עבודה במצב לא מקוון Outlook

שימוש בתיקיות לא מקוונות עם Exchange שלך

תיקיות לא מקוונות יתאפשרו לך לעבוד עם התוכן של Exchange כאשר אתה נמצא במצב לא מקוון, בין אם אינך מחובר לרשת. בפעם הבאה שתבסס חיבור לשרת שבו פועל Exchange, התיקיות הלא מקוונות יסונכרנו.

תיקיות לא מקוונות מאוחסנות בקובץ התיקיות הלא מקוונות ( .ost), השונה מקובץ קובץ תיקיות אישיות (‎.pst). קובץ ה- .ost מופעל כתמונת מראה של התיקיות שלך בשרת שבו פועל Exchange. כל השינויים שבוצעו בשרת שבו פועל Exchange או במחשב שלך בזמן שאתה במצב לא מקוון מסונכרנים כאשר חיבור הופך לזמין. קובץ .pst, לעומת זאת, הוא רק מיקום אחסון בכונן הקשיח. שינויים בקובץ .pst אינם מסונכרנים בחזרה לשרת שבו פועל Exchange.

בעת עבודה במצב לא מקוון, אתה עובד עם התוכן של תיקיה לא מקוונת בדיוק כפי שאתה עובד עם תיקיה בשרת שפועלת בו Exchange. לדוגמה, באפשרותך לשנות ולהעביר פריטים בתיבת הדואר הנכנס הלא מקוונת ולשלוח הודעות הממוקמות בתיבת הדואר היוצא הלא מקוונת שלך. אתה ממשיך לקבל הודעות חדשות בתיבת הדואר שלך בשרת שבו פועל Exchange. עם זאת, לא תהיה מודע לשינויים אלה בשרת עד להתחברות לרשת.

כאשר עליך לעדכן את התוכן של התיקיה הלא מקוונת, עליך לסנכרן את התיקיה עם השרת ולאחר מכן להמשיך לעבוד במצב לא מקוון. הפקודה שליחה/קבלה מתחברת לשרת, מעתיקה את השינויים שבוצעו ולאחר מכן מתנתקת. כל פריט שאתה מוחק מהתיקיה הלא מקוונת או מתיקת השרת המתאימה נמחק משני התיקיות כאשר מתרחש סינכרון.

1. בתפריט קובץ, לחץ על עבוד במצב לא מקוון.

2. בחר או נקה את תיבת הסימון בקש ממני בעת האתחול כדי לבחור לעבוד במצב לא מקוון או מקוון ולאחר מכן לחץ על אישור.

   אם תנקה את תיבת הסימון, Microsoft Outlook יופעל באופן אוטומטי במצב לא מקוון אם חיבור לשרת אינו זמין.

3. לחץ על כן כדי להעתיק את הנתונים מהשרת לקובץ התיקיות הלא מקוונות החדש שלך ( .ost).

   הערה: החל מ- Microsoft Office Outlook 2003, הוצגה תבנית קובץ חדשה של תיקיות לא מקוונות המציעה קיבולת אחסון גדולה יותר עבור פריטים ותיקיות ותומך בענן רב-לשוני של נתוני Unicode. קובץ שנוצר בתבנית זו אינו תואם לגירסאות קודמות של Outlook ולא ניתן לפתוח אותו בגירסה קודמת של Outlook. Outlook קובע באופן אוטומטי את התבנית שבה נוצר קובץ התיקיות הלא מקוונות, בהתבסס על גירסת Microsoft Exchange, הגדרות מנהל המערכת והתבניות של קבצי הנתונים שתצורתם נקבעה עבור הפרופיל. אם ההגדרות לא מאפשרות ליצור את הקובץ בתבנית החדשה, Outlook יוצר את הקובץ בתבנית התואמת לגירסאות קודמות של Outlook שלא תומכות ב- Unicode ומציעות את אותה קיבולת אחסון הזמינה בגירסאות קודמות של Outlook.

4. בחר את התיקיות שברצונך להיות זמינות לשימוש במצב לא מקוון.

   התיקיות תיבת דוארנכנס, תיבת דואריוצא ,פריטים שנמחקו ,פריטים שנשלחו ,לוח שנה , אנשי קשר ומשימות זמינות באופן אוטומטי במצב לא מקוון בעת הגדרת תיקיות לא מקוונות. כדי להשתמש בכל תיקיה אחרת במצב לא מקוון, עליך לבחור אותה לשימוש במצב לא מקוון על-ידי ביצוע הפעולות הבאות:

   1. בתפריט כלים, הצבע על שלח/קבל, הצבע על שלח/קבל הגדרותולאחר מכן לחץ על הגדר קבוצות שליחה/קבלה.

   2. ברשימה, לחץ על קבוצת שליחה/קבלה המכילה חשבון Exchange ולאחר מכן לחץ על ערוך.

   3. תחת חשבונות, בחר את Exchange שלך.

   4. תחת אפשרויות תיקיה, בחר את התיקיות שברצונך להשתמש הבאות במצב לא מקוון.

