שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint

שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint

סינון מקטין את מספר הפריטים המוצגים בתצוגה רק לנתונים שברצונך לראות. מסנן בוחר פריטים שעומדים בקריטריונים ספציפיים, כגון מיקום, סוג פריט או טווח מחירים. מסנן יכול להחזיר נתונים בעצמו או לקבץ אותם או למיין אותם לעיצוב טוב יותר.

אינדקסים פועלים עם מסננים כדי לשפר את הביצועים שלהם. אם מספר הפריטים ברשימה או בספריה חורג מהסף של תצוגת הרשימה, באפשרותך להוסיף אינדקסים לעמודות קיימות. לאחר מכן ניתן להחיל מסננים כדי שכמות הנתונים המוצגים תרד אל מתחת לסף תצוגת הרשימה, 5000 פריטים.

מסננים מפחיתים את כמות הנתונים המוחזרים על-ידי בחירת פריטים בהתבסס על פעולות (כגון 'גדול מ-' או 'קטן מ-') והתאמת נתונים. בעת יצירת תצוגה מסוננת, העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בביטוי המסנן אמורה לצמצם את ערכת הנתונים במידה הרבה ביותר. לדוגמה, סינון לפי שדה מדינה או תאריך יכול לעתים קרובות לצמצם ערכת נתונים באופן משמעותי. אם יש לך 15,000 פריטים, מומלץ להגדיר את האינדקס הראשון כך שיחזיר פחות מ- 5000 פריטים. אם ערכת הנתונים שלך אינה כוללת יותר מ- 5000 פריטים, עדיין מומלץ לעשות זאת.

SharePoint בוחר את העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בשאילתה ולאחר מכן משתמש בשאר העמודות כדי לבחור את הנתונים שלך. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגות עשויות להיכלל או לא להיכלל באינדקס. התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה, גם אם התוצאה של התצוגה המסוננת מחזירה ערך נמוך מסף תצוגת הרשימה.

לדוגמה, יש לך שאילתה: size = large וגם color = red. ברשימה, הגודל לא מאורגן לפי אינדקס, אך הצבע כן מאורגן לפי אינדקס. כל עוד הרשימה מכילה פחות מ- 5,000 פריטים בצבע "אדום", השאילתה תצליח ברשימה גדולה. עם זאת, אם יש לך שאילתה כזו: size = large או color = red, על אף שמסד הנתונים עשוי למצוא את כל הפריטים בצבע אדום, עליו לסרוק את הרשימה המלאה כדי למצוא את כל הפריטים הגדולים. אם מוחזרים יותר מ- 5000 פריטים, מתבצע ויסות בשאילתה.

אם אתה משתמש בשתי עמודות או יותר בביטוי של המסנן, האינדקס או האינדקסים הקובעים צריכים להשתמש באופרטור 'וגם'. לדוגמה, אם ברצונך להחזיר 'כלבים' מתוך רשימה גדולה של בעלי חיים. יש לך עמודה שאינה סדורה באינדקס המכונה 'זנים', שבה מופיע הערך 'כלב'. אם אתה מבצע שאילתה רק עבור Species = Dog, יתבצע ויסות של השאילתה. עם זאת, אם יש לך עמודה סדורה באינדקס, המכונה 'מחלקה', השאילתה שלך תהפוך להיות: ‎Class = Mammals וגם Species = Dog. ניתן גם לחפש חתולים וכלבים באמצעות השאילתה ‎Class = Mammals וגם (Species = DOG או Species = Cats). השאילתה השניה בוחרת את כל ה'יונקים' ולאחר מכן מסננת ל'כלבים' ו'חתולים'.

הערה: אם תעביר פריטים אל סל המיחזור, פריטים אלה עדיין יילקחו בחשבון כאשר תקבע אם ביטוי המסנן עולה על סף תצוגת הרשימה. אם תנקה את סל המיחזור, הם לא יילקחו עוד בחשבון. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

אם העמודות שבהן אתה משתמש למסנן אינן כוללות אינדקסים, כדאי שתתחיל על-ידי יצירת אינדקסים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת אינדקס לעמודה של SharePoint.

לאחר הוספת אינדקס לעמודה, באפשרותך להוסיף אותה בעת היצירה או השינוי של תצוגה, ולאחר מכן להשתמש בה כדי לסנן את התצוגה. לפני יצירת תצוגה, כדאי להוסיף עמודות נוספות לרשימה כדי לאפשר יותר גמישות בפעולות המיון, הקיבוץ והסינון. בפעולות המיון והסינון, ניתן לבחור עמודות הכלולות בערכת הנתונים, אך אינן מוצגות.

