מטרת ניהול פרוייקטים: פתרון בעיות בהקצאת משאבים

תמונה המתארת שתי תצוגות של תוכנית פרוייקט

כדי לקבל את הביצועים והתוצאות הטובים ביותר משאבים, עליך לנהל עומסי עבודה של משאבים כדי למנוע הקצאות יתר והיתיחסות יתר.

אם תשנה הקצאות משאבים, בדוק את ההשפעות של השינויים שביצעת לוח זמנים כדי לוודא שהתוצאות יפגשו את יעדי הפרוייקט שלך.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

שלב 1: פתרון הקצאות יתר של משאבים

כאשר משאב מוקצה יותר מדי עבודה בתקופה נתונה, הדרך היעילה ביותר להקצות מחדש או לתזמן מחדש את העבודה היא לבחון את כל הפרטים רלוונטיים ולהחליט אילו עסקאות לבצע.

הוספת זמן ביצוע או זמן השהיה לפעילות

שנה את זמן ההפניה או ההשהיה של פעילות כאשר המשאב מוקצה יותר פעילויות מהפעילויות שניתן להשלים במהלך פרק זמן נתון. הדרך הפשוטה ביותר לתקן את מיקום היתר היא עיכוב אחת מפעילויות אלה, באופן אידיאלי משימה עם עדיפות נמוכה יותר מהפעילויות האחרות. אם תוסיף השהיה קטנה או שווה לכמות מרווח הפעילות, לא תשפיע על תאריך הסיום של הפרוייקט.

שליטה בזמינות משאבים לאורך פרוייקט

לעתים קרובות הדרך היחידה עבור משאב להשלים את כל עבודה שהוקצתה במהלך פרוייקט היא להגדיל את טווח התאריכים שבמהלךו המשאב זמין, או לציין זמינות יחידה נוספת. שליטה בזמינות המשאבים יעילה לפתרון הקצאות יתר כרוניות לאורך זמן.

חיפוש משאב עם זמן זמין

מצא משאב זמין על-ידי סינון רשימה של משאבי ארגון לפי כישורים וזמינות.

הקטנת משך הפעילות

הקטנת משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי להקטין את כמות העבודה הנדרשת של המשאב שהוקצה להשלמת הפעילות. אם תועדה עבודה בפועל, עליך לצמצם באופן ידני את עבודה נותרת הפעילות.

הקצאת משאב נוסף

חלק את העבודה על משימה בין משאב שכבר הוקצה לפעילות למשאב או למשאבים אחרים.

הסרה או החלפה של משאב

הסר הקצאת משאב ממשאב בהקצאת יתר, או החלף הקצאת משאב במשאב אחר שעדיף להשלים את הפעילות בזמן.

שלב 2: פתרון הקצאות יתר של משאבים על-ידי החלקת משאבים

הגדרת עדיפויות של פעילות להחלקת משאבים

Project יכול לבצע החלקת עומס עבודה של משאב בהקצאת יתר באופן אוטומטי על-ידי עיכוב או פיצול פעילויות עד שההמשאבים לא יהיו בהקצאת יתר עוד.

שלב 3: פתרון הקצאות שלא נמצאות במשאבים

כדי לשמור על התקדמות בפעילויות, עליך לוודא שהמשאבים מוקצים לעבודה עקבית לאורך הפרוייקט, ולא יתוצו בעת הצורך בעבודה.

שליטה בזמינות משאבים לאורך פרוייקט

אם אין צורך במשאב כפי שתכננת, באפשרותך להגביל את זמינות המשאב ולהפחית את עלויות הפרוייקט על-ידי צמצום ימי העבודה והזמנים של המשאב, קיצור טווח התאריכים שבמהלךו המשאב זמין וציון פחות זמינות יחידה לאורך הפרוייקט.

שינוי משך פעילות

אם היקף הפעילות גדל, באפשרותך להגדיל את משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי לשנות את כמות העבודה הנדרשת של המשאב שהוקצה להשלמת הפעילות. אם תועדה עבודה בפועל, עליך להזין באופן ידני את העבודה הנותרת בפעילות.

הסרה או החלפה של הקצאת משאב

החלף הקצאת משאב במשאב שלא הוקצה לו פחות כדי להפיץ עבודה באופן שווה יותר בין חברי צוות, או הסר הקצאת משאב ממשאב שלא הוקצה לו כדי שלהמשאבים יהיה יותר זמן פנוי להקצאה לפעילויות גדולות יותר.

שלב 4: תיקון התוצאות של התאמות משאבים

לאחר החלקת לוח זמנים ותתקן את כל ההומורות יתר או ההסתה, עליך לסקור את לוח הזמנים כדי לוודא שעדיין תיפגש עם תאריך הסיום תקציב ותאריך הסיום המתוכנן עבור הפרוייקט וכל הפרוייקטים הקשורים.

סקירת עומסי עבודה של משאבים

סקור עומסי עבודה של משאבים כדי לראות שפתרת את הקצאות היתר וההתיחסויות נותנות-היתר שרצית לתקן ולראות אם משאבים אחרים עמוסים מדי או לא מיוצים.

הגדרת תאריך ההתחלה או הסיום עבור הפרוייקט שלך

הגדר את תאריך ההתחלה או הסיום אם תגדיר תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט שלך וברצונך להציג את הפרש השעות בין התוכנית הבסיסית לתאריך הסיום המתוזמן כעת.

הצגת הנתיב הקריטי

הצג את הנתיב הקריטי כדי לבדוק אם נתיב קריטי השתנה כתוצאה מפתרון ההוצאות יתר או ההוצאות תחתיות. כעת תוכל לראות תאריכים שונים, פעילויות שונות ומשאבים שונים המשויכים לנתיב הקריטי.

שלב 5: השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט הדוח הבדלים

השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט

אם שמרת עותק גיבוי של התוכנית, באפשרותך להשוות שדות ספציפיים כדי לוודא שהשינויים שביצעת הם מה שהתכוונת.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

×