטרוני

הערה: לחצן ' פתח משימה זו ' ברצועת הכלים בהודעת הדיווח של המשימה מופיע רק כאשר ההודעה נפתחת בגירסה המלאה והמותקנת של outlook, ולא בעת פתיחתה ביישום האינטרנט של outlook web Access.

לראש המקטע

3. היכנס לפריט ולטופס המשימה מתוך הרשימה או הספריה

בצע שלבים אלה:

  1. ברשימה או בספריה שבה הפריט שיש לסקור מאוחסן, לחץ על הקישור בביצוע המשויך לפריט ולזרימת העבודה.

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', לחץ על הכותרת של המשימה.

  3. בטופס המשימה, בתוך משימת זרימת עבודה זו חלה על סרגל ההודעות, לחץ על הקישור לפריט.

גישה לפריט ולטופס המשימה מתוך רשימה או ספריה

לראש המקטע

4. סקור את הפריט

בדוגמה זו, הפריט הוא מסמך Microsoft Word.

עצה: אם זוהי משימה קבוצתית – כלומר, פעילות בודדת שהוקצתה לקבוצה שלמה או לרשימת תפוצה שלמה, כך שחבר קבוצה בודד יוכל להשלים את המשימה עבור הקבוצה כולה – לאחר מכן מומלץ לדרוש את המשימה לפני שתבחן את הפריט. באופן זה, תקטין את הסיכוי שחבר נוסף בקבוצה שלך יעיין גם במאמר. לקבלת הוראות, ראה סעיף 7 במקטע זה, לדרוש ולהשלים פעילות קבוצתית.

פריט לסקירה פתוח ומציג סרגלים צהובים

שים לב לשני סרגלי ההודעות הצהובים בחלק העליון של המסמך:

  • שרת לקריאה בלבד   מסמך זה פתוח במצב לקריאה בלבד – כלומר, באפשרותך לקרוא את המסמך, אך לא ניתן לבצע בו שינויים.
    (שים לב שבעת השלמת משימת זרימת עבודה של אישור, בדרך כלל לא תבצע שינויים ישירות בפריט עצמו. במקום זאת, עליך להשתמש בטופס המשימה כדי לרשום את כל התגובות שלך.)

  • משימת זרימת עבודה   כשתהיה מוכן לרשום את התגובה שלך בטופס המשימה, לחץ על לחצן פתח משימה זו .

לראש המקטע

5. השלם ושלח את טופס המשימה

טופס המשימה עבור משימת זרימת עבודה של אישור נראה בערך כך.

טופס של משימת זרימת עבודה

שים לב ששני הפריטים הראשונים (מחיקת פריטומשימת זרימת עבודה זו חל על כותרת הפריט) אינם מופיעים בטופס המשימה כאשר הוא נפתח מתוך הפריט לסקירה.

הסבר מספר אחת

מחיקת פריט

כדי למחוק משימה זו מהמופע הנוכחי של זרימת העבודה, לחץ על לחצן זה.

  • מחיקת המשימה אינה מוחקת את הפריט שברצונך לסקור.

  • אם תמחק את הפעילות, פעולה זו תתפקד כ (ותוקלט בהיסטוריה כ) דחייה של המסמך. אם זרימת העבודה מוגדרת להסתיים בדחייה הראשונה, ולאחר מכן מחיקת הפעילות מסתיימת בזרימת העבודה.

  • משימה שנמחקה אינה מופיעה עוד באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, המחיקה והדחייה האוטומטית של הסוגר עדיין מוקלטים באזור ההיסטוריה של הדף.)

    הערה: אם לא הפעלת מופע זה של זרימת העבודה, מומלץ לבדוק עם האדם שהתחיל אותו לפני שתמחק את המשימה.

הסבר מספר שתיים

משימת זרימת עבודה זו חלה על כותרת הפריט

כדי לפתוח את הפריט לסקירה, לחץ על הקישור כאן.

הסבר מספר שלוש

מצב, מבוקש על-ידי, הערות מאוחדות, תאריך יעד

אין באפשרותך לערוך או לשנות ערכים בארבעת השדות האלה, אך ייתכן שתמצא את המידע המשמש אותם.

שים לב שהתיבה הערות מאוחדות אינה מכילה רק הוראות נוספות לגבי האופן שבו ניתן להשלים את המשימה, אך גם את כל ההערות שהוגשו על-ידי משתתפים שכבר השלימו את המשימות שלהם באותו מופע של זרימת העבודה.

באותו אופן, לאחר שליחת טופס משלך, הערות שאתה כולל בתיבה הערות (4) יופיעו גם בתיבה הערות מאוחדות עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר ארבע

הערות

כל טקסט שתזין כאן יירשם בהיסטוריית זרימת העבודה ויופיע גם בשדה הערות מאוחדות (3) עבור המשתתפים הבאים.

הסבר מספר חמש

אישור

כדי לאשר את הפריט, הקלד תחילה את כל ההערות שברצונך לתרום בשדה הערות (4) ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.

הסבר מספר שש

דחות

כדי לדחות את הפריט, הקלד תחילה את כל ההערות שברצונך לתרום בשדההערות (4) ולאחר מכן לחץ על לחצן זה.

