מטרת ניהול פרוייקטים: העברת מידע אודות הפרוייקט

יצירת קשר עם הצוות שלך

העברת מידע אודות הפרוייקט לעתים קרובות קשה, בין אם היא כרוכה בקבלת מידע מצב מהצוות שלך, או העברת מצב פרוייקט למנהלים.

למד מתי וכיצד לקיים תקשורת ולדווח על מידע אודות פרוייקט. שיתוף פעולה יעיל אחר סובל וההצלחה של הפרוייקט שלך עשויה להיות בסיכון.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים לניהול פרוייקטים.

עצות לניהול פרוייקטים לפני שתתחיל . . .

  • פירוט של בעלי העניין    לפני שפרוייקט מתחיל, גלה מי בעלי העניין שלך. אחת הדרכים הבטוחות לעכב פרוייקט היא לשכוח בעלי עניין קריטיים שברשותך/לא להיכנס לפרוייקט שלך.

  • קבלת תוכנית תקשורת מוקדמת    עצב אסטרטגיות תקשורת ותהליכים לתוך הפרוייקט לפני תחילת הפרוייקט. עוד יותר טוב, כאשר תהליכי תקשורת מופיעים כפעילות בשורות הראשונות של הפרוייקט, כך שחלק הקריטי של שיתוף הפעולה יהפוך למחויבות של כולם.

  • תקשורת לעתים קרובות    איסוף מידע אודות מצב פעילות לאחר שבוע מתבצע באופן מידי בעיות לפני שהוא מחמיר. אם אתה מקיים תקשורת לעתים קרובות יותר מזה, חברי הצוות עשויים להפסיק לשלוח עדכונים עקב הזמן הנוסף בהכנתם.

  • חיפוש בעיות    אם הכל נראה הולך טוב מכיוון שלא שמעת משהו שלילי, סביר להניח שאתה עומד לכיוון צרות. גם לפרוייקטים הפעילים הטובים ביותר יש בעיות. התפקיד שלך הוא למצוא אותם לפני שהם גדלים לבעיות גדולות יותר.

  • שימוש בטכנולוגיה מתאימה    הכרת צרכי התקשורת של חבר הצוות ובעלי העניין. לדוגמה, ייתכן שחברי צוות מדווחים במצב פעילות כדאי להשתמש בדואר אלקטרוני או ב-Project Online, בעוד שמנהל מערכת עשוי להעדיף תרשים או PivotTable מוצגים היטב. להלן רשימה של תוכניות שבהן ניתן להשתמש כדי לסייע בתקשורת.

יישום

יתרונות

חסרונות

Project

  • כוללים כלי מצגת מוכללים עבור כל רמות בעלי העניין.

  • הבינו בקלות את התצוגות של ציר הזמן ושל לוח התכנון של הצוות.

  • ייצוא נתונים ל-Excel ו-Visio לצורך תקשורת של נתונים מורכבים.

  • ייתכן שהחברה שלך לא תשתמש ב-Project.

  • הפרוייקטים שהחברה שלך עובדת עליהם עשויים להיות קטנים מדי כדי לנצל את היתרונות של תוכנת תזמון רבת-עוצמה.

Project Online

  • הטוב ביותר לתקשורת מתקדמת ודיווח על הפרוייקט בארגון.

  • ניתן להשוות את המצב של פרוייקטים מרובים או עבור תיק פרוייקטים.

  • חברות קטנות יותר עשויות להזדקק לעזרה של יועצים כדי להתקין את Project Online ולהשתמש בו.

Excel

  • Project יכול לייצא נתונים ל-Excel לצורך ניתוח מתקדם, כגון ANOVA וניתוח ערך מזוכה.

  • אידיאלי לתכנון מוקדם של פרוייקטים או עבור תוצרים ברמה גבוהה שניתן להוסיף במועד מאוחר יותר ל-Project.

  • ל-Excel חסרה תכונות תזמון אוטומטיות עבור פרוייקטים מורכבים יותר.

