השתמש בקבוצת אנשי קשר (שנקראה בעבר "רשימת תפוצה") כדי לשלוח הודעת דואר אלקטרוני לאנשים מרובים - צוות פרוייקט, ועדה או אפילו רק קבוצת חברים – מבלי להוסיף כל שם לקו אל, עותק או עותק מוסתר בנפרד.
לקבלת מידע אודות קבוצות אנשי קשר ב- Outlook עבור Mac, ראה יצירה של קבוצת אנשי קשר ב- Outlook עבור Mac.
-
בסרגל הניווט, לחץ על אנשים.
הערה: באפשרותך למצוא אנשים באחד משני מקומות בסרגל הניווט.
אם אתה משתמש בסרגל הניווט הקומפקטי, לחץ על סמל אנשים.
אם אתה משתמש בסרגל הניווט המורחב, לחץ על המילה אנשים.
-
תחת אנשי הקשר שלי, בחר את התיקיה שבה ברצונך לשמור את קבוצת אנשי הקשר. בדרך כלל, תבחר אנשי קשר.
-
ברצועת הכלים, בחר קבוצת אנשי קשר חדשה.
-
תן שם לקבוצת אנשי הקשר שלך.
-
לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן הוסף אנשים מפנקס הכתובות שלך או מרשימת אנשי הקשר שלך.
הערה: כדי להוסיף מישהו שלא נמצא פנקס הכתובות אואנשי הקשר שלך,בחר איש קשר חדש של דואר אלקטרוני.
-
לחץ על שמור וסגור.
כדי ללמוד כיצד להשתמש בקבוצת אנשי הקשר החדשה, ראה שליחת הודעת דואר אלקטרוני לקבוצת אנשי קשר.
שימוש בדואר אלקטרוני כדי ליצור קבוצת אנשי קשר
אם אתה תמיד שולח הודעות דואר אלקטרוני לאותה קבוצה של אנשים, באפשרותך ליצור קבוצת אנשי קשר (שכונתה בעבר 'רשימת תפוצה') הכוללת את כל הנמענים באמצעות דואר אלקטרוני קודם ששלחת אליהם. לאחר מכן, בפעם הבאה שברצונך לפנות אליהם או לתזמן עמם פגישה, באפשרותך להוסיף את קבוצת אנשי הקשר לשורה אל בהודעה, במקום להוסיף כל אדם בנפרד.
-
פתח הודעת דואר אלקטרוני שנשלחה לאנשים שברצונך לכלול בקבוצת אנשי הקשר.
-
בתיבה אל או עותק, סמן את כל את השמות באמצעות העכבר.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה, ולאחר מכן לחץ על העתק, או הקש Ctrl+C.
-
בחלון הראשי של Outlook (לא בהודעת הדואר האלקטרוני הפתוחה), לחץ על אנשים בסרגל הניווט
-
לחץ על קבוצת אנשי קשר חדשה.
-
הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר, כמו פרוייקטים מיוחדים.
-
לחץ על הוסף חברים > מתוך אנשי הקשר של Outlook.
-
בחלון שייפתח, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בתוך התיבה חברים ולחץ על הדבק, או הקש Ctrl+V.
-
לחץ על אישור.
האנשים של הדואר האלקטרוני יופיעו כרשימת חברים עבור קבוצת אנשי הקשר שלך.
-
לחץ על שמור וסגור.
קבוצות אנשי קשר מופיעות ברשימת אנשי הקשר, יחד עם אנשים בודדים. באפשרותך לזהות את ההבדל על-ידי הסמלים המופיעים מימין לשמות בתצוגת רשימה. סמל הכרטיס הוא עבור אנשי קשר בודדים, וסמל האנשים הוא עבור קבוצות אנשי קשר.
לבסוף, תוכל תמיד להוסיף אנשים או להסיר אנשים מקבוצת אנשי הקשר מאוחר יותר.
