הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.
|
|
ביצעת שינויים בלוח הזמנים של הפרוייקט וכעת תאריך הסיום רחוק מדי. כדי לתקן את תאריך הסיום של הפרוייקט, התאם את הפעילויות בעלות ההשפעה הרבה ביותר על תאריך הסיום. פעילויות אלה נמצאות בנתיב הקריטי של הפרוייקט. לקבלת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של Project. |
עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל
בעת ביצוע שינויים בלוח הזמנים שלך, יש לבחון שלושה גורמים: עלות הפרוייקט, טווח התוצרים וזמן. גורמים אלה לעתים קרובות מוצגים כמשולש. לא ניתן לשנות נקודה אחת של המשולש מבלי להשפיע על הנקודות האחרות.
להלן דוגמאות להשלכות המשולש על תאריך הסיום של הפרוייקט.
-
כאשר אתה מקדים את תאריך הסיום המתוזמן, אתה עלול להיתקל בעלויות מוגברות ובטווח מופחת.
-
אם אתה מתכנן לא לשנות לעולם את העלויות של הפרוייקט, התוצאה עלולה להיות לוח זמנים ארוך יותר וטווח מופחת.
-
אם אתה מגדיל את הטווח או את מספר התוצרים, הפרוייקט עלול להימשך זמן רב יותר ולהיות כרוך בעלות גבוהה יותר עם עובדים או משאבים נוספים.
אם אתה משתמש חדש בניהול פרוייקטים ללא קשר לאופן שבו אתה מתכנן פרוייקט, הדברים ישתבשו. התחל לחפש בעיות כעת, במקום מאוחר יותר, כאשר הדברים עלולים להחמיר בהרבה.
להלן כמה דרכים שיסייעו לך להתחיל לפקח על הפרוייקט ולתקן אותו.
-
הסתכל תחילה על המשימות החשובות ביותר משימות מסוימות חשובות יותר מאחרות כאשר עליך לפתור בעיות בפרוייקט שלך. המשימות המשפיעות על לוח הזמנים הן הפעילויות הקריטיות והן אלה שעליך לשלם להן את תשומת הלב הגבוהה ביותר.
-
קבלת התצוגה המתאימה של הפרוייקט Project כולל תצוגות ודוחות רבים שיעזרו לך לברר מה הבעיה עם הפרוייקט שלך. עבור פרוייקטים פשוטים, הקפד על תאריך הסיום של הפרוייקט באמצעות תרשים גנט. עבור פרוייקטים מסובכים, בדוק את טבלאות השונות או דוחות ערכים מזוכים.
-
קבלת דוחות מצב שבועיים לא קל שאנשים יוכלו לשלוח דוחות מצב עבודה. דרכים פשוטות לקבלת מצב מתבצעות במהלך פגישות צוות שבועיות. איסוף מצב לעתים קרובות יותר מאשר שבועי עשוי להיות מועיל.
אם אתה מנהל פרוייקט מנוסה אתה מנהל פרוייקט כבר זמן רב, אך כעת אתה מתמודד עם פרוייקט שזקוק לניטור סגור כדי להישאר בטווח התקציב.
בנוסף, בעלת החסות שלך דורשת דוחות ניהוליים על בסיס חודשי.
להלן כמה דרכים שיסייעו לך להתחיל לפקח על הפרוייקט, לדווח עליו ולתקן אותו.
-
יצירת תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט לאחר שיצרת את לוח הזמנים שלך, שמור גירסה בסיסית. תוכנית בסיסית היא גירסה מקורית של הפרוייקט שניתן להשתמש בה כדי להשוות לקראת ההתקדמות של המשימות שלך.
-
קבלת התצוגה המתאימה של הפרוייקט Project כולל תצוגות ודוחות רבים שיעזרו לך לברר מה הבעיה עם הפרוייקט שלך. כאשר פרוייקטים מורכבים יותר, עיין בטבלאות סטיה או דוחות ערכים מזוכים כדי לראות מה הבעיה.
-
קבלת דוחות מצב שבועיים כאשר פרוייקטים מסתבכים יותר, באפשרותך להשתמש בשיטות מתוחכמות יותר כדי לאסוף דוחות מצב שבועיים. חברי צוות יכולים להזין מידע מצב ברשימת פעילויות של SharePoint, ולאחר מכן לסנכרן עם Microsoft Project. אם אתה משתמש ב-project Professional, באפשרותך גם להשתמש ב-project Web App כדי לאסוף דוחות מצב מהצוות שלך. איסוף מצב לעתים קרובות יותר מאשר שבועי עשוי להיות מועיל.
