השאלות המובילות בנושא הוצאה, הכנסה וגירסאות

השאלות המובילות בנושא הוצאה, הכנסה וגירסאות

כיצד להוציא, להכניס או לבטל שינויים בקבצים בספריה.

לא, הוצאת קובץ משנה רק את תנאי הקובץ כדי לאפשר רק לך לערוך את הקובץ.

אם תבדוק קובץ ולאחר מכן אל תשמור אותו בחזרה, השינויים שלך לא יישמרו. אם ברצונך לשמור שינויים, תמיד שמור את הקובץ.

האופן שבו אתה שומר את הקובץ תלוי בעורך או בכלי שבו אתה משתמש. אם אתה עורך קובץ טקסט באופן מקוון, עליך ללחוץ באופן מפורש על שמור. עם זאת, אם אתה עורך ביישום Microsoft 365, כגון ב-Word או ב-Excel, באפשרותך לסגור את המסמך ולשמור אותו באופן אוטומטי.

אם תבדוק קובץ, שמור אותו ולאחר מכן בטל את ההוצאה, השינויים שלך לא יישמרו בחזרה לספריה.

כברירת מחדל, כל מי שיש לו הרשאת עריכה בספריית מסמכים יכול לשנות קובץ. עם זאת, באפשרותך להגדיר את הספריה כדי לדרוש ממישהו לבדוק תחילה את הקובץ לפני שינוי הקובץ.

עליך להיות בעלים או מנהל האתר של ספריית המסמכים או בעלי הרשאות מקבילות לביצוע הגדרה זו.

  1. פתח את הספריה שעבורה ברצונך לדרוש הוצאה.

  2. ב- SharePoint, לחץ על הגדרות לחצן ' הגדרות ' בצורת גלגל שיניים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה.

    תפריט ' הגדרות ' עם הגדרות ספריה נבחרות

    בSharePoint 2013 וSharePoint 2016, בחר דףולאחר מכן בחר הגדרות ספריה.

    לחצני הגדרות ספריית SharePoint ברצועת הכלים
  3. בדף הגדרות, בחר הגדרות של ניהול גירסאות.

    תיבת הדו ' הגדרות ספריה ' עם בחירה של ניהול גירסאות.
  4. בדף ' הגדרות ניהול גירסאות ', גלול מטה ולחץ על כן כדי לדרוש הוצאה של מסמכים לפני שניתן יהיה לערוךאותם.

    תיבת הדו ' הגדרות ' עם ' כן ' מסומנת באפשרות ' דרוש מסמכים לעריכה '

כברירת מחדל, ספריית מסמכים מאפשרת לחברים בעלי הרשאת עריכה לשנות ולערוך קבצים מבלי לבדוק אותם. כדי למנוע זאת, הפעל את האפשרות הוצא כנדרש בספריה. עליך להיות בעלים או מנהל האתר של ספריית המסמכים או בעלי הרשאות מקבילות לביצוע הגדרה זו.

  1. פתח את הספריה שעבורה ברצונך לדרוש הוצאה.

  2. ב- SharePoint, לחץ על הגדרות לחצן ' הגדרות ' בצורת גלגל שיניים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה.

    תפריט ' הגדרות ' עם הגדרות ספריה נבחרות

    בSharePoint 2013 וSharePoint 2016, בחר דףולאחר מכן בחר הגדרות ספריה.

    לחצני הגדרות ספריית SharePoint ברצועת הכלים
  3. בדף הגדרות, בחר הגדרות של ניהול גירסאות.

    תיבת הדו ' הגדרות ספריה ' עם בחירה של ניהול גירסאות.
  4. בדף ' הגדרות ניהול גירסאות ', גלול מטה ולחץ על כן כדי לדרוש הוצאה של מסמכים לפני שניתן יהיה לערוךאותם.

    תיבת הדו ' הגדרות ' עם ' כן ' מסומנת באפשרות ' דרוש מסמכים לעריכה '

דרך מהירה לראות את האנשים שהוצאו ממנה עמודה היא לרחף מעל הסמל שהוצא תמונת סמל כדי לראות את התיאור שיודיע לך מי הוציא את הקובץ.

באפשרותך גם להוסיף את העמודה הוצאה על-ידי לתצוגת ברירת המחדל של הספריה. בדרך זו, כולם יכולים לראות בקלות מי הוציא מסמך. כדי ללמוד כיצד להוסיף עמודה שהוצאה לפיSharePoint, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.