הסבר מספר שבע

ביטול

כדי לסגור את טופס המשימה מבלי לשמור שינויים או תגובות, לחץ על לחצן זה. המשימה תישאר לא מלאה ותוקצה לך.

הסבר מספר שמונה

בקשת שינוי

כדי לבקש שינוי בפריט שאתה סוקר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הטופס שבו תזין את פרטי הבקשה שלך, ולקבלת הוראות נוספות, עבור לסעיף 8 במקטע זה, בקש שינוי בפריט.

הערה: ייתכן שאפשרות זו מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

הסבר מספר תשע

הקצאה מחדש של משימה

כדי להקצות מחדש את משימת האישור לאדם אחר, לחץ על לחצן זה.

לקבלת איור של הדף שבו תזין את פרטי ההקצאה מחדש ולקבלת הוראות נוספות, עבור אל סעיף 7 במקטע זה, הקצה מחדש את משימת האישור לאדם אחר.

הערה: ייתכן שאפשרות זו מבוטלת עבור משימות זרימת עבודה מסוימות.

לראש המקטע

6. הודעות שלא הוחזרו

אם השלמת משימה או מופע של זרימת עבודה שלמה מתקבלת ממועד הסיום, הודעות נשלחות באופן אוטומטי אל:

  • האדם שאליו הוקצה הפעילות

  • האדם שהפעיל את זרימת העבודה (או, אם ההתחלה הייתה אוטומטית, לאדם שהוסיף את זרימת העבודה במקור)

לראש המקטע

7. תביעה והשלמה של פעילות קבוצתית (אופציונלי)

אם רק משימה בודדת מוקצית לקבוצה שלמה שאליה אתה שייך, כל חבר בקבוצה יכול לתבוע ולהשלים משימה בודדת זו בשם הקבוצה כולה.

דרוש את המשימה לפני שתבחן את הפריט. ברגע שאתה תובע את המשימה, היא מוקצית לך, ואין חבר אחר בקבוצה יכול להשלים אותה. (בדרך זו, רק אדם אחד מבצע את העבודה הנדרשת).

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', הצבע על שם המשימה שהוקצתה לקבוצה שלך עד להופעת חץ

  2. לחץ על החץ, לחץ על ערוך פריט ולאחר מכן, בטופס המשימה, לחץ על לחצן משימת תביעה .
    כיצד לדרוש משימה קבוצתית

כאשר הדף ' מצב זרימת עבודה ' עובר רענון, באפשרותך לראות שהמשימה אינה מוקצית עוד לקבוצה, אלא במיוחד עבורך.

מאוחר יותר, אם ברצונך לשחרר שוב את הפעילות לקבוצה מבלי להשלים אותה, השתמש באותם שלבים כדי לחזור לטופס המשימה, אך כעת לחץ על לחצן המשימה הפצה .

לחצן 'שחרר משימה' בטופס המשימה

לראש המקטע

8. בקש שינוי בפריט (אופציונלי)

לפני שתתחיל בתהליך זה, שים לב שייתכן שזרימת העבודה מוגדרת להסתיים מיד אם כל שינוי מתבצע בפריט. ייתכן שיהיה זה רעיון טוב לבדוק עם האדם שהתחיל או הוסיף את זרימת העבודה במקור, כדי לוודא שהוא מתאים לשינוי שיבוצע ושזרימת העבודה תסתיים בנקודה זו.

אנו נדגים את האפשרות לבקשת שינוי על-ידי הצבת התסריט בתרחיש:

תחילה, דמיין ששמך הוא פרנק.

לאחר מכן, תאר לעצמך שעמית בשם Anna הפעיל זרימת עבודה של אישור במסמך שהיא יצרה.

בעת סקירת המסמך החדש של Anna, אתה מרגיש שהמבוא ארוך מדי.

אתה לוחץ על לחצן בקש שינוי בחלק התחתון של טופס משימת זרימת העבודה ולאחר מכן משלים טופס זה.

טופס לבקשת שינוי בפריט

הסבר מספר אחת

בקשת שינוי מ-

הזן את השם או את כתובת הדואר האלקטרוני של האדם שממנו אתה מבקש את השינוי.

(כדי לשלוח את בקשתך לאדם שהפעיל את ההפעלה הזאת של זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו-ניתן גם להשאיר שדה זה ריק.)

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

תאר את השינוי שברצונך לבצע וספק את כל המידע שהאדם שביצע את השינוי זקוק לו. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור ההערות המאוחדות .)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד עם זאת, שני הערכים מזהים את התקופה לפני שהמשימה ' שינוי ' מגיעה לתוקף.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה ' משך חדש ' כדי לזהות את התקופה לפני שהמשימה מגיעה ליעד. (לדוגמה: שלושה ימים או חודש אחד או שבועיים או חודשיים.)

כאשר כל ערכי הטופס מופיעים באופן הרצוי לך, לחץ על שלח, והפעילות הנוכחית שלך מסומנת כמשימהשהושלמה. (אך עדיין לא סיימת. תוקצה לך משימת אישור שוב לאחר שאנה תשלים את המשימה שינוי.

