שימוש בתבנית מסד הנתונים של גישת ניהול המשימות

הכנת מסד הנתונים לשימוש

• כאשר אתה פותח לראשונה את מסד הנתונים, Access מציג את טופס הפתיחה. כדי למנוע הצגה של טופס זה בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג ברוך הבא בעת פתיחת מסד נתונים זה .

  סגור את טופס הפתיחה כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.

• כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים מופעל, בסרגל ההודעות, לחץ על הפוך תוכן זהלזמין.

  לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לפעיל, עיין במאמר החלטה אם לתת אמון במסד נתונים.

חיפוש משימה או איש קשר

התיבה חיפוש מהיר מאפשרת לך למצוא במהירות משימה בטופס רשימת משימות , או איש קשר בטופס רשימת אנשי קשר .

• הקלד את הטקסט שברצונך לחפש בתיבה חיפוש מהיר ולאחר מכן הקש ENTER.

  Access מסנן את הרשימה כדי להציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שחיפשת. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על נקה את החיפוש הנוכחי. (זה ה-X בתוך תיבת החיפוש.)

סינון רשימת הפעילויות

בטופס רשימת משימות , באפשרותך לסנן את רשימת המשימות ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירת המסננים הרצויים

2. לחץ על שמור מסנן.

3. בטופס פרטי מסנן , הזן שם ותיאור של מסנן ולאחר מכן לחץ על סגור.

4. השתמש בתיבה מסנן מועדפים כדי להחיל מסנן שמור, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגה או הסתרה של עמודות

בטופס רשימת משימות ובטופס רשימת אנשי קשר , שדות מסוימים (עמודות) מוסתרים כברירת מחדל. כדי לשנות את השדות המוצגים:

1. לחץ על ' הצגה/הסתרה של שדות'.

2. בתיבת הדו ' ביטול הסתרת עמודות ', בחר באפשרות תיבת הסימון לצד כל עמודה שברצונך להראות. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.

הצגת פרטי פעילות או איש קשר

הטופס ' פרטי פעילות ' והטופס ' פרטי קשר ' מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פריט. כדי להציג את הטופס ' פרטי פעילות ' או את הטופס ' פרטי איש קשר ':

• בטופס פרטי פעילות או בטופס פרטי איש קשר , לחץ על פתח לצד הפריט שברצונך לראות.

הוספת קבצים מצורפים

בטופס פרטי פעילות ובטופס פרטי איש קשר , באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

• תחת המסגרת ' תמונה ' בטופס ' פרטי פעילות ', לחץ על הוספה או הסרה של קבצים מצורפים.

  תחת המסגרת ' תמונה ' בטופס ' פרטי איש קשר ', לחץ על ' ערוך תמונה'.

• בתיבת הדו קבצים מצורפים , לחץ על הוסף.

• בתיבת הדו בחירת קובץ , אתר את התיקיה המכילה את הקובץ.

• בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

• בתיבת הדו קבצים מצורפים , לחץ על אישור.

הוספת אנשי קשר מ-Microsoft Outlook

אם אתה משתמש ב-Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף אנשי קשר או בעלי משימות מתוכנית זו מבלי להקליד מחדש את המידע.

1. בטופס רשימת אנשי קשר , לחץ על הוסף מ-Outlook.

2. בתיבת הדו בחירת שמות להוספה , בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת מפה של כתובת איש קשר

בטופס פרטי איש קשר , אם הזנת כתובת רחוב עבור איש הקשר, באפשרותך להציג מפה של מיקום זה:

• לחץ על לחץ כדי למפות.

הצגת דוחות

מסד הנתונים של משימות כולל כמה דוחות, כולל משימות פעילות, פרטי משימה, פנקס כתובות איש קשרועוד. כדי להציג דוח:

• בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.

הוספת שדה לטבלה ' פעילויות '

1. סגור את כל הכרטיסיות הפתוחות.

2. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה משימות .

3. גלול ימינה עד שתראה את העמודה הנקראת ' הוסף שדה חדש '. לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את שם השדה.

בפעם הראשונה שאתה מזין נתונים בעמודה, Access מגדיר את סוג הנתונים עבורך.

הוספת שדה לטופס או לדוח

לאחר הוספת שדה לטבלה, באפשרותך להוסיף אותו לטופס או לדוח.

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס או הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הוסף שדות קיימים.

3. גרור את השדה הרצוי מרשימת השדות לטופס או לדוח.