יצירת תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  1. לחץ על הכותרת של העמודה שברצונך לסנן לפי ובחר סנן מתוך אפשרויות התפריט.

    האפשרות ' סנן כותרת עמודה של SharePoint לפי כותרת '

  2. בחלונית הסינון שנפתחת בצדו השמאלי של הדף, בחר את ערכי העמודות שלפיהם ברצונך לסנן את הרשימה. לאחר שתסיים, לחץ על לחצן החל .

    החלונית ' מסנן רשימה של SharePoint Online '

    כעת עליך להבחין שכותרת העמודה מכילה סמל מסנן, כדי לציין שהרשימה שלך מסוננת לפי ערכים בעמודה זו.

    כותרת עמודה של SharePoint עם סמל מסנן

    אם ברצונך לקבל מידע נוסף על החלונית ' מסננים ' וכיצד לסנן לפי ערכים המאוחסנים במספר עמודות שונות, קרא מהו החלונית ' מסנני רשימה וספריה '?

  3. חזור על שלבים 1 ו-2 עבור כל העמודות האחרות שברצונך לסנן לפיהם.

  4. עיין בתפריט ' תצוגות ' בחלק השמאלי העליון של הרשימה או הספריה שלך. עליך להבחין בשם התצוגה הנוכחית, עם כוכבית (*) לצד ההודעה — המציינת שהתצוגה אינה נשמרת. כדי ליצור תצוגה חדשה, בחר את השם של התצוגה הנוכחית ולאחר מכן בחר באפשרות שמור תצוגה בשם מתוך אפשרויות התפריט.

    האפשרות ' שמירה בשם ' בתפריט תצוגת רשימה של SharePoint Online

  5. בתיבה ' שמירה בשם ' שמופיעה, הקלד שם חדש עבור התצוגה. (אם אתה מעוניין שכולם יוכלו לראות את התצוגה, השאר את האפשרות הפוך את התצוגה הציבורית לנבחרת. אחרת, נקה את הבחירה כדי להפוך את התצוגה לגלויה בלבד עבורך.) לחץ על לחצן שמור כדי ליצור את התצוגה החדשה.

    תיבת הדו ' שמירה של תצוגת רשימה של SharePoint Online '

    כעת באפשרותך לראות תצוגה מסוננת של הרשימה או הספריה שלך עם השם המוקצה.

    הערה: ניתן לסנן את הרשימה או הספריה שלך מבלי לשמור אותה כתצוגה. 

שינוי תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  1. בצע שינוי נוסף בתצוגה, כגון מיון, קיבוץ או הוספת מסננים נוספים.

  2. ביצוע ההוראות בשלבים 3 ו-4 לעיל, אך הפעם, אל תשנה את שם התצוגה. לחץ על לחצן שמור. פעולה זו תעדכן את התצוגה הקיימת.

אם ברצונך לקבל שליטה מפורטת יותר על התצוגה שלך, במקום זאת תוכל לשנות את התצוגה באמצעות עורך התצוגה הקלאסית. כדי לעשות זאת, בחר את השם של התצוגה הנוכחית בתפריט תצוגה, ולאחר מכן בחר ערוך תצוגה נוכחית מתוך אפשרויות התפריט ולאחר מכן בצע את ההוראות הבאות.

אפשרות תפריט תצוגה נוכחית של SharePoint Online

שינוי תצוגה בעורך התצוגה הקלאסית

  1. גלול מטה אל המקטע מסננים , ובחר באפשרות הציגו פריטים רק כאשר הטקסט הבא מתקיים.

  2. הוסף הצהרות כדי להגדיר את העמודה או העמודות שעליהן ברצונך לסנן.

    תחת ערוך הגדרות, הגדר את המסננים הרצויים עבור התצוגה.

    אם יש לך או משפטים, ציין אותם תחילה. לאחר מכן הוסף את כל ההצהרות הדרושות והצהרות .

  3. אם עליך להוסיף ערך נוסף להגדרת המסנן, בחר באפשרות הצג עמודות נוספות בפינה השמאלית התחתונה. ניתן לכלול עד 10 משפטים בהגדרת מסנן.

    אם עליך להוסיף ערך נוסף להגדרת המסנן, בחר באפשרות הצג עמודות נוספות.

  4. לאחר שתסיים, בחר אישור בחלק העליון או התחתון של הדף כדי לשמור את התצוגה.

    הדף ' עריכת תצוגה ' נסגר והוא מוחלף על-ידי התצוגה שהגדרת.