בינתיים, אנה מקבלת את הודעת הדואר האלקטרוני הבאה:

הודעה נשלחת כאשר נדרש שינוי בפריט

אנה יכולה להבחין רק לאחר מבט מהיר בשורת הנושא (מספר 1 באיור) שזוהי אינה הודעת אישור רגילה, אך במקום זאת בקשה לשינוי משהו לגבי הפריט. היא מוצאת את המידע אודות השינוי הספציפי שנדרש בשינוי הנדרש לטקסט (מספר 2).

אנה בודקת את הפריט, מבצעת את השינויים המבוקשים, ולאחר מכן שומרת את השינויים שלה ובודקת את הפריט בחזרה.

לאחר מכן היא מעבירה לדף ' מצב זרימת עבודה ' ופותחת את משימת בקשת השינוי שלה מהאזור ' משימות '.


טופס נשלח כאשר השינוי המבוקש הושלם

אנה מוסיפה את כל המידע שהיא רוצה בשדה הערות ולאחר מכן לוחצת על שלח תגובה. זרימת העבודה מבצעת שתי פעולות:

  • היא מסמנת את משימת בקשת השינוי של Anna כמשימה שהושלמה.

  • היא מקצה לך משימת אישור חדשה (עם ההערות של Anna שנוספו בשדה הערות מאוחדות ) ושולחת לך הודעה אודות פעילות זו.

כעת באפשרותך להמשיך ולהשלים את הסקירה של הפריט שהשתנה.

בינתיים, כל הפעולות האלה מסומנות וגלויות במקטע היסטוריית זרימת העבודה של הדף ' מצב זרימת עבודה ', כפי שמוצג באיור הבא.

היסטוריית זרימת עבודה מציגה פעולות מבקשת השינוי

להלן דיאגרמה של התהליך כולו.

תרשים זרימה עבור בקשת השינוי

לראש המקטע

9. הקצאה מחדש של משימת האישור לאדם אחר (אופציונלי)

אם ברצונך שמישהו אחר ישלים משימת זרימת עבודה שהוקצתה לך, לחץ על לחצן הקצה מחדש משימה בטופס המשימה של זרימת העבודה.

טופס זה מוצג.

טופס הקצאה מחדש של משימה

הסבר מספר אחת

הקצאה מחדש של משימה ל

הזן את השם או הכתובת של האדם שברצונך להקצות לו משימה זו.

כדי להקצות משימה זו לאדם שהפעיל את זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה הופעלה באופן אוטומטי, לאדם שהוסיף במקור זרימת עבודה זו-השאר שדה זה ריק.

הסבר מספר שתיים

בקשה חדשה

ספק את כל המידע שהאדם שאליו אתה מקצה את המשימה יצטרכו להשלים את המשימה. (כל טקסט שתזין כאן יתווסף באזור ההערות המאוחדות .)

הסבר מספר שלוש

משך חדש

בצע אחת משלוש הפעולות הבאות:

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים    השאר שדה זה ריק.

  • כדי להסיר את תאריך היעד לגמרי    הקלד את המספר 0.

  • כדי לציין תאריך יעד חדש    הקלד מספר כאן ולאחר מכן ציין את יחידות המשך בשדה הבא. יחד עם זאת, שני הערכים מזהים את התקופה לפני שהמשימה ' שינוי ' מגיעה לתוקף.

הסבר מספר ארבע

יחידות משך חדשות

אם אתה מציין משך פעילות חדש, השתמש בשדה זה בשילוב עם השדה ' משך חדש ' כדי לזהות את התקופה לפני שהמשימה מגיעה ליעד. (לדוגמה: שלושה ימים או חודש אחד או שבועיים או חודשיים.)

לאחר השלמת הטופס, לחץ על שלח. המשימה מסומנת כמשימה שהושלמה, משימה חדשה מוקצית לאדם האחראי כעת למשימה, והודעת משימה נשלחת.

כל מידע חדש שסיפקת כלול בטקסט שהוקצה על-ידי הודעת המשימה החדשה (מספר 1 באיור הבא).

הודעת משימה עבור המשימה המוקצית מחדש

בינתיים, כל השינויים הללו מסומנים וגלויים במקטעים משימותוהיסטוריה של הדף ' מצב זרימת עבודה ', כפי שמוצג כאן.

האזורים 'משימות' ו'היסטוריה' בדף 'מצב זרימת עבודה' עבור המשימה המוקצית מחדש

לראש המקטע

10. השלמת משימה בשם משתתף חיצוני (אופציונלי)

קיים תהליך מיוחד להכללת משתתפים שאינם חברים בארגון SharePoint שלך. בתהליך זה, חבר באתר פועל כשרת proxy עבור המשתתף החיצוני:

  1. כלול את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתתף החיצוני בשלב הקצאה מתאימה לשלב בעמוד השני של טופס השיוך.

  2. זרימת העבודה מקצה למעשה את הפעילות של המשתתף החיצוני לחבר האתר שמפעיל את זרימת העבודה-או, אם זרימת העבודה מופעלת באופן אוטומטי, לחבר שהוסיף את זרימת העבודה במקור. אדם זה שאליו המשימה מוקצית בפועל כשרת ה-proxy עבור המשתתף החיצוני.

