מטרת ניהול פרוייקטים: הוספת אנשים והקצאתם לפעילויות

הוספת משאבים לפרוייקט

כאשר אתה מקצה אנשים לעבודה בפרוייקט, זכור שני דברים:

  1. עליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים של הפרוייקט כדי . . .

  2. שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות.

הבדל זה גורם פעמים רבות לבלבול בעת עבודה עם התוכנות השונות לניהול פרוייקטים.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

אם אתה חדש בניהול פרוייקטים אם אתה משתמש חדש בניהול פרוייקטים, ייתכן שתבין שיש לך דאגות רבות יותר מאשר רק הוספת פעילויות, כגון מספר האנשים שיש להוסיף להם, כיצד לתת דין וחשבון לגבי חגים וחופשות של אנשים, ואופן והיכן להוסיף מידע אישי כגון מספרי טלפון, כתובות דואר אלקטרוני ומידע על השכר.

להלן עצות שיסייעו לך להתחיל בעבודה.

  • למד אילו סוגים של משאבים באפשרותך להקצות לפעילויות    לאחר איסוף המידע הדרוש אודות פעילויות פרוייקט, זהה את סוגי המשאבים הדרושים לך.

    • משאבי אנשים    אלה הם משאבים שבדרך כלל אנו חושבים שהם עובדים על פעילויות. מנהלי פרוייקטים מתקשרים לעתים למשאבי עבודה אלה, בניגוד לחומרים ולציוד.

    • משאבים ארגוניים    משאבים אלה הם משאבי עבודה המנוהלים ומשותפים ברחבי ארגון. משאבים ארגוניים משמשים עם Project Professional.

    • משאבי חומרים    משאבים אלה כוללים מחשבים או מכונות המשמשים להשלמת העבודה על פעילויות.

    • משאבים כלליים    משאבים אלה מציינים דרישות צוות עבור פעילויות ולא עבור אנשים ספציפיים, כגון נגרים או מפתחים.

  • שקול כיצד מספר המשאבים משנה משכי זמן בעת הקצאת משאבים מרובים לפעילות, היית מצפה שמשך הפעילות יקצר. עם זאת, במקרים רבים, הוספת אנשים לפעילות יכולה להיות השפעה הפוכה. הוא יכול להוסיף עלויות נוספות, תקשורת נוספת ויעילות אחרת. לדוגמה, העיצוב של גשר אגרה חדש כנראה לא יתהוו מהר יותר אם תכפיל את מספר האדריכלים בפרוייקט. Project מאפשר לך לקבוע מה קורה לממשכי פעילויות לאחר הוספת פעילויות.

  • שקול כיצד יכולות של אדם משפיעות על משכי פעילויות חוויית אדם עשויה להשפיע ישירות על משך הפעילות. ייתכן שתצפה לאדם עם ניסיון של חמש שנים להשלים משימה בפחות זמן ממישהו עם שתיים.

אם אתה מנהל פרוייקטים מיושמים ככל שפרוייקטים גדלים, יש עוד דברים שכדאי לחשוב עליהן. כעת אתה דואג להשתמש במשאבים במחלקות אחרות, להעסיק ספקים, לעקוב אחר עבודתם של מאה אנשים, יצירת דוחות עבור מנהלים ומורכבויות רבות אחרות שעדיין לא חשבת עליהן. למרבה המזל, Microsoft Project כולל את כלי המומחים שתצטרך.

להלן עצות לקידום המומחיות שלך.

  • סקירה ומקד את הערכות משך הזמן    השתמש במידע שאתה אוסף אודות הפרוייקט הנוכחי שלך ועל פרוייקטים דומים כדי למקד את הערכות משך הזמן שלך. מידת הדיוק של ההערכות שלך עבור דרישות משאבים (ובסופו של דבר עלויות פרוייקט) תלויה ב- 10% מהדיוק של הערכות משך הפעילות.

  • מעקב אחר התקדמות משאבים    ודא שאנשים בפרוייקט שלך שולחים עדכוני מצב פעילות רגילים. התצוגות והדוחות ב- Microsoft Project עוזרים לך לא לאבד את העקבים של מה שכולם עושים.

  • זיהוי בעיות הקצאת יתר של משאבים    Project יכול לעזור לך לזהות מתי אנשים עובדים על פעילויות רבות מדי בו-זמנית.

  • שים עין על התוכניות הבסיסיות שלך    תוכניות בסיסיות נותנות לך תמונת מצב של הפרוייקט כדי שתוכל להשוות את ההתקדמות הנוכחית לתכנון המקורי.

  • הפצת עבודה על-ידי החלקת חלקה    כאשר אנשים עובדים על פעילויות רבות מדי בו-זמנית, Project יכול להתאים מטלות עומס עבודה מציאותי יותר. החלקת הקצאות משאבים היא דרך אחת לאוו את העומס.

  • יצא נתוני פרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נוסף Excel יכול לעזור לך כאשר אתה זקוק לניתוח נוסף של מידע מ- Project. לדוגמה, באפשרותך לייצא מידע אודות פעילויות ומשאבים ל- Excel להפקת דוחות ערך מזוכה מתקדמים, ולאחר מכן להציג את המידע באמצעות 'תרשימים זעירים' כדי לראות כיצד מושקעות עלויות ביחס לכמות העבודה שהושלמה.

    שימוש בתרשימים זעירים בניהול פרוייקטים

    הדרך עובדים להקניית מיומנויות חדשות    ארגונים גדולים משקיעים זמן וכסף בהדרכת העובדים שלהם להקניית מיומנויות חדשות ולעבודה בסביבות מגוונות. הדרכת עובדים קיימים יכולה להיות דרך משתלמת יותר לשיפור ביצועים מאשר גיוס אנשים חדשים.