על מנת שתצוגה תסנן במהירות פריטים רבים, יש לסדר באינדקס את העמודה הראשונה שבמסנן. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגה ייכללו או לא ייכללו באינדקס, אולם התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה. העמודה הראשונה של המסנן צריכה להחזיר פחות פריטים מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה'.

אם העמודה הראשונה של המסנן מחזירה פריטים רבים יותר מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה', באפשרותך להשתמש במסנן עם שתי עמודות או יותר. בעת הגדרת תצוגה מסוננת המשתמשת בשתי עמודות או יותר, השתמש באופרטור וגם כדי להגביל את המספר הכולל של הפריטים המוחזרים. עם זאת, גם במקרה זה יהיה עליך לציין כעמודה הראשונה במסנן את העמודה שככל הנראה תחזיר את כמות הנתונים הקטנה יותר. השימוש במסנן או מגדיל כמעט תמיד את מספר הפריטים המוחזרים ולא יהיה יעיל בנסיבות אלה.

לקבלת מידע נוסף על תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

חשוב: על אף שניתן לארגן עמודת בדיקת מידע יחידה באינדקס כדי לשפר את הביצועים, השימוש בעמודת בדיקת מידע הסדורה באינדקס כדי למנוע חריגה מסף תצוגת הרשימה אינו פועל. השתמש בסוג אחר של עמודה כאינדקס ראשי או משני.

חשוב: אם אתה מסנן רשימה לפי שדה סדור באינדקס, בדוק את סל המיחזור לאיתור פריטים שנמחקו מהרשימה או מהספריה. פריטים בסל המיחזור נספרים במסגרת סף תצוגת הרשימה, ואינם נמחקים ממסד הנתונים העורפי עד להסרתם מסל המיחזור. אם המספר הכולל של פריטים מסוננים ברשימה ובסל המיחזור גדול מערך המגבלה של סף הרשימה, אתה עשוי לקבל ערכה לא שלמה של תוצאות, או להיחסם. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

קיימות שתי מילות מפתח שבהן באפשרותך להשתמש כדי לסנן בהתבסס על היום הנוכחי [Today] או המשתמש הנוכחי [Me]. מילות מפתח אלה הן דינאמיות משום שהן משתנות בהתאם למשתמש או לתאריך.

הערה: לא ניתן להשתמש במסננים [Today] או [Me] בעת סינון באמצעות כותרת עמודה. עליך להשתמש בעורך התצוגה הקלאסית כדי לסנן עמודות באמצעות מילות מפתח אלה.

השימוש ב- [Me] יכול להועיל כשברצונך לראות רק את המסמכים שלך בספריה גדולה. [Me] פועל עם אנשים בהתבסס על עמודות כגון 'נוצר על-ידי' או 'השתנה על-ידי'. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שיצרת, הגדר מסנן שבו העמודה 'נוצר על-ידי' שווה ל- [Me]. אם אתה עורך וברצונך לראות את הקבצים האחרונים שעליהם עבדת, הגדר מסנן בעמודה 'השתנה על-ידי' כשווה ל- [Me]. כדי לראות את שניהם, צור שני מסננים המחוברים באמצעות או.

סינון באמצעות [Me]

מילת המפתח [Today] פועלת בעמודות המבוססות על תאריכים. באפשרותך להשתמש במתמטיקה כדי לקבל טווחים המשתנים בהתאם לתאריך של היום. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שהשתנו ב- 30 הימים האחרונים, באפשרותך ליצור מסנן בעמודה 'תאריך' הגדול או שווה ל: ‎[Today] - 30. כדי להשמיט את היום הנוכחי, הגדר מסנן שני בעמודה 'תאריך' כקטן יותר מ- [Today] ולחבר את המסננים באמצעות וגם.

סינון באמצעות [Today]

באפשרותך לסנן רשימה של SharePoint המכילה עמודת מטה-נתונים. 

הוספת עמודת מטה-נתונים לרשימה

עבור אל הרשימה ובחר + הוסף עמודה.

הוספת עמודת מטה-נתונים

בחר עוד. .. עוד בחור את לחצן האפשרויות של מטה-נתונים מנוהלים ולאחר מכן בחר אישור.

יצירת עמודת רשימה

לחלופין, לאחר שיצרת עמודת מטה-נתונים מנוהלים והוספת פריטים לרשימה, באפשרותך להחיל תגי מטה-נתונים על-ידי לחיצה על סמל התגית סמל ' תג ' בחלונית ' עריכת פריט רשימה '.

חלונית תגיות מטה-נתונים

החלת תגי מטה-נתונים בחלונית תצוגת העץ .

