נהל פעילויות, תוכניות, תקציבים – זה קל עם Microsoft 365

מטרת ניהול פרוייקטים: פתרון בעיות בהקצאת משאבים

הערה: אנו מעוניינים לספק לך את תוכן העזרה העדכני ביותר במהירות האפשרית, בשפה שלך. דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. האם תוכל לספר לנו אם המידע הועיל לך, בחלק התחתון של דף זה? לנוחותך, הנה המאמר באנגלית.

תמונה המתארת שתי תצוגות של תוכנית פרוייקט

כדי לקבל את הביצועים והתוצאות הטובים ביותר מ- משאבים, עליך לנהל עומסי עבודה של משאבים כדי למנוע הקצאות יתר והקצאות חסר.

אם אתה משנה הקצאות משאבים, בדוק את השפעות השינויים שלך ב- לוח זמנים הכולל כדי לוודא שהתוצאות עונות על מטרות הפרוייקט שלך.

לקריאת מאמרים נוספים בסידרה זו של מדריכים לימודיים לניהול פרוייקטים, ראה מפת הדרכים של הפרוייקט.

שלב 1: פתרון הקצאות יתר של משאבים

כאשר משאב מוקצה לעבודה רבה מדי בתקופה נתונה, הדרך היעילה ביותר להקצות מחדש או לתזמן מחדש את העבודה היא לבחון את כל הפרטים הרלוונטיים ולהחליט אילו עסקאות לבצע.

הוספת זמן ביצוע או זמן השהיה לפעילות

שינוי ההפניה או זמן ההשהיה של פעילות כאשר המשאב מכיל משימות נוספות שהוקצו מאשר ניתן להשלים במהלך פרק זמן נתון. הדרך הפשוטה ביותר לתקן את הקצאת היתר היא לעיכוב אחת מהמשימות האלה, באופן אידיאלי משימה עם עדיפות נמוכה יותר מהאחרים. אם תוסיף עיכוב הקטן או שווה לכמות המרווח בפעילות, לא תשפיע על תאריך הסיום של הפרוייקט.

שליטה בזמינות משאבים לכל אורך פרוייקט

לעתים קרובות, הדרך היחידה להשלים את כל העבודה המוקצים במהלך הפרוייקט היא להגדיל את טווח התאריכים שבמהלכו המשאב זמין, או כדי לציין זמינות יחידה נוספת. שליטה בזמינות המשאבים יעילה לפתרון הקצאות יתר כרוניות לאורך פרק זמן.

חיפוש משאב עם זמן זמין

חפש משאב זמין על-ידי סינון באמצעות רשימה של משאבי ארגון לפי כישורים וזמינות.

הקטנת משך הפעילות

הקטנת משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי לצמצם את כמות העבודה הנדרשת מהמשאב שהוקצה להשלמת הפעילות. אם הוקלטה עבודה בפועל, עליך להקטין את העבודה נותרת באופן ידני בפעילות.

הקצאת משאב נוסף

חלק את העבודה על משימה בין משאב שכבר הוקצה לפעילות ומשאב או משאבים אחרים.

הסרה או החלפה של משאב

הסרת הקצאת משאב ממשאב הקצאת יתר, או החלפת הקצאת משאב עם משאב אחר שניתן להשלים את המשימה בזמן.

שלב 2: פתרון הקצאות יתר של משאבים על-ידי החלקה

הגדרת עדיפויות של פעילות להחלקת משאבים

Project יכול לדרג באופן אוטומטי את עומס העבודה של משאב הקצאת יתר על-ידי עיכוב או פיצול של פעילויות עד שהמשאב אינו מוקצה עוד.

שלב 3: פתרון הקצאות חסר של משאבים

כדי לשמור על התקדמות בפעילויות, עליך לוודא שהמשאבים מוקצים לפעול באופן עקבי במהלך הפרוייקט ואינם מנוצלים כאשר יש צורך בעבודה.

שליטה בזמינות משאבים לכל אורך פרוייקט

אם לא נדרש משאב כפי שתכננת, באפשרותך להגביל את זמינות המשאב ולהקטין את עלויות הפרוייקט על-ידי הפחתת ימי העבודה ושעות העבודה של משאב, קיצור טווח התאריכים שבמהלכו המשאב זמין, וציון פחות יחידה זמינות לכל אורך הפרוייקט.

שינוי משך פעילות

אם היקף הפעילות גדל, באפשרותך להגדיל את משך הפעילות (אם לא הוזנה עבודה בפועל) כדי לשנות את כמות העבודה הנדרשת עבור המשאב שהוקצה להשלמת המשימה. אם הוקלטה עבודה בפועל, עליך להזין באופן ידני את העבודה הנותרת בפעילות.

הסרה או החלפה של הקצאת משאב

החלפת הקצאת משאב עם משאב הקצאת חסר כדי להפיץ באופן שווה יותר את העבודה בין חברי הצוות, או הסרת הקצאת משאב ממשאב הקצאת חסר כדי שהמשאב יהיה זמין יותר להקצאה לפעילויות גדולות יותר.

שלב 4: valuate את התוצאות של התאמות משאבים

לאחר שתסיים את הלוח זמנים ותתקן הקצאות יתר או הקצאות חסר, עליך לסקור את לוח הזמנים כדי לוודא שעדיין תוכל לעמוד בתאריך הסיום המתוכנן של תקציב ובפרוייקטים הקשורים לפרוייקט.

סקירת עומסי עבודה של משאבים

סקור עומסי עבודה של משאבים כדי לראות שפתרת את ההקצאות היתר והחסר הקצאות שברצונך לתקן ולראות אם משאבים אחרים עמוסים כעת או שאינם מנוצלים.

הגדרת תאריך ההתחלה או הסיום עבור הפרוייקט שלך

הגדר את תאריך ההתחלה או הסיום אם תגדיר תוכנית בסיסית עבור הפרוייקט וברצונך להציג את הפרש הזמן בין התוכנית הבסיסית לתאריך הסיום המתוזמן כעת.

הצגת הנתיב הקריטי

הציגו את הנתיב הקריטי כדי לבדוק אם הנתיב קריטי שונה כתוצאה של פתרון הקצאות יתר או הקצאות חסר. ייתכן שתראה כעת תאריכים שונים, משימות שונות ומשאבים שונים המשויכים לנתיב הקריטי.

שלב 5: השוואה בין שתי גירסאות של הבדלי פרוייקט ודוחות

השוואה בין שתי גירסאות של פרוייקט

אם שמרת עותק גיבוי של התוכנית, באפשרותך להשוות שדות ספציפיים כדי לוודא שהשינויים שביצעת הם מה שאתה מתכוון לעשות.

חזור אל מפת הדרכים של הפרוייקט

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×