מבוא ל- Access

תחילת העבודה עם מסדי נתונים

הדפדפן שלך אינו תומך בווידאו.

שווה לנסות!

מסדי נתונים ואפליקציות אינטרנט יכולים להניב יתרונות עסקיים גדולים. עיצוב מסד נתונים הוא קריטי להשגת היעדים שלך, בין אם ברצונך לנהל פרטי עובדים, לספק דוחות שבועיים מול נתונים או לעקוב אחר הזמנות לקוחות. השקעה של הזמן להבנה של עיצוב מסד נתונים תעזור לך לבנות מסדי נתונים פועלים נכון בפעם הראשונה ושיכולים להתאים לצרכים המשתנים.

חשוב: Access אינטרנט שונים ממסדי נתונים שולחניים. מאמר זה אינו דן בעיצוב יישום אינטרנט.

מושגים ותנאים

בוא נתחיל ללמוד כמה מונחים ורעיונות בסיסיים. כדי לעצב מסד נתונים שימושי, עליך ליצור טבלאות המתמקדות בנושא אחד. בטבלאות שלך, אתה לוכד את כל הנתונים הדרושים עבור נושא זה בשדות, הכוללים את יחידת הנתונים הקטנה ביותר האפשרית.

מסדי נתונים יחסיים

מסד נתונים שבו נתונים מחולקים לטבלאות, שהם בערך כמו גליונות אלקטרוניים. לכל טבלה יש נושא אחד בלבד, כגון לקוחות (טבלה אחת) או מוצרים (טבלה אחרת).

רשומות ושדות

אחסון עבור הנתונים הדיסקרטיים בטבלה. שורות (או רשומות) מאחסנים כל נקודת נתונים ייחודית, כגון שם של לקוח. עמודות (או שדות) מבודדות את המידע שנלכד על כל נקודת נתונים ביחידה הקטנה ביותר האפשרית – שם פרטי עשוי להיות עמודה שם משפחה עשוי להיות אחר.

מפתח ראשי

ערך שמבטיח שכל רשומה היא ייחודית. לדוגמה, עשויים להיות שני לקוחות עם שם זהה, אליזבת Andersen. אך אחת מרשומות אליזבת אנדרסן מכילה את המספר 12 כמפתח הראשי שלה, והמפתח השני כולל מפתח ראשי של 58.

קשרי גומלין בין אב לילד

קשרי גומלין נפוצים בין טבלאות. לדוגמה, ייתכן שללקוח יחיד יש הזמנות מרובות. טבלאות אב קיימות במפתחות ראשיים. טבלאות צאצא מכילותמפתחות זרים , שהם ערכים מהמפתח הראשי שממראים כיצד רשומות טבלת הצאצא מקושרות לטבלת האב. מקשים אלה מקושרים על-ידי קשר גומלין.

מהו עיצוב מסד נתונים טוב?

שני עקרונות הם מהותיים לעיצוב מסד נתונים טוב:

  • הימנע ממידע כפול (נקרא גם נתונים מיותרים). היא מבזבזת שטח ומגדילה את הסבירות לשגיאות.

  • ודא שהנתונים נכונים והושלם. מידע לא שלם או שגוי זורם בין שאילתות ודוחות ובסופו של דבר עשוי להוביל להחלטות שגויות.

כדי לעזור בבעיות אלה:

  • חלוקת מידע מסד נתונים לטבלאות מבוססות נושא באמצעות מוקד צר. הימנע משכפול מידע בטבלאות מרובות. (לדוגמה, שמות לקוחות צריכים להיכנס בטבלה אחת בלבד.)

  • הצטרף לטבלאות יחד באמצעות מקשים במקום שכפול נתונים.

  • כלול תהליכים התומכים ולהבטיח את הדיוק והשלמות של מידע מסד הנתונים.

  • עצב את מסד הנתונים עם צרכי עיבוד הנתונים והדיווח שלך.

כדי לשפר את השימושיות לטווח ארוך של מסדי הנתונים שלך, בצע את חמשת שלבי העיצוב הבאים:

שלב 1: קביעת מטרת מסד הנתונים שלך

לפני שתתחיל, יש לך מטרה עבור מסד הנתונים שלך.