יצירת קבוצת אנשי קשר מתוך רשימה של Excel
אם יש לך כמות גדולה של אנשי קשר עסקי או אישי שאתה שומר בגיליון אלקטרוני של Excel, באפשרותך לייבא אותם היישר לתוך Outlook.
לאחר מכן, באפשרותך ליצור קבוצת אנשי קשר (נקראה בעבר "רשימת תפוצה") באמצעות פרטי אנשי הקשר המיובאים.
למרבה הצער, לא ניתן לייבא רשימה של אנשי קשר מ- Excel ישירות לרשימת תפוצה, אך באפשרותך לייבא את אנשי הקשר לתיקית אנשי הקשר ולאחר מכן להשתמש בהוראות לעיל כדי ליצור רשימת תפוצה מתוך אנשי קשר אלה.
לקבלת מידע אודות ייבוא אנשי קשר מ- Excel, ראה ייבוא אנשי קשר ל- Outlook.
למידע נוסף
יצירת קבוצה של אנשי קשר
-
יצירת קבוצת אנשי קשר עם שמות חדשים או הוספת שמות מתוך פנקס הכתובות
-
ב'אנשי קשר', בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על קבוצת אנשי קשר חדשה.
-
בתיבה שם, הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר.
-
בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על מתוך אנשי הקשר של Outlook, מפנקס כתובות או איש קשר חדש בדואר אלקטרוני.
-
אם אתה מוסיף איש קשר חדש בדואר אלקטרוני, הזן את המידע עבור המשתמש בתיבת הדו-שיח הוספת חבר חדש.
אם אתה מוסיף חבר מתוך אנשי הקשר של Outlook או מפנקס כתובות, בצע את הפעולות הבאות:
-
ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות אשר מכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול בקבוצת אנשי הקשר שלך.
-
ברשימת השמות, לחץ על השמות הרצויים ולאחר מכן לחץ על חברים. באפשרותך להוסיף שמות מפנקסי כתובות שונים לאותה קבוצת אנשי קשר.
-
-
בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לקבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על אישור.
קבוצת אנשי הקשר נשמרת בתיקיה אנשי קשר תחת השם שניתן לה.
-
-
יצירה של קבוצת אנשי קשר על-ידי העתקת שמות מהודעת דואר אלקטרוני
-
בהודעה שברצונך להעתיק ממנה את השמות, לחץ על השמות בתיבה אל או עותק.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה ולאחר מכן לחץ על העתק.
-
ב'דואר', בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על פריטים חדשים, לחץ על פריטים נוספים ולאחר מכן לחץ על קבוצת אנשי קשר.
-
בתיבה שם, הקלד שם עבור קבוצת אנשי הקשר.
-
בכרטיסיה קבוצת אנשי קשר, בקבוצה חברים, לחץ על הוסף חברים ולאחר מכן לחץ על מתוך אנשי הקשר של Outlook או מפנקס כתובות.
-
בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח בחירת חברים, בתיבה חברים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על הדבק.
-
הערה: חבר אינו חייב להופיע בפנקס הכתובות שלך כדי שיתווסף לקבוצת אנשי הקשר. השם וכתובת הדואר האלקטרוני של החבר נכללים בעת העתקה והדבקה מהודעת הדואר האלקטרוני המקורית.
הוספה של קבוצת אנשי קשר שהתקבלה מאדם אחר
בעת קבלת הודעה הכוללת קבוצת אנשי קשר שבה ברצונך להשתמש, ניתן לשמור אותה ברשימת אנשי הקשר שלך.
-
פתח את ההודעה המכילה את קבוצת אנשי הקשר.
-
בתיבה אל או עותק, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קבוצת אנשי הקשר ולאחר מכן לחץ על הוספה לאנשי הקשר של Outlook.