  3. חבר באתר זה מקבל הודעת משימה, עם הוראות לשליחת עותק של הפריט לעיון במשתתף החיצוני. (בינתיים, המשתתף החיצוני מקבל עותק של הודעת המשימה, שיכולה לפעול כהתראה שימושית או כאזהרה.)

  4. חבר האתר שאליו המשימה מוקצית למעשה שולח עותק של הפריט למשתתף החיצוני.

  5. המשתתף החיצוני סוקר את הפריט ושולח את התגובה שלו לחבר האתר.

  6. כאשר מגיעה תגובת המשתתף החיצוני, חבר האתר משלים את המשימה בשם המשתתף החיצוני.

להלן דיאגרמה של התהליך.

תרשים זרימת תהליכים להכללת משתתף חיצוני

המיקום המרכזי שממנו באפשרותך לנטר, להתאים או להפסיק זרימת עבודה פועלת הוא הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה של זרימת העבודה.

תחילה נראה לך כיצד להגיע לדף זה, ולאחר מכן נראה לך כיצד להשתמש באפשרויות ובמידע שתמצא שם. לבסוף, נראה לך שני עמודים אחרים שבהם תוכל לקבל מידע נוסף על ניטור.

מקטעים במקטע זה

  1. היכנס לדף ' מצב זרימת עבודה '

  2. שימוש בדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לנטר התקדמות של זרימת עבודה

  3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

  4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

  5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו

  6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

  7. ניטור זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

1. היכנס לדף ' מצב זרימת עבודה '

ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על הקישור בביצוע עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא ' אישור 3 '.

לחיצה על קישור מצב זרימת עבודה

הדף ' מצב זרימת עבודה ' נפתח.

הערות: 

  • אם הרשימה או הספריה שלך מכילות מספר גדול של פריטים, באפשרותך להשתמש במיון ו/או בסינון כדי למצוא את הפריט שאתה מחפש במהירות רבה יותר. אם אתה מגלה שאתה ממיין שוב ושוב או מסנן באותו אופן, ייתכן שתוכל ליצור תצוגה מותאמת אישית שתהפוך את הסידור לאוטומטי.

  • כדי להגיע לדף ' מצב זרימת עבודה ', באפשרותך גם ללחוץ על האפשרות הצג את המצב של קישור זרימת עבודה זה ב-"התחלת" הודעת דואר אלקטרוני או הצגת הקישור ' היסטוריית זרימת עבודה ' בהודעת דואר אלקטרוני "הושלמה" עבור המופע הספציפי שאתה מעוניין בו.

לראש המקטע

2. השתמש בדף ' מצב זרימת עבודה ' כדי לנטר התקדמות של זרימת עבודה

כאן, תחת האיור של כל מקטע של הדף ' מצב זרימת עבודה ', תוכל למצוא את שאלות הניטור שהמקטע עונה עליהן.

המקטע ' פרטי זרימת עבודה '

מקטע 'מידע זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • מי התחיל מופע זה של זרימת העבודה?

  • מתי התחיל מופע זה?

  • מתי הפעולה האחרונה במופע זה מתרחשת?

  • באיזה פריט פועל מופע זה?

  • מהו המצב הנוכחי של מופע זה?

המקטע ' משימות '

אזור 'משימות' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו משימות כבר נוצרו והוקצו ואת מצבם הנוכחי?

  • אילו משימות כבר הושלמו, ומה הייתה התוצאה עבור כל אחת מהמשימות?

  • מהו תאריך היעד עבור כל משימה שכבר נוצרה והוקצתה?

משימות שנמחקו ומשימות שעדיין לא הוקצו אינן מופיעות במקטע זה.

המקטע ' היסטוריית זרימת עבודה '

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

שאלות שנענו:

  • אילו אירועים כבר התרחשו במופע זה של זרימת העבודה?

  • שים לב שמשימות שלא הועברו במועד והודעות שמועד היעד שלהן חלף אינן מופיעות באזור זה.

לראש המקטע

3. שינוי משימות פעילות (משימות שכבר הוקצו)

קיימות שתי דרכים לשינוי משימות שכבר הוקצו אך עדיין לא הושלמו:

  • שינוי משימה פעילה בודדת

  • שינוי כל הפעילויות הפעילות

שינוי משימה פעילה בודדת

רשאות   כדי לבצע שינוי בפעילות בודדת המוקצית לאדם שאינו עצמך, עליך להיות בעל הרשאת ' ניהול רשימות '. (הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים אינם. כך שזה אפשרי, לדוגמה, לקבלת הרשאות המאפשרות לך להתחיל זרימת עבודה, אך לא לבצע שינויים בפעילות של משתתף אחר.)

אם יש לך את ההרשאות הנחוצות:

  1. לחץ על הכותרת של המשימה ברשימה משימות .
    לחיצה על כותרת של משימה ברשימה

  2. השתמש בטופס המשימה כדי להשלים, למחוק או להקצות מחדש את המשימה.

לקבלת הוראות מפורטות יותר לגבי אופן השימוש בטופס המשימה, עיין במקטע השלם במאמר זה.

