שימוש באנשי קשר עסקיים ב-Business Contact Manager

באפשרותך להשתמש ברשומות של אנשי קשר עסקיים כדי לארגן ולאחסן הרבה מידע אודות האנשים שאיתם אתה מנהל עסקים.

מאמר זה מתאר כיצד ליצור רשומות חדשות ולהשלים את טופס איש הקשר העסקי.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

יצירת רשומות של אנשי קשר עסקיים חדשים

עריכת רשומות של אנשי קשר עסקיים

סינון רשימת אנשי הקשר העסקיים

באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות עם רשומות של אנשי קשר עסקיים:

  • הוסף אותם באמצעות מגוון שיטות.

  • הקצאת הרשומות לעובד או לעמית לעבודה.

  • קישור חשבונות אליהם.
    על-ידי קישור רשומות של אנשי קשר עסקיים לרשומות של תיקי לקוחות, באפשרותך לחבר את המידע לגבי אנשי הקשר העסקיים שלך עם מידע על החברות שבהן הם עובדים. לדוגמה, בעת קישור של איש קשר עסקי אחד או יותר לרשומת תיק לקוח, היסטוריית התקשורת של רשומת תיק הלקוח כוללת את פריטי היסטוריית התקשורת עבור כל אחד מאנשי הקשר העסקיים המקושרים לחשבון זה.

  • קישור פריטי היסטוריית תקשורת לאנשי קשר עסקיים, לעקוב אחר הודעות דואר אלקטרוני ולסנן את הרשימה של פריטי היסטוריית התקשורת.
    באפשרותך לעקוב אחר רבים מהפעילויות שלך (כולל שיחות טלפון, הודעות דואר אלקטרוני, מכתבים או קבצים) הקשורים לאיש הקשר העסקי בדף ההיסטוריה ברשומת איש הקשר העסקי.

    באפשרותך לקשר באופן אוטומטי הודעות דואר אלקטרוני לרשומות של אנשי קשר עסקיים. לקבלת מידע נוסף, ראה קישור ומעקב אחר הודעות דואר אלקטרוני ב-Business Contact Manager.

  • המרת איש קשר עסקי להפניה או רשומה אחרת המבוססת על סוג הרשומה ' איש קשר עסקי '.

  • ערוך את המידע ברשומות של אנשי קשר עסקיים.

  • התאם אישית את טופס איש הקשר העסקי על-ידי הוספה או הסרה של שדות ופריטים ברשימות השדות.
     

לראש הדף

יצירת רשומות של אנשי קשר עסקיים חדשים

רשומות של אנשי קשר עסקיים יכולות לסייע לך לעקוב אחר המידע שיש לך אודות האנשים שאיתם אתה מנהל עסקים.

בסעיף זה

הוספה ידנית של רשומת איש קשר עסקי חדשה

ייבוא אנשי קשר עסקיים מתוכנית אחרת

העברה או העתקה של אנשי קשר של Outlook אל Business Contact Manager

יצירת רשומת איש קשר עסקי מהודעת דואר אלקטרוני

המרת רשומת הפניה לרשומת איש קשר עסקי

קיימות כמה דרכים לקבלת מידע ברשומות אנשי הקשר העסקיים. באפשרותך להקליד מידע ברשומות, לייבא נתונים מ-Outlook או מתוכניות אחרות ולהעתיק איש קשר של Outlook.

המידע יכול לכלול:

  • מידע עסקי, כגון החברה או הארגון של איש הקשר העסקי.

  • מידע אישי, כגון תאריך לידה.

  • פריטי היסטוריית תקשורת, כגון הודעות דואר אלקטרוני ופעילויות.

  • כל הפרטים שאתה מקליט בשדות המותאמים אישית שאתה מוסיף לטופס.

    עצה: באפשרותך להתאים אישית את טפסי אנשי הקשר העסקיים שלך על-ידי הוספת שדות ספציפיים לעסק שלך, או העברת המקטעים כדי להדגיש את המידע החשוב לך ביותר. לדוגמה, חנות פרחים עשויה ליצור שדה בשם "פרח מועדף" ומומחה לחימום עשוי ליצור שדה בשם "מודל הכבשן". 

