שימוש במשימות פרוייקט ב- Business Contact Manager

כדי לעזור לך להשלים פרוייקט עסקי, באפשרותך לחלק אותו לסידרת משימות פרוייקט שתוכל לארגן בסדר שבו יש לבצע ולהקצות אותן לחברי הצוות שלך.

לכל פעילות, אתה מקצה תאריך התחלה ותאריך יעד. בעת ביצוע התקדמות בפעילות, באפשרותך לעדכן את רמת ההשלמה. באמצעות מידע זה, באפשרותך להציג את הפרוייקט Business כתרשים עמודות הפרוס על-פני ציר זמן. פעולה זו מעניקה לך התראה שימושית של המיקום שבו אתה נמצא בתהליך וכמה עוד עליך לעבור.

מאמר זה מסביר כיצד ליצור, להקצות, לעדכן ולעקוב אחר פעילויות פרוייקט.

לקבלת מידע אודות אופן המחיקה של רשומות, כולל משימות פרוייקט, ראה מחיקת רשומות של Business Contact Manager.

איזו פעולה ברצונך לבצע?

יצירה והקצאה של פעילות פרוייקט

עדכון פעילות פרוייקט שהוקצתה לך

מעקב אחר משימות פרוייקט המקושרות לפרוייקט העסקי שלך

משימות פרוייקט תרשים בציר זמן

יצירה והקצאה של פעילות פרוייקט

בעת יצירת פרוייקט עסקי, כגון מצגת מכירות, הוא יכול לכלול מספר פעילויות פרוייקט. לדוגמה:

  • סידור עבור שטח מצגת

  • ספק כיבוד מספק

  • ליצור, לייצר ולספק חומרי מכירות.

באפשרותך להקצות משימות אלה לכל מי ששיתפת את מסד נתונים של Business Contact Manager.

הערה: אין באפשרותך לקשר קבצים או הודעות דואר אלקטרוני לפעילויות פרוייקט, אך באפשרותך לצרף פריטים כגון קבצים והודעות דואר אלקטרוני במקטע הערות של רשומת פעילות פרוייקט.

יצירת משימה חדשה של פרוייקט

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. ברצועת הכלים, בקבוצה חדש , לחץ על משימת פרוייקט חדשה.

השלמת טופס המשימה של הפרוייקט

הטופס ' פעילות פרוייקט ' כולל עמודי כלליופרטים . הדף כללי מוצג כברירת מחדל.

הדף General

באפשרותך להשתמש בתצוגה זו כדי לתעד מידע אודות פעילות הפרוייקט שלך, לרבות הקצאת הפעילות של הפרוייקט, הפרוייקט העסקי המקושר ותאריך היעד, המצב.

המקטע ' פרטי פעילות של פרוייקט '
  1. בתיבה נושא , הקלד שם עבור פעילות הפרוייקט (נדרש).

  2. הקצאת הפעילות של הפרוייקט לחבר צוות או לעובד    לחץ על שם האדם ברשימה הוקצה ל .

    הערה: השמות ברשימה המוקצית ל הם העובדים שאיתם שיתפת את מסד הנתונים של Business Contact Manager. לקבלת מידע אודות שיתוף מסד הנתונים, ראה שיתוף נתוני Business Contact Manager שלך עם משתמשים אחרים.

המקטע ' פרוייקט מקושר '
  1. לחץ על לחצן קישור אל כדי לבחור את הפרוייקט העסקי שפעילות פרוייקט זו מקושרת אליה (נדרש).

    הערה: ניתן לקשר פעילות פרוייקט לפרוייקט עסקי אחד בלבד. אם יצרת פעילות פרוייקט זו מתוך טופס פרוייקט עסקי, מידע זה כבר הוזן.

המקטע ' הגדרות פעילות פרוייקט '
  1. בתיבות תאריך התחלהותאריך יעד , הזן את תאריכי ההתחלה והיעד עבור הפעילות.

    מידע אודות תאריך ההתחלה נוסף לחלק העליון של הרשומה, מתחת לרצועת הכלים.