שינוי כל הפעילויות הפעילות

רשאות    כל ארבעת הקישורים של הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זואינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

  1. באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור עדכן משימות פעילות של אישור .

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על אישור.

    • הודעות המשקפות את השינויים שלך נשלחות לאנשים המוקצים כעת לפעילויות בהפעלה זו.

    • משימות שכבר הושלמו או נמחקו, והמשימות שעדיין לא הוקצו, אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

    • אם ברצונך לבצע שינויים במשימות שעדיין לא הוקצו, עיין בסעיף הבא, שינוי משימות עתידיות.

שינוי טופס עבור משימות פעילות

הסבר מספר אחת

משך לכל משימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשמור על תאריך היעד הקיים    השאר את משך הזמן לכל פעילות ריק ובצע שינויים ביחידות המשך.

  • כדי להסיר את תאריך היעד כך שלא יהיה אף אחד    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להעביר את תאריך היעד החוצה על-ידי הרחבת משך הפעילות    השתמש בשני השדות ' משך ' כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהן ברצונך להאריך את משך הזמן.

הסבר מספר שתיים

קשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים הרצויים בתיבת הטקסט.

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות הפעילות במופע הנוכחי מתעדכנות.

לראש המקטע

4. שינוי משימות עתידיות (משימות שעדיין לא הוקצו)

רשאות    כל ארבעת הקישורים של הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זו כעתאינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

  1. בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור הוסף או עדכן אישורים של אישור .

  2. בצע את השינויים בטופס שנפתח ולאחר מכן לחץ על עדכן.

    הערה: משימות שכבר נוצרו והוקצו אינן מושפעות מהשינויים שתבצע בטופס זה.

שינוי טופס עבור משימות עתידיות

הסבר מספר אחת

משתתפים, סדר, הרחבת קבוצות

  • כדי להוסיף או להסיר משתתפים, או כדי לשנות את סדר הפעילויות    הוספה, הסרה ו/או סידור מחדש של הסדר של שמות או כתובות משתתפים בשדהמשתתפים .

  • כדי להסיר שלב שלם    , לחץ בשדה הקצה ל עבור אותו שלב ולאחר מכן הקש על CTRL+DELETE.

הערה: באפשרותך להשתמש בתיבת הסימון ' הרחב קבוצות ' כדי לציין אם קבוצות תפוצה מפורטות מוקצות משימה אחת בלבד עבור הקבוצה כולה או משימה אחת לכל חבר.

לקבלת מידע נוסף אודות השימוש בשדות אלה, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

הסבר מספר שתיים

קשה

  • כדי לשנות את טקסט הבקשה    בצע את השינויים הרצויים בטקסט בתיבה.

הסבר מספר שלוש

תאריך יעד עבור כל הפעילויות, משך לכל משימה, יחידות משך זמן

  • כדי לשנות או להסיר את תאריך היעד של לוח השנה    מחק את התאריך הקיים ולאחר מכן ספק אחד חדש או, כדי להסיר את תאריך היעד הספציפי לגמרי, השאר את השדה ריק. (אל תקליד אפס בשדה זה. שדה זה חייב להכיל ערך תאריך בלוח השנה או להיות ריק.)

  • כדי לשמור על המשך הקיים    השאר את משך הזמן לכל פעילות ריק ובצע שינויים ביחידות המשך.

  • כדי להסיר את המשך כך שלא יהיה אף אחד    הקלד את המספר 0במשך לכל פעילות.

  • כדי להאריך את משך הפעילות    השתמש בשני השדות ' משכי זמן ' כדי לציין את המספר ואת סוג היחידות שלפיהן ברצונך להאריך את משך הזמן. (לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת תאריכי יעד ומשכי זמן, עיין במקטע תכנון במאמר זה.)

  1. כאשר יש לך את כל השדות בטופס באופן הרצוי לך, לחץ על אישור.

כל המשימות העתידיות במופע הנוכחי ישקפו את השינויים שביצעת.

לראש המקטע

5. ביטול או סיום של הפעלת זרימת עבודה זו

קיימות שתי דרכים שבהן באפשרותך להפסיק מופע של זרימת עבודה פועלת לפני השלמתה:

  • ביטול זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות, אך נשמרות באזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '.

  • סיום זרימת העבודה    כל המשימות מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה '. (עם זאת, הם משתקפים עדיין באזור היסטוריית זרימת העבודה).

הוראות עבור שתי השיטות עוקבות.

ביטול (כל המשימות מבוטלות אך נשמרות ברשימת המשימות ובהיסטוריה)

רשאות    כל ארבעת הקישורים של הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיום זרימת העבודהאינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

אם המופע הנוכחי של זרימת עבודה אינו נחוץ עוד, ניתן לעצור אותו.

  • בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על הקישור בטל את כל משימות האישור .

  • לחץ על כן כדי לאשר.

קישור בטל את כל המשימות

כל הפעילויות הנוכחיות מבוטלות וזרימת העבודה מסתיימת במצב מבוטל. המשימות שבוטלו עדיין מפורטות הן באזור המשימות והן באזור היסטוריית זרימת העבודה .