-
הכרת ניתוח ערך מזוכה ניתוח ערך מזוכה עוזר לך לקבוע אם הפרוייקט שלך נמצא במעקב.
פיקוח על הפרוייקט
|
הצג עדכוני פעילויות מחברי צוות כדי לאתר בעיות. באפשרותך לבצע מעקב אחר התקדמות במהירות באמצעות תרשים גנט, או להשתמש בניתוח מתוחכם של ערך מזוכה. פעולה זו מסייעת לך לבדוק אם העבודה בפרוייקט מתקדמת כצפוי. |
|
|
למד כיצד הפרוייקט מתוזמן. באפשרותך לראות כיצד שינויים בלוח הזמנים של הפעילות משפיעים על תאריך הסיום של הפרוייקט. |
|
|
הצג את הפעילויות בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על תאריך הסיום של הפרוייקט. טפל בפעילויות אלה תחילה כדי לתקן בעיות בלוח הזמנים. |
|
|
השתמש בתצוגות ובדוחות ב- Project כדי לאתר את מקור הבעיה ולבצע שינויים בלוח הזמנים. |
|
|
כדי להתחיל את המעקב מחדש, התחל תוכנית בסיסית חדשה כדי להשוות התקדמות עתידית. |
|
|
צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. הצג דוחות אלה ב- Project או יצא אותם ליישומים אחרים כגון PowerPoint, Word או Excel. |
|
|
הערך המזוכה עוזר לך לענות על שאלות כגון, "במבט על כמות העבודה שנעשתה עד כה בפרוייקט זה, כמה כסף היינו אמורים להיות בילינו?" או "האם נסיים בזמן?" |
תיקון הבעיות
|
בחר תאריך המתחיל או מסתיים בתאריך המוקדם מתאריך התוכנית הנוכחית. אם זוהי אפשרות עבור הפרוייקט שלך, נסה לשנות תחילה את תאריך ההתחלה. |
|
|
הפחת את משכי הזמן של פעילויות כדי להקדים את תאריך הסיום. הקפד להפחית את משכי הזמן של פעילויות קריטיות שהן בעלות ההשפעה הגדולה ביותר על תאריך הסיום של הפרוייקט. |
|
|
כאשר אנשים עובדים על משימות רבות מדי בו-זמנית, תן ל- Project לפזר את העבודה בצורה שווה יותר על-ידי איזון של הקצאות משאבים. |
|
|
באפשרותך לפצל פעילות בודדת אם היא כוללת רכיבים מרובים שניתן לעבוד עליהם בו על-ידי משאבים שונים. אם אתה מפצל פעילות של נתיב קריטי לרכיבים שונים אלה באמצעות הקצאות שונות, ייתכן שתוכל לעמוד בתאריך הסיום. |
|
|
הוסף אנשים לעבודה על פעילויות שתאריך הסיום שלהן מתקרב. |
|
|
הסרת אנשים מפעילויות היא דרך נוספת להקדים את תאריך הסיום של הפרוייקט. הקצאת אנשים רבים מדי לעבודה על פעילות, או הקצאת האנשים הלא נכונים, עלולה ליצור בעיות תקשורת שעשויות להאריך את משך הפעילות. |
|
|
באפשרותך להקדים את תאריך הסיום של הפרוייקט על-ידי שינוי לוח השנה של העבודה של אנשים. באפשרותך להוסיף ימי עבודה ללוח זמנים של אנשים, או לבקש מהם לעבוד שעות נוספות. |
|
|
קבל תשובות ממומחים לשאלות על Project. בפורום של Project ב- Answers.com נמצאים משתמשים מנוסים וכן יועצים של Project המוכנים לענות על השאלות שלך. |
|
|
לאחר שביצעת שינויים בלוח זמנים של אדם, ידע אותו לגביהם כדי שהמידע לא יאבד. |
|
|
כל שינוי בפרוייקט מגיע על חשבון זמן, כסף או טווח. אלה הם הגורמים שאתה מתמרן ביניהם בכל יום כדי להמשיך ולהוביל את תוכנית הפרוייקט שלך בכיוון הנכון. למד כיצד לעבוד עם מגבלות אלה. |
|
|
כאשר Project מכוונן את לוח הזמנים שלך, המשימות עשויות לנוע ממקום למקום באופן בלתי צפוי. מבין את הסיבה הגדולה "למה?" מאחורי מנוע התזמון העוצמתי של הפרוייקט. |