תצוגת עץ

סינון תגי מטה-נתונים מנוהלים

  1. בחר את סמל המסנן סמל מסנן כדי לגשת לחלונית הסינון.

    החלונית ' מסנן '

    הערה: באפשרותך לבחור את האפשרות תצוגת עץ מתוך הרשימה הנפתחת בחלק העליון של החלונית, המספקת תצוגה הירארכית של המונחים המשויכים לעמודה שנבחרה.

  2. בחר את תגי מטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן.

    מסנן מטה-נתונים
  3. לחלופין, אם יש לך 5 ערכים לפחות המוגדרים בעמודה מטה-נתונים מנוהלים, בחר את הקישור הצג הכל כדי להציג את חלונית הסינון.

    החלונית ' מסנן מטה-נתונים '

  4. סמן את תגי המטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן ובחר החל.

להלן כמה הצעות לתצוגות אופייניות שפועלות היטב עם עמודות אינדקס:

כדי לסנן לפי:

הוסף לאינדקס את:

לדוגמה:

פריטים שהשתנו לאחרונה

העמודה השתנה

כדי להציג רק פריטים שהשתנו בשבוע האחרון, החל את המסנן השתנה גדול מ-[Today]‏-7.

פריטים חדשים

העמודה נוצר

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שנוספו בשבוע האחרון בלבד, החל את המסנן נוצר גדול מ- [Today]‏-7.

הפריטים שלי

העמודה נוצר על-ידי

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שהוספת בלבד, החל את המסנן נוצר על-ידי שווה ל- [Me].

פריטים שתאריך היעד שלהם חל היום

העמודה תאריך יעד (נוצרה על-ידך ברשימה או ספריה)

כדי ליצור תצוגה הכוללת אך ורק פריטים עם תאריך היעד של היום, החל את המסנן תאריך יעד שווה ל- [Today].

עדכוני לוח דיונים

העמודה עודכן לאחרונה

כדי ליצור תצוגה של הדיונים שעודכנו בחודש שעבר בלבד, החל את המסנן עדכון אחרון גדול מ ‎[Today]-30.

אחסון קבצים מספריית מסמכים בארכיון

תאריך שינוי

כדי ליצור תצוגה של מסמכים שלא השתנו מאז שנת 2016 (שברצונך לאחסן בארכיון), החל את המסנן תאריך השינוי קטן מ- 31 בדצמבר 2016.

חיפוש קבוצת משנה של נתונים פיננסיים

אזור, שנה (כשני אינדקסים פשוטים)

כדי ליצור תצוגה של נתונים פיננסיים עבור האזור הצפון מזרחי בשנת 2015, החל את המסנן אזור שווה "NE"‏ וגם 'שנה' שווה 2015 מכיוון שסביר להניח שהעמודה אזור מכילה פחות ערכים מאשר העמודה שנה.

מטה-נתונים

עמודת מטה-נתונים מנוהלים

כדי ליצור תצוגה של מטה-נתונים מנוהלים, החל מסנן בהתבסס על תגי מטה-נתונים שאתה מגדירבחלונית' מסנני רשימה וספריה'. לקבלת מידע, ראה מהי החלונית ' מסנני רשימה וספריה '?

הערה: גם כאשר תיצור תצוגה מסוננת לפי אינדקסים של עמודות, אם אתה חורג מסף תצוגת הרשימה, ייתכן שפעולות נוספות עדיין ייחסמו מכיוון שהן דורשות גישה לרשימה או לספריה המלאה. פעולות אלה כוללות: הוספה או מחיקה של אינדקס, יצירת מיון בהגדרת התצוגה; הצגת סכום עמודה; והוספה, עדכון או מחיקה של שדות מחושבים. אם הדבר קורה, נסה להפעיל את הפעולה במהלך חלון הזמן היומי, בעת הסרת המגבלות.

סוגי עמודות נתמכים

  • שורת טקסט יחידה

  • בחירה (ערך יחיד)

  • מספר

  • מטבע

  • תאריך ושעה

  • אדם או קבוצה (ערך יחיד)

  • מטה-נתונים מנוהלים

  • כן/לא

  • בדיקת מידע

סוגי עמודות שאינם נתמכים

  • שורות טקסט מרובות

  • בחירה (ריבוי ערכים)

  • מחושב

  • היפר-קישור או תמונה

  • עמודות מותאמות אישית

  • אדם או קבוצה (ריבוי ערכים)

  • נתונים חיצוניים

אנחנו מקשיבים

האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. ציין את ה- SharePoint שלך, מערכת ההפעלה שברשותך וגירסת הדפדפן שבה אתה משתמש. נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.

