ניהול מעקב אחר עלויות הפרוייקט

במאמר זה

• מהו תהליך המעקב אחר עלויות?

• האם תוכל לתת לי דוגמה למעקב אחר עלויות?

• היכן ניתן להציג פרטי עלות?

מהו תהליך המעקב אחר עלויות?

כדי לעקוב אחר עלויות באופן מיטבי, תחילה עליך ליצור תקציב על-ידי יצירה והזנת ערכי עלות עבור משאבי תקציב המוקצים למשאבי פעילות ערסל של פרוייקט. לאחר מכן תוכל לזהות משאבים ועלויות פעילות אחרים שברצונך לעקוב אחריהם ולמדוד אותם מול משאבי התקציב. באפשרותך להזין תעריפי תשלום, לכל שימוש ועלויות קבועות עבור פעילויות, משאבים, ואם יש צורך בכך, מטלות. לאחר מכן, ציין עבודה או משך זמן עבור פעילויות והקצה משאבים לפעילויות.

רק כאשר כל השלבים הללו הושלמו, Project לחשב את העלויות המשוערות הכוללות עבור הפרוייקט. לאחר מכן, ייתכן שתרצה למקד את ההערכות שלך. לאחר סיימת, באפשרותך חלוקה לקטגוריות ולקיבוץ של כל המשאבים כדי להשוות אותם לעלויות התקציביות. באפשרותך גם להגדיר תוכנית בסיסית עם העלויות המתו התקציביות ולהשתמש בה כדי להשוות לעלויות בפועל ככל שהפרוייקט מתקדם.

לאחר הפעלת הפרוייקט, אתה מעדכן את התקדמות הפעילות - כמות העבודה המתבצעת בפעילויות או אחוז הפעילויות שהושלמו. Project מחשב עלויות בשבילך בהתבסס על התקדמות הפעילות.

על-ידי שילוב העלויות בפועל של עבודה שהושלמה עם העלויות המשוערות עבור עבודה נותרת, Project מחשב עלויות מתוזמנות (מוערכות). חשוב מכך, היא מחשבת את ההפרש בין העלויות המתוזמנות והעלויות הבסיסיות. הבדל זה, או שונות עלות, מציינים אם הפרוייקט שלך נמצא בתקציב.

באפשרותך לבצע מעקב פשוט אחר עלויות על-ידי הצגת העלויות הממשיות והעלויות המתוזמנות (המתוזמנות) עבור פעילויות, משאבים, מטלות והפרוייקט.

אם יצרת תקציב באמצעות תוכנית בסיסית, באפשרותך לעשות מעקב נרחב יותר על-ידי השוואת העלויות בפועל והתזמון לעלויות הבסיסיות.

כדי לקבוע אם אתה נמצא בתקציב או לא, באפשרותך להציג את השונות של עלות בין עלויות מתוזמנות ועלויות בסיסיות. לדוגמה, אם פעילות מתוזמנת לעלות $50, אך הפעילות היא חצי דרך שכבר עולה $35, העלות המתוזמנת היא $60 (העלויות בפועל של $35 עד כה, בתוספת העלויות הצפויות של $25 עבור העבודה הנותרת בפעילות). השונות עלות היא $10 ($60 של העלות בפועל פחות 50 $ של עלות התקציב).

על-ידי ניטור שונות עלות באופן קבוע, באפשרותך לבצע שלבים כדי לוודא שהפרוייקט שלך נשאר קרוב לתקציב שלו.

האם תוכל לתת לי דוגמה למעקב אחר עלויות?

באפשרותך להזין את הפעילות הנקראת "בדוק את התוכנית" בתוכנית הפרוייקט ולהקצות בודק חוזה לפעילות ב- $40 לשעה (נניח שתשלום בודק הפעילויות הוא התרומה היחידה לעלות הפעילות). עליך להזין משך של 10 ימים (ב- 8 שעות ביום) ולאחר מכן לשמור תוכנית בסיסית.

בסוף 5 הימים, אתה קובע שהפעילות חצי הושלמה, ואתה מסמן את הפעילות ב- Project כ- 50% ביצוע. בתצוגה גליון פעילויות, עליך להחיל את הטבלה עלות ולראות את הפעולות הבאות:

• בשדה בסיס, Project מציג את העלות הבסיסית של הפעילות, $3,200, שהיא מחושבת על-ידי הכפלת הערכת משך הזמן המקורית שלך של 10 ימים (או 80 שעות) לפי הקצב הסטנדרטי של בודק ה- $40 לשעה.

• מאחר שהפעילות לא עלתה על עלויות לא מתוכננות ב- 5 הימים הראשונים, השדה 'בפועל' מציג במדויק את העלות בפועל שעלתה עד כה. במקרה זה, העבודה בפועל מחושבת לפי הנוסחה עבודה בפועל * תעריף סטנדרטי = עלות בפועל, או 40 שעות * $40 לשעה = $1,600. (שעות נוספות, עלויות לכל שימוש ועלויות קבועות אינן כלולות בדוגמה זו, אך ניתן לכלול עלויות בפועל.)

• העלות הנותרת מחושבת לפי הנוסחה עבודה נותרת * תעריף סטנדרטי = עלות נותרת, או 40 שעות * $40 לשעה = $1,600.

• בשדה עלות סכום, Project מציג את העלות המתוזמנת, שהיא מחשבת בהתאם לנוסחה עלות בפועל + עלות נותרת = עלות מתוזמנת, או $1,600 + $1,600 = $3,200. מאחר שהעלות המתוזמנת שווה לעלות הבסיסית, השדה 'שונות' מציג סטיית עלות (CV) של $0, כלומר, הפעילות נמצאת בדיוק בתקציב.

היכן ניתן להציג פרטי עלות?

ב Project, באפשרותך לראות עלויות עבור פעילויות, משאבים והקצאות. באפשרותך גם לראות את עלות הפרוייקט, המבוססת בדרך כלל על עלויות מפורטות יותר אלה. באפשרותך להציג הן את העלויות הכוללות יחידת זמן עבודה העלויות, שהן עלויות המופצות לאורך זמן.

לקבלת פרטים והליכים מפורטים להצגת פרטי עלות ב- Project, ראה הצגת סכומי עלות פרוייקט.