מידע נוסף

ניהול גירסאות הוא דרך ליצור היסטוריה של שינויים במסמך הדורש מחזור פרסום מבוקר של גירסאות ראשיות או של גירסאות ראשיות ומשניות.

היסטוריית גירסאות עם גירסה משנית שנמחקה

הפעלת ניהול גירסאות

הפיכת ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה לזמין וקביעת התצורה שלו

לחץ על 'הוסף' כדי לגרור קבצים לספריה

שימוש בגרירה ושחרור   

הדרך הנפוצה ביותר להעלות קבצים היא על-ידי גרירתם מתיקיה במחשב או ברשת לספריית המסמכים. תחילה, פתח את הספריה באתר שלך. לאחר מכן אתר במחשב את המסמכים שברצונך להעלות, בחר אותם וגרור אותם אל המקום בספריה שבו כתוב גרור קבצים לכאן.

אם אינך רואה את האפשרות לגרור ולשחרר קבצים, התקן את הגירסה העדכנית ביותר של תוכנת הדפדפן או של Microsoft Office. תכונה זו דורשת מינימום של Office 2013, או את הגירסה העדכנית ביותר של Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox או Chrome.

חלון סייר פתוח

שימוש בפקודה 'פתח באמצעות הסייר'   

פקודה זו פותחת את סייר Windows במחשב שלך, אבל מציגה את מבנה התיקיות במחשב השרת הבסיסי של האתר. לפעמים עליך להעתיק או להעביר מסמכים רבים מספריה אחת לאחרת.

הערה: פתח באמצעות סייר ב- SharePoint 2013 וSharePoint 2016, או הצג בסייר הקבצים עם SharePoint עבודה בלבד ב-Internet Explorer 10 או 11. היא אינה נתמכת על-ידי Microsoft Edge, Google Chrome או Mozilla FireFox.

לדוגמה, אולי תרצה להעביר את כל המסמכים שנוצרו לפני יותר משנה בספריה אחת לספריה אחרת כדי לאחסן את המידע בארכיון. אולי גם תרצה להעתיק מסמכים מספריה שנמצאת בבעלותך מאתר אחד לספריה אחרת באתר משנה, כאשר אתה מחליף קבוצות עבודה.

ניתן גם לערוך שינויים בקבצים בתיקיה, כגון להעתיק אותם, לשנות את שמם, למחוק אותם וכן הלאה.

גרור קבצים לספריה

שימוש בפקודה 'מסמך חדש'   

בהסבר של יצירת קובץ חדש, לחץ על 'העלה קובץ קיים'. בתיבת הדו-שיח שמופיעה, לחץ על 'עיון' כדי להעלות קבצים בודדים.

היתרון בגישה זו הוא שהיא פועלת בכל דפדפן ובכל גירסת דפדפן שברשותך כעת.

עצות קשורות לגבי הוצאה, הכנסה וגירסאות   

בכל שיטת העלאה, זכור את העובדות הבאות לגבי הוצאה, הכנסה וגירסאות של קבצים כשאפשרויות אלה זמינות:

  • אם אתה מעלה קובץ לספריה הדורשת הוצאה של קבצים, המערכת מוציאה תחילה את הקובץ אליך. עדיין תצטרך להכניס את הקובץ כדי שאנשים אחרים יוכלו להציג ולערוך אותו.

  • אם הספריה מוגדרת למעקב אחר גירסאות קבצים, צורת העבודה האופיינית היא להוסיף את הקובץ שהועלה כגירסה חדשה, שתהפוך לחלק מהיסטוריית הגירסאות של הקובץ.

  • אם הספריה דורשת ממך להוסיף ערכים לאחת או יותר מהעמודות בספריה, כמו שם מחלקה או מספר פרוייקט, עדיין תצטרך לערוך את הערכים ולהכניס את המסמך לפי שפעולת העלאת הקובץ מסתיימת.

מידע נוסף

באפשרותך לקבל מסמך חדש שיתווסף כגירסה חדשה כדי לבדוק את היציאה ממנה ולהחליף את כל התוכן בגירסה החדשה. לאחר שינוי הגירסה שהוצאה, הכנס אותה שוב. SharePoint יצור עותק חדש, שמירה על גירסאות קודמות (לספק לך את התצורה של התצורה עבורה). לקבלת מידע נוסף אודות ניהול גירסאות, ראה כיצד פועל ניהול גירסאות ברשימה או בספריה?.