למידע נוסף

יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה

שימוש במיון לשינוי תצוגה של SharePoint

שימוש בקיבוץ לשינוי תצוגה של SharePoint

מחיקת תצוגת רשימה

מסננים מפחיתים את כמות הנתונים המוחזרים על-ידי בחירת פריטים בהתבסס על פעולות (כגון 'גדול מ-' או 'קטן מ-') והתאמת נתונים. בעת יצירת תצוגה מסוננת, העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בביטוי המסנן אמורה לצמצם את ערכת הנתונים במידה הרבה ביותר. לדוגמה, סינון לפי שדה מדינה או תאריך יכול לעתים קרובות לצמצם ערכת נתונים באופן משמעותי. אם יש לך 15,000 פריטים, מומלץ להגדיר את האינדקס הראשון כך שיחזיר פחות מ- 5000 פריטים. אם ערכת הנתונים שלך אינה כוללת יותר מ- 5000 פריטים, עדיין מומלץ לעשות זאת.

SharePoint בוחר את העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בשאילתה ולאחר מכן משתמש בשאר העמודות כדי לבחור את הנתונים שלך. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגות עשויות להיכלל או לא להיכלל באינדקס. התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה, גם אם התוצאה של התצוגה המסוננת מחזירה ערך נמוך מסף תצוגת הרשימה.

לדוגמה, יש לך שאילתה: size = large וגם color = red. ברשימה, הגודל לא מאורגן לפי אינדקס, אך הצבע כן מאורגן לפי אינדקס. כל עוד הרשימה מכילה פחות מ- 5,000 פריטים בצבע "אדום", השאילתה תצליח ברשימה גדולה. עם זאת, אם יש לך שאילתה כזו: size = large או color = red, על אף שמסד הנתונים עשוי למצוא את כל הפריטים בצבע אדום, עליו לסרוק את הרשימה המלאה כדי למצוא את כל הפריטים הגדולים. אם מוחזרים יותר מ- 5000 פריטים, מתבצע ויסות בשאילתה.

אם אתה משתמש בשתי עמודות או יותר בביטוי של המסנן, האינדקס או האינדקסים הקובעים צריכים להשתמש באופרטור 'וגם'. לדוגמה, אם ברצונך להחזיר 'כלבים' מתוך רשימה גדולה של בעלי חיים. יש לך עמודה שאינה סדורה באינדקס המכונה 'זנים', שבה מופיע הערך 'כלב'. אם אתה מבצע שאילתה רק עבור Species = Dog, יתבצע ויסות של השאילתה. עם זאת, אם יש לך עמודה סדורה באינדקס, המכונה 'מחלקה', השאילתה שלך תהפוך להיות: ‎Class = Mammals וגם Species = Dog. ניתן גם לחפש חתולים וכלבים באמצעות השאילתה ‎Class = Mammals וגם (Species = DOG או Species = Cats). השאילתה השניה בוחרת את כל ה'יונקים' ולאחר מכן מסננת ל'כלבים' ו'חתולים'.

הערה: אם תעביר פריטים אל סל המיחזור, פריטים אלה עדיין יילקחו בחשבון כאשר תקבע אם ביטוי המסנן עולה על סף תצוגת הרשימה. אם תנקה את סל המיחזור, הם לא יילקחו עוד בחשבון. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

אם העמודות שבהן אתה משתמש למסנן אינן כוללות אינדקסים, כדאי שתתחיל על-ידי יצירת אינדקסים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת אינדקס לעמודה של SharePoint.

לאחר הוספת אינדקס לעמודה, באפשרותך להוסיף אותה בעת היצירה או השינוי של תצוגה, ולאחר מכן להשתמש בה כדי לסנן את התצוגה. לפני יצירת תצוגה, כדאי להוסיף עמודות נוספות לרשימה כדי לאפשר יותר גמישות בפעולות המיון, הקיבוץ והסינון. בפעולות המיון והסינון, ניתן לבחור עמודות הכלולות בערכת הנתונים, אך אינן מוצגות.

יצירת תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  1. לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ולאחר מכן לחץ על צור תצוגה.

    לחצן 'צור תצוגה' של ספריית SharePoint ברצועת הכלים.

  2. בדף סוג תצוגה, לחץ על התצוגה שבה תרצה להשתמש. אם אינך בטוח, בחר תצוגה רגילה.

    הדף 'סוג תצוגה'
  3. הקלד שם תצוגה.

    הגדר שם ובאופן אופציונלי שם קובץ עבור התצוגה
  4. ערוך את כתובת האינטרנט עבור התצוגה או קבל את ברירת המחדל. תוכל לחזור אחורה ולשנות זאת מאוחר יותר.

