שימוש בקבוצות של Office 365 במקום בתיבות דואר של אתר

הערה: מאמר זה סיים את עבודתו, ונוציא אותו משימוש בקרוב. כדי למנוע בעיות של "הדף לא נמצא", אנו מסירים את כל הקישורים שאנו מודעים להם. אם יצרת קישורים לדף זה, הסר אותם. ביחד נוכל לשמור על קישוריות תקינה באינטרנט.

באפשרותך להשתמש בתיבות דואר של אתר באמצעות ארגונים רבים ככלי שיתוף הפעולה שלהם. הוא הגיע עם תיבת דואר נפוצה שתסייע לך לתאם ולאחסן דואר אלקטרוני הקשור לצוות או לפרוייקט במקום אחד ובאתר SharePoint כדי לאחסן את כל הקבצים המשותפים שלך. עם זאת, בהתאם לאופן שבו האנשים שיתפו פעולה השתנו במהלך השנים, הלקוחות ביקשו פתרון המקדם צורה פעילה יותר של שיתוף פעולה. לכן, לא הצלחנו להעביר את תיבות הדואר של האתר ולעודד אותך לעבור לקבוצות Office 365 המספקות חוויית שיתוף פעולה עשירה יותר.

לקבלת מידע נוסף אודות החלטה זו, עיין בתבטלות של תיבות דואר של אתר.

קבוצות ב- Office 365 מאפשרות לך לבחור קבוצה של אנשים שברצונך לשתף איתם פעולה, ולהגדיר בקלות אוסף של משאבים שאנשים אלה יוכלו לשתף. אינך צריך לדאוג לגבי הקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים הללו, כיוון שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה מספקת.

קבוצות Office 365 מועברות מעבר למה שתיבות הדואר של האתר מציעות וכוללות:

  • גישת אורח-עם תיבות דואר של אתר לא היתה לך אפשרות לספק לאנשים מחוץ לגישה לארגון שלך. עם קבוצות, תוכל להציע לאורחים גישה לשיחות דואר אלקטרוני, קבצים ואפילו למחברת OneNote המשותפת.

  • תיבת דואר נכנס משותפת-שבה מתבצעות השיחות הנמצאות באופן מסורתי בתיבת הדואר. תיבת דואר נכנס משותפת זו ניתנת לחיפוש מלא כדי ליצור ארכיון חי של הודעות הקבוצה. מותרים חדשים לקבוצה יכולים לחפש או לגלול חזרה בהיסטוריה כדי להתעדכן במהירות על מה שהתבצע בעבר עם הקבוצה.

  • הספריה ' קבצים משותפים '-הקבוצה שלך כוללת ספריית קבצים של SharePoint שבה המשתמשים שלך יכולים לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, בחוברות עבודה, במצגות, בתמונות או בקבצים מסוג אחר שעליהם הם צריכים לעבוד.

  • לוח שנה משותף-הקבוצה שלך מקבלת לוח שנה משותף כדי לפרסם אירועים הקשורים לקבוצה. כל חבר שנרשם כמנוי לקבוצה מוזמן באופן אוטומטי לאירועים שיפורסמו בלוח השנה כדי שאירועים אלה יוכלו גם הם להופיע בלוחות השנה שלהם ב-Office 365 אם הם מעוניינים בכך.

  • מחברת OneNote משותפת-הקבוצה כוללת באופן אוטומטי מחברת OneNote משותפת שבה חברי הקבוצה יכולים לאסוף ולשתף פעולה במידע. קבוצות רבות משתמשות במחברת כדי ליצור wiki חי עם שאלות נפוצות ומשאבים אחרים.

  • תוכן ניתן לגילוי-קבוצות ב-Outlook ציבוריות בתוך הארגון שלך כברירת מחדל, כלומר, קל יותר לאנשים אחרים בארגון לגלות ולהצטרף או לסקור את החומרים בקבוצה. אם התוכן של הקבוצה רגיש יותר, באפשרותך להעביר את הקבוצה לפרטית, אשר מסתירה את התוכן מחברים שאינם חברים ומחייב את בעלי הקבוצה לאשר כל בקשה להצטרפות.

  • יצירת שירות עצמי-מנהלי מערכת אינם חייבים להתעכב על-ידי בקשות ממשתמשים ליצירת קבוצות. משתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך. אם ברצונך לקבוע אילו משתמשים בארגון שלך יכולים ליצור קבוצות, ראה שליטה מי יכול ליצור קבוצות של Office 365.