למידע נוסף
יצירת רשימת תפוצה
רשימות תפוצה מאוחסנות כברירת מחדל בתיקיה אנשי קשר. אם אתה משתמש בחשבון Microsoft Exchange, רשימת כתובות כללית יכולה להכיל רשימות תפוצה כלליות, הזמינות לכל מי שמשתמש ברשת. רשימות התפוצה האישיות שאתה יוצר בתיקיית אנשי הקשר שלך זמינות רק עבורך, אך ניתן לשתף אותן על-ידי שליחתן לאחרים.
כמה שמות ניתן לכלול ברשימת תפוצה?
מספר השמות המרבי ש ניתן לכלול ברשימת תפוצה תלוי בגודל של קבצי אנשי הקשר (עבור כל איש קשר) בעצמם. אין כללים קשים ומהירים, אך באופן כללי, רשימת תפוצה יכולה להכיל בין 50-70 שמות וכתובות דואר אלקטרוני. מספר מרבי של כתובות דואר אלקטרוני, עם גודל קובץ מינימלי של איש קשר, הוא כ- 125, וזה יכול לכלול רשימות תפוצה אחרות. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר Knowledge Base בנושא הגודל המרבי של רשימות תפוצה. |
בצע אחת מהפעולות הבאות:
-
יצירת רשימת תפוצה באמצעות שמות בפנקס הכתובות
-
בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על רשימת תפוצה.
-
בתיבה שם, הקלד את השם של רשימת התפוצה שלך. (לדוגמה, "חברים פוליטיים".)
-
בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על בחירת חברים.
-
ברשימה הנפתחת פנקס כתובות, לחץ על פנקס הכתובות אשר מכיל את כתובות הדואר האלקטרוני שברצונך לכלול ברשימת התפוצה שלך.
-
בתיבה חיפוש, הקלד שם שברצונך לכלול. כאשר השם שאתה מחפש מופיע ברשימה להלן, לחץ עליו ולאחר מכן לחץ על חברים.
-
בצע פעולה זו עבור כל אדם שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על אישור.
אם ברצונך להוסיף תיאור ארוך יותר של רשימת התפוצה, בכרטיסיה רשימת תפוצה, לחץ על הערות ולאחר מכן הקלד את הטקסט.
רשימת התפוצה נשמרת בתיקיה אנשי קשר תחת השם שניתן לה.
-
-
יצירת רשימת תפוצה על-ידי העתקת שמות מהודעת דואר אלקטרוני
-
בהודעה שברצונך להעתיק ממנה את השמות, בחר את השמות בתיבה אל או עותק.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על בחירתך ולאחר מכן לחץ על העתק בתפריט הקיצור.
-
לחץ על לחצן Microsoft Office
, ותחת יצירת פריט Outlook חדש , לחץעל רשימת תפוצה.
-
בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה חברים, לחץ על בחירת חברים.
-
בחלק התחתון של תיבת הדו-שיח בחירת חברים, בתיבה חברים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולאחר מכן לחץ על הדבק בתפריט הקיצור.
הערה: חבר אינו חייב להופיע בפנקס הכתובות שלך כדי להתווסף לרשימת התפוצה. השם וכתובת הדואר האלקטרוני של החבר ייכללו בעת העתקה והדבקה מהודעת הדואר האלקטרוני המקורית.
-
לחץ על אישור.
-
בתיבה שם, הקלד שם עבור רשימת התפוצה.
-
בכרטיסיה רשימת תפוצה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.
-
הוספת רשימת תפוצה שהתקבלה מאדם אחר לאנשי הקשר שלך
רשימות תפוצה מאוחסנות כברירת מחדל בתיקיה אנשי קשר. בעת קבלת רשימת תפוצה מאדם אחר, ניתן לשמור אותה ברשימת אנשי הקשר שלך.
-
פתח את ההודעה המכילה את רשימת התפוצה.
-
בכותרת ההודעה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על רשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ על הוספה לאנשי הקשר של Outlook בתפריט הקיצור.