שלב 1: הוספת אנשים לפרוייקט

הוספת אנשים לפרוייקט שלך

עליך להוסיף אנשים וכן משאבים אחרים כדי שתוכל להקצות אותם לעבודה על פעילויות. משאבים אחרים עשויים לכלול משאבי חומרים כגון מלט או צבע, או משאבי עלות כמו טיסה ואוכל.

שינוי ימי העבודה עבור לוח התאריכים של פרוייקט

לאחר הוספת אנשים לפרוייקט, שנה את לוחות התאריכים שלהם בעבודה כדי לקחת בחשבון את זמן העבודה שלהם. Project מניח שרוב האנשים עובדים שבוע רגיל, שני עד שישי, 8:00 עד 17:00. אך אינך צריך לדבוק בלוח הזמנים של העבודה.

הוספת ימי חג וחופשה

כולנו זקוקים לחופשות. כולנו חולים לפעמים. וכולנו אוהבים את החגים שלנו. למד כיצד לקחת בחשבון את כל אותם פרקי זמן לא מתוזמנים על-ידי הוספתם ללוח הזמנים.

שיתוף אנשים באמצעות מאגר משאבים

באפשרותך להוסיף אנשים לפרוייקט מתוך מאגר של משאבים. מאגר משאבים מאפשר לך לשמור את כל המידע אודות האנשים בקובץ אחד של Project שישמש כחלק מפרוייקטי אב.

הסתרת עמודה של מידע רגיש

באפשרותך להוסיף מידע רגיש כמו משכורות ומספרי טלפון לפרוייקט, אך להסתיר מידע זה בתצוגות - מבלי לאבד מידע.

לראש הדף

שלב 2: הקצאת אנשים ומשאבים אחרים לפעילויות

הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות

לאחר שהוספת פעילויות ללוח הזמנים, ניתן להתחיל להקצות אנשים לעבוד עליהן.

הצגת עומסי עבודה וזמינות של משאבים

באפשרותך למצוא משאבים בהקצאת יתר או משאבים עם הקצאת יתר בפרוייקט או בפרוייקטים אחרים, ולראות אם ההקצאות שעשית גרמו להתנגשויות כלשהן.

הצגת שמות פעילויות לצד מייצגי פעילויות בתרשים גנט

תוכל להבין מייצגי פעילויות בתרשים גנט בקלות רבה יותר אם שמות פעילויות יופיעו לצדם. אפשרות זו שימושית בדוחות ובפגישות.

הזנת עלויות של אנשים וחומרים

בעת הוספת אנשים לפרוייקט, עליך להוסיף עלויות עבורם. לאחר הקצאת אנשים לעבודה על פעילויות, Microsoft Project מחשב באופן אוטומטי את עלות הפרוייקט.

בדיקת עדכוני מצב

אם אנשים הזנו את מצב העבודה שלהם ב- Project Web App, באפשרותך לראות שינויים בלוח הזמנים ב- Project.

הסרת אדם מהפרוייקט

אנשים עוזבים פרוייקטים, עוזבים את החברה, או אולי בשל איות שגוי של שם, מעולם לא היו קיימים באמת מלכתחילה. מכל הסיבות הללו, ייתכן שיהיה עליך להסיר אנשים מפרוייקט.

לראש הדף

שלב 3: ניהול אנשים ומשאבים אחרים

בחירת התצוגה הנכונה להצגת משאבים‏

לאחר שהקצית אנשים לפעילויות והעבודה החלה, השתמש בתצוגות הרבות ב- Project כדי לפקח על ההתקדמות שלהם ולבצע שינויים בלוח הזמנים.

שינוי משך פעילות

שיטה אחת לטיפול בבעיות של עומס עבודה היא קיצור משכי פעילויות.

חלוקת עבודה להקלת עומס העבודה של אנשים

כאשר אנשים בפרוייקט שלך עובדים על יותר מדי הקצאות בו-זמנית, באפשרותך לאפשר ל- Project לבצע חלוקה שווה יותר.

שינוי ההגדרה 'מונחה מאמץ' עבור סוגי פעילויות

בעת הוספת אנשים לפעילות או הסרתם ממנה, Project מאריך או מקצר את משך הפעילות. הדבר קרוי תזמון מונחה מאמץ. אם אינך מעוניין לשנות את משך הפעילות, באפשרותך לשנות את ההגדרה 'מונחה מאמץ' של הפעילות.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים

מעקב אחר עבודה בפרוייקט אינו רק חיוני לסיום הפרוייקט בזמן. הוא גם מאפשר לך ללמוד מטעויות ומהצלחות בפרוייקט.

שמירת תוכנית בסיסית

כאשר הממונה עליך שואל כיצד מתקדם הפרוייקט שלך בהשוואה לתוכנית המקורית, הדבר האחרון שאתה רוצה לומר הוא, "אני לא יודע". הימנע מתשובה כזו על-ידי הגדרת תוכנית בסיסית שתשמש תמונת מצב של לוח הזמנים המקורי שלך, לפני שהפרוייקט יוצא לדרך.

הצגת דוח פרוייקט אודות התקדמות של אנשים

צור והתאם אישית דוחות גרפיים של התקדמות הפרוייקט. באפשרותך להציג דוחות אלה ב- Project או לייצא אותם ליישומים אחרים, כגון PowerPoint, ‏Word או Excel.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×