לראש הדף

הוספה ידנית של רשומת איש קשר עסקי חדשה

נדרשות דקות בלבד כדי לפתוח טופס של איש קשר עסקי ריק ולהזין כמה מקטעי נתונים מרכזיים. שמירת הטופס יוצרת את רשומת איש הקשר העסקי החדש. מאוחר יותר, כאשר תפתח את קשר הגומלין עם האדם, תוכל לפתוח מחדש את הרשומה ולהוסיף פרטים נוספים.

art

תראה קווי דמיון רבים בין טופס איש הקשר העסקי לטופס איש הקשר של Outlook.

פתיחת טופס איש קשר עסקי

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact manager, לחץ על contact Manager.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה חדש , לחץ על איש קשר עסקי חדש.

לראש הדף

השלמת טופס איש הקשר העסקי

בדומה לרוב הטפסים האחרים, הטופס ' איש קשר עסקי ' כולל דף כללי, פרטיםוהיסטוריה .

באפשרותך להתאים אישית את הטופס על-ידי הזזת המקטעים והשדות, שינוי שם של שדות והוספת פריטים לרשימות. 

הדף General

        המקטע ' איש קשר עסקי '

  1. הזן את השם המלא וכותרת המשימה של איש הקשר העסקי. בחר את הקובץ בשם , כפי שהיית עושה זאת בטופס איש קשר של Outlook.

    השם המלא הוא השדה הנדרש היחיד. הוספת מידע לשדות אחרים היא אופציונלית.

  1. הקצה את איש הקשר העסקי     כדי להקצות את איש הקשר העסקי לעובד אחר, בשדה הוקצה ל , לחץ על שם העובד.

    הערה: השמות ברשימה המוקצית ל הם העובדים שאיתם שיתפת את מסד הנתונים של Business Contact Manager. לקבלת מידע נוסף אודות שיתוף, ראה שיתוף הנתונים של Business Contact Manager עם משתמשים אחרים.

    המקטע Company information

    באפשרותך להשתמש בשדה החברה או בשדה החשבון כדי לאחסן את שם החברה של איש הקשר העסקי. השתמש בשדה ' חברה ' אם אינך משתמש ברשומות של תיקי לקוחות.

    המקטע ' חשבון מקושר '

    art

  1. קישור של איש הקשר העסקי לחשבון     לחץ על חשבון כדי לקשר את איש הקשר העסקי לחשבון.

  2. בתיבת הדו בחר חשבון לקישור לאיש קשר עסקי זה , לחץ על החשבוןולאחר מכן לחץ על קישור אל.
    הערך של קישור אנשי קשר עסקיים לחשבון הוא שהיסטוריית התקשורת של איש הקשר העסקי מופיעה גם בהיסטוריית התקשורת של רשומת תיק הלקוח. אם יותר מאיש קשר עסקי אחד מקושר לאותו חשבון, מופיע גם היסטוריית התקשורת של כל איש קשר עסקי מקושר בהיסטוריית התקשורת של החשבון. פעולה זו מאפשרת לך לראות את כל היסטוריית התקשורת ואת כל אנשי הקשר העסקיים המשויכים לארגון במקום אחד. לקבלת מידע נוסף אודות בחירת רשומה לקישור, ראה קישור רשומות ב-Business Contact Manager.

    מקטעים של אינטרנט, מספרי טלפון, כתובות וכרטיסי ביקור

  3. הזן את כתובות הדואר האלקטרוני ודפי האינטרנט, מספרי הטלפון, העסקים וכתובות הבית. הזן את המידע כדי להשלים את כרטיס הביקור, בדיוק כפי שהיית משתמש בטופס איש קשר של Outlook.
    חץ לצד שם שדה (כגון דואר אלקטרוני) מציין שניתן ליצור ערכים מרובים בשדה.

    עצה: אם תזין יותר מכתובת אחת עבור איש קשר עסקי, בחר בתיבת הסימון זוהי כתובת הדואר כדי לקבוע באיזו כתובת ייעשה שימוש במהלך מיזוג דואר.

    המקטע Source information

    art

  4. במקטע Source information, הזן מידע בשדות הבאים:

    • מקור     לחץ על השיטה או הפעולה שבה איש קשר עסקי זה למד אודות העסק שלך. לדוגמה, פרסום או מילה בתוך הפה.