סיום (כל המשימות נמחקות מרשימת המשימות אך נשמרות בהיסטוריה)

רשאות    כל ארבעת הקישורים של הפקודה באיור הבא מופיעים בדף ' מצב זרימת עבודה ' של כל מי שיש לו הרשאת ' ניהול רשימות '. שלושת הקישורים הראשונים מופיעים בעמוד של האדם שהפעיל את מופע זרימת העבודה, אך הקישור סיים זרימת עבודה זואינו מופיע אלא אם אדם זה כולל גם את ההרשאה ' ניהול רשימות '. (שוב, הקבוצה ' בעלים ' כוללת את ההרשאה ' ניהול רשימות ' כברירת מחדל; הקבוצה ' חברים ' וקבוצות המבקרים לא.)

אם מתרחשת שגיאה, או אם זרימת העבודה מפסיקה ואינה מגיבה, ניתן לסיים אותה.

בדף ' מצב זרימת עבודה ', באזור ממש מתחת לפריט החזותי של זרימת העבודה, לחץ על סיים זרימת עבודה זו ולאחר מכן לחץ על כן כדי לאשר.

כל המשימות שנוצרו על-ידי זרימת העבודה מבוטלות ונמחקות מהאזור ' משימות ' בדף ' מצב זרימת עבודה ', אך הן עדיין משתקפות באזור היסטוריית זרימת העבודה . זרימת העבודה מסתיימת במצב של זרימת עבודה שבוטלה.

לראש המקטע

6. גלה אילו זרימות עבודה פועלות בפריט

בדף ' זרימות עבודה ' עבור כל פריט, תוכל למצוא רשימה של זרימות העבודה הפועלות כעת בפריט זה.

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה פועלות, תוכל למצוא רשימה של מופעים שפועלים כעת בפריט.

הערה: שים לב שמופעים מרובים של גירסת זרימת עבודה אחת לא יוכלו לפעולt באותו פריט בו. לדוגמה: שתי זרימות עבודה, שתיהן מבוססות על תבנית האישור, נוספו. אחת נקראת אישור תוכנית והאחר נקרא ' אישור תקציב '. בכל פריט אחד בכל פעם, ניתן להפעיל מופע אחד שכל אחת מהאישורי התוכנית ואישור התקציב יכולה לפעול, אך לא שני מופעים של זרימת עבודה אחת.

לראש המקטע

7. נטר זרימות עבודה עבור אוסף האתרים כולו

מנהלי אוסף אתרים יכולים להציג במבט מהיר:

  • כמה זרימות עבודה המבוססות על כל תבנית זרימת עבודה קיימות כעת באוסף האתרים.

  • אם כל תבנית זרימת עבודה עצמה פעילה או לא פעילה כעת באוסף האתרים.

  • כמה מופעים של גירסאות זרימת עבודה המבוססים על כל תבנית זרימת עבודה פועלים כעת באוסף האתרים.

כך ניתן לעשות זאת:

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת ניהול האתר, לחץ על זרימות עבודה.

הדף ' זרימות עבודה ' נפתח, ומציג את המידע.

מה השלב הבא?

אם זוהי הפעם הראשונה שבה מופעלת גירסת זרימת עבודה זו, מומלץ להשתמש בהוראות במקטע ' סקירה ' של מאמר זה כדי להציג את האירועים במופע ולגלות אם הפונקציות של זרימת העבודה בהתאם לרצונך.

לאחר השלמת מופע זרימת העבודה, באפשרותך לסקור את האירועים המתועדים בהיסטוריה שלו. (באפשרותך לגשת לרשומה עבור כל מופע של עד 60 ימים לאחר השלמת המופע.)

חשוב: שים לב שהיסטוריית זרימת העבודה מוצעת לעיון בלתי פורמלי בלבד. לא ניתן להשתמש בו עבור ביקורות רשמיים או עבור מטרה משפטית אחרת כלשהי.

באפשרותך גם להפעיל דוחות אודות הביצועים הכוללים של זרימת העבודה בין מופעים.

מקטעים במקטע זה

  1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

  2. היסטוריית מופעים של Access עד 60 ימים

  3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

1. סקירת אירועים במופע האחרון ביותר

כל עוד פריט נשאר באותה רשימה או ספריה, וכאשר אותה זרימת עבודה מופעלת שוב על אותו פריט, ניתן לגשת להיסטוריה של המופע העדכני ביותר מתוך הרשימה או הספריה.

כדי להציג את הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור המופע האחרון ביותר של זרימת עבודה המופעלת על פריט כלשהו:

  • ברשימה או בספריה שבה הפריט ממוקם, לחץ על קישור המצב עבור הפריט וזרימת העבודה הרצויים.

בדוגמה זו, הפריט הוא המסמך בשם ' טיוטת מפתח ' וזרימת העבודה היא אישור מסמך חדש.

לחץ על קישור מצב זרימת עבודה

בדף ' מצב זרימת עבודה ', המקטע היסטוריית זרימת העבודה ממוקם ליד החלק התחתון.