Word

  • אידיאלי במהלך שלב האתחול כאשר עליך לשתף מסמכי תכנון כגון תקציבים ותוצרים.

  • לא אידיאלי למצגות חזותיות עבור בעלי עניין מנהלים. השתמש ב-Excel, ב-Visio, ב-PowerPoint או בפונקציונליות הדוח של Project במקום זאת.

SharePoint

  • מציעה תכונות סינכרון ללא Project Server. שינוי ברשימת פעילויות אחת ישתקף באחר.

  • יקר לפריסה ברחבי החברה. אם אין לך את משאבי החברה להתקנת SharePoint, באפשרותך להשתמש ב- Microsoft 365 עם SharePoint online.

PowerPoint

  • אידיאלי עבור מצגות משפיעות לבעלי עניין מנהליים.

  • אנליסטים ומהנדסים עשויים לדרוש תרשימים מפורטים יותר עבור ניתוח תקציב מורכב.

Visio

  • ייתכן שתציג יותר מדי מידע עבור קהל מנהלים. השתמש במקום זאת בתכונות הדיווח של Project.

Microsoft Teams

  • אידיאלי עבור teams במיקומים שונים. באפשרותך לשתף מידע אודות פרוייקט עם העברת הודעות מיידיות, קול, וידאו או במהלך פגישות מקוונות.

  • ייתכן שתידרש לפרוס מחלקת IT.

קיום מידע אודות הפרוייקט

בדיקת עדכוני מצב מ-Project Online

אם הצוות שלך משתמש ב-Project Online, הורד עדכונים של מצב פעילות מהשרת לפני שאתה מקיים תקשורת עם הצוות שלך לגבי התקדמות הפרוייקט.

מעקב אחר ההתקדמות של לוח הזמנים שלך, מפשוט למומחה

ישנן דרכים פשוטות לעקוב אחר ההתקדמות, וקיימות דרכים מורכבות יותר. מצא את האופן המתאים ביותר עבור הפרוייקט והצוות שלך.

קיום מידע אודות ערך מזוכה

לכידת מידע של ערך מזוכה היא מתקדמת יותר, אך רבת-עוצמה, צעד לקראת הצגת הביצועים הטובים והרעים של הפרוייקט. העובדות ברמה גבוהה שאתה רוכש מאלה הן מה שבעלי העניין רוצים לראות.

יצירת דוח פרוייקט

ב-Project, באפשרותך ליצור ולהתאים אישית דוחות גרפיים מרשימים של כל נתוני הפרוייקט הרצויים, ללא שימוש בתוכנות אחרות. במהלך העבודה על הפרוייקט, הדוחות משתנים כדי לשקף את המידע העדכני ביותר – ללא צורך בעדכונים ידניים!

סינכרון עם רשימת משימות של SharePoint

חברי צוות יכולים להציג את לוח הזמנים ולעדכן את עבודתם ב-SharePoint, ותראה את השינויים ב-Project. ולהיפך.

שימוש ב-Microsoft 365

להעביר מידע אודות הפרוייקט באמצעות Microsoft 365. כל עוד אתה עובד במחשב בעל חיבור לאינטרנט, באפשרותך לעבוד על המסמכים שלך באמצעות גירסאות מלאות של Word, ‏Excel, ‏PowerPoint או OneNote - לפי דרישה, מכל מקום.

פרסום שינויים בפעילויות בשרת

בעת ביצוע שינויים בפעילויות, פרסם שינויים אלה ב-Project Online כך שלכולם יהיה את המידע המתאים כדי להמשיך בעבודתם.

קיום תקשורת עם Microsoft Teams

אם אנשים אינם מצליחים להגיע לפגישה, השתמש ב-Teams כדי לשתף מידע אודות פרוייקט. שתף שקופיות של PowerPoint, גליונות Excel או מחברת OneNote כדי לשתף תוכניות פרוייקט. אנשים יכולים להשתתף בפגישות מקוונות במשרד שלהם, בבית או באמצעות המכשיר הנייד שלהם.

חזור אל מפת הדרכים של ניהול פרוייקטים

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×