כדי לשמור על העיצוב ממוקד, סכם את מטרת מסד הנתונים והפנה לסיכום לעתים קרובות. אם אתה מעוניין במסד נתונים קטן עבור עסק ביתי, לדוגמה, ייתכן שתכתוב משהו פשוט, למשל, "מסד הנתונים של הלקוחות שומר רשימה של פרטי לקוחות לצורך הפקת דיוור ודוחות". עבור מסד נתונים ארגוני, ייתכן שתצטרך פיסקאות מרובות כדי לתאר מתי ואופן השימוש של אנשים בתפקידים שונים במסד הנתונים ובנתונים שלו. צור הצהרת משימה ספציפית ומפורטת שתפנה אל לאורך תהליך העיצוב.

שלב 2: חיפוש וארגון של מידע נדרש

אסוף את כל סוגי המידע שברצונך להקליט, כגון שמות המוצרים ומספרי ההזמנה שלך.

התחל עם שיטות המעקב והמידע הקיים שלך. לדוגמה, ייתכן שאתה מקליט כעת הזמנות רכש בספר ראשי או שאתה שומר פרטי לקוח בטפסים של נייר. השתמש במקורות אלה כדי רשימת המידע שאתה לוכד כעת (לדוגמה, כל התיבות בטפסים שלך). במקום שבו אינך לוכד כעת מידע חשוב, חשוב על המידע הדיסקרטי הדרוש לך. כל סוג נתונים בודד הופך לשדה במסד הנתונים שלך.

אל דאגה להפוך את הרשימה הראשונה שלך לשלמות – באפשרותך לכוונן אותה לאורך זמן. אך שקול את כל האנשים שהשתמשו במידע זה ובקש את הרעיונות שלהם.

לאחר מכן, חשוב מה ברצונך להוציא ממסד הנתונים ועל סוגי הדוחות או דיוור שברצונך להפיק. לאחר מכן, ודא שאתה לוכד את המידע הדרוש כדי להשיג יעדים אלה. לדוגמה, אם ברצונך הדוח המציג מכירות לפי אזור, עליך ללכוד את נתוני המכירות ברמה האזורית. נסה לשרטט את הדוח עם המידע הממשי כפי שאתה רוצה לראות אותו. לאחר מכן, רשימת הנתונים שתצטרך ליצור את הדוח. עשה את אותו הדבר עבור דיוור או פלטים אחרים הרצויים ממסד הנתונים.

דוגמה

נניח שאתה נותן ללקוחות את ההזדמנות להצטרף לעדכונים תקופתיים של דואר אלקטרוני (או לצאת מהם), וברצונך להדפיס רשימה של האנשים שההצטרפות. אתה זקוק לתיבת דואר עמודה בטבלה Customer, עם ערכים ניתנים להיתרים של כן ולא.

עבור אנשים המוכנים לקבל הודעות דואר אלקטרוני, דרושה לך כתובת דואר אלקטרוני, שדורשת גם שדה. אם ברצונך לכלול תגמול הולם (כגון Mr., mrs., or Ms.), כלול שדה תגמול. אם ברצונך לטפל ללקוחות לפי השם הפרטי שלהם בהודעות דואר אלקטרוני, הוסף שדה שם פרטי.

עצה: זכור לחלק כל פריט מידע לחלק השימושי הקטן ביותר שלו, כגון שם פרטי ו שם משפחה עבור טבלת לקוחות. באופן כללי, אם ברצונך למיין, לחפש, לחשב או הדוח בהתבסס על פריט מידע (כגון שם משפחה של לקוח), עליך שמים פריט זה בשדה משלו.

שלב 3: חלוקת מידע לטבלאות

חלק את פריטי המידע שלך לישויות או נושאים עיקריים, כגון מוצרים, לקוחות והזמנות. כל נושא הופך לטבלה.