מקטע 'היסטוריית זרימת עבודה' בדף 'מצב זרימת עבודה'

לראש המקטע

2. היסטוריית מופעים של Access עד 60 ימים

מה אם ברצונך לסקור את ההיסטוריה של מופע לאחר שהפעלת את אותה זרימת עבודה שוב באותו פריט?

למעשה, באפשרותך לעשות זאת עד 60 ימים, מאחת משתי נקודות הכניסה: הרשימה או הספריה או הודעת ההשלמה של זרימת העבודה.

מתוך הרשימה או הספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שבה הפריט מאוחסן.

  2. הצבע על שם הפריט, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט הנפתח.

  3. בדף ' זרימות עבודה: שם פריט ', תחת זרימות עבודה שהושלמו, לחץ על השם או המצב של מופע זרימת העבודה שברצונך לסקור.
    רשימת זרימות עבודה שהושלמו בדף 'זרימות עבודה' עבור פריט
    הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

מתוך הודעת ההשלמה של זרימת העבודה

  • פתח את ההודעה על השלמת זרימת העבודה עבור המופע שברצונך לסקור ולאחר מכן לחץ על הקישור הצג את היסטוריית זרימת העבודה .

הודעה על השלמת זרימת העבודה עם סימון קישור היסטוריה
הדף ' מצב זרימת עבודה ' עבור מופע זה נפתח.

כדי לשמור את כל הודעות ההשלמה שלך, ייתכן שתרצה ליצור כלל של Outlook. הגדר את הכלל להעתקת כל ההודעות הנכנסות שבהן הטקסט הושלם בשורת הנושא בתוך התיקיה הנפרדת שלו. (ודא שכלל Outlook שלך מעתיק את ההודעות הנכנסות ואינו פשוט מעביר אותן, או שהוא לא מופיע גם בתיבת הדואר הנכנס.)

לראש המקטע

3. יצירת דוחות ביצועים של זרימת עבודה

כדי ללמוד כיצד אחת מגירסאות זרימת העבודה שלך מתבצעת באופן כללי – לאורך זמן ולאורך מופעים מרובים — באפשרותך ליצור אחד משני הדוחות המוגדרים מראש או את שניהם:

  • הדוח ' משך פעילות '    השתמש בדוח זה כדי לראות ממוצעים של משך הזמן שהוא מקבל עבור כל פעילות בתוך זרימת עבודה, וכן את משך הזמן שנדרש לכל ההפעלה או המופע של זרימת העבודה המלאה.

  • ביטול ודוח שגיאות    השתמש בדוח זה כדי לראות אם זרימת עבודה מבוטלת לעתים קרובות או נתקלת בשגיאות לפני השלמתה.

יצירת הדוחות הזמינים עבור זרימת עבודה

  1. ברשימה או בספריה, בעמודה מצב עבור זרימת עבודה זו, לחץ על קישור מידע אודות מצב.
    לחיצה על מצב זרימת עבודה

  2. בדף ' מצב זרימת עבודה ', תחת היסטוריית זרימת עבודה, לחץ על הצג דוחות זרימת עבודה.
    לחיצה על קישור הצג דוחות זרימת עבודה במקטע היסטוריית זרימת עבודה

  3. אתר את זרימת העבודה שעבורה ברצונך להציג דוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח שברצונך להציג.
    לחיצה על קישור עבור דוח משך פעילות

  4. בדף התאמה אישית, שמור או שנה את המיקום שבו ייווצר קובץ הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.
    לחיצה על 'אישור' במיקום שמירת קובץ
    הדוח נוצר ונשמר במיקום שצוין.

  5. לאחר השלמת הדוח, באפשרותך ללחוץ על הקישור המוצג באיור הבא כדי להציג אותו. אחרת, לחץ על אישור כדי לסיים וסגור את תיבת הדו. (מאוחר יותר, כשתהיה מוכן להציג את הדוח, תוכל למצוא אותו במיקום שציינת בשלב הקודם.)
    לחיצה על קישור כדי להציג דוח

מה השלב הבא?

אם זרימת העבודה שלך פועלת בדיוק כפי שרצית, אתה מוכן להתחיל להשתמש בו.

אם יש משהו שברצונך לשנות לגבי אופן הפעולה שלה, עיין במקטע שינוי במאמר זה.

לאחר שתפעיל את המופע הראשון של זרימת העבודה החדשה של אישור ותבחן את התוצאות, ייתכן שתרצה לבצע שינוי אחד או יותר באופן שבו מוגדרת זרימת העבודה.

בנוסף, ייתכן שתרצה לבצע שינויים נוספים בתצורה בזמנים שונים בעתיד.

לבסוף, ייתכן שתרצה להפוך את זרימת העבודה לבלתי זמינה לפרק זמן קצר או ארוך יותר, אך לא להסיר אותה – או שאכן, ברצונך להסיר אותה לחלוטין.

מקטעים במקטע זה

  1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

  2. השבתה או הסרה של זרימת עבודה

1. שינוי הגדרות קבועות עבור זרימת עבודה

כדי לבצע שינויים קבועים בהגדרות של זרימת עבודה קיימת, עליך לפתוח ולערוך את טופס השיוך ששימש במקור להוספתו.

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, הכרטיסיה נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.

