שימוש בדוחות ותרשימים ב-Business Contact Manager

דוח הוא כלי מצוין לקבלת תובנות לגבי החשבונות, אנשי הקשר העסקיים, ההפניות, ההזדמנויות, הפרוייקטים העסקיים ופעילויות השיווק. באפשרותך לפתוח עשרות דוחות ברירת מחדל ב- Business Contact Manager for Outlook, בנוסף לשינוי, שמירה, עדכון ושימוש חוזר במספר בלתי מוגבל כמעט של דוחות נוספים.

מאמר זה מתאר את תכונות הדוח ב- Business Contact Manager for Outlook וכיצד ניתן לעבוד עם דוחות, להתאים אותם אישית ולהשתמש בהם כדי להפעיל פעילויות עסקיות אחרות.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

פתיחה ושינוי של דוח

שמירה, רענון או הדפסה של דוח פתוח

יצירת תרשים מדוח

ייצוא דוח ל-Excel או לתוכנית אחרת לניתוח

הפעלת פעילות שיווקית מדוח

פתיחת דוח מגאדג

הצגת רשימת הדוחות הסטנדרטיים

פתיחה ושינוי של דוח

Business Contact Manager for Outlook מספק דוחות מוגדרים מראש רבים. אם אינך רואה בדיוק מה דרוש לך, באפשרותך לפתוח דוח דומה ולאחר מכן לשנות אותו לפי הצורך. באפשרותך גם לשמור את הדוחות המותאמים אישית לשימוש חוזר מאוחר יותר.

פתיחת דוח

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports. דוחות זמינים מקובצים לפי סביבות העבודה הקשורות שלהם: ניהול אנשי קשר, מכירות, שיווקאו פרוייקטים עסקיים. הקבוצה Open מכילה דוחות ששינית ושמרת.

    הכרטיסיה 'דוחות' ברצועת הכלים

  2. כדי לפתוח דוח מוגדר מראש, לחץ על לחצן עבור סוג הדוח שברצונך לראות ולאחר מכן לחץ על שם הדוח ברשימה.

  3. כדי לפתוח דוח שהשתנה ששמרת, לחץ על דוחות שנשמרו, לחץ על שם הדוח בתיבת הדו פתיחת דוחות שנשמרו ולאחר מכן לחץ על פתח.

עצה: אם אינך בטוח איזו קבוצה או קטגוריה מכילה את הדוח שאתה מחפש, עיין ברשימת הדוחות הסטנדרטיים.

לקבלת סיוע בשינוי דוח, ראה שינוי דוח כדי שיהיה שימושי יותר.

לראש הדף

שינוי דוח

יש לך שליטה רבה על המראה של הדוחות שלך ב- Business Contact Manager for Outlook.

בסעיף זה

שינוי הפריסה של דוח

שינוי דוח כדי שיהיה שימושי יותר

שינוי הפריסה של דוח

קיימות כמה דרכים לשינוי הפריסה, או המראה של דוח. באפשרותך להשתמש בשיטות אלה בנפרד או בשילוב; סדר השינויים שאתה מבצע אינו משנה.

  • שימוש בחלונית ' התאמה אישית של דוח '    ברצועת הכלים, בקבוצה פריסה , לחץ על אחת מהאפשרויות כדי לפתוח את החלונית התאמה אישית של דוח:

    • בחר עמודה. אם ברצונך לשנות את העמודות המוצגות, לחץ על לחצן זה ולאחר מכן לחץ על הסימן + (חיבור) כדי להרחיב את הרשימה ולהציג את כל הפריטים בתוכה. האפשרויות הזמינות ישתנו עם הדוח שאתה משנה. בחר את תיבות הסימון עבור העמודות שברצונך להציג ונקה את תיבות הסימון עבור פריטים שאינך מעוניין לראות בדוח.

    • כותרת עליונה וכותרת תחתונה. אם ברצונך להוסיף כותרת עליונה או כותרת תחתונה לדוח, או להוסיף הערות לדוח, לחץ על לחצן זה ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון והזן מידע עבור העמודות שברצונך להציג. נקה את תיבות הסימון עבור עמודות שאינך מעוניין לראות בדוח.