לאחר שתארגן את רשימת המידע הדרוש, קבע את הישויות העיקריות (או הנושאים) שתצטרך לארגן את הנתונים שלך. הימנע משכפול נתונים בין ישויות. לדוגמה, הרשימה הראשונית עבור מסד נתונים של מכירות מוצרים עשויה להיראות כך:

צילום מסך של פריטי מידע מקובצים לנושאים

הישויות העיקריות הן: לקוחות, ספקים, מוצרים והזמנות. אז התחל עם ארבע טבלאות אלה: אחת עבור עובדות על לקוחות, אחת עבור עובדות על ספקים, וכך הלאה. ייתכן שזה לא העיצוב הסופי שלך, אך זוהי נקודת התחלה טובה.

הערה: מסדי הנתונים הטובים ביותר מכילים טבלאות מרובות. הימנע מהפיתוי למקם את כל המידע שלך בטבלה אחת. התוצאה היא מידע כפול, גודל מסד נתונים גדול יותר ושגיאות מוגברות. עצב כדי להקליט כל עובדה פעם אחת בלבד. אם אתה מוצא את עצמך חוזר על מידע, כגון כתובת ספק, עליך לבנות מחדש את מסד הנתונים כדי למקם מידע זה בטבלה נפרדת.

כדי להבין מדוע טבלאות נוספות טובות יותר מ פחות, שקול את הטבלה המוצגת כאן:

מקטע מסך של נתוני מוצרים וספקים

כל שורה מכילה מידע אודות המוצר והספק שלה. מאחר שעשויים להיות לך מוצרים רבים מאותו ספק, יש לחזור על פרטי שם הספק והכתובת פעמים רבות. פעולה זו מבזבזת שטח דיסק. במקום זאת, הקלט את פרטי הספק פעם אחת בלבד בטבלה נפרדת של Suppliers ולאחר מכן קשר טבלה זו לטבלה Products.

בעיה נוספת בעיצוב זה ניכרת כאשר עליך לשנות מידע אודות הספק. נניח שתצטרך לשנות את כתובת הספק. מאחר שהיא מופיעה במקומות רבים, ייתכן שתשנה בטעות את הכתובת במקום אחד, אך תשכח לשנות אותה במקומות אחרים. הקלטת כתובת הספק במקום אחד בלבד פותרת את הבעיה.

לבסוף, נניח שיש רק מוצר אחד שסופק על-ידי יקב קוהו, וברצונך למחוק את המוצר אך לשמור את שם הספק ואת פרטי הכתובת. עם עיצוב זה, כיצד תמחק את רשומת המוצר מבלי לאבד גם את פרטי הספק? אינך יכול לעשות זאת. מאחר שכל רשומה מכילה עובדות על מוצר בנוסף לעובדות אודות ספק, לא ניתן למחוק אותה מבלי למחוק את השניה. כדי להפריד בין עובדות אלה, פצל טבלה זו לשתיים: הראשונה עבור פרטי המוצר והשנייה עבור פרטי הספק. לאחר מכן, בעת מחיקת רשומת מוצר, אתה מוחק רק את העובדות אודות המוצר – ולא את העובדות אודות הספק.

שלב 4: להפוך פריטי מידע לעמודות

החלט איזה מידע עליך לאחסן בכל טבלה. פיסות נתונים דיסקרטיות אלה הופכות לשדות בטבלה. לדוגמה, טבלת Employees עשויה לכלול שדות כגון שם משפחה, שם פרטי ותאריך ההשכרה.

לאחר שבחרת את הנושא עבור טבלת מסד נתונים, העמודות בטבלה זו אמורות לאחסן עובדות לגבי נושא יחיד זה בלבד. לדוגמה, טבלת מוצרים אמורה לאחסן עובדות רק על מוצרים – ולא על הספקים שלהם.

כדי להחליט איזה מידע לעקוב אחריו בטבלה, השתמש ברשימה שיצרת קודם לכן. לדוגמה, הטבלה Customers עשויה לכלול: שם פרטי, שם משפחה, כתובת, שליחת דואר אלקטרוני, אירוח וכתובת דואר אלקטרוני. כל רשומה (לקוח) בטבלה מכילה את אותה קבוצת עמודות, כך שאתה מאחסן בדיוק את אותו מידע עבור כל לקוח.

