מיון רשומות לפי סדר מותאם אישית

ייתכנו מקרים שבהם ברצונך למיין נתונים, לא בסדר אלפביתי או בסדר מספרי, אך לפי הזמנה מוגדרת על-ידי המשתמש (הנקרא גם סדר מותאם אישית או הזמנה לוגית). לדוגמה, מיון ימי חול כך שיום שני יופיע תחילה הגיוני יותר מכל מיון בסדר אלפביתי, כאשר יום שישי מופיע ראשון. באפשרותך למיין נתונים בתצוגת גליון הנתונים של טבלה או שאילתה, או בתצוגת טופס של טופס.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

מיון מספר קטן וסופי של ערכי שדה ייחודיים

בהליך זה, תכתוב ביטוי המשתמש בפונקציה IIf כדי לדרג את כותרות העובדים.

תחילה, צור טבלה המכילה שלושה שדות — Title, FirstName ו-LastName. בשדה כותרת, הזן את הערכים הבאים עבור ארבע רשומות חדשות:

  • מרכז המכירות הפנימי

  • מנהל מכירות

  • נציג מכירות

  • סגן נשיא, מכירות

בשדות FirstName ו-LastName של ארבע הרשומות, הזן את השמות הרצויים.

  1. כעת, פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.

  2. בכרטיסיה בית , בקבוצה מיין & סינון , לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על סינון/מיון מתקדם בתפריט הקיצור.

  3. הוסף את השדות הרצויים, כגון שם פרטי, שם משפחה וכותרת, לרשת.

  4. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שורת השדה בעמודה הריקה הראשונה, לחץ על שנה גודל תצוגהולאחר מכן הקלד את הביטוי הבא:

    IIf ([title] = "סגן נשיא, Sales", 1, IIf ([title] = "sales Manager", 2, iif ([תפקיד] = "נציג מכירות", 3, iif([תפקיד] = "מתאם מכירות פנימי", 4, 5))) )

    Title הוא שם השדה המכיל את הערכים המדורגים. הערכים המוקפים במרכאות הם הערכים הבודדים המאוחסנים בשדה. הערך המספרי שלהלן הוא הדירוג שהוקצה לו. הביטוי הקודם מקצה דירוגים 1 עד 4 עד ארבע כותרות שונות, ומקצה את rank 5 לכל האחרים. כאשר אתה מבצע את המיון, הכותרות שאינם מוזכרים בביטוי זה מוקצות אותה דירוג (5).

  5. בשורה מיין עבור העמודה המכילה את הביטוי, לחץ על סדר עולה.

  6. בכרטיסיה בית , בקבוצה מיין & סינון , לחץ על החלף מצב מסנן.

    הפונקציה IIf מחזירה את הערך המספרי שמתאים לערך בשדה הכותרת. לדוגמה, אם הערך בשדה כותרת הוא מנהל המכירות, המספר המוקצה הוא 2. אם קיים ערך בשדה הכותרת שאינו מופיע כארגומנט בפונקציה – לדוגמה, ' מתאם מחוז '-מוקצה המספר 5. לאחר מכן השאילתה ממיינת מספרים אלה בסדר עולה.

לראש הדף

מיון מספר גדול של ערכי שדה ייחודיים

אם יש לך מספר גדול של ערכים לדירוג, דרך טובה יותר למיין נתונים היא על-ידי יצירת טבלת בדיקת מידע.

הנח שהטבלה Employees מתייחסת ליותר מ-50 כותרות שונות. תחילה עליך ליצור טבלת בדיקת מידע ולהכין את הטבלה הקיימת כדי לחפש את הטבלה החדשה. לאחר מכן עליך לקשר את שתי הטבלאות וליצור שאילתה.

יצירת טבלת בדיקת מידע ושינוי הטבלה הקיימת

  1. צור טבלת בדיקת מידע חדשה שתאחסן את הכותרות. תן שם לטבלה tblTitlesוהגדר את השדות לסוגי הנתונים המצוינים בסוגריים, כפי שמוצג בטבלה הבאה:

    זהה תפקיד
    (מספור אוטומטי)

    כותרת
    (טקסט)

    1

    סגן נשיא, מכירות

    2

    מנהל מכירות

    3

    נציג מכירות

    4

    מרכז המכירות הפנימי

  2. הגדר את השדה זהה תפקיד כמפתח הראשי.

  3. שנה את טבלת העובדים כך שהיא תסתכל על הטבלה tblTitles.

    • בתצוגת עיצוב, שנה את שם השדה ' כותרת ' זהה תפקיד'.

    • בעמודה סוג נתונים , שנה את סוג הנתוניםלמספר.

  4. בכרטיסיה כללי , תחת מאפייני שדה, שנה את גודל השדהלמספר שלם ארוך.

  5. שמור את הטבלה והתעלם מהאזהרה לגבי אובדן הנתונים.

  6. מעבר לתצוגת גליון נתונים.

  7. אכלס את העמודה Titles עם הערך זהה תפקיד שמתאים לערך הכותרת.

    לדוגמה, עבור רשומות שבהן ערך הכותרת הוא מנהל המכירות, הקלד 2. עבור נציג מכירות, הקלד 3.

  8. שמור וסגור את הטבלה.

קישור בין שתי הטבלאות

  1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על קשרי גומלין.

  2. בכרטיסיה עיצוב , בקבוצה קשרי גומלין , לחץ על הוסף טבלאות (או הצגת טבלאות ב Access 2013 ).

  3. בחר tblTitlesועובדיםולחץ על הוסף כדי להוסיף אותם לחלון ' קשרי גומלין '. סגור את תיבת הדו-שיח הצגת טבלה.

  4. גרור את השדה זהה תפקיד מהטבלה tblTitles לשדה זהה תפקיד בטבלה Employees.

    תיבת הדו עריכת קשרי גומלין נפתחת.

  5. ודא ששמות השדות המוצגים בשתי העמודות הם זהה תפקיד, וגם שהתיבה סוג קשר גומלין מציגה אחד-לרבים. באפשרותך לשנות את שמות השדות, במידת הצורך.

  6. בחר את תיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין הטבלאות.

  7. לחץ על צור כדי ליצור את קשר הגומלין.

    תיבת הדו עריכת קשרי גומלין נסגרת ושומרת את השינויים.

  8. סגור את הכרטיסיה קשרי גומלין .

יצירת שאילתה

  1. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה שאילתות, לחץ על עיצוב שאילתה.

  2. בתיבת הדו הוספת טבלאות (המציג טבלה ב Access 2013 ), לחץ על הכרטיסיה טבלאות , לחץ פעמיים על עובדיםולאחר מכן לחץ פעמיים על tblTitles.

  3. הוסף את השדות EmployeeID, LastName ו-FirstName מהטבלה Employees והשדה Title מהטבלה tblTitles לרשת עיצוב השאילתה.

  4. מעבר לתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×