    • גופנים. אם ברצונך לשנות את אופן ההצגה של גופנים ומספרים, לחץ על גופנים. לחץ על האפשרויות שברצונך לשנות ועדכן אותן לפי הצורך. באפשרותך לשנות את הגופן בגוף הדוח, בתוויות עבור שורות ועמודות, ובשדות המספריים עבור סכומים וסכומי ביניים.

  • שימוש בפקדי מיון וסינון     ברצועת הכלים, בקבוצה מיון וסינון , בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • מסנן. באפשרותך להגביל את התוצאות המוצגות בדוח על-ידי סינון הדוח. לקבלת מידע אודות סינון דוח, ראה סינון רשומות ב-Business Contact Manager.

    • בסדר עולה או יורד. לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות כדי לשנות את סדר המיון של רשומות בדוח. כברירת מחדל, רשימות ממוינות בסדר אלפביתי בהתבסס על השדה הראשי בדוח. לדוגמה, בדוח שכותרתו אנשי קשר עסקיים לפי חשבון, הרשימה ממוינת תחילה על-ידי שם החשבון. תחת שם החשבון, כל איש קשר עסקי המקושר לחשבון מוצג בסדר אלפביתי.

      עצה: שמות מוצגים על-ידי המידע בשדה ' שם מלא '. אם תכלול כותרות בשם המלא, הכותרות ייכללו במיון. לדוגמה, השם המלא של Sr. Carlos סרדה יופיע תחת S.

  • סידור מחדש של עמודות     כדי לשנות את סדר העמודות בדוח, פשוט לחץ על שם עמודה ולאחר מכן גרור אותה למיקום הרצוי.

  • מיון פריטים בשדה נתונים משני    כדי להפוך את סדר הטקסט או המספרים בשדה משני, לחץ על שם השדה בדוח. לדוגמה, בדוח שכותרתו אנשי קשר עסקיים לפי חשבון, באפשרותך ללחוץ על שם איש הקשר העסקי של העמודה כדי למיין מחדש את השמות של אנשי הקשר העסקיים המפורטים תחת כל שם חשבון בסדר אלפביתי הפוך. לחץ שוב על כותרת העמודה כדי לשחזר את ההזמנה המקורית. באופן דומה, אם תלחץ על שם העמודה כתובת-ZIP , רשימת אנשי הקשר העסקיים תחת כל שם חשבון תתבצע בסדר מספרי הפוך.

  • כיווץ או הרחבה של קבוצות בשדה נתונים משני     לחץ על הסימן - (חיסור) בכל שורה של הדוח כדי לכווץ את כל פריטי המשנה ולהציג רק את השורה הראשונה של ערך הדוח. לדוגמה, בדוח שכותרתו אנשי קשר עסקיים לפי חשבון, באפשרותך ללחוץ על הסימן-(חיסור) על-ידי שם חשבון כדי להסתיר את רשימת אנשי הקשר העסקיים המקושרים. כדי לציין שרשימה מכווצת, הסימן - (חיסור) משתנה לסימן + (חיבור). תכונה זו עשויה להועיל להפחתת הגודל והמורכבות של הדוח. כדי להרחיב קבוצה, לחץ על סימן + חיבור.

לראש הדף

שינוי דוח כדי שיהיה שימושי יותר

קיימות כמה דרכים שבהן באפשרותך לשנות את הדוחות שלך כדי לגרום להם להיות שימושיים יותר לעצמך או לעמיתים לעבודה.

  • תוצאות סינון    לאחר פתיחת דוח, השתמש במסננים פשוטומתקדם כדי לא לכלול רשומות ספציפיות מהדוח. תוצאות דוח סינון עשויות להיות שימושיות עבור מגוון פעילויות. לדוגמה, דוח על הפניות שסוננו לפי מיקום הוא בסיס מצוין עבור קמפיין שיווקי של דואר ישיר לגבי אירוע שאתה מתכנן באזור. לקבלת מידע נוסף אודות סינון, ראה סינון רשומות ב- Business Contact Manager.

