מבוא לרשימות

רשימה היא אוסף של נתונים ש באפשרותך לשתף עם חברי הצוות שלך ואנשים שאיתם סיפקת גישה. תוכל למצוא מספר תבניות רשימה מוכנות לשימוש כדי לספק נקודת התחלה טובה לארגון פריטי רשימה. קבל מידע נוסף בתבניות רשימה ב- Microsoft 365.

מאמר זה מסביר את המושגים מאחורי יצירה ושימוש ברשימות. באפשרותך ליצור רשימות ב- Microsoft SharePoint, באפליקציה רשימות ב- Microsoft 365 או Teams. למד כיצד להתחיל לעבוד עם רשימות ב- Microsoft Teams.

עיין במאמרים הבאים לקבלת מידע אודות רשימות:

הערה: שים לב שהמידע כאן וסוגי הרשימות הזמינים לך תלויים בגירסה שלSharePoint אתה משתמש. אם אינך יודע מה הגירסה פנה למנהל המערכת, ל- help desk או למנהל שלך, או ראה באיזו גירסה של SharePoint אני משתמש?

בחר כותרת להלן כדי לפתוח אותה ולראות את המידע המפורט.

ארגונים משתמשים בדרך כלל בסוגים רבים של רשימות, כולל קישורים, הכרזות, אנשי קשר, מעקב אחר בעיות וסקרים, כדי לתת שם לכמה.

רשימות יכולות גם לכלול משימות הבאות כנקודת מוקד לשיתוף פעולה בצוות או בפתרון עסקי. במקרים רבים, רשימות יכולות לספק פתרונות מהירים ויעילים עם מעט שינויים או ללא שינויים.

לדוגמה, באפשרותך להשתמש ב:

  • משימות כלול מעקב אחר בעלות והתקדמות וכן ציר זמן בעמוד עבור מצגת חזותית מושכת של תוכן הרשימה.

  • מעקב אחר בעיות כולל ניהול גירסאות ואחסון בהיסטוריית גירסאות, לניתוח מעמיק יותר של פרוייקטים של קבוצת עבודה ומשימות עבודה נפוצות.

רשימות עשירות וגמישות וכוללות תכונות מוכללות רבות הנותנות דרך אחסון, שיתוף ועבודה עם נתונים.

לדוגמה, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

  • צור רשימה עם מגוון עמודות, כולל טקסט, מספר, בחירה, מטבע, תאריך ושעה, בדיקת מידע, כן/לא ומחושב. באפשרותך גם לצרף קובץ אחד או יותר לפריט רשימה כדי לספק פרטים נוספים, כגון גיליון אלקטרוני המכיל מספרים תומכים או מסמך המכיל פרטי רקע.

  • יצירת תצוגות רשימה כדי לארגן, למיין ולסנן נתונים בדרכים שונות וספציפית; שנה את המטה-נתונים, כגון הוספה ומחיקה של עמודות ושינוי כללי אימות; והשתמש ברשימות באופן עקבי בין אתרים עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. לדוגמה, באפשרותך להציג רק את האירועים הנוכחיים מלוח שנה בדף בית וליצור תצוגה חזותית - בדומה ללוח שנה של קיר - בדף אחר.

  • צור קשרי גומלין בין רשימות באמצעות שילוב של עמודות ייחודיות, עמודות בדיקת מידע ואכיפה של קשרי גומלין (בהתאם להירארכיית הקשרים וההגבלות על מחיקה), שכל אלה משפרים את היכולת שלך ליצור פתרונות עסקיים מתוחכמים יותר ולשמר את תקינות הנתונים שלך.

  • ליצור רשימות מותאמות אישית, להציג את הנתונים ברכיבי Web Part ובדפי Web Part ולייבא, לייצא ולקשר אל נתונים מתוכניות אחרות, כגון Excel ו- Access.

  • לעקוב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת, לדרוש אישור לשינוי נתונים, להשתמש באבטחה ברמת פריט ותיקיה, להכניס ולהוציא קבצים ולהתעדכן באופן אוטומטי לגבי שינויים באמצעות התראות והזנות RSS.