לא, למרבה הצער מסביבת SharePoint אין דרך להגדיר תזכורת או לקבל את התאריך שבו הוצא מסמך. קיימים ממשקי תיכנות יישומים (APIs) שיאפשרו זאת, אך הם דורשים שתוכנית מותאמת אישית תכתוב. שוחח עם מנהל המערכת או מעצב האתר שלך.

במהלך העבודה החזותית, צפה עבור הסמל שהוצא תמונת סמל , או הוסף מעמודה הוצאה מאחסון לפי הספריה. כדי ללמוד כיצד להוסיף עמודה שהוצאה לפיSharePoint ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.

אם אתה מעלה קבצים לספריה המחייבת הוצאה של קבצים, המערכת מוציאה תחילה את הקבצים אליך. תוכל לראות את הקבצים, אבל משתמשים אחרים לא יראו אותם וזו נקודה שקל להחמיץ. כדי שמשתמשים אחרים יוכלו להציג או לערוך את הקבצים, הקפד למלא את המאפיינים הנדרשים ולאחר מכן הכנס את הקבצים.

מידע נוסף

אם מישהו שולח לך קישור לקובץ SharePoint ואתה לוחץ עליו, הקפד תמיד לקרוא את פס הכותרת כדי לראות אם מופיע הכיתוב לקריאה בלבד לפני שתתחיל לערוך. אם הכיתוב מופיע והספריה דורשת הוצאת קבצים, תצטרך להוציא את הקובץ. תוכל תמיד לנווט לספריה על-ידי בדיקת כתובת ה- URL לאיתור הספריה.

אך אם הקובץ הוא מסמך Office, כגון Word, ‏Excel או PowerPoint, זה קל בהרבה. תחילה, העבר את המסמך למצב עריכה, לחץ על הכרטיסיה קובץ, ולאחר מכן אתר את לחצן נהל גירסאות שניתן להשתמש בו כדי להוציא את הקובץ.

אבל שים לב שייתכן גם שהקובץ כבר נמצא במצב הוצאה אצל מישהו, ובמקרה זה הפקודה הוצא לא תהיה זמינה.

כמה פעמים ראית את זה?

תיבת הודעה המאפשרת לך לשמור קובץ שהוצא בתיקיית טיוטות מקומית

תכונת הטיוטות המקומיות קיימת כבר בכמה גירסאות. באמצעות האפשרות השתמש בתיקיית הטיוטות המקומית שלי, ניתן להעביר את הקובץ למצב לא מקוון ולמצוא אותו בקלות במחשב, אם תצטרך לפתוח אותו בהמשך בזמן שאינך מחובר לרשת. כברירת מחדל, התיקיה נקראת טיוטות SharePoint והיא נמצאת בתיקיה מסמכים או המסמכים שלי. דרך אגב, תיבת דו-שיח זו לא תוצג אם תבחר שני קבצים או יותר להוצאה.

אבל הזמנים השתנו. אם ברצונך לעבוד עם קבצים במצב לא מקוון, הדרך הבטוחה ביותר בימים אלה היא להשתמש ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר, המאפשר להעביר בקלי קלות כל ספריית מסמכים למצב לא מקוון ולסנכרן שינויים באופן אוטומטי. OneDrive לעבודה או לבית הספר כלול ב- Office 2013 וקיים גם בגירסה עצמאית.

מידע נוסף

בספריות המאורגנות בתיקיות, יש לעתים קרובות תצוגת ברירת מחדל המציגה את כל התיקיות. אם ברצונך להכניס קבצים רבים לתיקיות רבות, צור תצוגה חדשה ש"משטיחה" את הספריה כך שתוכל לראות את כל הקבצים בתצוגה אחת בלי תיקיות. לשם כך, בחר הצג את כל הפריטים ללא התיקיות תחת תיקיות בדף 'עריכת תצוגה'. במקביל, תוכל להגדיל את מגבלת הקבצים כדי לראות את כל הקבצים בבת אחת על-ידי הגדלת מספר הפריטים שיוצגו תחת מגבלת פריטים. כך יהיה קל יותר לבחור בפעולה אחת את כל הקבצים שאתה מעוניין להכניס.

