שימוש בסינון לשינוי תצוגה של SharePoint

מסננים מפחיתים את כמות הנתונים המוחזרים על-ידי בחירת פריטים בהתבסס על פעולות (כגון 'גדול מ-' או 'קטן מ-') והתאמת נתונים. בעת יצירת תצוגה מסוננת, העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בביטוי המסנן אמורה לצמצם את ערכת הנתונים במידה הרבה ביותר. לדוגמה, סינון לפי שדה מדינה או תאריך יכול לעתים קרובות לצמצם ערכת נתונים באופן משמעותי. אם יש לך 15,000 פריטים, מומלץ להגדיר את האינדקס הראשון כך שיחזיר פחות מ- 5000 פריטים. אם ערכת הנתונים שלך אינה כוללת יותר מ- 5000 פריטים, עדיין מומלץ לעשות זאת.

SharePoint בוחר את העמודה הראשונה הסדורה באינדקס בשאילתה ולאחר מכן משתמש בשאר העמודות כדי לבחור את הנתונים שלך. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגות עשויות להיכלל או לא להיכלל באינדקס. התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה, גם אם התוצאה של התצוגה המסוננת מחזירה ערך נמוך מסף תצוגת הרשימה.

לדוגמה, יש לך שאילתה: size = large וגם color = red. ברשימה, הגודל לא מאורגן לפי אינדקס, אך הצבע כן מאורגן לפי אינדקס. כל עוד הרשימה מכילה פחות מ- 5,000 פריטים בצבע "אדום", השאילתה תצליח ברשימה גדולה. עם זאת, אם יש לך שאילתה כזו: size = large או color = red, על אף שמסד הנתונים עשוי למצוא את כל הפריטים בצבע אדום, עליו לסרוק את הרשימה המלאה כדי למצוא את כל הפריטים הגדולים. אם מוחזרים יותר מ- 5000 פריטים, מתבצע ויסות בשאילתה.

אם אתה משתמש בשתי עמודות או יותר בביטוי של המסנן, האינדקס או האינדקסים הקובעים צריכים להשתמש באופרטור 'וגם'. לדוגמה, אם ברצונך להחזיר 'כלבים' מתוך רשימה גדולה של בעלי חיים. יש לך עמודה שאינה סדורה באינדקס המכונה 'זנים', שבה מופיע הערך 'כלב'. אם אתה מבצע שאילתה רק עבור Species = Dog, יתבצע ויסות של השאילתה. עם זאת, אם יש לך עמודה סדורה באינדקס, המכונה 'מחלקה', השאילתה שלך תהפוך להיות: ‎Class = Mammals וגם Species = Dog. ניתן גם לחפש חתולים וכלבים באמצעות השאילתה ‎Class = Mammals וגם (Species = DOG או Species = Cats). השאילתה השניה בוחרת את כל ה'יונקים' ולאחר מכן מסננת ל'כלבים' ו'חתולים'.

אם העמודות שבהן אתה משתמש למסנן אינן כוללות אינדקסים, כדאי שתתחיל על-ידי יצירת אינדקסים. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת אינדקס לעמודה של SharePoint.

לאחר הוספת אינדקס לעמודה, באפשרותך להוסיף אותה בעת היצירה או השינוי של תצוגה, ולאחר מכן להשתמש בה כדי לסנן את התצוגה. לפני יצירת תצוגה, כדאי להוסיף עמודות נוספות לרשימה כדי לאפשר יותר גמישות בפעולות המיון, הקיבוץ והסינון. בפעולות המיון והסינון, ניתן לבחור עמודות הכלולות בערכת הנתונים, אך אינן מוצגות.

יצירת תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

1. לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ולאחר מכן לחץ על צור תצוגה.
   
   

2. בדף סוג תצוגה, לחץ על התצוגה שבה תרצה להשתמש. אם אינך בטוח, בחר תצוגה רגילה.

   

3. הקלד שם תצוגה.

   

4. ערוך את כתובת האינטרנט עבור התצוגה או קבל את ברירת המחדל. תוכל לחזור אחורה ולשנות זאת מאוחר יותר.

