קבל מידע על Microsoft 365 Groups

עדכון אחרון: 29 באוקטובר 2020

קבוצות Microsoft 365 הוא שירות הפועל עם כלי Microsoft 365 שאתה כבר משתמש בהם, כך שתוכל לשתף פעולה עם חברי הצוות שלך במהלך כתיבת מסמכים, יצירת גיליונות אלקטרוניים, עבודה על תוכניות פרוייקט, תזמון פגישות או שליחה של דואר אלקטרוני.

מאמר זה יציג בפניך את מהות הקבוצות ויספק כמה קישורים שימושיים לשלבים הבאים.

לקבלת החדשות וסרטוני הווידאו העדכניים ביותר בנושא קבוצות Microsoft 365, ראה הבלוגים של Office

עצות: 

מהן קבוצות Microsoft 365?

קבוצות ב- Microsoft 365 מאפשרות לך לבחור קבוצה של אנשים שברצונך לשתף איתם פעולה, ולהגדיר בקלות אוסף של משאבים שאנשים אלה יוכלו לשתף. משאבים אלה כוללים תיבת דואר נכנס משותפת של Outlook, לוח שנה משותף או ספריית מסמכים לשיתוף פעולה בקבצים.

אינך צריך לדאוג לגבי הקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים הללו, כיוון שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה מספקת. בנוסף, קבוצות הן החוויה החדשה והמשופרת במקום המשימות שלמענן השתמשנו ברשימות תפוצה או בתיבות דואר משותפות.

עצה: לקבלת מידע על שדרוג רשימות התפוצה המסורתיות שלך ל- קבוצות Microsoft 365עיין במאמר זה.

המשאבים הספציפיים שמסופקים תלויים במידה מסוימת בסוג הקבוצה שתיצור.

איזו סוג קבוצה עליך ליצור?

בזמן שאתה שוקל את האפשרויות, חשוב לזכור שאין פתרון אחד שמתאים לכולם. צוותים שונים עשויים להעדיף לעבוד בדרכים שונות ול- Microsoft 365 יש את הכלים שיאפשרו שיתוף פעולה בכל צורה שהצוות שלך מעדיף.

אם הצוות שלך מעדיף לשתף פעולה באמצעות דואר אלקטרוני וזקוק ללוח שנה משותף: יצירת קבוצה של Microsoft 365 ב- Outlook.

אם הצוות שלך מעוניין לשתף פעולה בסביבת צ'אט מתמיד או להשתמש באפליקציות מוטבעות: יצירת צוות של Microsoft.

אם ברצונך ליצור פורום דיונים גדול ופתוח עבור החברה שלך – לדוגמה, להודעות ולדיונים ברמת מנהלים בכירים: יצירת קבוצה ב- Yammer.

באפשרותך ליצור קבוצות Microsoft 365 ממגוון כלים, כולל Outlook, ‏Outlook באינטרנט, Outlook Mobile, ‏SharePoint, ‏Planner, ‏Teams ועוד. הכלי שממנו תבחר להתחיל תלוי בסוג הקבוצה שאתה עובד איתה. לדוגמה: ב- Microsoft, אנחנו נוטים להתחיל מ- Outlook כשאנחנו יוצרים קבוצה שמאורגנת סביב דואר אלקטרוני ולוח שנה. אם הקבוצה מיועדת לתקשורת ברחבי החברה, אנחנו נוטים להתחיל ב- Yammer. לשיתוף פעולה מבוסס צ'אט, אנחנו מתחילים את הקבוצה שלנו ב- Microsoft Teams.

בעת יצירת קבוצה, תצטרך להחליט אם ברצונך שהיא תהיה קבוצה פרטית או קבוצה ציבורית. כל אחד בארגון שלך יכול לראות תוכן בקבוצה ציבורית, לכל אחד בארגון שלך יכול להצטרף לקבוצה. רק חברי הקבוצה יכולים לראות את התוכן בקבוצה פרטית, ואנשים שמעוניינים להצטרף לקבוצה פרטית צריכים לקבל אישור מהבעלים של הקבוצה.