  5. במקטע סינון, לחץ על הצג פריטים רק כאשר התנאי הבא מתקיים ולאחר מכן בחר את האופן שבו ברצונך לסנן את הפריטים בהתאם לאחת מהעמודות באינדקס.

    לדוגמה, כדי ליצור תצוגה של פריטים שהשתנו היום בלבד, בחר את העמודה שונה (סדור באינדקס) ואת התנאי שווה ל- ולאחר מכן הקלד [Today].

    ב- SharePoint Online, בחר שדה סדור באינדקס

    הערה: אם אינך רואה עמודות עם הטקסט (סדור באינדקס) לאחר שמן, אין עמודות סדורות באינדקס הזמינות עבור רשימה או ספריה זו. עליך לבצע תחילה את הפעולות ליצירת אינדקס פשוט או מורכב.

  6. כדי להגביל את מספר הפריטים המוצגים בכל דף, גלול מטה אל מגבלת פריטים והגדר את הערך מספר הפריטים שיוצגו. בעת יצירת תצוגה, מספר הפריטים המהווה ברירת מחדל שיוצג הוא 30.

    הגדר את מספר הפריטים שברצונך להציג בדף 'הגדרות תצוגה'
  7. בעת הגדרת מגבלת פריטים בדף, ניתן לבחור בין שתי אפשרויות:

    • הצג פריטים בקבוצות בגודל שצוין. זוהי פעולה שיוצרת תצוגת נתונים מסוג דף אחר דף שניתן להשתמש בה בעת עיון בפריטים באופן שאינו אינטראקטיבי.

      כאשר יש פריטים רבים יותר מאשר המגבלה שהוגדרה, התצוגה תהפוך לתצוגה מעומדת.

      הסגנון 'קבץ לפי'

    • הגבל את מספר הפריטים הכולל שהוחזר לסכום שצוין יוצר מגבלה קשה שעשויה להחזיר את כל התוצאות של פעולת המסנן. אפשרות זו עשויה להיות שימושית בעת בדיקת התצוגה, יצירת אב-טיפוס, או שברצונך רק לאחזר את הערכים העליונים בתצוגה.

  8. תחת סגנון, באפשרותך לבחור חלונית תצוגה מקדימה כדי לראות את כל המידע מהפריטים ברשימה בתבנית של חלונית אנכית. חלונית התצוגה המקדימה היא אחת מסגנונות התצוגה שניתן לבחור תחת סגנון בעת עריכה או יצירה של תצוגה.

    אפשרויות סגנון בדף 'הגדרות תצוגה'

    באפשרותך לנווט במהירות רבה יותר בין הנתונים על-ידי ריחוף מעל לכותרת הפריט באזור גלילה בצד הימני של הדף, כדי לראות את כל ערכי העמודה של הפריט הנוכחי המופיעים בצורה אנכית בצד השמאלי של הדף. יוצגו נתונים פחות ראשוניים - עובדה שעוזרת להציג את התצוגה מהר יותר. סגנון זה הנו גם שימושי מאוד כאשר הרשימה שלך רחבה או מכילה עמודות רבות והצגת הנתונים דורשת גלילה אופקית.

    תמונת תכונה

  9. לחץ על אישור.

תצוגה מאפשרת לבצע פעולות נוספות, אך די בפעולות אלה כדי להציג נתונים שחרגו מסף תצוגת הרשימה אם אתה חסום. באפשרותך גם למיין, או לקבץ לפי, להגדיר סכומים, להרחיב תיקיות ולמטב את התצוגה בעת צפייה בה באמצעות מכשיר נייד.

שינוי תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

  1. לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה , בחר את התצוגה תחת תצוגה נוכחיתולאחר מכן לחץ על שינוי תצוגה.

    הכרטיסיה 'ספריה' עם האפשרות 'שנה תצוגה' מסומנת

  2. גלול מטה אל המקטע תצוגות ולאחר מכן לחץ על תצוגה.

  3. לאחר מכן תוכל לשנות הגדרות כמתואר בשלבים 5 עד 9 בהליך יצירת תצוגה שלעיל.

  4. לחץ על אישור.

על מנת שתצוגה תסנן במהירות פריטים רבים, יש לסדר באינדקס את העמודה הראשונה שבמסנן. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגה ייכללו או לא ייכללו באינדקס, אולם התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה. העמודה הראשונה של המסנן צריכה להחזיר פחות פריטים מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה'.