    הערה: אם זרימת העבודה של האישור הרצויה אינה מופיעה ברשימה, ייתכן שהיא משויכת לסוג תוכן אחד בלבד. אילו זרימות עבודה מופיעות ברשימה זו נשלטות על-ידי זרימות העבודה האלה מוגדרות כך שיופעלו בפריטים מפקד סוג זה , הממוקמים ממש מתחת לרשימה. (עיין באיור.) לחץ על אפשרויות סוג התוכן בתפריט הנפתח כדי לגלות איזה מהם מציג את זרימת העבודה הרצויה. כאשר זרימת העבודה הרצויה מופיעה ברשימה, לחץ על שמה.

  5. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף הגדרות האתר, תחת גלריות מעצב אתרים, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחת הגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', תחת שם זרימת עבודה (לחץ כדי לשנות הגדרות), לחץ על שם זרימת העבודה שעבורה ברצונך לשנות את ההגדרות.
    קישור לשינוי הגדרות זרימת עבודה

  7. באותם שני עמודים של טופס השיוך ששימשו במקור להוספת זרימת העבודה, בצע ושמור את השינויים הרצויים.

    לקבלת מידע נוסף אודות השדות והפקדים בטופס השיוך, עיין במקטע תכנון ובמקטע המתאים ' הוספה ' (רשימה/ספריה או אוסף אתרים) של מאמר זה.

לראש המקטע

2. השבתה או הסרה של זרימת עבודה

אם זרימת העבודה פועלת ברשימה או בספריה אחת בלבד

  1. פתח את הרשימה או את הספריה שבה זרימת העבודה פועלת.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה .

    הערה: שם הכרטיסיה יכול להשתנות בהתאם לסוג הרשימה או הספריה. לדוגמה, ברשימת לוח שנה, הכרטיסיה נקראת לוח שנה.

  3. בקבוצה הגדרות , לחץ על הגדרות זרימת עבודה.

  4. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסר, חסום או שחזר זרימת עבודה .

  5. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מהרשימה או מהספריה לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינה הפיכה.)

אם זרימת העבודה פועלת בכל הרשימות והספריות באוסף האתרים

  1. פתח את דף הבית של אוסף האתרים (לא את דף הבית של אתר או אתר משנה בתוך האוסף).

  2. לחץ על סמל ההגדרות לחצן 'הגדרות אתר האינטרנט הציבורי' של SharePoint Online ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. בדף ' הגדרות האתר ', תחת גלריות, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

  4. בדף ' סוגי תוכן של אתר ', לחץ על השם של סוג תוכן האתר שבו זרימת העבודה פועלת.
    סוגי תוכן של מסמכים עם סימון סוג

  5. בדף עבור סוג התוכן שנבחר, תחתהגדרות, לחץ על הגדרות זרימת עבודה.
    הקישור 'הגדרות זרימת עבודה' במקטע 'הגדרות'

  6. בדף ' הגדרות זרימת עבודה ', לחץ על הקישור הסר, חסום או שחזר זרימת עבודה .

  7. השתמש בטופס בדף ' הסרת זרימות עבודה ' כדי להפוך זרימות עבודה ללא זמינות, להפוך אותן שוב לזמינות או להסיר אותן.
    טופס בדף 'הסרת זרימות עבודה'

קיימות חמש עמודות בטופס:

  • זרימת עבודה    שם זרימת העבודה.

  • ופעים    מספר המופעים של זרימת העבודה שפועלים כעת בפריטים.

  • אפשר    אפשרות המאפשרת לזרימת העבודה להמשיך לפעול כרגיל.

  • אין מופעים חדשים    אפשרות המאפשרת להשלים מופעים מופעלים של זרימת העבודה, אך הופך את זרימת העבודה ללא זמינה על-ידי הפיכתם לבלתי זמינים להפעלת מופעים חדשים. (פעולה זו היא הפיכה . כדי להפעיל מחדש את זרימת העבודה במועד מאוחר יותר, חזור לדף זה ובחר אפשר.)

  • הסר    אפשרות המסירה את זרימת העבודה מאוסף האתרים לגמרי. כל המופעים הפועלים מסתיימים באופן מיידי, והעמודה עבור זרימת עבודה זו אינה מופיעה עוד בדף עבור הרשימה או הספריה. (פעולה זו אינה הפיכה.)

מה השלב הבא?

אם ביצעת שינויים, הפעל מופע בדיקה של זרימת העבודה כדי לבדוק כפול את ההשפעות של השינויים.

התאמה אישית נוספת

קיימות מגוון רחב של דרכים להתאמה אישית נוספת של זרימות העבודה הכלולות במוצרי SharePoint.

באפשרותך גם ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס.

באפשרותך להשתמש בכל אחת מהתוכניות הבאות או בכולן:

  • Microsoft Office SharePoint Designer 2013    התאמה אישית של טפסי זרימת עבודה, פעולות ואופני פעולה.

  • Microsoft Visual Studio    בניית פעולות זרימת עבודה מותאמות אישית משלך.

לקבלת מידע נוסף, עיין במערכת העזרה של Microsoft Software Developer Network (MSDN).

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×