  • לארגן תוכן ברשימה בודדת בתיקיות, לנוחות רבה יותר וביצועים משופרים, ולשפר את הביצועים באופן כללי בעת עבודה עם רשימות גדולות על-ידי יצירת אינדקסים.

להלן כמה דרכים שבהן תוכל לעבוד עם רשימות כדי לעזור לך לנהל מידע עבור הקבוצה שלך.

מעקב אחר גירסאות והיסטוריה מפורטת    עקוב אחר גירסאות שלפריטי רשימה, כדי שתוכל לראות אילו פריטים השתנו מגירסה לגירסה, וכן מי שינה את פריטי הרשימה. אם תיתן שגיאות בגירסה חדשה יותר, באפשרותך לשחזר גירסה קודמת של פריט. מעקב אחר ההיסטוריה של רשימה חשוב במיוחד אם הארגון שלך צריך לנטר רשימה כאשר היא מתפתחת.

דרוש אישור    ציין כי נדרש אישור עבור פריט רשימה לפני שכולם יכולים להציג אותו. פריטים נשארים במצב ממתין עד לאישורם או לדחייתם על-ידי אדם בעל הרשאה לאשר אותם. באפשרותך לקבוע אילו קבוצות של משתמשים יוכלו להציג פריט רשימה לפני אישורו.

התאמה אישית של הרשאות    ציין אם המשתתפים ברשימה שלך יכולים לקרוא ולערוך רק את הפריטים שהם יצרו או את כל הפריטים ברשימה. אנשים שיש להם הרשאה לניהול רשימות יכולים לקרוא ולערוך את כל פריטי הרשימה. באפשרותך גם להחיל רמות הרשאה ספציפיות על פריט רשימה בודד, לדוגמה, אם הפריט מכיל מידע סודי.

יצירה וניהול של תצוגות    צור תצוגות שונותשל אותה רשימה. התוכן של הרשימה בפועל לא משתנה, אך הפריטים מאורגנים או מסוננים כך שאנשים יכולים למצוא את המידע החשוב או המעניין ביותר, בהתאם לצרכיהם.

עדכון רשימות    ללא קשר לסוג הרשימה שאתה מעדכן את התהליך דומה להוספת, עריכה ומחיקה של פריטי רשימה.

קיימים שתי דרכים להוספה או עריכה של פריטי רשימה:

  • באמצעות טופס, שהיא שיטת ברירת המחדל.

  • בתוך השורה, כלומר, אתה מוסיף את הפריט ישירות בדף הרשימה.

אם הרשימה מוגדרת למעקב אחר גירסאות, גירסה חדשה של פריט הרשימה נוצרת בכל פעם שאתה עורך פריט רשימה. באפשרותך להציג היסטוריה של האופן בו פריט הרשימה השתנה ולשחזר גירסה קודמת אם אתה טועה בגירסה חדשה יותר.

שימוש בנוסחאות ובערכים מחושבים    השתמש בנוסחאות ובערכים מחושבים כדי ליצור מידע באופן דינאמי בעמודות של רשימה. הפעולות יכולות לכלול מידע בעמודות אחרות ברשימה וכן פונקציות מערכת כגון [today] כדי לציין את התאריך הנוכחי. לדוגמה, באפשרותך לציין תאריך יעד המהווה ברירת מחדל המהווה שבעה ימים מהתאריך הנוכחי.

המשך לעדכן את השינויים    רשימות ותצוגות יכולות להשתמש ב- RSS, כך ש חברים בקבוצת העבודה שלך יכולים לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS היא טכנולוגיה המאפשרת לאנשים לקבל ו להציג עדכונים או הזנות RSS של חדשות ומידע במיקום מאוחד. באפשרותך גם ליצור התראות דואר אלקטרוני כדי ליידע אותך כאשר הרשימות משתנות או כאשר פריטים חדשים מתווספים. התראות הן דרך נוחה לעקוב אחר השינויים החשובים לך.