5. במקטע סינון, לחץ על הצג פריטים רק כאשר התנאי הבא מתקיים ולאחר מכן בחר את האופן שבו ברצונך לסנן את הפריטים בהתאם לאחת מהעמודות באינדקס.

   לדוגמה, כדי ליצור תצוגה של פריטים שהשתנו היום בלבד, בחר את העמודה שונה (סדור באינדקס) ואת התנאי שווה ל- ולאחר מכן הקלד [Today].

   

   הערה: אם אינך רואה עמודות עם הטקסט (סדור באינדקס) לאחר שמן, אין עמודות סדורות באינדקס הזמינות עבור רשימה או ספריה זו. עליך לבצע תחילה את הפעולות ליצירת אינדקס פשוט או מורכב.

6. כדי להגביל את מספר הפריטים המוצגים בכל דף, גלול מטה אל מגבלת פריטים והגדר את הערך מספר הפריטים שיוצגו. בעת יצירת תצוגה, מספר הפריטים המהווה ברירת מחדל שיוצג הוא 30.

   

7. בעת הגדרת מגבלת פריטים בדף, ניתן לבחור בין שתי אפשרויות:

   • הצג פריטים בקבוצות בגודל שצוין. זוהי פעולה שיוצרת תצוגת נתונים מסוג דף אחר דף שניתן להשתמש בה בעת עיון בפריטים באופן שאינו אינטראקטיבי.

     כאשר יש פריטים רבים יותר מאשר המגבלה שהוגדרה, התצוגה תהפוך לתצוגה מעומדת.

     

   • הגבל את מספר הפריטים הכולל שהוחזר לסכום שצוין יוצר מגבלה קשה שעשויה להחזיר את כל התוצאות של פעולת המסנן. אפשרות זו עשויה להיות שימושית בעת בדיקת התצוגה, יצירת אב-טיפוס, או שברצונך רק לאחזר את הערכים העליונים בתצוגה.

8. תחת סגנון, באפשרותך לבחור חלונית תצוגה מקדימה כדי לראות את כל המידע מהפריטים ברשימה בתבנית של חלונית אנכית. חלונית התצוגה המקדימה היא אחת מסגנונות התצוגה שניתן לבחור תחת סגנון בעת עריכה או יצירה של תצוגה.

   

   באפשרותך לנווט במהירות רבה יותר בין הנתונים על-ידי ריחוף מעל לכותרת הפריט באזור גלילה בצד הימני של הדף, כדי לראות את כל ערכי העמודה של הפריט הנוכחי המופיעים בצורה אנכית בצד השמאלי של הדף. יוצגו נתונים פחות ראשוניים - עובדה שעוזרת להציג את התצוגה מהר יותר. סגנון זה הנו גם שימושי מאוד כאשר הרשימה שלך רחבה או מכילה עמודות רבות והצגת הנתונים דורשת גלילה אופקית.

   

9. לחץ על אישור.

תצוגה מאפשרת לבצע פעולות נוספות, אך די בפעולות אלה כדי להציג נתונים שחרגו מסף תצוגת הרשימה אם אתה חסום. באפשרותך גם למיין, או לקבץ לפי, להגדיר סכומים, להרחיב תיקיות ולמטב את התצוגה בעת צפייה בה באמצעות מכשיר נייד.

שינוי תצוגה

פתח את הרשימה או הספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה.

1. לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה , בחר את התצוגה תחת תצוגה נוכחיתולאחר מכן לחץ על שינוי תצוגה.
   
   

2. גלול מטה אל המקטע תצוגות ולאחר מכן לחץ על תצוגה.

3. לאחר מכן תוכל לשנות הגדרות כמתואר בשלבים 5 עד 9 בהליך יצירת תצוגה שלעיל.

4. לחץ על אישור.

על מנת שתצוגה תסנן במהירות פריטים רבים, יש לסדר באינדקס את העמודה הראשונה שבמסנן. עמודות אחרות שתציין במסנן התצוגה ייכללו או לא ייכללו באינדקס, אולם התצוגה לא תשתמש באינדקסים אלה. העמודה הראשונה של המסנן צריכה להחזיר פחות פריטים מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה'.

