הכנת מקור נתונים של Excel למיזוג דואר ב- Word

בנית רשימה של אנשי קשר ונתונים אחרים שברצונך להשתמש בה עבור מיזוג דואר של Word. אם מקור הנתונים שלך הוא גיליון אלקטרוני קיים של Excel, כל שנותר לך הוא להכין את הנתונים למיזוג דואר. אך אם מקור הנתונים שלך הוא קובץ מופרד באמצעות טאבים (‎.txt) או קובץ ערך מופרד באמצעות פסיק (‎.csv), תחילה עליך לייבא את הנתונים לתוך Excel ולאחר מכן להכין אותם למיזוג דואר.

שלב 1: הגדרת מקור הנתונים שלך ב- Excel

אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel כמקור הנתונים שלך עבור מיזוג דואר c-Word, דלג על השלב הזה. אם מקור הנתונים הוא קובץ ‎.txt או קובץ ‎.csv, השתמש באשף ייבוא הטקסט כדי להגדיר את הנתונים שלך ב- Excel.

לאחר שייבאת בהצלחה קובץ ‎.txt או ‎.csv, עבור לשלב 2.

  1. פתח את Excel.

  2. עבור אל נתונים > מטקסט/CSV.

    בחירת טקסט/CSV מכרטיסיית 'נתונים'

  3. בחר את קובץ ה- ‎.txt או קובץ ה- ‎.csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.

  4. בחלון התצוגה המקדימה, בחר Transform Data.

  5. בחר את המיקוד, מיקוד הדואר, או עמודה אחרת לעיצוב.

  6. עבור אל המרת > סוג הנתונים: ובחר טקסט.

    חלון Power Query עם טקסט שנבחר

  7. בחר החלף נוכחי.

  8. חזור על שלבים 5-7 לפי הצורך.

  9. בחר סגור וטען.

  10. עבור אל קובץ > שמירה בשם ושמור בשם אחר.

  1. פתח את Excel.

  2. Excel 2016    עבור אל נתונים > קבל נתונים חיצוניים > מטקסט.

    האפשרות 'מטקסט' מסומנת בכרטיסיה 'נתונים'.

  3. בחר את קובץ ה- ‎.txt או קובץ ה- ‎.csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.

  4. באשף ייבוא הטקסט, בחלונית סוג נתונים מקורי, בחר מופרד.

    Excel, קבלת נתונים חיצוניים מטקסט, אשף ייבוא הטקסט, שלב 1 מתוך 3

  5. בחר ב-הנתונים שלי כוללים כותרות שמעל לחלונית תצוגה מקדימה אם הקובץ שאתה מייבא כולל כותרות ולאחר מכן בחר הבא.

  6. בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שבו משתמשים הנתונים שלך ולאחר מכן בחר הבא.

    האפשרויות עבור מפרידים מסומנות באשף ייבוא הטקסט.

  7. תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים, ותחת תבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.

    האפשרות 'טקסט' עבור 'תבנית נתוני עמודה' מסומנת באשף ייבוא הטקסט.

    הערה: בכל פעם שתחיל תבנית נתונים — כללי, טקסט או תאריך — על עמודה, השם של התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור אותה עמודה.

  8. חזור על שלב 7 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

  9. בחר סיום.

  10. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון העבודה הקיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.

    תיבת הדו-שיח 'ייבוא נתונים', בחר למקם את הנתונים בגליון עבודה קיים, הגדרת ברירת המחדל, או בגליון עבודה חדש

    זהירות: כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנוכחי שנבחר. הנתונים מיובאים החל מכתובת התא בעל השם.

  11. שמור את הגיליון האלקטרוני עם שם קובץ חדש.

שלב 2: הכנת מקור הנתונים שלך

במקור הנתונים של Excel שבו תשתמש עבור רשימת דיוור במיזוג דואר של Word, הקפד לעצב נכון עמודות של נתונים מספריים. עצב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כך שתתאים לקטגוריה ספציפית, כגון מטבע.

אם תבחר אחוז כקטגוריה, שים לב לכך שתבנית האחוזים תכפיל את ערך התא ב- 100. עצב עמודה של אחוזים כטקסט אם ברצונך להימנע מפקטור כפל זה.