צור את הרשימה הראשונה ולאחר מכן סקור ומקד אותה. זכור להוסיף מידע לשדות הקטנים ביותר האפשריים. לדוגמה, אם הרשימה ההתחלתית שלך כוללת כתובת כשדה, פרוץ אותה לכתובת רחוב, עיר, מדינה ומיקוד – או, אם הלקוחות שלך הם כלליים, לשדות נוספים עוד יותר. כך, לדוגמה, באפשרותך לעשות דיוור בתבנית המתאימה או הדוח בהזמנות לפי מדינה.

לאחר שמקדת את עמודות הנתונים בכל טבלה, אתה מוכן לבחור את המפתח הראשי של כל טבלה.

שלב 5: ציון מפתחות ראשיים

בחר את המפתח הראשי של כל טבלה. המפתח הראשי, כגון מזהה מוצר או מזהה הזמנה, מזהה באופן ייחודי כל רשומה. אם אין לך מזהה ייחודי ברור, השתמש Access כדי ליצור מזהה עבורך.

עליך למצוא דרך לזיהוי ייחודי של כל שורה בכל טבלה. זוכר את הדוגמה הקודמת שבה לשני לקוחות יש שם זהה? מכיוון שהם משתפים שם, עליך למצוא דרך לזהות כל אחד מהם בנפרד.

לכן, כל טבלה צריכה לכלול עמודה (או קבוצת עמודות) המזהה באופן ייחודי כל שורה. מפתח זה נקרא המפתח הראשי, והוא לעתים קרובות מספר ייחודי, כגון מספר מזהה עובד או מספר סידורי. Access משתמש במפתחות ראשיים כדי לשייך במהירות נתונים מטבלאות מרובות ולאחד את הנתונים בשבילך.

לעתים המפתח הראשי מורכב משני שדות או יותר. לדוגמה, טבלת Order Details המאחסן פריטי שורה עבור הזמנות עשויה להשתמש בשתי עמודות במפתח הראשי שלה: מזהה הזמנה ומזהה מוצר. כאשר מפתח ראשי משתמש ביותר ממפתח עמודה, הוא נקרא גם מפתח מורכב.

מקטע מסך של הטבלה Products

אם כבר יש לך מזהה ייחודי עבור המידע בטבלה, כגון מספרי מוצרים שמזהים באופן ייחודי כל מוצר בקטלוג שלך, השתמש בו, אך רק אם הערכים כוללים כללים אלה עבור מפתחות ראשיים:

  • המזהה יהיה תמיד שונה עבור כל רשומה. ערכים כפולים אינם מותרים במפתח ראשי.

  • תמיד יש ערך עבור הפריט. לכל רשומה בטבלה שלך חייב להיות מפתח ראשי. אם אתה משתמש בעמודות מרובות כדי ליצור את המפתח (כמו חלק משפחה ומספר חלק), שני הערכים חייבים תמיד להיות קיימים.

  • המפתח הראשי הוא ערך שלא משתנה. מאחר שטבלאות אחרות מפנה אל המקשים, כל שינוי במפתח ראשי בטבלה אחת פירושו שינוי בכל מקום שאליו הוא מפנה. שינויים תכופים מגדילים את הסיכון לשגיאות.

אם אין לך מזהה ברור, השתמש במספר שרירותי וייחודי כמפתח הראשי. לדוגמה, באפשרותך להקצות לכל הזמנה מספר הזמנה ייחודי למטרה הבלעדית של זיהוי ההזמנה.

עצה: כדי ליצור מספר ייחודי כמפתח הראשי, הוסף עמודה באמצעות סוג הנתונים מספור אוטומטי. סוג הנתונים מספור אוטומטי מקצה באופן אוטומטי ערך מספרי ייחודי לכל רשומה. מזהה מסוג זה אינו מכיל מידע עובדתי המתאר את השורה שהוא מייצג. הוא אידיאלי לשימוש כמפתח ראשי מכיוון שהמספרים לא משתנים – בניגוד למפתח ראשי המכיל עובדות אודות שורה, כגון מספר טלפון או שם לקוח.

מעוניין במידע נוסף?

קווים מנחים למתן שמות לשדות, לפקדים ולאובייקטים

מבוא לטבלאות

הדרכת Excel

הדרכת Outlook

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×