  2. לחץ על תיאור של מצב הפעילות של הפרוייקט בתיבה מצב .

  3. בתיבה % ביצוע , הזן מספר בין 0 ל-100.

  4. בחר את תיבת הסימון נדרש תשומת לב אם פעילות פרוייקט זו דורשת תשומת לב מהאדם שאליו הוא מוקצה.

הפעילות נוספת לרשימת הפעילויות של האדם בשורת המשימות של Outlook.

  1. בתיבה עדיפות , בחר רמת עדיפות, נמוכה, רגילה או גבוהה, עבור פעילות הפרוייקט.

כדי להתאים אישית את הרשימה, לחץ על ערוך רשימה זו

  1. בחר את תיבת הסימון תזכורת כדי להגדיר תזכורת עבור הבעלים של פעילות פרוייקט זו ולאחר מכן לחץ על החץ ובחר תאריך ושעה.

המקטע Comments
  1. הקלד או הדבק הערות או צרף קבצים או פריטים אחרים של Outlook, כגון הודעות דואר אלקטרוני, לשדה הערות .

    הערה: קבצים מצורפים ופריטי Outlook מפורטים בשדה ' הערות '. הפריטים אינם מופיעים בדף ההיסטוריה של הפרוייקט העסקי המקושר.

  2. לחץ על לחצן הוסף חותמת זמן כדי להוסיף את התאריך והשעה להערות שלך.

  3. אם סיימת להזין מידע אודות פעילות הפרוייקט, לחץ על Save _AMP_ Close. אחרת, המשך לסעיף הבא במאמר זה.

הדף Details

באפשרותך להשתמש בדף זה כדי לתעד את תאריך ההשלמה, שעות העבודה שהושלמו וכמה קילומטרים שניתן להשלים או שיש לעקוב אחריהם.

  1. כדי להציג את דף הפרטים, ברצועת הכלים, בקבוצה הצג , לחץ על פרטים.

  2. הזן את התאריך שבו פעילות הפרוייקט הושלמה בתיבה תאריך שהושלם .

  3. הזן את מספר השעות של העבודה הכוללת המשוער עבור משימה זו בתיבה סך עבודה .

  4. הזן את מספר השעות של עבודה בפועל בתיבה ' עבודה בפועל '.

  5. בתיבה ' מרחק ', הזן את מרחק החיוב של פעילות פרוייקט זו.

  6. לחץ על שמור וסגור.

עצה: לאחר ששמרת את פעילות הפרוייקט, הפרטים של משימה זו מוצגים במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של הפרוייקט העסקי המקושר.

לראש הדף

הקצאת פעילות פרוייקט

הערה: באפשרותך להקצות משימה של פרוייקט לאדם אחר אם מסד הנתונים של Business Contact Manager משותף עם משתמשים אחרים. לקבלת מידע נוסף אודות אופן הצגת מסד הנתונים שלך, ראה שיתוף הנתונים של Business Contact Manager עם משתמשים אחרים.

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, לחץ על הכרטיסיה פעילויות פרוייקט ולאחר מכן לחץ פעמיים על פעילות הפרוייקט כדי לפתוח אותה.

  3. ברשומת הפעילות של הפרוייקט, ברשימה הוקצה ל , לחץ על שם.

    הערה: תראה את השמות ברשימה מוקצה ל רק אם שיתפת את מסד הנתונים עם משתמשים אחרים.

  4. לחץ על שמור וסגור.

לראש הדף

עדכון פעילות פרוייקט שהוקצתה לך

כדי לשמור על ההתקדמות של הפרוייקט העסקי, משימות הפרוייקט צריכות להיות מעודכנות כפי שאתה והעמיתים שלך מבצעים את העבודה על משימות אלה. כאשר פעילות פרוייקט מוקצית לך, תוכל לראות אותה בשורת המשימות של Outlook.

כיצד?

  1. ב-Outlook, ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה תצוגה .

  2. בקבוצה פריסה , לחץ על שורת המשימות לביצועולאחר מכן בצע את הפעולות הבאות:

  3. אם שורת המשימות לביצוע אינה מוצגת, לחץ על רגיל.