יש לעצב עאת העמודה המכילה מיקודים ומיקודי דואר כטקסט כדי לשמר את הנתונים במהלך מיזוג דואר. אם לא עשית זאת בעת הייבוא, עצב אותה כעת. אפסים מובילים — לדוגמה, 00399 — בקודים מושמטים במהלך מיזוג דואר אם הם לא מעוצבים כטקסט.

  1. בחר את העמודה המכילה את המיקודים, מיקודי הדואר, או נתונים אחרים שיש לעצב.

  2. עבור אל בית, ובקבוצת המספר, בחר את החץ למטה בתיבה תבנית מספר, ולאחר מכן בחר באחת האפשרויות ברשימה (כגון טקסט).

    ב- Excel, בכרטיסיה 'בית', בקבוצה 'מספר', בחר את החץ למטה בתיבה 'כללי' כדי לבחור את תבנית המספר שתהיה בשימוש.

הקפד להוסיף את הסימן המתאים לפני או אחרי שדה מיזוג. לדוגמה, כך ייראה ערך של מטבע ושל אחוז אם תשמיט סימנים.

מסמך מיזוג דואר הכולל את הטקסט "תרומתך על סך 50.00" ו"מציעים לך הנחה של 20".

אם תכלול את הסימנים, המספרים יהיו הגיוניים יותר.

מסמך תוצאות מיזוג דואר הכולל את הטקסט "תרומתך על סך 50.00 ש"ח" ו"מציעים לך הנחה של 20%".

במסמך מיזוג הדואר שלך, עליך להוסיף את הסימנים לפני או אחרי שדות המיזוג באופן הבא:

מסמך מיזוג דואר לדוגמה שבו ליד שדה בשם 'תרומה' מופיע סימן מטבע, וליד שדה בשם 'אחוז' מופיע סימן אחוז.

למידע נוסף

שלב חיוני בתהליך Wordמיזוג הדואר הוא הגדרה והכנה של מקור נתונים. באפשרותך להשתמש ב-Excel מקור נתונים קיים או לבנות מקור חדש על-ידי ייבוא קובץ ערך מופרד באמצעות טאבים (. txt) או מופרד באמצעות פסיקים (. csv). לאחר ההגדרה וההכנה של מקור הנתונים, באפשרותך לבצע מיזוג דואר באמצעות חילופי מידע דינאמיים (DDE) עם אשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב או באמצעות שיטת מיזוג דואר ידנית.

אם אתה לא משתמש במקור נתונים קיים של Excel עבור מיזוג הדואר שלך, באפשרותך להשתמש ברשימת אנשי הקשר או בפנקס הכתובות בקובץ .txt או .csv. אשף ייבוא הטקסט מנחה אותך לאורך השלבים כדי לקבל נתונים הנמצאים בקובץ . txt או. csv לתוך Excel.

  1. פתח את Excel.

  2. פתח את הכרטיסיה נתונים, בחר מטקסט/CSV.

  3. בחר את קובץ ה- ‎.txt או ה- ‎.csv הרצוי ולאחר מכן בחר ייבוא.

  4. באשף ייבוא הטקסט, בחלונית סוג נתונים מקורי, בחר מופרד.

    Excel, קבלת נתונים חיצוניים מטקסט, אשף ייבוא הטקסט, שלב 1 מתוך 3

  5. בחר את תיבת הסימון הנתונים שלי כוללים כותרות שמעל לחלונית תצוגה מקדימה אם הקובץ שאתה מייבא כולל כותרות ולאחר מכן בחר הבא.

  6. בחלונית מפרידים, בחר בתיבת הסימון התואמת את המפריד (כגון טאב או פסיק) שבו משתמשים הנתונים שלך ולאחר מכן בחר הבא.

    האפשרויות עבור מפרידים מסומנות באשף ייבוא הטקסט.

    עצה: החלונית תצוגה מקדימה של נתונים מראה לך איך ייראו התוצאות בעיצוב טבלה.

  7. תחת תצוגה מקדימה של נתונים, בחר את העמודה המכילה מיקודים, ותחת תבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.

    האפשרות 'טקסט' עבור 'תבנית נתוני עמודה' מסומנת באשף ייבוא הטקסט.