    • Initiated by     לחץ על לחצן זה כדי לבחור את פעילות השיווק או את הרשומה העסקית האחרת (כגון איש קשר עסקי אחר) שהביא איש קשר עסקי זה לעסק שלך.

      עצה: הזנת השם של פעילות שיווקית מאפשרת ל- Business Contact Manager for Outlook לעקוב אחר סוג הרשומות ומספר הרשומות שנבעו מהפעילות. כמו כן, הוא מקשר את רשומת פעילות השיווק לאיש הקשר העסקי. לקבלת מידע נוסף אודות פעילויות שיווקיות, ראה שיווק מוצרים ושירותים ב-Business Contact Manager.

      המקטע Comments

  5. במקטע הערות , הקלד הערות, הדבק הערות מקבצים אחרים או צרף קבצים, פריטי Outlook או כרטיסי ביקור.

    art

    עצה: אם יותר מעמית אחד עובד עם איש קשר עסקי, ייתכן שיהיה זה שימושי לציין שהזנת הערה. לחץ על Add timestamp כדי לתעד את התאריך והשעה של כל ערך.

  6. לאחר שתסיים להזין מידע, לחץ על Save _AMP_ Close.

לראש הדף

הדף Details

  1. ברצועת הכלים, בקבוצה הצג , לחץ על פרטים כדי להציג את דף הפרטים .

  2. הזן מידע נוסף אודות משימת המשתמש ונתונים, כגון תאריך לידה, מצב תשלום, בין אם הרשומה פעילה ובחר את שיטת התקשורת המועדפת.

הדף History

  1. ברצועת הכלים, בקבוצה Show, לחץ על History כדי להציג את הדף History.

  2. הוסף או הצג פריטי היסטוריית תקשורת, כגון הודעות דואר אלקטרוני, הערות עסקיות או פגישות.

    כיצד ניתן להוסיף פריט היסטוריית תקשורת?

    1. תחת Communication History, לחץ על New ולאחר מכן לחץ על סוג הפריט שברצונך להוסיף.

    2. הקלד את המידע בטופס ולאחר מכן לחץ על Save & Close.

      לקבלת מידע נוסף אודות פריטי היסטוריית תקשורת, ראה מעקב אחר תקשורת עם לקוחות ב- Business Contact Manager.

  3. אם ברצונך לחפש פריט מסוים, באפשרותך לחפש ברשימה של פריטי היסטוריית התקשורת או לסנן את הרשימה.

    1. כיצד ניתן לחפש ברשימה של פריטי היסטוריית התקשורת?

      • בתיבת החיפוש , הקלד את המידע שאתה מחפש ולאחר מכן לחץ על לחצן חפש סמל חיפוש .

        הערה: החיפוש מתבצע בשדות Subject ו- Linked To בלבד. כדי לפרט את כל הפריטים מסוג מסוים, כגון הודעות דואר אלקטרוני, השתמש במסנן.

    2. כיצד ניתן לסנן את הרשימה של פריטי היסטוריית התקשורת?

      • ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה View.

      • בקבוצה Filter, בצע אחת מהפעולות הבאות:

        • לחץ על סוג המסנן, כגון Item Type, שברצונך להחיל ולאחר מכן לחץ על המסנן.

        • לחץ על Filter ולאחר מכן בחר את הקריטריונים עבור המסנן.

          לקבלת מידע נוסף אודות סינון, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

לראש הדף

ייבוא אנשי קשר עסקיים מתוכנית אחרת

באפשרותך לייבוא איש קשר עסקי וסוגים אחרים של רשומות מתוכניות כגון ACT! ו-Microsoft Excel.

לקבלת מידע אודות האופן שבו ניתן לייבא נתונים מתוכניות אחרות או מתיקיית אנשי הקשר שלך ב-Outlook, ראה ייבוא הנתונים לתוך Business Contact Manager.

לראש הדף

העברה או העתקה של אנשי קשר של Outlook אל Business Contact Manager

  1. בחלונית הניווט, לחץ על לחצן אנשי קשר.

  2. ברשימת אנשי הקשר, לחץ על איש הקשר שברצונך להעביר אל Business Contact Manager for Outlook.
    כיצד ניתן לבחור יותר מרשומה אחת?