אם העמודה הראשונה של המסנן מחזירה פריטים רבים יותר מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה', באפשרותך להשתמש במסנן עם שתי עמודות או יותר. בעת הגדרת תצוגה מסוננת המשתמשת בשתי עמודות או יותר, השתמש באופרטור וגם כדי להגביל את המספר הכולל של הפריטים המוחזרים. עם זאת, גם במקרה זה יהיה עליך לציין כעמודה הראשונה במסנן את העמודה שככל הנראה תחזיר את כמות הנתונים הקטנה יותר. השימוש במסנן או מגדיל כמעט תמיד את מספר הפריטים המוחזרים ולא יהיה יעיל בנסיבות אלה.

לקבלת מידע נוסף על תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

חשוב: על אף שניתן לארגן עמודת בדיקת מידע יחידה באינדקס כדי לשפר את הביצועים, השימוש בעמודת בדיקת מידע הסדורה באינדקס כדי למנוע חריגה מסף תצוגת הרשימה אינו פועל. השתמש בסוג אחר של עמודה כאינדקס ראשי או משני.

חשוב: אם אתה מסנן רשימה לפי שדה סדור באינדקס, בדוק את סל המיחזור לאיתור פריטים שנמחקו מהרשימה או מהספריה. פריטים בסל המיחזור נספרים במסגרת סף תצוגת הרשימה, ואינם נמחקים ממסד הנתונים העורפי עד להסרתם מסל המיחזור. אם המספר הכולל של פריטים מסוננים ברשימה ובסל המיחזור גדול מערך המגבלה של סף הרשימה, אתה עשוי לקבל ערכה לא שלמה של תוצאות, או להיחסם. לקבלת מידע נוסף, ראה ריקון סל המיחזור או שחזור הקבצים שלך.

קיימות שתי מילות מפתח שבהן באפשרותך להשתמש כדי לסנן בהתבסס על היום הנוכחי [Today] או המשתמש הנוכחי [Me]. מילות מפתח אלה הן דינאמיות משום שהן משתנות בהתאם למשתמש או לתאריך.

הערה: לא ניתן להשתמש במסננים [Today] או [Me] בעת סינון באמצעות כותרת עמודה. עליך להשתמש בעורך התצוגה הקלאסית כדי לסנן עמודות באמצעות מילות מפתח אלה.

השימוש ב- [Me] יכול להועיל כשברצונך לראות רק את המסמכים שלך בספריה גדולה. [Me] פועל עם אנשים בהתבסס על עמודות כגון 'נוצר על-ידי' או 'השתנה על-ידי'. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שיצרת, הגדר מסנן שבו העמודה 'נוצר על-ידי' שווה ל- [Me]. אם אתה עורך וברצונך לראות את הקבצים האחרונים שעליהם עבדת, הגדר מסנן בעמודה 'השתנה על-ידי' כשווה ל- [Me]. כדי לראות את שניהם, צור שני מסננים המחוברים באמצעות או.

סינון באמצעות [Me]

מילת המפתח [Today] פועלת בעמודות המבוססות על תאריכים. באפשרותך להשתמש במתמטיקה כדי לקבל טווחים המשתנים בהתאם לתאריך של היום. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שהשתנו ב- 30 הימים האחרונים, באפשרותך ליצור מסנן בעמודה 'תאריך' הגדול או שווה ל: ‎[Today] - 30. כדי להשמיט את היום הנוכחי, הגדר מסנן שני בעמודה 'תאריך' כקטן יותר מ- [Today] ולחבר את המסננים באמצעות וגם.

סינון באמצעות [Today]

באפשרותך לסנן רשימה של SharePoint המכילה עמודת מטה-נתונים. 

הוספת עמודת מטה-נתונים לרשימה

עבור אל הרשימה ובחר + הוסף עמודה.

הוספת עמודת מטה-נתונים

בחר עוד. .. עוד בחור את לחצן האפשרויות של מטה-נתונים מנוהלים ולאחר מכן בחר אישור.

יצירת עמודת רשימה

לחלופין, לאחר שיצרת עמודת מטה-נתונים מנוהלים והוספת פריטים לרשימה, באפשרותך להחיל תגי מטה-נתונים על-ידי לחיצה על סמל התגית סמל ' תג ' בחלונית ' עריכת פריט רשימה '.

חלונית תגיות מטה-נתונים

החלת תגי מטה-נתונים בחלונית תצוגת העץ .

תצוגת עץ

סינון תגי מטה-נתונים מנוהלים

  1. בחר את סמל המסנן סמל מסנן כדי לגשת לחלונית הסינון.