    הערות: 

    • התבניות הזמינות הן כללי, טקסטותאריך. בכל פעם שתחיל תבנית נתונים על עמודה, שם התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור עמודה זו.

    • ניתן לעצב עמודה המכילה נתונים מספריים, כגון אחוז או ערך מטבע, לדוגמה, לאחר ייבוא הקובץ. לקבלת מידע נוסף, עיין בסעיף המשנה הבא של Excel "עיצוב נתונים מספריים".

  8. חזור על שלב 7 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

  9. בחר סיום.

  10. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, קבל את הגדרת ברירת המחדל של גליון העבודה הקיים ואת כתובת התא ולאחר מכן בחר אישור.

    תיבת הדו-שיח 'ייבוא נתונים', בחר למקם את הנתונים בגליון עבודה קיים, הגדרת ברירת המחדל, או בגליון עבודה חדש

    זהירות: כתובת התא בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים מציגה את התא הנוכחי שנבחר. הנתונים מיובאים החל מכתובת התא בעל השם.

  11. לאחר הסיום, שמור את מקור הנתונים שלך עם שם קובץ חדש.

עיצוב נתונים מספריים ב-Excel

עצב נתונים מספריים כגון אחוזים או ערכי מטבע בכל מקור נתונים חדש או קיים ב-Excel שבו אתה מתכוון להשתמש במיזוג דואר של Word. כדי לשמור על הנתונים המספריים שעיצבת במהלך מיזוג הדואר כאחוז או כערכי מטבע, עקוב אחר ההוראות בשלב 2: השתמש בחילופי מידע דינאמיים (DDE) עבור מקטע של מיזוג דואר.

במקור הנתונים של Excel שבו תשתמש עבור רשימת דיוור במיזוג דואר של Word, הקפד לעצב נכון עמודות של נתונים מספריים. עצב עמודה עם מספרים, לדוגמה, כך שתתאים לקטגוריה ספציפית, כגון מטבע.

  1. פתח את מקור הנתונים שלך ב-Excel.

  2. בחר עמודה שברצונך לעצב.

  3. בכרטיסיה בית, בקבוצה מספר, בחר את החץ למטה בתיבה תבנית מספר (כללי) ולאחר מכן בחר אפשרות ברשימה.

    ב- Excel, בכרטיסיה 'בית', בקבוצה 'מספר', בחר את החץ למטה בתיבה 'כללי' כדי לבחור את תבנית המספר שתהיה בשימוש.

  4. חזור על שלבים 2 ו-3 לפי הצורך.

  5. כשתסיים, בחר שמור.

כאשר יש לך מקור נתונים של Excel המכיל מספרים מעוצבים כגון אחוזים וערכי מטבע, ייתכן שחלק מהנתונים המספריים לא ישמרו על העיצוב שלו במהלך מיזוג דואר. תקבל את תוצאות מיזוג הדואר הרצויות, ותוכל לשמור על העיצוב של הנתונים המספריים שלך ב-Excel באמצעות DDE.

השוואת תבנית נתונים של Excel לשדה מיזוג של עבודה באמצעות או לא באמצעות חילופי מידע דינאמיים

הערה: אם אתה מחליט לא להשתמש ב-DDE, עקוב אחר את ההדרכה שנמצאת ב-שימוש במיזוג דואר כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני גורפות.

  1. פתח את Word, בחר קובץ > אפשרויות > מתקדם.

  2. תחת כללי, בחר את תיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

    אשר המרת תבנית קובץ באפשרות פתוחה

  3. בחר אישור.

  4. בכרטיסיית דברי דואר, בחר התחל מיזוג דואר > אשף מיזוג דואר שלב אחר שלב.

    ב-Word, בכרטיסיית דברי דואר, בחר 'התחל מיזוג דואר' ולאחר מכן בחר 'אשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב'

  5. בחלונית מיזוג דואר, תחת בחר נמענים, בחר השתמש ברשימ קיימת.

    ב-Word, חלונית המשימות מיזוג דואר שנפתחת כאשר אתה בוחר באשף מיזוג הדואר שלב אחר שלב בקבוצת מיזוג הדואר

  6. תחת השתמש ברשימה קיימת, בחר עיון ולאחר מכן פתח את הגיליון האלקטרוני המעוצב.