  • שינוי המראה    עדכון המראה של הדוחות עם המידע בשינוי הפריסה של דוח

  • התאמות אישיות של נתונים    לפני שתפתח אפילו דוח, תוכל לבצע בו שינויים חשובים, עם התאמות אישיות כגון שדות המוגדרים על-ידי המשתמש, או שינויים בערכי ברירת המחדל ברשימות שונות. הוסף שדות המוגדרים על-ידי המשתמש לטופס ההפניה, לדוגמה, כדי לתעד את המידע הספציפי לתעשייה הדרוש לך וליצור דוחות ממנו. שנה את האפשרויות הזמינות ברשימה, ואפשרויות אלה הופכות לעמודות של נתונים בדוח הבא.

הערה: אם שדה מוגדר על-ידי המשתמש שהוספת לדוח נמחק ממסד נתונים של Business Contact Manager שלך, הדוח השמור לא יציג את המידע מהשדה שנמחק. אם אתה מייצא דוח עם המידע ל-Excel לפני שהשדה נמחק, דוחות אלה אינם מושפעים.

לראש הדף

תיקון שגיאות נתונים בדוח

כשאתה מסתכל מעל דוח, אתה עשוי לזהות שגיאות שברצונך לתקן. לדוגמה, ייתכן שתראה שאיש קשר עסקי השויך לחשבון הלא נכון. לא ניתן לתקן שגיאה זו בדוח, אך יש לתקן אותה ברשומות בודדות המעורבות.

כדי לתקן את השגיאה בדוגמה זו, פתח את רשומת איש הקשר העסקי ובעמוד כללי של הרשומה, בשדה חשבון מקושר , הזן את החשבון הנכון. אם לאחר מכן תחזור אל הדוח ובקבוצה פעולות , לחץ על רענן, הדוח יהיה נכון.

לראש הדף

שמירה, רענון או הדפסה של דוח פתוח

לאחר שתסקור דוח, ייתכן שתרצה לשמור את כל השינויים שביצעת, לעדכן את הנתונים או להדפיס את הדוח. התחל בדוח פתוח כדי להשלים פעולות אלה.

שמירת דוח שהשתנה

אין צורך לשמור דוח שלא שינית, מאחר שהוא זמין בכרטיסיה ' דוחות ' ברצועת הכלים. דוחות שמורים מאוחסנים במסד הנתונים של Business Contact Manager for Outlook.

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה דוחות ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. התאם אישית את הדוח כפי שתואר בפתיחה ושינוי של דוח.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות , לחץ על שמירה בשם.

  4. בתיבת הדו שמירה בשם שנפתחת, הקלד שם עבור הדוח ולאחר מכן לחץ על אישור.

כדי לפתוח דוח מותאם אישית, לחץ על דוחות שנשמרו.

עצה: הדוח נשמר באותה קטגוריה שבה נמצא הדוח ששינית כדי ליצור את הדוח השמור.

רענון נתונים בדוח

נתוני דוח מתבצעים ברענון בכל פעם שאתה פותח דוח שנשמר. באפשרותך גם לעדכן אותו לפי הצורך.

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה דוחות ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות , לחץ על רענן.

הדפסת דוח

  1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה דוחות ולאחר מכן לחץ על סוג הדוח שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על שם הדוח כדי לפתוח אותו.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות , לחץ על הדפס.

לראש הדף

יצירת תרשים מדוח

באפשרותך ליצור תרשים מרוב הדוחות ב-Business Contact Manager for Outlook, ומתוך הדוחות המותאמים אישית שיצרת מדוח. דוחות שניתן להציג בטופס תרשים יציגו לחצן תרשים פעיל ( לחצן תרשים ), ברצועת הכלים. אין אפשרות להציג דוחות שאינם מכילים נתונים כתרשימים.

  1. פתח את הדוח שברצונך לראות כתרשים.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה ההצגה , לחץ על תרשים. אם תרשים רחב מדי להצגה בצג, יופיע פס גלילה אופקי מתחת לתרשים.

    עצה: אם ברצונך ליצור תרשימים מתוחכמים יותר, יצא את נתוני הדוח ל-Excel והשתמש בתוכנית זו כדי ליצור את התרשים שלך. לקבלת מידע נוסף אודות ייצוא נתוני דוח ל-Excel, ראה ייצוא דוח ל-excel או לתוכנית אחרת לניתוח.

דוגמה של תרשים

  1. השתמש בפקדים בקבוצה ' תרשים ' ברצועת הכלים כדי להתאים אישית את התרשימים.