מידע נוסף

אם סינכרון ספריה באמצעות OneDrive לעבודה או לבית הספר, תוכל עדיין להוציא קבצים בדפדפן. באפשרותך לראות את הסמל שהוצא תמונת סמל בדפדפן כדי לציין שהקובץ הוצא. עם זאת, לא מתבצעת הוצאה של סמל בקובץ בתיקיה המקומית של המכשיר מאחר שהתיקיה המקומית אינה מקבלת מידע על ההוצאה/הכניסה למצב של הקובץ ב-SharePoint.

עם זאת, תוכל לבצע את הפעולות הבאות בתיקיה המקומית שלך:

  1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הקובץ.

  2. בחר הצג באופן מקוון או בחר OneDrive לעבודה או לבית הספרולאחר מכן לחץ על עבור אל דפדפן.

כעת ניתן לראות במהירות את ספריית SharePoint ואת מצב ההוצאה/הכנסה של כל קובץ בספריה.

אין צורך לחכות עד שהוא יחזור לעבודה.

מנהל אתר או מנהל ספריה יכול להשתמש בהרשאה עקיפת הוצאת קבצים המאפשרת להכניס מסמך או לבטל הוצאה של מסמך שביצע משתמש אחר. אבל עליך להיות מודע להשלכות של פעולה זו. ייתכן שהעמית שנמצא בחופשה רוצה להוסיף את העותק המקומי עם השינויים שלו בחזרה למסמך בספריה, ויש צורך להתאים בין שתי הגירסאות באופן ידני או באמצעות כלי השוואה, כמו אלה הכלולים ב- Word וב- Excel.

מידע נוסף

במילים פשוטות, הוצאה והכנסה של קבצים היא דרך לנעול קובץ לעריכה בלעדית ולאחר מכן לשחרר את הנעילה לטובת אחרים. כדאי להביא בחשבון את סגנון שיתוף הפעולה שלך בעת יצירת ספריות, סידור קבצים וקבלת החלטות לגבי הדרך הטובה ביותר לשתף פעולה. קיימות כמה דרכים לשיתוף פעולה עם משתמשים אחרים בעבודה על מסמכים. הטבלה הבאה יכולה לעזור לך להחליט מה הדרך הטובה ביותר עבורך.

סגנון שיתוף פעולה

שימושים אופייניים

שיטת עבודה מומלצת

לא רשמי

מסמכים שוטפים של הצוות, עריכה קלה או בתדירות נמוכה והתנגשויות עריכה מזדמנות

בטל את הדרישה להוציא קבצים (זוהי הגדרת ברירת המחדל של הספריות), אבל עדיין תוכל להוציא קבצים בודדים לפי הצורך.

עריכה משותפת

שיתוף פעולה במסמכים בקלות ובזמן אמת באמצעות מוצרי Office במחשבי לקוח באמצעות Office באינטרנט

בטל את הדרישה להוציא קבצים והימנע מהוצאת קבצים משום שהיא לא תואמת לעריכה משותפת

רשמי

הערות וסקירות ברצף ואישור מסמכים

הפעל את הדרישה להוצאת קבצים

הנה עוד כמה עצות וטריקים אם הוצאת הקבצים זמינה בספריה:

  • אל תוציא קבצים לזמן רב מדי. 

  • הוסף את העמודה הוצא על-ידי לתצוגת ברירת המחדל של הספריה. כך יוכלו המשתמשים האחרים לראות בקלות מי הוציא את המסמך. אם עמודה זו אינה מופיעה בתצוגה, עדיין באפשרותך לרחף מעל הסמל הוצא תמונת סמל כדי לראות את התיאור שיודיע לך מי הוציא את הקובץ.

  • בקש לפני שתעקוף את ההוצאה של מישהו אחר.

  • הימנע מעריכת קבצים שכבר הוצא.

  • זכור שהשינויים אינם גלויים לאנשים אחרים עד לבדיקה.

מידע נוסף

אם אתה עדיין נתקל בבעיות או באופן פעולה לא צפוי, אולי הגיע הזמן לשלוח בקשת שירות.

פנה לתמיכה עבור מוצרים עסקיים-עזרה למנהלי מערכת

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×