  7. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים, בחר את תיבת הסימון הצג הכל, ולאחר מכן בחר את MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ > אישור.

    תיבת הדו-שיח 'אישור מקור נתונים'

  8. בתיבת הדו-שיח של Microsoft Excel, בחר הגיליון האלקטרוני כולו > אישור.

    תיבת דו-שיח של Microsoft Excel ב-Word

  9. כאשר נפתחת תיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בחר אישור.

    תיבת הדו-שיח 'נמעני מיזוג דואר' המציגה את התוכן של גיליון אלקטרוני של Excel, משמשת כמקור נתונים עבור רשימת דיוור

  10. המשך עם מיזוג המכתב, דואר אלקטרוני, תווית, או המעטפה שלך.

עצה: באפשרותך למנוע שתתבקש לעשות זאת יל-ידי Word בכל פעם שאתה פותח קובץ נתונים. לאחר שתתחבר לרשימת הדיוור שלך, עבור אל קובץ > אפשרויות > מתקדם. תחת כללי, נקה את תיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.

אם בנית רשימת אנשי קשר בגיליון אלקטרוני של Excel, חשוב לעצב כל מיקוד או מיקוד דואר כטקסט כדי להימנע מאובדן נתונים. אם אתה מייבא אנשי קשר מתוך קובץ טקסט (‎.txt) או קובץ ערכים המופרדים באמצעות פסיקים (‎.csv) לגיליון אלקטרוני חדש, אשף ייבוא הטקסט יכול לעזור לך לייבא ולעצב את הנתונים.

שלב 1: הגדרת מקור הנתונים ב- Excel

אם אתה כבר משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel כמקור הנתונים עבור מיזוג דואר ב- Word, עבור לשלב 2 בנושא זה. אם מקור הנתונים הוא קובץ ‎.txt או קובץ ‎.csv המכיל את אנשי הקשר של Gmail, לדוגמה, השתמש באשף ייבוא הטקסט כדי להגדיר את הנתונים שלך ב- Excel.

  1. פתח את Excel. בכרטיסיה נתונים, בחר מטקסט.

    בכרטיסיה 'נתונים', בחר 'מטקסט'

  2. בחר את קובץ ‎.csv או ‎.txt הרצוי ולאחר מכן בחר קבל נתונים.

  3. באשף ייבוא הטקסט, בחר הבא.

  4. תחת מפרידים, סמן את התיבה שתואמת למפריד שמבצע הפרדה בין הרכיבים של הנתונים שלך (כגון טאב או פסיק). לאחר מכן, בחר הבא.

    עצה: החלונית תצוגה מקדימה של נתונים נבחרים מראה לך כיצד ייראו התוצאות בתבנית טבלה.


    שלב 2 של אשף ייבוא הטקסט
     

  5. בתצוגה מקדימה של נתונים נבחרים, בחר את העמודה המכילה את מספרי המיקוד. לאחר מכן, בתבנית נתוני עמודה, בחר טקסט.

    אשף ייבוא הטקסט שלב 3
     

  6. חזור על שלב 5 לפי הצורך, ובחר את העמודה שברצונך לשנות ואת תבנית הנתונים שברצונך להחיל.

    הערה: בכל פעם שתחיל תבנית נתונים על עמודה, שם התבנית יופיע בכותרת הטבלה עבור עמודה זו.

  7. לחץ על סיום.

  8. בתיבת הדו-שיח ייבוא נתונים, בחר את המיקום שבו ברצונך ש- Excel ימקם את הנתונים ולאחר מכן בחר אישור.

    הערה: שמור את הגיליון האלקטרוני עם שם קובץ חדש.

שלב 2: עיצוב נתונים מספריים בגיליון אלקטרוני של Excel

כדי לוודא שמספרי המיקוד יעברו את מיזוג הדואר מבלי לאבד אפסים, עצב את העמודה שמכילה את מספרי המיקוד כטקסט.

  1. פתח את הגיליון האלקטרוני ובחר את העמודה שמכילה את מספרי המיקוד.

  2. בכרטיסיה בית, בתיבה תבנית, בחר טקסט.

    בכרטיסיה 'בית', בתיבה 'עיצוב', בחר 'טקסט'

כעת תוכל להשתמש בנתונים אלו עבור מיזוג דואר.

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×