    כדי לבחור רשומות הסמוכות זו לזו, הקש על מקש Shift ולאחר מכן לחץ על הרשומה הראשונה ועל הרשומה האחרונה בקבוצה שברצונך להוסיף. כדי לבחור רשומות שאינן סמוכות, הקש על מקש Ctrl ולאחר מכן לחץ על הרשומות הבודדות. כדי לבחור את כל הרשומות, לחץ על רשומה אחת ולאחר מכן הקש Ctrl+A.

    כדי להעתיק את כל התוכן של תיקיית אנשי הקשר שלך ב-Outlook ל-Business Contact Manager, יבא את תיקיית אנשי הקשר שלך ב-Outlook לאנשי קשר עסקיים. לקבלת מידע אודות אופן הייבוא, ראה ייבוא הנתונים לתוך Business Contact Manager.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה Business , בצע אחת מהפעולות הבאות.

    • העברת איש הקשר    

      1. לחץ על צור רשומה.

      2. הצבע על עבור אל Business Contact Managerולאחר מכן לחץ על איש קשר עסקי או על סוג הרשומה הרצוי.

    • העתקת איש הקשר    

      1. לחץ על צור רשומה.

      2. הצבע על העתק אל Business Contact Managerולאחר מכן לחץ על איש קשר עסקי או על סוג הרשומה הרצוי.

אם ברצונך לגשת לאנשי הקשר העסקיים שלך בטלפון הנייד שלך בדיוק כפי שאתה מבצע את אנשי הקשר שלך ב-Outlook, באפשרותך להשתמש בתכונה ' סינכרון אנשי קשר עסקיים ' כדי לכלול את אנשי הקשר העסקיים שלך בתיקיה אנשי קשר של Outlook. לקבלת מידע אודות סינכרון אנשי קשר עסקיים, ראה גישה לאנשי הקשר העסקיים שלך מרחוק: שימוש בסינכרון ב-Business Contact Manager.

חשוב: באפשרותך לסיים עם רשומות כפולות בתיקיה אנשי קשר אם התכונה ' סינכרון אנשי קשר עסקי ' מופעלת. התכונה ' סינכרון אנשי קשר עסקי ' כוללת באופן אוטומטי רשומות של אנשי קשר עסקיים בתיקיית אנשי הקשר של Outlook. כאשר אנשי קשר מועברים או מועתקים לתיקיה אנשי קשר עסקיים, הם יוצגו גם בתיקיית אנשי הקשר שלך כאנשי קשר עסקיים.

לראש הדף

יצירת רשומת איש קשר עסקי מהודעת דואר אלקטרוני

באפשרותך ליצור רשומת איש קשר עסקי מתוך הודעת דואר אלקטרוני מלקוח חדש.

  1. בחלונית הניווט, לחץ על תיבת דואר נכנס.

  2. לחץ פעמיים על הודעת דואר אלקטרוני כדי לפתוח אותה.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה Business, לחץ על Create Record.

  4. לחץ על איש קשר עסקיאו על סוג רשומת איש הקשר העסקי שברצונך ליצור באמצעות כתובת הדואר האלקטרוני בשורה ' מאת ' של ההודעה.

באפשרותך ליצור אנשי קשר עסקיים מכתובות דואר אלקטרוני אחרות בהודעה על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על השם, הצבעה על צור ב-Business Contact Managerולאחר מכן לחיצה על איש קשר עסקי.

לראש הדף

המרת רשומת הפניה לרשומת איש קשר עסקי או המרת הפניה לאיש קשר עסקי

באופן כללי, מידע אודות לקוח פוטנציאלי מאוחסן ברשומת הפניה. כאשר אדם זה הופך ללקוח בפועל, באפשרותך להמיר את רשומת ההפניה לרשומת איש קשר עסקי.

באפשרותך גם להמיר איש קשר עסקי להפניה או לסוג רשומה אחר המבוסס על סוג הרשומה Business Contact.

באפשרותך ליצור סוגי רשומות חדשים כגון עובד או ספק על-ידי הפעלת טופס איש הקשר העסקי. 

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Contact Management.

  2. בסביבת העבודה, לחץ על הכרטיסיה הפניות .

  3. לחץ פעמיים על הרשומה שברצונך להמיר.

  4. ברצועת הכלים, בקבוצה עריכה , לחץ על המר לולאחר מכן לחץ על איש קשר עסקי.

  5. ערוך את הרשומה החדשה בהתאם לצורך.

  6. לאחר שתסיים, לחץ על Save & Close.

לראש הדף

עריכת רשומות של אנשי קשר עסקיים

כאשר אתה עושה עסקים עם אנשי הקשר העסקיים שלך, אתה מקבל מידע נוסף עליהם, כולל האופן שבו הם מעדיפים ליצור איתם קשר, את שמות העוזרים, מספרי הטלפון החדשים וכן הלאה. התעדכנות בזרימת מידע זו היא משימה יומית שניתן לפשט על-ידי עדכון ושמירה רציפות של רשומות אנשי הקשר העסקיים שלך. באפשרותך לפתוח רשומת איש קשר עסקי כדי להוסיף או לערוך מידע, או כדי לראות פריטי היסטוריית תקשורת, כגון הודעות דואר אלקטרוני המקושרות לאיש הקשר העסקי.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Contact Management.

  2. בסביבת העבודה, לחץ על הכרטיסיה Business contacts ולאחר מכן:

    • גלול אל איש הקשר העסקי שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ עליו פעמיים.

      – או –

    • השתמש בתיבת החיפוש כדי להקליד מידע אודות איש הקשר העסקי שאתה מחפש ולאחר מכן לחץ פעמיים על הרשומה.

  3. הוסף או ערוך מידע בהתאם לצורך.

    עצה: אם יש לך כתובת דואר אלקטרוני עבור תיק הלקוח, תוכל להבטיח שהודעות דואר אלקטרוני שנשלחות לתיק הלקוח וממנו ייכללו באופן אוטומטי בהיסטוריית התקשורת של הרשומה. בקבוצה Edit, לחץ על E-mail Tracking ולאחר מכן לחץ על Manage Linking and Tracking. בחר בתיבת הסימון עבור כתובת הדואר האלקטרוני של תיק הלקוח ולאחר מכן לחץ על OK. לקבלת מידע נוסף אודות קישור אוטומטי של הודעות דואר אלקטרוני לרשומות, ראה קישור ומעקב אחר הודעות דואר אלקטרוני ב-Business Contact Manager.

  4. לאחר שתסיים, לחץ על Save _AMP_ Close.

עצה: עם תכונה שנקראת עריכה בצובר, באפשרותך לערוך את התוכן של שדה ברשומות של אנשי קשר עסקיים מרובים. אפשרות זו שימושית, לדוגמה, אם ברצונך להזין כתובת אינטרנט עבור תריסר אנשי קשר עסקיים שכולם עובדים באותה חברה. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו ניתן לערוך רשומות מרובות בו, ראה עריכת רשומות רבות בו ב-Business Contact Manager.

לראש הדף

סינון רשימת אנשי הקשר העסקיים

אין עליך לגלול בין כל אנשי הקשר העסקיים שלך כדי למצוא את הפריטים הרצויים. במקום זאת, באפשרותך לסנן כל רשימת אנשי קשר עסקיים כדי שתראה רק את הרשומות שמעניינות אותך.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על Contact Management.

  2. בסביבת העבודה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הכרטיסיה אנשי קשר עסקיים ולאחר מכן לחץ על שנה.

  3. בתיבת הדו שינוי כרטיסיה , לחץ על סנן.

  4. בתיבת הדו סינון אנשי קשר עסקיים , באפשרותך להשתמש באחת מהאפשרויות הבאות או בשתיהן:

    • מסנן פשוט     בחר או נקה קטגוריות מוגדרות מראש.

    • סינון מתקדם     צור מסננים מרובים כדי למקד את הבחירה.

ניתן להשתמש ברשימה מסוננת זו כדי ליצור כרטיסיה מותאמת אישית, רשימת שיחות או רשימת דיוור. ניתן גם להשתמש בו כבסיס לדוח או לגאדג.

לקבלת מידע נוסף אודות סינון, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager. לקבלת מידע נוסף אודות דוחות, ראה שימוש בדוחות ותרשימים ב-Business Contact Manager. לקבלת מידע נוסף אודות גאדג'טים, ראה שימוש בגאדג ב-Business Contact Manager.

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

הישאר צעד אחד לפניי באמצעות Microsoft 365

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×