קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום

היכולת לנהל רשומות בכל אתר מעניקה למנהלי רשומות שליטה רבה יותר על אופן הטיפול ברשומות עסקיות ומשפטיות בעלות ערך לטווח ארוך. ניהול רשומות "במקום" גם מאפשר לרשומות אלה להיות חלק מסביבת עבודה שיתופית, בכך שהן מתקיימות לצד מסמכים אחרים שאתה עובד עליהם.

בהתאם למבנה הארגוני של פתרון ניהול הרשומות שלך, באפשרותך להפעיל ניהול רשומות במקום ברמת אוסף האתרים ולהמשיך ולבטל הצהרה ידנית על רשומות ברמת הרשימה או הספריה. עם זאת, ברירת המחדל עבור רשימות וספריות היא הפעלת הצהרה ידנית על רשומות כאשר התכונה מופעלת ברמת אוסף האתרים.

הערה: ב-SharePoint Online, הצגנו באמצעות תוויות שמירה כדי להצהיר על תוכן כרשומות, אשר מחליפה ביעילות את הצורך להשתמש במרכז הרשומות. אם אתה משתמש במרכז הרשומות, באפשרותך להמשיך להשתמש בה לצד תוויות שמירה. אך מעבר קדימה, למטרת ניהול רשומות, אנו ממליצים להשתמש בתוויות שמירה במקום במרכז הרשומות.

הפעלת ניהול רשומות במקום ב-SharePoint

אם עדיין לא עשית זאת, עליך להפעיל את ניהול הרשומות במקום לפני שתוכל לבצע משימות אלה. אם הפעלת אותו, דלג על שלבים אלה.

  1. נווט לאתר ברמה העליונה.

  2. לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  4. בתכונות אוסף אתרים, אתר את ניהול הרשומות במקום ולחץ על הפעל.

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום עבור אוסף אתרים

אם פתרון ניהול הרשומות שלך מתפרס על אתרים מרובים, באפשרותך לקבוע את התצורה של הגדרות ניהול הרשומות בדרכים הבאות:

  • ציין את סוגי ההגבלות שיש להחיל על מסמך כשהוא מוצהר כרשומה.

  • ציין אם כל הרשימות או כל הספריות באתר מאפשרות הצהרה ידנית על רשומות.

  • ציין מי יכול להצהיר באופן ידני על מסמכים כרשומות ולבטל הצהרה זו.

כדי לקבוע תצורה של ניהול רשומות במקום עבור אוסף אתרים

הערה: לפני שתוכל להשלים הליך זה, עליך להפעיל תחילה ברמת אוסף האתרים את תכונת ניהול הרשומות במקום.

  1. נווט לאתר ברמה העליונה.

  2. לחץ על הגדרות לחצן 'הגדרות' ב- Office 365 ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר

    באתר המחובר לקבוצה של SharePoint, לחץ על הגדרות, לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

  3. תחת ניהול אוסף אתרים, לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  4. בדף 'הגדרות הצהרת רשומות', במקטע הגבלות רשומה, בחר באפשרות שמציינת את סוג ההגבלות שיחולו על פריט כשהוא מוצהר כרשומה. הגדרה זו אינה משפיעה על פריטים שכבר הוצהרו כרשומות.

    • אין הגבלות נוספות   הגבלה זו שימושית אם ברצונך שלרשומות תהיה מדיניות שמירה נפרדת מזו של פריטים שאינם רשומות, אך אינך מעוניין לחסום מחיקה או עריכה של הרשומות.

    • חסום מחיקה   זוהי הגבלת ברירת המחדל עבור מרכז הרשומות.

    • חסימת עריכה ומחיקה    מגבלה זו שימושית אם ברצונך לנעול לחלוטין מסמך כך שלא ניתן יהיה לערוך אותו או למחוק אותו. סמל "מנעול" משויך למסמך כדי להראות באופן חזותי שהפריט נעול.