יצירת קשרי גומלין בין רשימות    צור קשר גומלין בין שתי רשימות, ברשימת המקור, עליך ליצור בדיקת מידע עמודה מאחזרת (או "חיפוש") ערך אחד או יותר מרשימת יעד אם ערכים אלה תואמים לערך בתיבת בדיקת המידע עמודה ברשימת המקור. אם תרצה, תוכל להמשיך להוסיף עמודות נוספות מרשימת היעד לרשימת המקור. בעת יצירת בדיקת מידע עמודה, באפשרותך גם להחליט לאכוף אופן פעולה של קשר גומלין על-ידי הגדרת אפשרות מחיקה בהתאם להירארכיית הקשרים או הגבלת מחיקה שמסייעת לשמור על חוקיות הנתונים שלך ולמנוע חוסר עקביות שעשויות לגרום לבעיות בהמשך הדרך.

שיתוף פרטי רשימה באמצעות תוכנית מסד נתונים    אם יש לך תוכנית מסד נתונים מותקנת, כגון Access, באפשרותך לייצא ולייבא נתונים אל האתר שלך ואלו, וכן לקשר טבלה ממסד הנתונים לרשימה. בעת עבודה עם נתוני הרשימה שלך במסד Access נתונים, באפשרותך גם ליצור שאילתות, טפסים ודוחות. ראה ייבוא נתונים למסד נתונים Access נתונים.

שימוש ברשימות באופן עקבי בין אתרים    אם הקבוצה שלך פועלת עם כמה סוגים של רשימות, באפשרותך להוסיף עקביות בין רשימות מרובות עם סוגי תוכן, עמודות אתר ותבניות. תכונות אלה מאפשרות לך לעשות שימוש חוזר בהגדרות ובמבנה הרשימה באופן יעיל. לדוגמה, באפשרותך ליצור סוג תוכן עבור בעיית שירות לקוחות המציינת עמודות מסוימות (כגון איש קשר של לקוח) ותהליכים עסקיים עבור סוג התוכן. דוגמה נוספת היא יצירת אתר עמודה עבור שמות מחלקות הכוללים רשימה נפתחת של מחלקות. באפשרותך לעשות שימוש חוזר עמודה ברשימות מרובות כדי להבטיח שהשמות יופיעו תמיד באותו אופן בכל רשימה.

עבודה על פריטי רשימה מתוכנית דואר אלקטרוני    השתמש בתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות Microsoft, באפשרותך לקחת איתך פרטי רשימה חשובים. לדוגמה, עם Outlook, באפשרותך להציג ולעדכן משימות, אנשי קשר ולוחות דיונים באתר שלך מתוך Outlook. ראה התחברות רשימה חיצונית ל- Outlook.

הגדר פילוח תוכן אפשר    פילוח קהל לסינון פריטים לפי קבוצות.

סוג הרשימה שאתה משתמש בו תלוי בסוג המידע שאתה משתף.

הכרזות    שתף חדשות ומצב כדי לספק תזכורות. הכרזות תומכות בעיצוב משופר עם תמונות, היפר-קישורים וטקסט מעוצב.

אנשי קשר    אחסן מידע אודות אנשים או קבוצות שאתה עובד איתם. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או ניהול אנשי קשר התואמת לטכנולוגיות Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את אנשי הקשר שלך מהאתר שלך בתוכנית האחרת. לדוגמה, באפשרותך לעדכן רשימה של כל הספקים של הארגון שלך מתוכנית דואר אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות Microsoft, כגון Outlook. רשימת אנשי קשר אינה מנהלת למעשה את החברים באתר שלך, אך ניתן להשתמש בה לאחסון ושיתוף של אנשי קשר עבור הארגון שלך, כגון רשימה של ספקים חיצוניים.

לוחות דיונים    ספק מקום מרכזי להקלטה ואחסון של דיוני צוות הדומים לתבנית של קבוצות דיון. אם מנהל המערכת שלך אפשר לרשימות באתר שלך לקבל הודעות דואר אלקטרוני, לוחות דיונים יכולים לאחסן דיוני דואר אלקטרוני מרוב תוכניות הדואר האלקטרוני הנפוצות. לדוגמה, באפשרותך ליצור לוח דיונים עבור מהדורת המוצר החדשה של הארגון שלך.