    החלונית ' מסנן '

    הערה: באפשרותך לבחור את האפשרות תצוגת עץ מתוך הרשימה הנפתחת בחלק העליון של החלונית, המספקת תצוגה הירארכית של המונחים המשויכים לעמודה שנבחרה.

  2. בחר את תגי מטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן.

    מסנן מטה-נתונים
  3. לחלופין, אם יש לך 5 ערכים לפחות המוגדרים בעמודה מטה-נתונים מנוהלים, בחר את הקישור הצג הכל כדי להציג את חלונית הסינון.

    החלונית ' מסנן מטה-נתונים '

  4. סמן את תגי המטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן ובחר החל.

להלן כמה הצעות לתצוגות אופייניות שפועלות היטב עם עמודות אינדקס:

כדי לסנן לפי:

הוסף לאינדקס את:

לדוגמה:

פריטים שהשתנו לאחרונה

העמודה השתנה

כדי להציג רק פריטים שהשתנו בשבוע האחרון, החל את המסנן השתנה גדול מ-[Today]‏-7.

פריטים חדשים

העמודה נוצר

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שנוספו בשבוע האחרון בלבד, החל את המסנן נוצר גדול מ- [Today]‏-7.

הפריטים שלי

העמודה נוצר על-ידי

כדי ליצור תצוגה המכילה את הפריטים שהוספת בלבד, החל את המסנן נוצר על-ידי שווה ל- [Me].

פריטים שתאריך היעד שלהם חל היום

העמודה תאריך יעד (נוצרה על-ידך ברשימה או ספריה)

כדי ליצור תצוגה הכוללת אך ורק פריטים עם תאריך היעד של היום, החל את המסנן תאריך יעד שווה ל- [Today].

עדכוני לוח דיונים

העמודה עודכן לאחרונה

כדי ליצור תצוגה של הדיונים שעודכנו בחודש שעבר בלבד, החל את המסנן עדכון אחרון גדול מ ‎[Today]-30.

אחסון קבצים מספריית מסמכים בארכיון

תאריך שינוי

כדי ליצור תצוגה של מסמכים שלא השתנו מאז שנת 2016 (שברצונך לאחסן בארכיון), החל את המסנן תאריך השינוי קטן מ- 31 בדצמבר 2016.

חיפוש קבוצת משנה של נתונים פיננסיים

אזור, שנה (כשני אינדקסים פשוטים)

כדי ליצור תצוגה של נתונים פיננסיים עבור האזור הצפון מזרחי בשנת 2015, החל את המסנן אזור שווה "NE"‏ וגם 'שנה' שווה 2015 מכיוון שסביר להניח שהעמודה אזור מכילה פחות ערכים מאשר העמודה שנה.

מטה-נתונים

עמודת מטה-נתונים מנוהלים

כדי ליצור תצוגה של מטה-נתונים מנוהלים, החל מסנן בהתבסס על תגי מטה-נתונים שאתה מגדירבחלונית' מסנני רשימה וספריה'. לקבלת מידע, ראה מהי החלונית ' מסנני רשימה וספריה '?

הערה: גם כאשר תיצור תצוגה מסוננת לפי אינדקסים של עמודות, אם אתה חורג מסף תצוגת הרשימה, ייתכן שפעולות נוספות עדיין ייחסמו מכיוון שהן דורשות גישה לרשימה או לספריה המלאה. פעולות אלה כוללות: הוספה או מחיקה של אינדקס, יצירת מיון בהגדרת התצוגה; הצגת סכום עמודה; והוספה, עדכון או מחיקה של שדות מחושבים. אם הדבר קורה, נסה להפעיל את הפעולה במהלך חלון הזמן היומי, בעת הסרת המגבלות.

סוגי עמודות נתמכים

  • שורת טקסט יחידה

  • בחירה (ערך יחיד)

  • מספר

  • מטבע

  • תאריך ושעה

  • אדם או קבוצה (ערך יחיד)

  • מטה-נתונים מנוהלים

  • כן/לא

  • בדיקת מידע

סוגי עמודות שאינם נתמכים

  • שורות טקסט מרובות

  • בחירה (ריבוי ערכים)

  • מחושב

  • היפר-קישור או תמונה

  • עמודות מותאמות אישית

  • אדם או קבוצה (ריבוי ערכים)

  • נתונים חיצוניים

אנחנו מקשיבים

האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. ציין את ה- SharePoint שלך, מערכת ההפעלה שברשותך וגירסת הדפדפן שבה אתה משתמש. נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.

למידע נוסף

יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה

שימוש במיון לשינוי תצוגה של SharePoint

שימוש בקיבוץ לשינוי תצוגה של SharePoint

מחיקת תצוגת רשימה

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×