  2. תוויות     לחץ על תוויות כדי להוסיף או להסיר כותרות צירומקרא.

  3. Values     לחץ על ' ערכים ' כדי לבחור את הנתונים המוצגים בדוח. לדוגמה, בתרשים עבור הזדמנויות לפי מקור, באפשרותך להציג את מספר ההזדמנויות    או נתוני ההכנסות .

  4. צפוי     והסכום הכולל    בחר תיבות סימון אלה אם ברצונך שהתרשים יציג הכנסות בפועל, הכנסה צפויה או שתיהן.

    הערה: תיבות סימון אלה אינן זמינות בכל תרשים.

לראש הדף

ייצוא דוח ל-Excel או לתוכנית אחרת לניתוח

באפשרותך לייצא בקלות דוח Business Contact Manager for Outlook ל-Microsoft Excel או לתוכנית אחרת לניתוח מעמיק יותר. כדי לייצא את נתוני הדוח לתוכנית שאינה Excel, התחל על-ידי ייצוא הנתונים ל-Excel. לאחר מכן, ב-Excel, באפשרותך לשמור את הנתונים בתבנית קובץ שתוכנית אחרת יכולה לפתוח. לדוגמה, ניתן לפתוח קובץ Excel שנשמר בתבנית קובץ של ערך מופרד באמצעות פסיק (. csv) במגוון תוכניות.

בצע אחת מהפעולות הבאות:

שמירת הדוח כקובץ Excel במחשב שלך    

  1. פתח את הדוח שברצונך לייצא ל-Excel.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות , לחץ על יצא ל-Excel. הדוח נפתח ב- Excel.

  3. ב-Excel, לחץ על לחצן שמור כדי לפתוח את תיבת הדו שמירה בשם . בחר מתוך יותר מ-20 תבניות קובץ לשמירת הדוח.

שליחה בדואר אלקטרוני של הדוח כקובץ מצורף של Excel    

  1. פתח את הדוח שברצונך לשלוח כקובץ מצורף להודעת דואר אלקטרוני.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה פעולות , לחץ על שלח כדואר אלקטרוני. טופס הודעת דואר אלקטרוני של Outlook נפתח כאשר הדוח מצורף כקובץ Excel (תבנית. xlsx).

  3. מלא את השורות ' אל ' או ' נושא ', הקלד הודעה (אופציונלי) ולאחר מכן לחץ על שלח.

לראש הדף

הפעלת פעילות שיווקית מדוח

באפשרותך להשתמש בדוח המכיל את הכתובות, מספרי הטלפון או כתובות הדואר האלקטרוני של תיקי לקוחות, אנשי קשר עסקיים או הפניות להפעלת פעילות שיווקית בBusiness Contact Manager for Outlook.

  1. פתח את הדוח שבו ברצונך להשתמש כבסיס לפעילות שיווקית.

  2. לחץ על CTRL + A כדי לסמן את כל הרשומות ברשימה.

  3. ברצועת הכלים, בקבוצה ' תקשורת ', לחץ על ' רשימת שיחות חדשה', ' דואר אלקטרוני בנפח גדול' או ' הדפס דואר ישיר' ולאחר מכן לחץ על כל הנמענים או הנמענים שנבחרו.

  4. בטופס פעילות השיווק שנפתח, צור את רשימת הנמענים עבור הפעילות והתוכן.

    לקבלת מידע אודות יצירת רשימת שיחות, ראה יצירה ושימוש ברשימות שיחות ב-Business Contact Manager. לקבלת מידע אודות יצירת פעילויות שיווקיות אחרות, ראה שיווק מוצרים ושירותים ב-Business Contact Manager.

לראש הדף

פתיחת דוח מגאדג

כדי לפתוח דוח מגאדג'ט, לחץ על סמל הדוח בגאדג. דוחות שנפתחו מגאדג פועלים בדיוק כמו דוחות שנפתחו מרצועת הכלים.

לקבלת מידע נוסף אודות גאדג'טים, ראה שימוש בגאדג ב-Business Contact Manager.

לראש הדף

הצגת רשימת הדוחות הסטנדרטיים

הרשימה הבאה של דוחות רגילים הזמינים ב- Business Contact Manager for Outlook מאורגנת לפי סוג רשומה.