קישורים    ספק מיקום מרכזי עבור קישורים לאינטרנט, לאינטרא-נט של החברה שלך ומשאבים אחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימה של קישורים לאתרי האינטרנט של הלקוחות שלך.

קישורים מקודם    הצגת קבוצה של פעולות קישור בפריסה חזותית.

לוח שנה    אחסון האירועים של הצוות שלך או עבור מצבים ספציפיים, כגון חגי חברה. לוח שנה מספק תצוגות חזותיות, בדומה ללוח שנה שולחני או קיר, של אירועי הצוות שלך, כולל פגישות, אירועים חברתיים ואירועים של יום שלם. באפשרותך גם לעקוב אחר אבני דרך של צוות, כגון תאריכי יעד או תאריכי שחרור מוצר שלא קשורים למרווח זמן ספציפי. ראה יצירת תצוגת לוח שנה מרשימה.

משימות    עקוב אחר מידע אודות פרוייקטים ואירועים אחרים ל'לעשות' עבור הקבוצה שלך. באפשרותך להקצות משימות לאנשים, וכן לעקוב אחר המצב והאחוזים שהושלמו כאשר הפעילות נעה לקראת ההשלמה. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או ניהול משימות התואמת לטכנולוגיות Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את המשימות מהאתר שלך בתוכנית האחרת שלך. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת פעילויות עבור תהליך התקציב של הארגון שלך ולאחר מכן להציג ולעדכן אותה ב- Outlook יחד עם המשימות האחרות שלך. ראה יצירת רשימה.

Project משימות    אחסן מידע אודות פעילויות עם תצוגת גנט ומייצגי התקדמות. באפשרותך לעקוב אחר המצב והאחוזים שהושלם כאשר הפעילות נעה לכיוון ההשלמה. אם אתה משתמש בתוכנית דואר אלקטרוני או ניהול משימות התואמת לטכנולוגיות Microsoft, באפשרותך להציג ולעדכן את פעילויות הפרוייקט מהאתר שלך בתוכנית האחרת שלך. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת פעילויות פרוייקט באתר שלך כדי לזהות ולהקצות את העבודה כדי ליצור מדריך הדרכה ולאחר מכן לעקוב אחר התקדמות הארגון שלך Project. ראה יצירת רשימה.

מעקב אחר בעיות    אחסן מידע אודות בעיות ספציפיות, כגון בעיות תמיכה ועקוב אחר ההתקדמות שלהן. באפשרותך להקצות בעיות, לקטגוריות אותן ולקשר בעיות זו לזו. לדוגמה, באפשרותך ליצור רשימת מעקב אחר בעיות כדי לנהל בעיות ופתרונות של שירות לקוחות. באפשרותך גם להגיב על בעיות בכל פעם שאתה עורך אותן, ליצור היסטוריה של הערות מבלי לשנות את התיאור המקורי של הבעיה. לדוגמה, נציג שירות לקוחות יכול להקליט כל שלב שנקט כדי לפתור בעיה ואת התוצאות. באפשרותך גם להשתמש ברשימה 'מעקב אחר בעיות' עם זרימת עבודה של שלושה מצבים כדי לעזור לארגון שלך לנהל בעיות או מעקב אחר פרוייקטים. ראה יצירת רשימה.

סקר    אסוף והדר משוב, כגון סקר שביעות רצון של עובד או בוחן. באפשרותך לעצב את השאלות והתשובות שלך בכמה דרכים שונות ולראות מבט כולל על המשוב שלך. אם מותקן במחשב שלך גיליון אלקטרוני או תוכנית מסד נתונים התואמים לטכנולוגיות Microsoft, באפשרותך לייצא את התוצאות שלך כדי לנתח אותן עוד יותר. ראה יצירת סקר.

מותאם אישית    התחל רשימה מאפס. באפשרותך גם ליצור רשימה מותאמת אישית המבוססת על גיליון אלקטרוני, אם יש לך תוכנית גיליון אלקטרוני התואמת לטכנולוגיות Microsoft. לדוגמה, באפשרותך לייבא רשימה Excel שיצרת כדי לאחסן ולנהל חוזים עם ספקים. ראה יצירת רשימה בהתבסס על גיליון אלקטרוני.

רשימות חיצוניות    עבוד עם נתונים המאוחסנים מחוץ לרשימה, אך באפשרותך לקרוא ולכתוב בתוך Microsoft 365. מקור הנתונים עבור רשימה חיצונית נקרא סוג תוכן חיצוני. בשונה מרשימת Microsoft 365, רשימה חיצונית משתמשת ב- שירותי קישוריות למידע עסקי כדי לגשת לנתונים ישירות ממערכת חיצונית (כגון SAP, Siebel ו- Microsoft SQL Server), בין אם מערכת זו היא מסד נתונים, שירות אינטרנט או מערכת קו-עסקים.

רשימה מותאמת אישית בתצוגת    גליון נתונים צור רשימה ריקה הדומה לרשימה מותאמת אישית, אך כדי להציג את הרשימה כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים. תצוגת גליון נתונים מספקת רשת נתונים להצגה ועריכה של נתונים כשורות ועמודות. יש לך אפשרות להוסיף ולערוך שורות ועמודות, להחיל מסננים וסדרי מיון, להציג ערכים מחושבים וסכומים כוללים ולערוך נתונים בנוחות בתאי הרשת. תצוגת גליון Office דורשת התקנה במחשב לקוח של 32 סיביות ודפדפן התומך ActiveX פקדים.

רשימת מצבים    הצג ועקוב אחר המטרות של הפרוייקט שלך. הרשימה כוללת קבוצה של סמלים צבעוניים כדי להעביר את מידת הקיום של המטרות.

מחזורי דם    שלח מידע, כולל חותמות אישור, לחברי הצוות שלך.

רשימת מילון IME של Microsoft    השתמש בנתונים ברשימה כמילון IME של Microsoft. באפשרותך להמיר את פריטי עמודה לקריאה לתצוגה באמצעות Microsoft IME ולהציג את התוכן בהערה בחלון הערת IME. ניתן לקשר את הנתונים לכתובת URL ספציפית.

רשימת תוכן של PerformancePoint    אחסן פריטי לוח מחוונים, כגון כרטיסי ניקוד, דוחות, מסננים, דפי לוח מחוונים ופריטים אחרים של לוח מחוונים שאתה יוצר באמצעות מעצב לוח המחוונים של PerformancePoint.

שפות ומתרגמים    השתמש עם זרימת עבודה של ניהול תרגום בספריית ניהול תרגום. זרימת העבודה משתמשת ברשימה כדי להקצות משימות תרגום למתרגם שצוין ברשימה עבור כל שפה. באפשרותך ליצור רשימה זו באופן ידני, או לבחור שרשימה זו תיווצר באופן אוטומטי בעת הוספת זרימת עבודה של ניהול תרגום לספריה ניהול תרגום.

רשימת KPI    עקוב אחר מחווני ביצועי מפתח המאפשרים לך להעריך במהירות את ההתקדמות המתבצעת מול יעדים הניתנים למדידה. באפשרותך להגדיר רשימות KPI למעקב אחר ביצועים באמצעות אחד מארבעה מקורות נתונים: נתונים שהוזנו באופן ידני, נתונים ברשימת Microsoft 365, נתונים חוברות עבודה של Excel או נתונים מ- Analysis Services – רכיב של Microsoft SQL Server. לאחר יצירת רשימת ה- KPI, באפשרותך להשתמש בה כדי להציג את מצב המחוון בדף לוח מחוונים.

ייבוא גיליון אלקטרוני     השתמש בעמודות ובנתונים מגיליון אלקטרוני קיים. ייבוא גיליון אלקטרוני דורש Microsoft Excel תוכנית תואמת אחרת.

כדי להוסיף רשימה לדף SharePoint מודרני:

  1. אם הדף עדיין לא נמצא במצב עריכה, לחץ על ערוך בחלק השמאלי העליון של הדף. 

  2. רחף עם העכבר מעל או מתחת ל- Web Part קיים. יופיע קו עם סימן + מוקף בעיגול, שנראה כך:

    סימן חיבור להוספת רכיבי Web Part לדף

  3. לחץ על + ולאחר מכן תראה רשימה של רכיבי Web Part לבחירה. גלול מטה אל המקטע מסמכים, ספריות ורשימות.

  4. בחר רשימה.

    שמות כל הרשימות הזמינות מוצגים.

  5. בחר את הרשימה שברצונך להוסיף בדף שלך. 

  6. אם אתה מרוצה, בחר שמור כטיוטה ליד הימני העליון. לאחר מכן, כדי להפוך את העמוד המעודכן לזמין לאחרים, בחר פרסם ליד השמאלית העליונה. 

כדי להוסיף רשימה לדף SharePoint קלאסי:

  1. באתרים, לחץ על הגדרות הגדרות: עדכן את הפרופיל שלך, עדכן את התוכנה וחבר אותה לענן ולאחר מכן לחץ על תוכן אתר.

  2. לחץ על סמל הוספת יישום.

    סמל הוספת יישום בתיבת הדו-שיח תוכן אתר.
  3. גלול לאורך האפליקציה הרצויה ולחץ עליה. ייתכן שיש יותר מעמוד אחד.

  4. תן לאפליקציה שם ייחודי כדי שתוכל לאחזר אותו מאוחר יותר עבור דף ולחץ על צור.

  5. כאשר תחזור למסך תוכן האתר, תוכל לעשות שלושה דברים:

    • סגור את החלון ותחזור לעמוד. הוסף את היישום החדש בדף שלך באמצעות הוספת רכיבי Web Part.

    • לחץ על האפליקציה והתחל להזין נתונים.

    • לחץ על שלוש הנקודות ... ולאחר מכן לחץ על שנה הגדרות. באפשרותך להוסיף עמודות, לשנות שמות ול לבצע משימות אחרות כאן.

למרות שתוכל להשתמש בתכונות של רשימות במגוון דרכים, אופן השימוש בהן תלוי בגודל ובמספר הרשימות שיש לך ובצרכים של הארגון שלך.

אחסון פריטים רבים ברשימה אחת

ייתכן שתרצה שרשימה אחת גדולה תגיש צרכים מגוונים. לדוגמה, ייתכן שיש לך מספר רב של בעיות טכניות למעקב ברחבי הארגון שלך, והבעיות עשויות לחול על פרוייקטים וקבוצות מרובים.

השתמש ברשימה בודדת כאשר:

  • הקבוצה שלך צריכה לראות מידע סיכום אודות פריטי הרשימה או תצוגות שונות של אותה קבוצת פריטים. לדוגמה, מנהל עשוי לרצות לראות את ההתקדמות בכל הבעיות הטכניות עבור ארגון או לראות את כל הבעיות שהוגשו בתוך אותה תקופת זמן.

  • אנשים רוצים לעיין או לחפש את הבעיות באותו מיקום באתר.

  • ברצונך להחיל את אותן הגדרות על פריטי הרשימה, כגון מעקב אחר גירסאות או דרישת אישור.

  • הקבוצות שעובדות על הרשימה חולקות מאפיינים דומים, כגון אותן רמות הרשאה. ניתן להחיל הרשאה ייחודית על פריטי רשימה ספציפיים, אך אם רמות ההרשאה משתנות מאוד, שקול רשימות מרובות.

  • ברצונך לנתח מידע אודות הרשימה או לקבל עדכונים מאוחדים עבור הרשימה. באפשרותך לקבל התראות כאשר פריטי הרשימה משתנים או לראות את השינויים ברשימה באמצעות טכנולוגיית RSS. הזנות RSS מאפשרות לחברים בקבוצת העבודה שלך לראות רשימה מאוחדת של מידע שהשתנתה.