ניהול מדריכי כתובות

שמירה על מדריך הכתובות תחת שליטה היא דאגה לכל מנהל. להלן כמה מהכלים של הקבוצה ' כלים ' של Office 365 שיעזרו לך להקל על כך:

  • מדיניות מתן שמות-פריטי מדיניות מתן שמות מאפשרים לך להגדיר מה הם, ואינם שמות מקובלים עבור הקבוצות שלך. פעולה זו מונעת מהמשתמשים להעניק לקבוצות את השמות הטמא או האסורים. בנוסף, באפשרותך לאכוף קידומות סטנדרטיות של חברה או סיומות לשמות הקבוצות.

  • מנוי דינאמי-חברות דינאמית מאפשרת לך להגדיר חברות בקבוצה לפי כלל, אשר מוסיפה (או מסירה) חברי קבוצה בהתבסס על מטה-נתונים (כגון מחלקה או תפקיד) ב-active directory.

  • חברות בקבוצה מוסתרת-אם יש לך סיבה לרצות שרשימת החברות בקבוצה תהיה סודית, לדוגמה, אם החברים הם תלמידים, באפשרותך להסתיר את רשימת החברים מצדדים חיצוניים.

  • הרשאות יצירה-ייתכן שיהיו אנשים בארגון שלך שאינך מעוניין שיוכלו ליצור קבוצות חדשות. קיימות כמה טכניקות לניהול הרשאות יצירה במדריך הכתובות שלך.

  • יומני ביקורת-ניתן לאפשר למשתמשים ליצור קבוצות ולנהל חברות בקבוצה מכיוון שיומני ביקורת של קבוצות Office 365 מאפשרים לך לעקוב אחר הקבוצה שיצרה או מחקה קבוצה מסוימת או ביצעת שינויים בחברות הקבוצה.

ניהול מסירה

ניהול מסירה מספק לך כמה שיטות לטיפול באופן השליחה או הקבלה של הודעות על-ידי הקבוצה. בנוסף, ישנם כלים לניטור הזרימה של הודעות אלה.

  • שלח בשם או שלח בשם-הגדרות אלה מאפשרות למשתמשים שצוינו לשלוח הודעות דואר אלקטרוני כאילו הן הגיעו, או מטעמו של הקבוצה.

  • הגבלות שולח-הגדרות אלה מאפשרות לך לקבוע מי רשאי לשלוח הודעות לקבוצה. ניתן להגדיר את הקבוצה כך שתאפשר הודעות דואר אלקטרוני מצדדים חיצוניים, אך מומלץ להגביל אותה לצדדים חיצוניים ספציפיים בלבד.

  • תמיכה במשתמשים חיצוניים-על-ידי הזמנת אורחים לקבוצה שלך, באפשרותך לבחור לכלול אותם בשיחות הדואר האלקטרוני בקבוצה.

  • כללי תעבורה-כללי תעבורה פועלים עבור קבוצות בדיוק כפי שהם מקיימים עבור Exchange. הכללים יכולים לחפש הודעות שעומדות בתנאים ספציפיים ולאחר מכן לפעול בהודעות אלה.

  • עצות דואר-עצות דואר הודעות אינפורמטיביות המוצגות למשתמשים בזמן שהן מחבר הודעה. הם יכולים לעזור להפחית את Ndr על-ידי אזהרה למשתמש אם סביר להניח שההודעה שלו מתבצעת מחוץ לצדדים, או חריגה ממכסות הודעות.

  • כתובות proxy מרובות-קבוצה יכולה לכלול כינויים בדיוק כמו תיבת דואר של משתמש. כתובות proxy נוספות עשויות להיות שימושיות לקבלת הודעות הנשלחות לכינויים אחרים, או כדי להקל עליך להגיע לקבוצה המכילה את השם ' ארוך ' או ' קשה לאיות '.

  • גודל מירבי של שליחה/קבלה-מיכסות אלה עשויות לסייע בהפחתת בעיות בקבלת הודעות גדולות מאוד כדי לנהל דרישות אחסון ורוחב פס בצורה טובה יותר.

מדיניות תוכן

Office 365 מספק לך גם כמה כלים לניהול סוג התוכן שישותף בקבוצה שלך.

קווים מנחים לשימוש -תוכל להגדיר קווים מנחים לשימוש עבור קבוצות Office 365-כדי לחנך את המשתמשים שלך לגבי שיטות עבודה מומלצות שמסייעות לשמור על הקבוצות שלהם להיות יעילות ולחנך אותן במדיניות תוכן פנימי.

סיווג נתונים -תוכל ליצור מערכת סיווג נתונים הניתנת להתאמה אישית עבור קבוצות של Office 365 המאפשרת הפרדה של קבוצות לפי סוג מדיניות (לדוגמה, "לא מסווג," חסויות של חברות או "סודי ביותר"). באופן זה, הקבוצות שלך יכולות להציג את מדיניות התוכן האחר בארגון שלך. מדיניות הרחבה מאפשרת לארגון לקבוע נקודת קצה שנקראת בכל פעם שקבוצה נוצרת או משתנה — ולאחר מכן באפשרותך ליישם מדיניות משלך עבור יצירת קבוצה או שינוי.