   5. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      • בחר הורד כותרות בלבד.

      • בחר הורד פריט מלא כולל קבצים מצורפים.

        באפשרותך להגביל הורדות של פריטים החורגים מגודל שצוין לכותרות בלבד. בחר את תיבת הסימון הורד כותרות בלבד עבור פריטים הגדולים מ- ולאחר מכן הזן את מגבלת הגודל הרצויה בקילו-בתים (KB).

שימוש במצב cached Exchange Cached

כברירת מחדל, Microsoft Office Outlook 2007 משתמש במצב Cached Exchange Cached. מצב cached Exchange מספק לך חוויה טובה יותר בעת שימוש בחשבון Microsoft Exchange באמצעות עותק של תיבת הדואר המאוחסנת במחשב שלך. עותק זה מספק גישה מהירה לנתונים שלך ומסונכרן לעתים קרובות עם שרת הדואר.

בעת שימוש במצב cached Exchange, כל תיקיות Exchange זמינות באופן אוטומטי.

1. בתפריט כלים, לחץ על הגדרות חשבון.

   הפקודה הגדרות חשבון חסרה

   הפקודה הגדרות חשבון נמצאת בתפריט כלים ב- Microsoft Office Outlook 2007. אם אתה משתמש בגירסה מוקדמת של Outlook, ההוראות הבאות לא חלות. השתמש ב‘עזרה‘ הכלולה עם מוצר זה. אם פס הכותרת של התוכנית שבה אתה משתמש מציג את Microsoft Outlook Express, אתה משתמש בתוכנית אינה זהה Outlook. עיין לעזרה ב Outlook Express לקבלת סיוע.

2. בחר את Exchange שלך ולאחר מכן לחץ על שנה.

3. תחת Microsoft Exchange, בחר בתיבת הסימון השתמש במצב Exchange במטמון.

4. צא ולאחר מכן הפעל מחדש Outlook.

כל התיקיות נשמרות מסונכרנות; עם זאת, באפשרותך לציין את התיקיות שברצונך לכלול בסינכרון מיידי בעת הפעלת פקודת שליחה/קבלה ידנית להפעלה על-ידי הקשה על F9.

1. בתפריט כלים, הצבע על שלח/קבל, הצבע על שלח/קבל הגדרותולאחר מכן לחץ על הגדר קבוצות שליחה/קבלה.

   קיצור מקשים כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח קבוצות שליחה/קבלה, הקש CTRL+ALT+S.

2. ברשימה, לחץ על הקבוצה שליחה/קבלה המכילה את Exchange שלך ולאחר מכן לחץ על ערוך.

3. תחת חשבונות, בחר את Exchange שלך.

4. תחת אפשרויות תיקיה, בחר את תיבת הסימון עבור כל תיקיה שברצונך לכלול בעת הפעלת שליחה/קבלה ידנית של הכל.

5. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • בחר הורד כותרות בלבד.

   • בחר הורד פריט מלא כולל קבצים מצורפים.

     באפשרותך להגביל הורדות של פריטים החורגים מגודל שצוין לכותרות בלבד. בחר את תיבת הסימון הורד כותרות בלבד עבור פריטים הגדולים מ- ולאחר מכן הזן את מגבלת הגודל הרצויה בקילו-בתים (KB).

     הערה: באפשרותך להוריד כותרות רק כאשר חשבון Exchange שלך מתחבר ל- Microsoft Exchange 2003 ואילך. כותרות עליונות עשויות להיות זמינות בתיקיות שלא מכילות פריטי דואר, לדוגמה, תיקיות לוח שנה.

שינוי התיקיות והתוכן הזמינים במצב לא מקוון

בכל פעם שאתה משתמש בתיקיות לא מקוונות, בין אם אתה משתמש במצב Cached Exchange, באפשרותך לשנות את התיקיות המועתקות למחשב שלך ומסונכרנות בו.

1. בתפריט כלים, הצבע על שלח/קבל, הצבע על שלח/קבל הגדרותולאחר מכן לחץ על הגדר קבוצות שליחה/קבלה.

   קיצור מקשים כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח קבוצות שליחה/קבלה, הקש CTRL+ALT+S.

2. ברשימה, לחץ על הקבוצה שליחה/קבלה המכילה את Exchange שלך ולאחר מכן לחץ על ערוך.

3. תחת חשבונות, בחר את Exchange שלך.

4. תחת אפשרויות תיקיה, בחר את תיבת הסימון עבור כל תיקיה שבה ברצונך להשתמש במצב לא מקוון.

5. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • בחר הורד כותרות בלבד.

   • בחר הורד פריט מלא כולל קבצים מצורפים.

     באפשרותך להגביל הורדות של פריטים החורגים מגודל שצוין לכותרות בלבד. בחר את תיבת הסימון הורד כותרות בלבד עבור פריטים הגדולים מ- ולאחר מכן הזן את מגבלת הגודל הרצויה בקילו-בתים (KB).