ייתכן שתרצה רשימות מרובות כאשר קיימים הבדלים ברורים בין הפריטים שברצונך לנהל או בין קבוצות האנשים שאיתם אתה עובד.

השתמש ברשימות מרובות כאשר:

  • אינך מצפה שאנשים יתוכו לסיכום של הפריטים יחד.

  • קבוצות האנשים שעובדים עם המידע נפרדות ויש להם רמות הרשאה שונות.

  • עליך להחיל הגדרות שונות, כגון ניהול גירסאות או אישור, על קבוצות מרובות של פריטים.

  • אין צורך לנתח את הפריטים יחד או לקבל עדכונים מאוחדים אודות הרשימה.

להלן כמה מהדרכים שבהן באפשרותך לארגן רשימות פריטים ורשימות:

הוספת טורים    עזור לקבוצה שלך לאתר במדויק את הפריטים החשובים ביותר, באפשרותך להוסיף עמודות לרשימה. לדוגמה, באפשרותך להוסיף את Project עמודה לרשימה כדי לעזור לאנשים לעבוד על פרוייקטים ספציפיים בקלות רבה יותר להציג את הפריטים שלהם ולעבד איתם בקלות רבה יותר. ייתכן שתרצה גם להוסיף עמודות נוספות אם ברצונך לאסוף מידע נוסף עבור כל פריט רשימה, כגון שם המחלקה או שם העובד.

אם יש לך פריטים מרובים ברשימה, ייתכן שתשקול ליצור אינדקס של עמודות מסוימות כדי לשפר את הביצועים בעת הצגת כמה פריטים או מעבר בין תצוגות. תכונה זו אינה משנה את אופן ארגון הפריטים, אך היא עשויה לאפשר לארגונים לאחסן בקלות רבה יותר מספר גדול של פריטים ברשימה. עם זאת, יצירת אינדקס יכולה לאסוף שטח מסד נתונים נוסף. ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תצוגות    השתמש אם אנשים בקבוצה שלך צריכים לעתים קרובות לראות נתונים בדרך מסוימת. תצוגות משתמשות בעמודות כדי למיין, לקבץ, לסנן ולהציג את הנתונים. באפשרותך גם לבחור כמה פריטים יוצגו בו-זמנית בכל תצוגה. לדוגמה, אנשים יכולים לעיין ברשימה בקבוצות של 25 או 100 פריטי רשימה לעמוד, בהתאם להעדפות שלהם ול מהירות החיבור שלהם.

תצוגות מספקות לך את הגמישות לאחסן מספר גדול של פריטים ברשימה, אך כדי לראות רק את ערכות המשנה הרצויות בזמן מסוים, כגון רק הבעיות שפורסמו השנה, או רק את האירועים הנוכחיים בלוח שנה. באפשרותך ליצור תצוגות אישיות הזמינות לך בלבד, ואם יש לך הרשאה לשנות רשימה, באפשרותך ליצור תצוגות ציבוריות הזמינות לכולם. ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

יצירת תיקיות    הוסף תיקיות לרוב סוגי הרשימות, אם הבעלים של הרשימה שלך אפשר ליצור תיקיות. הדבר שימושי במיוחד אם ניתן לחלק את פריטי הרשימה שלך באופן מסוים, כגון לפי פרוייקט או לפי קבוצה. תיקיות עוזרות לאנשים לסרוק ולנהל בקלות רבה יותר את פריטי הרשימה. טכנולוגיות Microsoft מספקות תצוגת עץ המאפשרת לאנשים לנווט באתרים ובתיקיות שלהם בדומה לאותם אופן העבודה עם התיקיות בדיסק הקשיח שלהם. לדוגמה, לכל מחלקה יכולה להיות תיקיה משלה. ראה יצירת תיקיה ברשימה.

למידע נוסף

הוספה, עריכה או מחיקה של פריטי רשימה

הפיכת ניהול גירסאות עבור רשימה או ספריה לזמין וקביעת התצורה שלו

יצירת תיקיה ברשימה

מחיקת תיקיה ברשימה

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×