  5. במקטע זמינות הצהרה על רשומות, בחר באפשרות המציינת אם ניתן או לא ניתן להצהיר על פריטים כרשומות באופן ידני ברשימות ובספריות כברירת מחדל. אם האפשרות לא זמינה בכל המיקומים כברירת מחדל נבחרת, ניתן להצהיר על פריטים כרשומות רק באמצעות מדיניות או זרימת עבודה.

    אפשרות אחת במקטע זמינות הצהרה על רשומות מאפשרת לך לבטל הצהרה על רשומה. לביצוע פעולה זו, בפרטי תאימות, לצד מצב רשומה, לחץ על בטל הצהרה על רשומה. כעת תתבקש לאשר שברצונך לבטל את ההצהרה על הפריט כרשומה.

    הערה: האפשרות 'בטל הצהרה' מופיעה רק עבור פריטים שהוצהרו בעבר כרשומות.

  6. במקטע תפקידי הצהרה, ציין את סוגי המשתמשים שיכולים להצהיר או לבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

    • כל המשתתפים והמנהלים של הרשימות    כל משתמש עם הרשאות ' עריכת פריטים ' לרשימה יכול להצהיר על פריטים שאינם מוצהרים ולהצהיר עליהם כרשומות.

    • מנהלי רשימה בלבד    רק משתמשים בעלי הרשאות ' נהל רשימה ' לרשימה יכולים להצהיר ולבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

    • רק פעולות מדיניות    רק פעולות מדיניות או קוד מותאם אישית שפועלות כחשבון המערכת יכולים להצהיר ולבטל הצהרה על פריטים כרשומות.

  7. לחץ על אישור.

לראש הדף

קביעת תצורה של ניהול רשומות במקום עבור רשימה או ספריה

באפשרותך לקבוע את תצורתן של הגדרות ניהול רשומות כדי לאפשר או למנוע יצירת רשומות בתוך רשימות או ספריות ספציפיות באתר. באפשרותך גם לקבוע את תצורתן של רשימות וספריות כך שכל הפריטים שנוספים אליהן יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.

כדי לקבוע תצורה של ניהול רשומות במקום עבור רשימה או ספריה

  1. עבור אל הרשימה או אל הספריה שברצונך לקבוע את תצורתה עבור ניהול רשומות.

  2. עבור ספריות, תחת כלי ספריה, לחץ על הכרטיסיה ספריה. עבור רשימות, תחת כלי רשימה, לחץ על הכרטיסיה רשימה.

  3. ברצועת הכלים של הספריה, לחץ על הגדרות ספריה. עבור רשימות, לחץ על הגדרות רשימה.

    ב-SharePoint Online, לחץ על הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות רשימה או הגדרות ספריה.

    הערה: אם אינך רואה את לחצן רצועת הכלים שהוזכר בהליך זה, ייתכן שעליך לכוונן את רזולוציית המסך או את גודל החלון של הדפדפן כדי להרחיב את כל לחצני רצועת הכלים הזמינים. באפשרותך גם ללחוץ על לחצן הקבוצה כדי להרחיב את בחירת הלחצנים של קבוצה זו.

  4. בדף 'הגדרות רשימה', לחץ על הגדרות הצהרת רשומות.

  5. בדף הגדרות הצהרת רשומות , במקטע זמינות הצהרת רשומות ידניות , בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בחר אם ברצונך להשתמש בהגדרת ברירת המחדל של אוסף האתרים.

    • אפשר הצהרה ידנית על רשומות עבור רשימה או ספריה זו.

    • אל תאפשר אף פעם הצהרה ידנית על רשומות עבור רשימה או ספריה זו.

  6. במקטע הצהרה אוטומטית, בחר אם ברצונך שפריטים שנוספים לרשימה או לספריה זו יוצהרו באופן אוטומטי כרשומות.

  7. לחץ על אישור.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×