אם העמודה הראשונה של המסנן מחזירה פריטים רבים יותר מאשר הערך של 'סף תצוגת רשימה', באפשרותך להשתמש במסנן עם שתי עמודות או יותר. בעת הגדרת תצוגה מסוננת המשתמשת בשתי עמודות או יותר, השתמש באופרטור וגם כדי להגביל את המספר הכולל של הפריטים המוחזרים. עם זאת, גם במקרה זה יהיה עליך לציין כעמודה הראשונה במסנן את העמודה שככל הנראה תחזיר את כמות הנתונים הקטנה יותר. השימוש במסנן או מגדיל כמעט תמיד את מספר הפריטים המוחזרים ולא יהיה יעיל בנסיבות אלה.

לקבלת מידע נוסף על תצוגות, ראה יצירה, שינוי או מחיקה של תצוגה של רשימה או ספריה.

קיימות שתי מילות מפתח שבהן באפשרותך להשתמש כדי לסנן בהתבסס על היום הנוכחי [Today] או המשתמש הנוכחי [Me]. מילות מפתח אלה הן דינאמיות משום שהן משתנות בהתאם למשתמש או לתאריך.

השימוש ב- [Me] יכול להועיל כשברצונך לראות רק את המסמכים שלך בספריה גדולה. [Me] פועל עם אנשים בהתבסס על עמודות כגון 'נוצר על-ידי' או 'השתנה על-ידי'. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שיצרת, הגדר מסנן שבו העמודה 'נוצר על-ידי' שווה ל- [Me]. אם אתה עורך וברצונך לראות את הקבצים האחרונים שעליהם עבדת, הגדר מסנן בעמודה 'השתנה על-ידי' כשווה ל- [Me]. כדי לראות את שניהם, צור שני מסננים המחוברים באמצעות או.

מילת המפתח [Today] פועלת בעמודות המבוססות על תאריכים. באפשרותך להשתמש במתמטיקה כדי לקבל טווחים המשתנים בהתאם לתאריך של היום. לדוגמה, כדי לראות את כל המסמכים שהשתנו ב- 30 הימים האחרונים, באפשרותך ליצור מסנן בעמודה 'תאריך' הגדול או שווה ל: ‎[Today] - 30. כדי להשמיט את היום הנוכחי, הגדר מסנן שני בעמודה 'תאריך' כקטן יותר מ- [Today] ולחבר את המסננים באמצעות וגם.

באפשרותך לסנן רשימה של SharePoint המכילה עמודת מטה-נתונים. 

הוספת עמודת מטה-נתונים לרשימה

עבור אל הרשימה ובחר + הוסף עמודה.

בחר עוד. .. בחור את לחצן האפשרויות של מטה-נתונים מנוהלים ולאחר מכן בחר אישור.

לחלופין, לאחר שיצרת עמודת מטה-נתונים מנוהלים והוספת פריטים לרשימה, באפשרותך להחיל תגי מטה-נתונים על-ידי לחיצה על סמל התגית בחלונית ' עריכת פריט רשימה '.

החלת תגי מטה-נתונים בחלונית תצוגת העץ .

סינון תגי מטה-נתונים מנוהלים

1. בחר את סמל המסנן כדי לגשת לחלונית הסינון.

   

   הערה: באפשרותך לבחור את האפשרות תצוגת עץ מתוך הרשימה הנפתחת בחלק העליון של החלונית, המספקת תצוגה הירארכית של המונחים המשויכים לעמודה שנבחרה.

2. בחר את תגי מטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן.

   

3. לחלופין, אם יש לך 5 ערכים לפחות המוגדרים בעמודה מטה-נתונים מנוהלים, בחר את הקישור הצג הכל כדי להציג את חלונית הסינון.

   

4. סמן את תגי המטה-נתונים שעליהם ברצונך לסנן ובחר החל.

להלן כמה הצעות לתצוגות אופייניות שפועלות היטב עם עמודות אינדקס: