השתמש בתבנית מסד הנתונים של אנשי קשר של Access כדי לעקוב אחר שמות, כתובות, מספרי טלפון ומידע אחר. גירסה חדשה זו של תבנית גישה פופולרית גם מאפשרת לך לסווג כל איש קשר, לשלוח הודעות דואר אלקטרוני וליצור מפות של כתובות.
מעוניין לצפות בווידאו אודות השימוש בתבנית זו? עיין במאמר זה, השתמש בתבנית מסד הנתונים של אנשי קשר.
הערה: תבנית מסד הנתונים של אנשי הקשר עודכנה במהלך השנים האחרונות. הוראות אלה מפנות לגירסה העדכנית ביותר של התבנית הזמינה להורדה. אם השלבים שלהלן אינם תואמים לפריטים שאתה רואה, סביר להניח שאתה משתמש בגירסה ישנה יותר של התבנית.
תחילת העבודה
במאמר זה, נכסה את השלבים הבסיסיים של השימוש בתבנית מסד הנתונים של אנשי הקשר.
הכנת מסד הנתונים לשימוש
-
כאשר אתה פותח לראשונה את מסד הנתונים, Access מציג את טופס הפתיחה. כדי למנוע הצגה של טופס זה בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג ברוך הבא בעת פתיחת מסד נתונים זה .
סגור את טופס הפתיחה כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.
-
כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים מופעל, בסרגל ההודעות, לחץ על הפוך תוכן זהלזמין.
לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לפעיל, עיין במאמר החלטה אם לתת אמון במסד נתונים.
הוספת אנשי קשר מ-Microsoft Outlook
אם אתה משתמש ב-Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף אנשי קשר מתוכנית זו מבלי להקליד מחדש את המידע.
-
בטופס רשימת אנשי קשר , לחץ על הוסף מ-Outlook.
-
בתיבת הדו בחירת שמות להוספה , בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.
-
לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.
חיפוש איש קשר
התיבה חיפוש מהיר מאפשרת לך למצוא במהירות איש קשר בטופס רשימת אנשי קשר .
-
בטופס ' רשימת אנשי קשר ', בתיבה חיפוש מהיר , הקלד את הטקסט שברצונך לחפש ולאחר מכן הקש ENTER.
Access מסנן את הרשימה כדי להציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שחיפשת. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על נקה את החיפוש הנוכחי. (זה ה-X בתוך תיבת החיפוש.)
הצגה או הסתרה של עמודות
בטופס רשימת אנשי קשר , שדות מסוימים (עמודות) מוסתרים כברירת מחדל. כדי לשנות את השדות המוצגים:
-
לחץ על ' הצגה/הסתרה של שדות'.
-
בתיבת הדו ביטול הסתרת עמודות , בחר את תיבת הסימון לצד כל עמודה שברצונך להראות. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.
הצגת פרטי קשר
הטופס ' פרטי קשר ' מאפשר לך לראות ולהזין מידע נוסף אודות כל איש קשר. כדי להציג את הטופס ' פרטי איש קשר ':
-
בטופס רשימת אנשי קשר , לחץ על פתח לצד איש הקשר שברצונך לראות.
הוספת תמונה
בטופס פרטי איש קשר , באפשרותך להוסיף תמונה עבור איש הקשר.
-
תחת מסגרת התמונה, לחץ על ערוך תמונה.
-
בתיבת הדו קבצים מצורפים , לחץ על הוסף.
-
בתיבת הדו בחירת קובץ , אתר את התיקיה המכילה את הקובץ.
-
בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.
-
בתיבת הדו קבצים מצורפים , לחץ על אישור.
הערה: באפשרותך לצרף קבצים מרובים לכל איש קשר, כולל סוגי קבצים שונים, כגון מסמכים או גליונות אלקטרוניים.
הצגת מפה של כתובת איש קשר
בטופס פרטי איש קשר , אם הזנת כתובת רחוב עבור איש הקשר, באפשרותך להציג מפה של מיקום זה:
-
לחץ על לחץ כדי למפות.
הצגת דוחות
מסד הנתונים של אנשי הקשר כולל שני דוחות: ספריהופנקס טלפונים. כדי להציג דוח:
-
בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.
באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.
שינוי מסד הנתונים של אנשי הקשר
באפשרותך להתאים אישית את מסד הנתונים של אנשי הקשר על-ידי הוספת שדה חדש לטבלת אנשי הקשר ולאחר מכן הוספת שדה זה לטופס רשימת אנשי הקשר ולטופס פרטי איש הקשר .
הוספת שדה לטבלה ' אנשי קשר '
-
סגור את כל הכרטיסיות הפתוחות.
-
בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה contacts .
-
גלול ימינה עד שתראה את העמודה הנקראת ' הוסף שדה חדש '. לחץ פעמיים על כותרת העמודה והקלד את שם השדה.
בפעם הראשונה שאתה מזין נתונים בעמודה, Access מגדיר את סוג הנתונים עבורך.
הוספת שדה לטופס
לאחר הוספת שדה לטבלה, באפשרותך להוסיף אותו לטופס.
-
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.
-
בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה כלים, לחץ על הוסף שדות קיימים.
-
גרור את השדה הרצוי מרשימת השדות לטופס.