מדוע אנו מבצעים שינוי זה?

תיבות דואר של אתר עודדו צורה פסיבית של שיתוף פעולה. עם שיתוף פעולה הופך לקריטי יותר עבור teams מודרניים, הלקוחות שלנו מבקשים יותר ויותר פתרונות המספקים חוויית שיתוף פעולה פעילה יותר. לכן, החלטנו לפרוש תיבות דואר של אתר ולקדם את השימוש בקבוצות.

תחילת העבודה עם קבוצות היא קלה, וניתן להתחיל לעבוד בדקות.

צור אתר צוות של SharePoint Online שמגיע עם קבוצה של Office 365 על-ידי ביצוע השלבים הבאים:

  1. עבור אל SharePoint Online. באפשרותך להגיע לשם על-ידי כניסה לפורטל של Office 365 ב- https://www.office.com ולאחר מכן לחיצה על מפעיל היישומים בפינה השמאלית העליונה של הדפדפן.

  2. לחץ על + צור אתר בדף הבית של SharePoint ובחר אתר צוות

  3. הזן את השם והתיאור של אתר הצוות החדש, בחלונית שמוקפץ. מלא את כל השדות האחרים שהארגון שלך מחייב ולחץ על הבא.

  4. הוסף בעלים וחברים לאתר בחלונית הבאה ולחץ על סיום. באפשרותך לבחור להוסיף את אותם חברים ששייכים לאתר הצוות של החוויה הקלאסית שלך.

אתר הצוות החדש שנוצר ב-SharePoint Online מוכן כעת לשימוש. ראה יצירת אתר צוות ב-SharePoint Online לקבלת פרטים נוספים.

כדי לגשת לקבוצות שלך, לחץ על מפעיל היישומים ועבור אל דואר. תמצא את הכרטיסיה קבוצות תחת תיקיות וקבוצה תיווצר עבורך באותו שם של שם האתר ב-SharePoint. קבוצה זו מכילה את תיבת הדואר המשותפת בצורה של שטח שיחה, הכרטיסיה Files שמעניקה תצוגה מהירה של הדף ' מסמכים ' מאתר SharePoint, לוח שנה של קבוצה ומחברת אשר ניתן גם להציג מאתר SharePoint.

כעת אתה מוכן להשתמש בקבוצה.

מה לגבי תיבות הדואר הקיימות של האתר שלי?

אנו מבינים שחלק מכם עשויים להיות בעלי נתונים קריטיים בתיבות הדואר של האתר, שתזדקק להם להמשכיות של הפעולות שלך. תיבות הדואר הקיימות של האתר ימשיכו לפעול לפני הזמן.

מה אם אני משתמש ב-Project Online?

אם אתה לקוח של Project online , לא תוכל להתחבר לאתר הצוות של SharePoint online. עם זאת, באפשרותך להמשיך להשתמש באתר הצוות הקלאסי של project אקספריינס שימשיך לפעול, ללא היכולת ליצור תיבת דואר חדשה של אתר. אם אתה זקוק לפתרון דיוור יחד עם האתר, אנו ממליצים לך ליצור קבוצה חדשה של Office 365 ולהשתמש בה עבור דואר אלקטרוני. ראה יצירת קבוצה ב-Outlook לקבלת פרטים נוספים.

אנו נמצאים בתהליך העבודה על פתרון לטווח ארוך ונודיע לך ברגע שתהיה לנו החלטה.

מה השלב הבא?

התחלנו לגלגל את כלי ניהול הדיירים כדי לחבר אתרי צוות קיימים של SharePoint לקבוצות חדשות של Office 365. לקבלת מידע נוסף, ראה רשומה זו.

מידע נוסף

אנחנו מקשיבים

מאמר זה עודכן לאחרונה ב-10 ביולי 2018 כתוצאה מההערות שלך. אם מידע זה שימושי, ובמיוחד אם לא עשית זאת, השתמש בפקדי המשוב להלן כדי ליידע אותנו כיצד אנו יכולים לשפר את המצב.

הערה:  דף זה תורגם באמצעות אוטומציה והוא עשוי לכלול שגיאות דקדוק או אי-דיוקים. מטרתנו היא כי תוכן זה יהיה שימושי עבורך. תוכל לספר לנו אם המידע היה מועיל? הנה המאמר באנגלית לעיונך.​

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!

תודה על המשוב! נראה שכדאי לקשר אותך לאחד מנציגי התמיכה של Office.

×