עצה: ניתן להמיר את רוב הדוחות לתרשים, כפי שמתואר ביצירת תרשים מדוח.

דוחות חשבון    

  • חשבונות על-ידי הקצאה ל

  • חשבונות לפי עיר

  • חשבונות לפי מדינה/מחוז

  • חשבונות לפי מיקוד

  • חשבונות לפי שטח

  • חשבונות לפי קטגוריה

  • חשבונות לפי דירוג

  • חשבונות לפי מצב תשלום

  • חשבונות לפי מקור

  • סיכום פעילות חשבון

  • פעילות לפי חשבון

  • חשבונות שלא טופלו

  • הרשימה ' חשבונות מהירים '

דוחות של אנשי קשר עסקיים    

  • אנשי קשר עסקיים לפי חשבון

  • אנשי קשר עסקיים על-ידי הקצאה ל

  • אנשי קשר עסקיים לפי עיר

  • אנשי קשר עסקיים לפי מדינה/מחוז

  • אנשי קשר עסקיים באמצעות מיקוד

  • אנשי קשר עסקיים לפי קטגוריה

  • אנשי קשר עסקיים לפי דירוג

  • אנשי קשר עסקיים לפי מצב תשלום

  • אנשי קשר עסקיים לפי מקור

  • אנשי קשר עסקיים לפי יום השנה

  • אנשי קשר עסקיים לפי יום הולדת

  • סיכום פעילות של איש קשר עסקי

  • פעילות על-ידי איש קשר עסקי

  • אנשי קשר עסקיים שלא טופלו

  • רשימת אנשי קשר עסקיים מהירים

דוחות הפניה

  • הפניות על-ידי הקצאה ל

  • הפניות על-ידי הקצאה ל-and דירוג

  • הפניות לפי ניקוד

דוחות הזדמנות

  • הזדמנויות לפי פריט מוצר או שירות

  • הזדמנויות על-ידי הקצאה ל

  • הזדמנויות לפי מקור

  • הזדמנויות לפי חשבון

  • הזדמנויות לפי איש קשר עסקי

  • הזדמנויות קודמות למועד היעד

  • משפך מכירות

  • צבר מכירות

  • פעילות על-ידי הזדמנות

דוחות מכירות אחרים

  • לקוחות מובילים לפי הכנסות: חשבונות

  • לקוחות מובילים לפי הכנסות: אנשי קשר עסקיים

  • מוצרים מובילים: מוצרים מוכרים ביותר

  • מוצרים מובילים: רוב המוצרים הרווחיים

  • מוצרים מובילים: השוליים הגבוהים ביותר

  • הפניות מובילות: באמצעות עוצמת הקול

  • הפניות מובילות: לפי סך כל המכירות

  • לקוחות רדומים: במהלך 30 הימים האחרונים

  • לקוחות רדומים: בעבר 90 ימים

  • לקוחות רדומים: בעבר 180 ימים

  • לקוחות רדומים: בעבר 365 ימים

דוחות שיווק

  • הזדמנויות לפי פעילות שיווקית

  • אנשי קשר עסקיים לפי פעילות שיווקית

  • חשבונות לפי פעילות שיווקית

  • פעילויות שיווקיות לפי קמפיין

  • פעילויות שיווקיות לפי סוג

  • כניסה לטלפון לפי רשימת שיחות

דוחות פרוייקט עסקי

  • פרוייקטים עסקיים-הכל

  • פרוייקטים עסקיים-היעד הבא

  • פרוייקטים עסקיים-איחור

  • פרוייקטים עסקיים לפי מצב

  • פרוייקטים עסקיים לפי תאריך יעד

  • פרוייקטים עסקיים על-ידי הקצאה ל

  • פרוייקטים עסקיים לפי סוג

  • פרוייקטים עסקיים לפי עדיפות

  • פרוייקטים עסקיים לפי חשבון

  • פרוייקטים עסקיים לפי איש קשר עסקי

  • משימות פרוייקט – הכל

  • משימות פרוייקט – ליעד הבא

  • משימות פרוייקט – איחור

  • משימות פרוייקט לפי פרוייקט

  • משימות פרוייקט על-ידי הקצאה ל

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×