הערה: בשלב זה, קבוצות שנוצרו מ- Outlook באינטרנט הן פרטיות כברירת מחדל.

אנשים מחוץ לארגון לא יכולים לראות קבוצות ציבוריות או קבוצות פרטיות, אלא אם כן אנשים אלה הוזמנו באופן ספציפי כאורחים.

לקבלת מידע נוסף על שינוי קבוצות מציבוריות לפרטיות (או להפך), ראה הפיכת קבוצות Microsoft 365 לציבוריות או לפרטיות.

בעלים, חברים ואורחים

הבעלים של הקבוצה הוא המנחה שלה. הוא יכול להוסיף או להסיר חברים ויש לו הרשאות ייחודיות, כגון היכולת למחוק שיחות מתיבת הדואר הנכנס המשותפת או לשנות הגדרות שונות לגבי הקבוצה. בעלי קבוצה יכול לשנות את שם הקבוצה, לעדכן את התיאור או התמונה שלה ועוד. אם אתה מכיר את תפקידי SharePoint, בעלי הקבוצה הוא מנהל אוסף אתרים.

עצה: שיטת העבודה המומלצת היא לכלול שני בעלים לפחות ל‘קבוצה‘, אם באפשרותך לעשות זאת. באופן זה, אם אחד מהבעלים אינו זמין, הבעלים השני יכול לערוך שינויים ל‘קבוצה‘.

חברי הקבוצה הם משתמשים רגילים בארגון שלך שמשתמשים בקבוצה כדי לשתף פעולה. הם יכולים לגשת לכל דבר בקבוצה, אך לא יכולים לשנות את הגדרות הקבוצה. בעולם של SharePoint הם נחשבים לחברי אתר. לקבלת מידע על הוספה או הסרה של חברי קבוצה, ראה הוספה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook.

אורחים דומים לחברי קבוצה אבל הם נמצאים מחוץ לארגון שלך. כברירת מחדל, המשתמשים שלך יוכלו להזמין אורחים להצטרף לקבוצה שלך, ותוכל לשלוט בהגדרה זו. לקבלת מידע נוסף, ראה גישת אורח בקבוצות Microsoft 365.

בחר את סוג הקבוצות שברצונך להשתמש בו:

אם אתה מעדיף שיתוף פעולה בתיבת דואר נכנס משותפת, חוויית הקבוצות ב- Outlook מתאימה לך. אם תיצור קבוצה ב- Outlook, תקבל:

  • תיבת דואר נכנס משותפת – לשיחות דואר אלקטרוני בין החברים. לתיבת דואר נכנס זו יש כתובת דואר אלקטרוני וניתן להגדיר אותה לקבל הודעות מאנשים מחוץ לקבוצה, ואפילו מחוץ לארגון, בדומה לרשימת תפוצה מסורתית

  • לוח שנה משותף – לתזמון אירועים הקשורים לקבוצה

  • ספריית מסמכים של SharePoint – מקום מרכזי לקבוצה לאחסון ולשיתוף של קבצים

  • מחברת OneNote משותפת – לאיסוף רעיונות, מחקר ומידע

  • אתר צוות של SharePoint – מאגר מרכזי למידע, לקישורים ולתוכן הקשור לקבוצה שלך

  • Planner– להקצאה ולניהול משימות פרוייקט בין חברי הקבוצה

אין צורך ליצור משאבים אלה באופן ידני; יצירת הקבוצה יוצרת אותם באופן אוטומטי ומקצה את ההרשאות הדרושות לחברי הקבוצה כדי שיוכלו להתחיל להשתמש בהם באופן מיידי.

באפשרותך לגשת למשאבים אלה דרך לקוח שולחן העבודה המוכר של Microsoft Outlook (גירסה 2016 או חדשה יותר), באמצעות Outlook באינטרנט, באמצעות Outlook 2016 עבור Mac (תיבת דואר נכנס משותפת בלבד) או באמצעות Outlook Mobile. תוכל למצוא את קבוצות Microsoft 365 בחלונית הניווט מימין ב- Outlook במחשב השולחני או ב- Outlook באינטרנט.

תוכל למצוא את הקבוצות שלך בחלונית הניווט מימין ב- Outlook או ב- Outlook באינטרנט

באמצעות כרטיס הריחוף החדש של קבוצות Microsoft 365, יש לך גישה מהירה למשאבי קבוצה משותפים. פשוט רחף מעל שם קבוצה ב- Outlook באינטרנט או ב- SharePoint.

תמונה של כרטיס הריחוף החדש של קבוצות Office 365

החלק החדש ביותר בסיפור שיתוף הפעולה שלנו הוא Microsoft Teams. Microsoft Teams הוא הסביבה הפנימית של הצוות שלך – סביבת עבודה מתמשכת ומבוססת צ'אט, שבה ניתן לקיים שיחות בלתי רשמיות בזמן אמת בנושאים ממוקדים מאוד או לנהל קבוצות משנה ספציפיות בתוך הקבוצה. 

Yammer מביא עמו חוויה חברתית ארגונית לתחום שיתוף הפעולה. הוא עוזר לך ליצור חיבורים וגילויים חדשים ברחבי הארגון. הוא יכול לעזור לך לקיים תקשורת ולדון ברעיונות ברחבי החברה או סביב תחומי עניין נפוצים.

אם תיצור קבוצה מחוברת של Microsoft 365 ב- Yammer, תקבל:

  • קבוצת Yammer – מקום משותף לניהול שיחות ולשיתוף מידע

  • ספריית מסמכים של SharePoint – מקום מרכזי לקבוצה לאחסון ולשיתוף של קבצים

  • מחברת OneNote משותפת – לאיסוף רעיונות, מחקר ומידע

  • אתר צוות של SharePoint – מאגר מרכזי למידע, לקישורים ולתוכן הקשור לקבוצה שלך

  • Planner – להקצאה ולניהול משימות פרוייקט בין חברי הקבוצה

ניתן לגשת לכלים אלה דרך Yammer בדפדפן או באמצעות אפליקציית Yammer במכשיר iOS, ‏Android או Windows Phone.

לאחר שקבוצה כלשהי מסיימת את מטרתה המיועדת, באפשרותך למחוק אותה כדי לפנות משאבי מערכת וכדי שהקבוצה לא תפורט או תוצג יותר. ראה: מחיקת קבוצה. אם אינך מעוניין לזכור למחוק קבוצות מיושנות, מנהל המערכת יכול להגדיר פריטי מדיניות של פקיעת תוקף שיגרמו לתוקף של קבוצות ישנות לפקוע ויסירו אותן באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מסוים. ראה: מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.

הערה: התוכן בכרטיסיה זו מיועד למנהלי מערכת.

קיימים שלושה מודלים עיקריים של הקצאת משאביםקבוצות Microsoft 365: פתוח, בהנחיית IT או מבוקר. לכל אחד מהם יש יתרונות משלו.

מודל

יתרונות

פתוח (ברירת מחדל)

המשתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך, ללא צורך להמתין לאנשי IT או להטריח אותם

הנחיית IT

המשתמשים מבקשים קבוצה מ- IT. אנשי ה- IT יכולים להנחות אותם בבחירת כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר לצרכים שלהם

מבוקר

יצירת קבוצות מוגבלת לאנשים, לצוותים או לשירותים ספציפיים (ראה: קביעה מי יכול ליצור קבוצות Microsoft 365)

אם ברצונך לשלוט במתן השמות ל- קבוצות Microsoft 365, באפשרותך להשתמש ב-מדיניות מתן שמות כדי לאלץ את שמות הקבוצות לציית לתקנים מסוימים, כולל קידומות או סיומות וכן חסימת שמות בלתי רצויים. ראה מדיניות מתן שמות לקבוצות Microsoft 365 לקבלת מידע נוסף.

לכל קבוצה יש לפחות בעלים אחד, שיכול להוסיף או להסיר חברים ולבצע איסוף בסיסי של הקבוצה והתוכן שלה. בדרך כלל, הבעלים עושה זאת ב- Outlook. ראה: הוספה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook. אם הבעלים של הקבוצה (או הבעלים) עוזב את הארגון מסיבה כלשהי, מנהל המערכת יכול להקצות בעלים חדשים לקבוצה. ראה הקצאת בעלים חדשים לקבוצה מיותמת.

בנוסף, אם יש לך הרשאות של מנהל מערכת של Exchange Online, באפשרותך לנהל את הקבוצות שלך ממרכז הניהול של Microsoft 365 (ראה ניהול חברות בקבוצות במרכז הניהול של Microsoft 365) או מ- PowerShell (ראה ניהול קבוצות Microsoft 365 באמצעות PowerShell).

ייתכן שיגיע הזמן שבו תרצה למחוק קבוצה מהדייר שלך. לקבלת מידע על מחיקת קבוצה, ראה: מחיקת קבוצה. אם קבוצה כלשהי נמחקת בטעות, מנהלי המערכת יכולים לשחזר קבוצה זו למשך עד 30 יום, ראה: שחזור קבוצה של Microsoft 365 שנמחקה.

אם אתה מעדיף דרך אוטומטית יותר לניהול מחזור החיים של קבוצות קבוצות Microsoft 365, באפשרותך להשתמש ב- פריטי מדיניות של פקיעת תוקף כדי לבטל קבוצות לפי מרווח זמן מסוים. הבעלים של הקבוצה יקבל הודעת דואר אלקטרוני 30 יום, 15 יום ויום אחד לפני פקיעת התוקף של הקבוצה, כדי לאפשר לו לחדש בקלות את הקבוצה אם היא עדיין דרושה. ראה: מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.

מגבלות קבוצה

מספר מרבי של...

ערך

בעלים לכל קבוצה

100

קבוצות שמשתמש יכול ליצור

250

קבוצות שמנהל יכול ליצור

עד למגבלת ברירת המחדל של הדיירים של 500 אלף

מספר חברים

יותר מ-1,000, אך רק 1,000 יכולים לגשת לשיחות הקבוצתיות בו-זמנית.

ה משתמשים עשויים להבחין בעיכובים בעת הגישה ללוח השנה ולשיחות בקבוצות גדולות מאוד ב- Outlook

מספר הקבוצות שמשתמש יכול להיות חבר בהן

1,000

אחסון קבצים

טרה-בית אחד + 10 ג'יגה-בתים לכל משתמש הרשום כמנוי + שטח אחסון נוסף שנרכש. באפשרותך לרכוש כמות בלתי מוגבלת של שטח אחסון נוסף.

גודל תיבת הדואר הקבוצתית

‎50 GB

כברירת מחדל, מספר הקבוצות המרבי שיכול להיות בארגון Microsoft 365 עומד כעת על 500,000.

אם אתה מתכנן להשתמש בתכונה 'Writeback של קבוצה' מתוך הכלי Azure Active Directory Connect, האורך המרבי הוא 448 תווים הקשורים לתכונה 'תיאור'.

לקבלת מידע נוסף על אחסון SharePoint Online, ראה מגבלות SharePoint Online וגבולות ומגבלות תוכנה של SharePoint Online.

ניהול קבוצות קבוצות Microsoft 365 יעיל יותר כאשר אתה מקבל מידע המאפשר פעולה לגבי השימוש בקבוצות. מרכז הניהול של Microsoft 365 כולל כלי דיווח שיכול לאפשר לך לראות דברים כגון שימוש באחסון, כמה קבוצות פעילות יש לך ואפילו כיצד המשתמשים שלך עושים שימוש בקבוצות. ראה: דוחות של Microsoft 365 במרכז הניהול לקבלת מידע נוסף.

קבוצות קבוצות Microsoft 365 מספקות לך מספר כלים לתאימות, להגנה על מידע וכן לגילוי אלקטרוני.

למידע נוסף

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×