  4. אם רשימת הפעילויות אינה כלולה בשורת המשימות לביצוע, חזור על השלבים הקודמים ולאחר מכן לחץ על רשימת פעילויות.

עדכון פעילות פרוייקט

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, בכרטיסיה פעילויות פרוייקט , לחץ פעמיים על פעילות הפרוייקט כדי לפתוח אותה.

  3. במקטע הגדרות משימה של פרוייקט , עדכן את המצב הנוכחי, אחוז ביצוע והאם הפעילות צריכה תשומת לב מהבעלים של הפרוייקט העסקי.

  4. במקטע הערות , באפשרותך להדביק הערות מקבצים אחרים או להקליד הערות ישירות בשדה זה. לחץ על לחצן הוסף חותמת זמן כדי להוסיף תאריך ושעה להערות שלך.

  5. לחץ על שמור וסגור.

הערה: לאחר ששמרת את רשומת הפעילות של הפרוייקט, המידע העדכני ביותר מפעילות זו מוצג במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של רשומת הפרוייקט העסקי המקושר.

לראש הדף

מעקב אחר משימות פרוייקט המקושרות לפרוייקט העסקי שלך

אם אתה הבעלים של הפרוייקט העסקי, באפשרותך לעקוב אחר ההתקדמות של פעילויות פרוייקט על-ידי הצגת גאדג'טים של פעילויות הפרוייקט, כגון משימות פרוייקט-ליעד הבא, או על-ידי הצגת פעילויות הפרוייקט במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט של רשומת פרוייקט עסקי.

הגאדג ' פעילויות פרוייקט ' מציגים מידע אודות כל פעילויות הפרוייקטים עבור כל הפרוייקטים העסקיים שלך.

לקבלת מידע אודות אופן ההצגה של גאדג'טים בסביבת העבודה של ניהול פרוייקטים, ראה שימוש בגאדג ב-Business Contact Manager.

הצגת פעילויות הפרוייקט בפרוייקט עסקי בודד

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. בחלונית הרשימה, בכרטיסיה פרוייקטים עסקיים , לחץ פעמיים על הפרוייקט העסקי שברצונך לסקור.

    במקטע מידע אודות פעילויות פרוייקט , מוצג מידע אודות כל פעילות פרוייקט. באפשרותך ללחוץ פעמיים על פעילות פרוייקט כלשהי כדי לפתוח אותה ולראות מידע מפורט יותר.

לראש הדף

משימות פרוייקט תרשים בציר זמן

  1. בחלונית הניווט, תחת Business Contact Manager, לחץ על ניהול פרוייקטים.

  2. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה Reports.

  3. בקבוצה ניהול פרוייקטים , לחץ על פעילויות פרוייקטולאחר מכן בחר משימות פרוייקט-הכל.

  4. בחלון הדוח, ברצועת הכלים, בקבוצה מיון וסינון , לחץ על סנן.

  5. בתיבת הדו סינון משימות פרוייקט , לחץ על הכרטיסיה מסנן מתקדם .

  6. מהרשימה שם שדה , לחץ על מקושר אל. מתוך הרשימה השוואה , לחץ על שווה, ולאחר מכן, בתיבה השווה ל , הקלד את שם הפרוייקט העסקי שאתה עוקב אחריו.

  7. לחץ על אישור.

  8. ברצועת הכלים, בקבוצה ההצגה , לחץ על תרשים.

    פעילויות הפרוייקט של הפרוייקט העסקי מוצגות כמייצגי פעילויות ירוקים בציר זמן. שורה שחורה בשורת פעילות מציינת את אחוז הפעילות שהושלמה.

עצה: באפשרותך להציג רכיבי תרשים נוספים. ברצועת הכלים, בקבוצה תרשים , לחץ על תוויותולאחר מכן בחר את התוויות שברצונך להציג.

לקבלת מידע נוסף אודות דוחות ומסננים, ראה שימוש בדוחות ותרשימים ב-Business Contact managerוסנן רשומות ב-business contact manager.

לראש הדף

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×